Admin Ekspedisi: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Wajib Dimiliki!

Dalam industri logistik dan pengiriman barang, peran admin ekspedisi sering kali dianggap sebagai tulang punggung operasional yang memastikan proses pengiriman berjalan lancar.

Admin ekspedisi memiliki tanggung jawab penting dalam mengelola data pengiriman, berkoordinasi dengan berbagai pihak, dan memastikan semua paket sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu.

Nah, artikel kali ini akan membahas secara lengkap tugas-tugas admin ekspedisi serta skill yang dibutuhkan untuk sukses di posisi ini.

Apa Itu Admin Ekspedisi?

Admin ekspedisi adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola dan mengoordinasikan semua kegiatan administratif yang terkait dengan pengiriman barang atau logistik dalam sebuah perusahaan ekspedisi.

Pekerjaan ini mencakup berbagai tugas, mulai dari memproses dokumen pengiriman, melacak pengiriman barang, berkomunikasi dengan pelanggan dan pihak ketiga (seperti kurir atau perusahaan logistik), hingga memastikan semua proses pengiriman berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal.

Baca juga: Picker Gudang Adalah, Tugas, Skill, dan Sistem Kerja di Gudang

Tugas Admin Ekspedisi

Secara umum, tugas utama dari admin ekspedisi melibatkan berbagai aktivitas yang mendukung kelancaran operasional dalam proses pengiriman barang.

Berikut penjelasan lengkap mengenai tugas-tugas yang biasanya diemban oleh seorang admin ekspedisi:

1. Mengelola Data Pengiriman

Admin ekspedisi bertanggung jawab untuk mencatat dan mengelola data pengiriman, seperti:

• Detail barang yang akan dikirim (jenis barang, berat, ukuran).

• Informasi penerima (nama, alamat, nomor telepon).

• Tujuan pengiriman dan metode pengiriman yang digunakan.

2. Memproses Dokumen Pengiriman

Admin ekspedisi harus memastikan dokumen pengiriman seperti surat jalan, faktur, nota pengiriman, dan bukti penerimaan barang telah diproses dan disiapkan dengan baik sebelum pengiriman dilakukan. Dokumen ini penting untuk memantau pengiriman dan melindungi dari kesalahan.

3. Koordinasi dengan Tim Pengiriman

Seorang admin ekspedisi mengatur dan berkoordinasi dengan tim kurir atau pengemudi untuk memastikan bahwa pengiriman barang berjalan sesuai jadwal. Ini meliputi:

• Memberikan instruksi terkait rute perjalanan.

• Menginformasikan perintah pengiriman yang tepat kepada kurir.

• Memastikan kurir mendapatkan informasi lengkap tentang paket yang harus diantar.

4. Memantau Status Pengiriman

Admin ekspedisi bertugas untuk melacak dan memantau status pengiriman. Mereka harus mengetahui apakah barang telah dikirim, sedang dalam perjalanan, atau sudah sampai di tempat tujuan. Hal ini penting untuk memberi informasi terbaru kepada pelanggan jika diperlukan.

5. Menangani Keluhan dan Masalah Pengiriman

Ketika terjadi keterlambatan, barang rusak, atau masalah dalam pengiriman, admin ekspedisi bertindak sebagai perantara antara pelanggan dan pihak pengiriman untuk menyelesaikan masalah tersebut. Mereka akan mencatat dan menangani komplain dari pelanggan terkait barang yang hilang, terlambat, atau tidak sesuai.

6. Memastikan Stok dan Persediaan Terkait Pengiriman

Admin ekspedisi harus memantau stok barang di gudang yang siap untuk dikirim, dan memastikan barang yang akan dikirim tersedia. Mereka juga memastikan ketersediaan alat pendukung pengiriman seperti kardus, stiker alamat, dan peralatan packing lainnya.

7. Koordinasi dengan Pihak Eksternal

Selain bekerja dengan tim internal, admin ekspedisi juga harus berkoordinasi dengan pihak eksternal seperti penyedia layanan pengiriman, pihak logistik, agen transportasi, atau layanan kurir lain untuk memastikan proses pengiriman berjalan lancar.

