Safety stock atau stok pengaman adalah persediaan cadangan yang dimiliki oleh bisnis untuk mengantisipasi ketidakpastian dalam permintaan atau pasokan produk.
Dengan adanya safety stock, bisnis dapat meminimalisir risiko kehabisan stok yang bisa mempengaruhi operasional dan kepuasan pelanggan.
Pada artikel ini, kita akan membahas pengertian safety stock, pentingnya safety stock, dan bagaimana cara menghitungnya.
Apa yang Dimaksud Safety Stock?
Safety stock merupakan jumlah barang tambahan yang disimpan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan atau keterlambatan dalam rantai pasok.
Tujuan utama dari safety stock adalah menjaga agar bisnis tetap bisa melayani pelanggan walaupun terjadi ketidakpastian dalam ketersediaan produk.
Alasan utama pentingnya safety stock adalah menjaga ketersediaan produk terutama saat permintaan tiba-tiba meningkat atau pasokan dari pemasok tertunda, mengurangi risiko kehilangan penjualan dikarenakan situasi kehabisan stok yang dapat menyebabkan pelanggan mencari produk dari kompetitor, dan menjaga hubungan dengan pelanggan.
Baca juga: Pengertian Stock Opname, Fungsi dan Waktu Pelaksanaannya
Manfaat Safety Stock
Safety stock memberikan banyak manfaat bagi bisnis, khususnya dalam menghadapi fluktuasi pasar atau masalah operasional.
Selain itu, ada manfaat utama dari safety stock bagi bisnis, diantaranya:
1. Mencegah Kehabisan Stok (Stockout)
Safety stock membantu bisnis menghindari kehabisan stok yang bisa menyebabkan penundaan pengiriman atau ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Kehabisan stok tidak hanya mengurangi pendapatan, tetapi juga dapat merusak reputasi bisnis, terutama jika pelanggan merasa kecewa karena tidak mendapatkan produk yang mereka butuhkan tepat waktu.
2. Mengatasi Ketidakpastian Permintaan
Permintaan pelanggan sering kali sulit diprediksi dengan tepat. Perubahan pasar, tren konsumen, atau fluktuasi musiman dapat menyebabkan permintaan lebih tinggi dari perkiraan.
Safety stock memungkinkan bisnis untuk lebih fleksibel dalam menghadapi lonjakan permintaan yang tiba-tiba.
3. Mengurangi Risiko dari Gangguan Rantai Pasok
Rantai pasokan bisa mengalami gangguan karena berbagai alasan, seperti keterlambatan pengiriman dari pemasok, bencana alam, atau masalah logistik.
Dengan adanya safety stock, bisnis dapat terus beroperasi meskipun ada kendala dalam rantai pasokan.
4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Kemampuan untuk selalu memenuhi pesanan tepat waktu tanpa adanya gangguan akibat kekurangan stok akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Umumnya, pelanggan cenderung loyal kepada bisnis yang konsisten dalam menyediakan produk atau layanan yang mereka butuhkan tanpa penundaan.
5. Menjaga Kelancaran Operasional
Safety stock memastikan bahwa operasional bisnis, terutama dalam produksi, tidak terganggu oleh kekurangan bahan baku atau komponen penting.
Dengan stok pengaman, produksi dapat terus berjalan meskipun terjadi lonjakan permintaan atau penundaan dalam pasokan.
Baca juga: Ketahui 5 Cara Mengatasi Dead Stock Pada Bisnis
6. Fleksibilitas dalam Manajemen Persediaan
Dengan safety stock, perusahaan memiliki lebih banyak fleksibilitas dalam mengelola persediaan.
Kamu bisa lebih tenang dalam menghadapi perubahan tiba-tiba dalam permintaan pasar atau kesalahan dalam peramalan stok tanpa harus khawatir tentang dampak besar pada operasi sehari-hari.
