Kebanyakan pebisnis biasanya akan memperhatikan dan berfokus pada pengelolaan keuangan bisnis, mulai dari pencatatan laporan yang dilakukan secara berkala.
Padahal, salah satu faktor penting keberhasilan bisnis dagang adalah pengelolaan inventory atau persediaan barang yang baik.
Tanpa sistem inventory yang tepat, bisnis berisiko mengalami stok habis tanpa disadari (stockout) atau bahkan overselling, yang bisa berdampak langsung pada kepuasan pelanggan dan penjualan.
Terutama jika volume penjualan sudah besar dan produk dijual melalui banyak channel, penggunaan sistem inventory menjadi kebutuhan, bukan lagi pilihan.
Lalu, apa itu sistem inventory dan bagaimana cara mudah mengelolanya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Pengertian Sistem Inventory
Sebelum memahami sistem inventory, kamu perlu tahu terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan inventory.
Inventory adalah seluruh barang atau bahan yang dimiliki bisnis untuk tujuan penjualan maupun produksi. Inventory dapat berupa:
- Barang siap jual
- Bahan baku produksi
- Barang dalam proses produksi
- Barang jadi yang belum terjual
Sementara itu, sistem inventory atau sistem manajemen persediaan adalah sistem yang digunakan untuk mencatat, mengelola, dan memantau pergerakan stok barang, mulai dari proses penyimpanan, penggunaan, hingga distribusi.
Dengan sistem inventory yang baik, bisnis dapat:
- Mengetahui jumlah stok secara akurat
- Menghindari kehabisan atau kelebihan stok
- Mengontrol arus barang masuk dan keluar gudang
Tujuan utamanya adalah memastikan ketersediaan barang tetap optimal dan operasional bisnis berjalan lancar.
Baca juga : Pentingnya Menerapkan Sistem Manajemen Gudang yang Tepat
Manfaat Sistem Inventory
Sebelum kamu memutuskan untuk menerapkan sistem manajemen inventori gudang, kamu wajib tahu dulu nih 3 manfaat sistem persediaan.
1. Menjaga Ketersediaan Barang
Fungsi inventory adalah mampu membantu kamu menjaga ketersediaan barang di gudang dan menghindari terjadinya overselling produk.
Manfaat ini sejalan dengan kualitas pelayanan yang kamu berikan kepada konsumen.
Maka dari itu penting bagi bisnis untuk memperhitungkan persediaan barang yang tepat.
2. Meningkatkan Penjualan
Dengan menjaga stok barang agar tidak kehabisan dan selalu tersedia, maka kamu bisa meningkatkan penjualan.
Tersedianya persediaan barang membuat kamu terlihat lebih profesional bagi pelanggan, sebab kamu selalu menyediakan barang yang dibutuhkan.
Selain itu, pelanggan bisa dengan cepat melakukan repeat order kepada usaha kamu.
3. Sebagai Alat Kontrol Stok Barang
Terakhir manfaat dari sistem inventory adalah digunakan sebagai alat kontrol penuh persediaan barang.
Dengan sistem manajemen inventori, kamu dapat melakukan inventory control dengan mudah dan cepat karena hanya melalui satu sistem.
Sistem inventory gudang membantu kamu untuk lebih mudah mengakses dan mengetahui setiap stok barang secara real time.
Kamu bisa menggunakan platform Jubelio untuk memudahkan kamu mengatur persediaan barang. Dengan satu sistem terpusat, kamu bisa:
- Memantau stok secara real time
- Mengetahui pergerakan barang masuk dan keluar
- Mengambil keputusan bisnis dengan data yang lebih akurat
Pengelolaan inventory pun jadi lebih cepat dan efisien.
Tips Mudah Pengelolaan Persediaan Barang
Tentu saja tidak mudah untuk pebisnis melakukan perhitungan stok barang, terlebih bisnis kamu menjual barang dalam jumlah yang besar misalnya bergerak di bidang bisnis ritel.
Supaya pencatatan inventory barang lebih praktis, kamu bisa nih menerapkan ketiga tips mudah pengelolaan stok barang berikut ini.