8. Laporan dan Administrasi Pengiriman

Admin ekspedisi membuat laporan harian atau bulanan terkait aktivitas pengiriman, seperti jumlah barang yang dikirim, waktu pengiriman, dan biaya yang dikeluarkan. Mereka juga bertanggung jawab untuk membuat laporan jika ada masalah atau insiden dalam proses pengiriman.

9. Mengontrol Pengeluaran Operasional

Admin ekspedisi memantau pengeluaran terkait pengiriman, seperti biaya pengemasan, ongkos kirim, atau biaya bahan bakar. Tugas ini penting untuk memastikan efisiensi dan mengontrol anggaran perusahaan dalam hal pengiriman barang.

10. Menyimpan Arsip dan Dokumentasi

Menyimpan dan mengelola arsip atau dokumentasi terkait pengiriman barang, termasuk bukti pengiriman, tanda terima barang, dan faktur untuk keperluan audit atau pelacakan di masa depan.

Dengan tanggung jawab ini, admin ekspedisi memegang peranan penting dalam menjaga agar operasional pengiriman barang berjalan lancar, efisien, dan tepat waktu, serta memastikan kepuasan pelanggan dalam proses pengiriman.

Baca juga: Operator Packing Adalah: Tugas, Tanggung Jawab, dan Peran Pentingnya

Skill Admin Ekspedisi yang Wajib Dimiliki

Skill yang harus dimiliki seorang admin ekspedisi itu beragam, tapi yang jelas semuanya penting buat memastikan pengiriman barang berjalan lancar. Berikut skill-skill yang dibutuhkan dalam bahasa yang lebih santai:

1. Kemampuan Administrasi

Kamu harus jago ngurusin data, kayak mencatat barang yang dikirim, bikin dokumen pengiriman, dan ngarsipin semuanya biar rapi. Jadi, skill administrasi itu wajib banget.

2. Komunikasi yang Oke

Sehari-hari, kamu bakal banyak komunikasi sama tim pengiriman, pelanggan, atau partner ekspedisi. Makanya, skill komunikasi—baik ngomong langsung atau via chat/email—harus kuat. Ditambah lagi, pelayanan pelanggan yang baik itu penting banget buat menjaga kepuasan mereka.

3. Skill Organisasi dan Manajemen Waktu

Karena banyak hal yang harus diurus, kamu harus bisa atur waktu dengan baik biar semuanya selesai tepat waktu. Selain itu, ngatur prioritas dan ngorganisir tugas biar kerjaan nggak berantakan juga penting.

4. Kemampuan Teknologi

Di era digital, kamu wajib bisa pakai software pengiriman, aplikasi logistik, dan juga tools administrasi kayak Excel. Selain itu, ngerti teknologi pelacakan barang itu bakal ngebantu banget dalam kerjaan sehari-hari.

5. Skill Pemecahan Masalah

Kalau ada masalah kayak barang hilang atau telat, kamu harus bisa mikir cepat dan ambil keputusan yang tepat buat mengatasinya. Skill ini bakal sering kepake, karena nggak mungkin semuanya selalu berjalan mulus.

6. Kemampuan Admin Ekspedisi untuk Multitasking

Sebagai admin ekspedisi, kamu bakal sering menangani beberapa pengiriman sekaligus. Jadi, kamu harus bisa multitasking alias ngerjain beberapa hal dalam waktu yang sama tanpa keteteran.

7. Kemampuan Analisis

Kamu juga perlu bisa menganalisis data pengiriman. Misalnya, ngeliat tren pengiriman atau ngecek apakah ada masalah dalam proses. Dari situ, kamu bisa nyusun laporan buat kasih insight ke tim atau manajemen.

8. Teliti dan Akurat

Kerja di bagian ini butuh ketelitian tinggi. Kesalahan kecil kayak salah input alamat bisa bikin masalah besar. Jadi, harus selalu hati-hati dan teliti dalam setiap detail.

9. Skill Admin Ekspedisi: Adaptif

Dalam dunia ekspedisi, situasi bisa berubah cepat, entah karena cuaca, rute berubah, atau alasan lainnya. Kamu perlu fleksibel dan cepat beradaptasi dengan perubahan biar pengiriman tetap lancar.

10. Paham Dunia Logistik

Kamu harus ngerti cara kerja logistik, mulai dari pengiriman, peraturan terkait ekspor-impor (kalau ada), sampai kebijakan internal perusahaan tentang pengiriman. Pengetahuan ini bakal mempermudah kerjaanmu sehari-hari.