7. Mengurangi Biaya Ekstra Akibat Kehabisan Stok
Kehabisan stok dapat menimbulkan berbagai biaya tambahan, seperti biaya ekspedisi kilat untuk mendatangkan barang dengan cepat atau kehilangan penjualan.
Dengan melakukan stok pengamanan, perusahaan bisa menghindari biaya-biaya ini dan memastikan proses pengisian stok berjalan lebih lancar dan efisien.
8. Meningkatkan Daya Saing
Perusahaan yang selalu mampu memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan tepat waktu akan lebih kompetitif dibandingkan perusahaan yang sering mengalami kehabisan stok.
Adanya safety stock membantu perusahaan mempertahankan posisi yang kuat di pasar dengan menjamin ketersediaan produk yang dibutuhkan.
9. Mengurangi Ketergantungan pada Pemasok Tunggal
Memiliki safety stock memungkinkan perusahaan mengurangi ketergantungan pada pemasok tunggal.
Jika terjadi masalah dengan pemasok tersebut, perusahaan tetap dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa harus bergantung sepenuhnya pada pemasok tersebut untuk pengiriman tepat waktu.
10. Menunjang Rencana Pengembangan Bisnis
Safety stock dapat mendukung rencana ekspansi bisnis, terutama saat bisnis sedang mencoba memasuki pasar baru atau meluncurkan produk baru.
Adanya stok pengaman yang memadai, perusahaan dapat lebih percaya diri dalam menjalankan rencana tersebut tanpa risiko kehabisan stok di tengah-tengah ekspansi.
Strategi Pengelolaan Safety Stock
Dengan mengelola safety stock secara tepat sangat penting untuk mencegah kehabisan stok (stockout) sekaligus menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan.
Nah, berikut beberapa strategi pengelolaan safety stock yang dapat diterapkan oleh bisnis:
1. Hitung Safety Stock Berdasarkan Variabilitas Permintaan dan Lead Time
Menghitung safety stock harus mempertimbangkan fluktuasi dalam permintaan dan lead time (waktu tunggu dari pemesanan hingga barang tiba). Strategi umum dalam menghitung safety stock adalah menggunakan rumus statistik yang mengkombinasikan standar deviasi permintaan dan lead time. Salah saturumus safety stock yang umum digunakan adalah:
Safety Stock = Z x σdemand x √Lead Time
- Z: Koefisien tingkat layanan yang diinginkan (tingkat probabilitas untuk tidak terjadi stockout).
- σdemand: Standar deviasi permintaan.
- Lead Time: Waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman atau produksi.
Semakin tinggi variabilitas permintaan dan lead time, semakin besar safety stock yang harus disimpan.
2. Mengelompokkan Produk Berdasarkan ABC Analysis
Produk-produk dapat diklasifikasikan berdasarkan kontribusi mereka terhadap total penjualan atau keuntungan, menggunakan metode ABC Analysis. Produk kategori A (barang bernilai tinggi atau permintaan tinggi) memerlukan tingkat pengawasan yang lebih ketat dibandingkan produk kategori B dan C.
- Produk A: Memiliki safety stock yang lebih besar karena penting bagi bisnis dan permintaannya lebih sulit diprediksi.
- Produk B: Memiliki safety stock yang lebih rendah, dengan pemantauan moderat.
- Produk C: Biasanya memiliki safety stock paling sedikit, karena dampak dari stockout lebih kecil.
3. Gunakan Data Historis dan Forecasting yang Akurat
Menggunakan data historis tentang permintaan dan lead time dapat membantu memprediksi pola masa depan.
Dengan forecasting yang lebih akurat, perusahaan dapat memperkirakan fluktuasi permintaan musiman atau tren pasar yang memengaruhi kebutuhan safety stock.
Menggunakan software manajemen persediaan atau ERP (Enterprise Resource Planning) yang dilengkapi fitur forecasting membantu bisnis mendapatkan prediksi yang lebih presisi, sehingga safety stock dapat disesuaikan secara dinamis.
