Proses pergudangan menjadi salah satu kendala yang cukup besar dan mungkin sering kali dialami oleh para pebisnis nih. Khususnya pebisnis yang memiliki jumlah stok barang yang banyak dan punya variasi produk yang beragam juga.
Oleh karena itu, kamu harus maksimal nih dalam mengelola operasional pergudangan agar nggak terjadi masalah di gudang kamu. Kalo kamu belum tahu nih cara kelola gudang yang efisien, di artikel ini aku bakalan kasih tahu tipsnya nih, jadi baca sampai selesai ya.
Tahapan Standar Dalam Proses Pergudangan
Kamu tahu nggak kalau ternyata proses gudang itu nggak cuma berhubungan sama proses keluar masuknya barang aja loh. Tapi berkaitan sama cara kamu dalam memproses pesanan ke pelanggan. Contohnya aja nih pas proses pengambilan, pengemasan, sampai pengiriman barang.
Masih belum paham gimana tahapan proses pergudangan? Tenang aja, aku bakalan kasih tahu kamu nih apa aja proses yang terjadi di dalam gudang meliputi receiving dan puataway, quality control, sampai shippment.
Yuk langsung simak aja nih mekanisme pergudangan yang wajib diketahui pebisnis.
Penerimaan Barang
Salah satu proses manajemen gudang yang penting yaitu pada saat penerimaan barang, dimana dilakukan ketika barang datang ke gudang. Tapi sebelum barang yang masuk kamu tempatkan di gudang, ada yang perlu kamu lakukan dulu nih dengan memasukkannya ke sistem WMS.
Kenapa sih harus dimasukkan ke sistem manajemen gudang dulu?
Tujuannya supaya nanti karyawan kamu bisa mengupdate database stok barang di gudang penyimpanan, jadi meminimalisir kesalahan jumlah stok barang. Lalu, masuk ke proses penginputan purchase order (PO) untuk semua barang yang masuk, kamu bisa melakukannya secara manual atau pun otomatis.
Quality Control
Setelah kamu menerima barang, kamu harus melakukan pengecekan kualitas barang terlebih dahulu nih untuk menghindari produk yang rusak sebelum masuk gudang. Mekanisme pergudangan satu ini, sebenarnya quality control sendiri bersifat opsional sih untuk diterapkan di dalam gudang.
Tapi supaya kamu lebih maksimal dalam proses pergudangan, ada baiknya kamu lakukan quality control agar nggak terjadi masalah di gudang.
Penempatan Barang (Racking)
Baru deh kamu bisa menempatkan barang sesuai dengan rak barang yang ditentukan di gudang. Biasanya sih penempatan barang dilakukan berdasarkan SKU produk dan jenis barangnya, supaya nggak terjadi kesalahan pengambilan barang nantinya.
Maka dari itu, proses putaway penting banget dan krusial di gudang, karena bisa memberi informasi yang akurat terkait letak barangditerima di gudang. Selain itu, pada tahap inilah kamu menentukan sistem ambil barang seperti FIFO dan FEFO.
Pengambilan Barang (Picking)
Kalau umumnya staff gudang harus mencari satu produk ke seluruh tempat di gudang, beda lagi nih jika gudang menerapkan WMS. Staff gudang nggak perlu tuh keliling untuk mencari barang, soalnya udah dipandu sama sistem dan bisa langsung tahu letak produknya.
Mulai dari lantai, baris, kolom, sampai rak barang sehingga nggak menguras waktu dan tenaga staff gudang kamu. Udah gitu, proses pesanan dapat dilakukan dengan efisien deh pakai sistem manajemen gudang.
Kamu nggak harus mengurangi stok barang secara manual, karena dengan WMS tinggal scan barcode nya aja untuk mengetahui apakah barang sudah diambil atau belum.
Pengemasan Barang (Packing)
Sesudah picker mengambil barang, langkah proses pergudangan berikutnya yaitu masuk ke tahap pengemasan barang atau disebut juga packing.
Dalam proses pesanan, sebelum staff gudang melakukan pengiriman barang (Shippment) pastinya mereka harus mengemas barangnya dulu nih. Mereka bakalan dipandu untuk mengetahui informasi barang yang akan dikirimkan ke pelanggan, baru terakhir masuk ke dalam daftar pengiriman barang.
Pengiriman Barang (Shippment)
Proses dalam gudang yang terakhir adalah pengiriman barang, nah di tahapan ini kamu harus melakukan validasi order dulu sebelum barang diserahkan ke kurir.