11. Kerjasama Tim

Nggak cuma kerja sendiri, kamu juga harus bisa kerja sama sama tim lain. Misalnya, tim gudang, keuangan, atau partner ekspedisi. Jadi, kolaborasi dalam tim itu skill yang nggak kalah penting.

Itulah skill-skill yang harus kamu punya kalau mau jadi admin ekspedisi yang jago. Kalau kamu bisa kuasai semuanya, dijamin kerjaan bakal jadi lebih efektif dan lancar!

Tantangan Sebagai Seorang Admin Ekspedisi

Menjadi admin ekspedisi memang punya banyak tantangan. Tantangan-tantangan ini bikin kerjaan admin ekspedisi nggak bisa dianggap enteng. Tapi dengan skill yang tepat dan ketahanan mental, semua tantangan ini bisa diatasi!

Berikut beberapa tantangan yang biasanya dihadapi seorang admin ekspedisi dalam bahasa casual:

1. Barang Hilang atau Salah Kirim: Kadang, entah karena kesalahan sistem atau human error, barang bisa hilang atau salah kirim. Kalau udah begini, tantangan buat admin adalah nge-track barangnya, ngehubungin pihak terkait, dan memastikan barang sampai ke tujuan yang benar.
2. Pengiriman Telat: Ada berbagai penyebab, mulai dari cuaca buruk, kendaraan rusak, sampai masalah rute. Kalau udah gini, admin harus siap-siap menghadapi keluhan dari pelanggan, terus cari solusi terbaik buat nge-handle keterlambatan.
3. Kendala Teknologi: Kadang sistem IT atau software yang dipake buat tracking atau administrasi pengiriman bisa down atau error. Kalau tiba-tiba sistem bermasalah pas lagi ramai-ramainya pengiriman, admin harus buru-buru nyari jalan keluar, sambil tetap memastikan pengiriman berjalan sesuai jadwal.
4. Koordinasi dengan Banyak Pihak: Admin ekspedisi harus sering banget berkoordinasi dengan banyak pihak, mulai dari kurir, tim gudang, customer service, sampai pelanggan. Tantangannya adalah memastikan semuanya paham dan sinkron, biar nggak ada miskomunikasi yang bikin kacau pengiriman.
5. Deadline Ketat: Pengiriman barang sering kali punya deadline ketat. Kamu harus bisa ngerjain tugas dengan cepat tapi tetap teliti. Tantangannya adalah nge-manage waktu dengan baik biar semua pengiriman bisa diproses tepat waktu tanpa ada kesalahan.
6. Masalah di Lapangan: Ada banyak faktor di lapangan yang bisa bikin pengiriman terganggu, misalnya kemacetan, kecelakaan, atau masalah pada kendaraan pengiriman. Sebagai admin, kamu harus siap menerima update dari lapangan dan segera ambil tindakan biar pengiriman tetap bisa berjalan lancar.
7. Komplain dari Pelanggan: Saat ada masalah dalam pengiriman, admin ekspedisi sering jadi garda depan yang harus menghadapi komplain dari pelanggan. Tantangannya adalah menghadapi pelanggan dengan sikap sabar dan profesional, sambil tetap berusaha menyelesaikan masalah secepat mungkin.
8. Kesalahan Input Data: Human error kayak salah input data alamat atau jumlah barang juga bisa jadi tantangan besar. Sekecil apapun kesalahan, bisa bikin proses pengiriman jadi berantakan. Makanya, admin harus selalu teliti dan hati-hati dalam memasukkan data.
9. Fluktuasi Volume Kerja: Di beberapa waktu, volume pengiriman bisa meningkat drastis, misalnya saat ada promo besar atau musim liburan. Admin ekspedisi harus siap menghadapi lonjakan kerjaan ini dengan tetap menjaga kualitas kerja. Ini bisa bikin stres kalau nggak pinter nge-manage beban kerja.

Sebagai admin ekspedisi, tantangan-tantangan tersebut memang tak terelakkan, tetapi dengan keahlian yang tepat dan pengalaman yang terus berkembang, masalah dapat diatasi dengan efisien. Untuk mendukung operasional pengiriman yang lebih lancar, Anda dapat memanfaatkan solusi teknologi yang tepat.