Baca juga: Apa Itu Forecasting, Jenis, dan Metode Peramalan Dalam Bisnis
4. Optimalkan Lead Time
Mengurangi lead time adalah salah satu cara untuk mengurangi safety stock. Strategi ini dapat dilakukan dengan:
- Menegosiasikan kontrak yang lebih baik dengan pemasok.
- Meningkatkan efisiensi dalam proses pemesanan dan pengiriman.
- Memiliki pemasok alternatif untuk mengurangi risiko keterlambatan.
Dengan lead time yang lebih singkat, risiko kehabisan stok dapat diminimalkan tanpa harus menyimpan terlalu banyak safety stock.
5. Tingkatkan Tingkat Layanan yang Sesuai
Tingkat layanan yang diinginkan (service level) sangat memengaruhi jumlah safety stock.
Jika tingkat layanan yang lebih tinggi berarti bisnis ingin mengurangi kemungkinan stockout, sehingga membutuhkan lebih banyak safety stock. Namun, ini juga berarti biaya penyimpanan akan meningkat.
Perusahaan perlu menyesuaikan tingkat layanan dengan strategi bisnis mereka:
- Produk kritis memerlukan tingkat layanan yang lebih tinggi.
- Produk dengan permintaan rendah atau margin rendah bisa memiliki tingkat layanan yang lebih rendah, dengan safety stock yang lebih sedikit.
6. Lakukan Penyesuaian Dinamis
Safety stock harus disesuaikan secara berkala berdasarkan kondisi pasar atau perubahan dalam rantai pasokan.
Misalnya, saat menghadapi lonjakan permintaan musiman, seperti menjelang hari libur, stok pengaman harus ditingkatkan. Setelah musim berlalu, safety stock bisa dikurangi.
Pengelolaan yang dinamis ini dapat dilakukan dengan sistem monitoring persediaan secara real-time, yang memungkinkan perusahaan menyesuaikan stok dengan cepat.
7. Mengelola Hubungan dengan Pemasok
Kerja sama yang baik dengan pemasok dapat membantu mengurangi risiko keterlambatan pasokan dan memberikan fleksibilitas lebih dalam pengelolaan safety stock. Beberapa langkah yang bisa diambil meliputi:
- Vendor Managed Inventory (VMI): Pemasok mengelola persediaan dan melakukan pengisian ulang sesuai kebutuhan, sehingga perusahaan dapat mempertahankan stok minimal.
- Kontrak pasokan yang fleksibel: Memberikan opsi untuk menambah atau mengurangi pesanan dalam jangka waktu tertentu.
8. Memantau Performa Safety Stock
Evaluasi secara teratur apakah level safety stock yang ditetapkan telah optimal. Mengukur kinerja safety stock bisa dilakukan dengan menganalisis stockout rate (frekuensi kehabisan stok) dan carrying cost (biaya penyimpanan).
Jika stockout sering terjadi, ini berarti safety stock terlalu rendah. Namun, jika stok berlebih menyebabkan tingginya biaya penyimpanan, safety stock mungkin bisa dikurangi.
9. Terapkan Safety Stock Berbasis Lokasi
Bagi bisnis dengan banyak lokasi gudang atau titik distribusi, strategi safety stock dapat disesuaikan per lokasi.
Contoh, lokasi dengan tingkat permintaan tinggi mungkin memerlukan safety stock yang lebih besar daripada gudang yang melayani daerah dengan permintaan rendah.
10. Penerapan Just-In-Time (JIT)
Meskipun bertolak belakang dengan konsep safety stock, pendekatan Just-In-Time (JIT) dalam manajemen persediaan bertujuan untuk meminimalkan stok dan mengurangi biaya penyimpanan.
Jika bisnis kamu bisa memperkirakan permintaan dengan sangat akurat dan memiliki rantai pasokan yang responsif, pendekatan ini bisa menjadi alternatif untuk mengurangi kebutuhan safety stock yang besar.
Lakukan Safety Stock Pakai Fitur Jubelio yang Satu Ini!