Lalu kamu juga bisa nih, mengelompokkan paket berdasarkan kurir sampai tracking order dari nomor resi. Agar kamu dapat mengawasi setiap orderan pada saat barang dikirim ke konsumen.
Tips Maksimalkan Aktivitas Operasional Gudang
Sekarang kamu tahu dong tahapan dalam manajemen gudang, lalu yang menjadi pertanyaan adalah gimana cara memaksimalkan aktivitas pergudangan yang efisien.
Kali ini aku bakalan kasih tahu cara mengatur operasional pergudangan yang efisien.
Pengecekan Barang Masuk dan Keluar
Pertama yang harus banget kamu lakukan adalah mengecek setiap barang yang masuk dan keluar.
Tujuan dilakukan pengecekan barang agar nggak ada nih barang yang hilang dan saat mengirimkan barang juga harus dicek kondisinya. Agar saat barang sampai di gudang maupun pelanggan tidak terjadi retur pembelian dan penjualan.
Selain mengecek kondisi barang, kamu mesti ada pencatatan stok yang akurat supaya nantinya nggak mempengaruhi stok barang di gudang.
Penyimpanan Barang
Penyimpanan barang juga berpengaruh terhadap maksimalnya proses dalam gudang nih, sebab berkaitan sama penempatan dan kemudahan pengambilan barang. Tanpa penyimpanan barang yang tepat pastinya akan mempengaruhi kondisi dari produk kamu.
Coba bayangin kalo kamu menyimpannya bertumpuk, nanti yang ada produk kamu jadi rusak dan akhirnya nggak bisa dijual ke konsumen. Maka itu, kamu harus memperhatikan tata letak di dalam gudang sehingga nanti barang tidak menumpuk dan kualitas barang tetap terjaga.
Lakukan Stock Opname Secara Rutin
Supaya aktivitas manajemen gudang lebih efisien, berikutnya kamu harus melakukan stock opname secara rutin. Dengan melaksanakan stok opname, kamu dapat mengetahui keakuratan persediaan barang sehingga nggak terjadi selisih stok barang.
Dari dilakukannya stock opname tentunya kamu bisa tahu kondisi dari kualitas barang di gudang. Jadi kalo misalnya ada barang yang kualitasnya berkurang dan tidak layak untuk dijual lagi, bisa kamu sisihkan dari gudang.
Maksimalkan Quality Control
Seperti yang sebelumnya aku bilang nih, kalau quality control bisa kamu lakukan di gudang, karena sifatnya yang opsional. Tapi supaya proses pergudangan dilaksanakan secara maksimal, efisien, dan kamu ingin meminimalisir terjadinya kesalahan saat masuk dan keluarnya barang.
Ada baiknya memang menerapkan quality control ini, jadi saat kamu menerima barang dari vendor, kamu bisa cek kondisi barang tersebut. Apakah kualitasnya baik atau nggak, kalau tidak kamu bisa melakukan retur ke pihak supplier.
Penggunaan Sistem WMS di Gudang
Terakhir, aku punya cara yang paling mudah nih yaitu dengan menggunakan sistem manajemen gudang atau disebut juga WMS (warehouse management system).
Dengan pemakaian WMS ini pastinya akan memudahkan kamu dalam mengurus pergudangan, mulai dari barang masuk, penempatan, pengambilan, sampai pengiriman barang ke pelanggan. Terlebih lagi, kamu dapat melakukannya secara otomatis, karena bisa dilakukan melalui satu dashboard aja dan paling penting saat orderan masuk, staff gudang bisa langsung memprosesnya.
Saat pengambilan dan pengemasan barang juga mereka nggak perlu pusing untuk mencari barang, soalnya bakalan dipandu oleh sistem untuk rak penempatan barangnya. Plus, kamu cuma tinggal scan barcode aja buat ambil barang, mudah banget kan?
Paling penting udah terhubung ke sistem omnichannel, jadi nggak perlu khawatir buat urus proses pesanan dari penjualan online. Pertanyaan selanjutnya pasti “emang ada ya sistem gudang yang terintegrasi omnichannel?”
Jawabannya ada dong, kamu bisa banget pakai Jubelio WMS soalnya udah terhubung ke sistem omnichannel. Jadi, nggak cuma urus gudang aja, tapi kamu bisa kelola penjualan online juga seperti stok barang, proses pesanan, upload produk, dan masih banyak lagi.
Penasaran gimana mudahnya kelola gudang pakai Jubelio WMS? Tinggal klik tombol di bawah ini aja.