1. Menata Barang dan Pemberian Nama
Cara mudah mengelola persediaan barang ialah dengan menata barang dan menempatkannya di penyimpanan gudang secara efisien dan efektif.
Lalu pisahkan barang sesuai dengan kategori jenis barang agar memudahkan kamu ketika mencari barang.
Caranya bisa memberikan label nama di setiap barang.
2. Membuat Pencatatan yang Jelas
Tips selanjutnya, kamu bisa membuat pencatatan yang rapi dan jelas.
Biasanya menggunakan buku stok barang atau kartu stok untuk mengetahui jumlah stok barang yang masuk dan keluar secara jelas.
3. Kenali Kebutuhan Bisnis
Sebelum kamu memutuskan untuk memakai software stok barang, kamu harus mengenali kebutuhan usaha apa aja.
Sebab, biasanya berbeda antara usaha skala besar dan skala kecil kebutuhan penggunaan sistem manajemen inventory.
Baca juga: 5 Cara Ampuh Kelola Sistem Manajemen Gudang yang Tepat
Jenis-Jenis Sistem Inventory
Dalam praktiknya, sistem inventory terbagi menjadi beberapa jenis berdasarkan cara pencatatan dan pengelolaannya. Setiap jenis memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, tergantung skala dan kebutuhan bisnis.
1. Sistem Inventory Manual
Sistem inventory manual adalah metode pencatatan stok barang secara tradisional, biasanya menggunakan buku stok atau kartu stok.
Metode ini masih banyak digunakan oleh bisnis skala kecil karena mudah diterapkan dan tidak memerlukan biaya tambahan. Namun, sistem manual cukup rentan terhadap kesalahan pencatatan dan sulit digunakan jika jumlah barang semakin banyak.
2. Sistem Inventory Menggunakan Spreadsheet
Jenis sistem inventory ini memanfaatkan spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets untuk mencatat stok barang.
Dibandingkan manual, pencatatan dengan spreadsheet lebih rapi dan fleksibel. Namun, sistem ini tetap membutuhkan input data secara manual dan berisiko terjadi ketidaksinkronan jika bisnis memiliki lebih dari satu gudang atau channel penjualan.
3. Sistem Inventory Berbasis Software
Sistem inventory berbasis software atau cloud merupakan solusi yang lebih modern.
Dengan sistem ini, seluruh data stok tercatat secara otomatis dan dapat dipantau secara real time. Sistem inventory berbasis software sangat cocok untuk bisnis yang menjual produk dalam jumlah besar atau melalui banyak channel penjualan.
Contoh Sistem Inventory dalam Bisnis
Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh penerapan sistem inventory dalam berbagai jenis bisnis.
Pada bisnis ritel, sistem inventory digunakan untuk mencatat barang masuk dari supplier dan barang keluar saat terjadi penjualan, baik di toko offline maupun online. Dengan sistem inventory yang terpusat, pelaku usaha dapat mengetahui kondisi stok secara real time dan menghindari selisih data antara stok fisik dan pencatatan.
Pada bisnis online atau marketplace, sistem inventory berperan penting untuk menyinkronkan stok di berbagai platform penjualan. Tanpa sistem yang terintegrasi, risiko overselling akan semakin besar karena stok harus diperbarui secara manual di setiap channel. Di sinilah penggunaan software inventory seperti Jubelio membantu bisnis menjaga akurasi stok secara otomatis di semua marketplace, webstore, dan social commerce.
Sementara itu, untuk bisnis dengan lebih dari satu gudang, sistem inventory memudahkan pemantauan stok di setiap lokasi serta mempercepat proses distribusi barang. Dengan dukungan sistem inventory terintegrasi seperti Jubelio, pelaku usaha dapat mengelola stok multi-gudang, memantau pergerakan barang, hingga mengontrol penjualan hanya melalui satu dashboard.
Masalah Umum dalam Pengelolaan Inventory
Tanpa sistem inventory yang tepat, bisnis sering menghadapi berbagai kendala operasional yang bisa berdampak pada penjualan.
1. Stok Tidak Akurat
Pencatatan manual atau tidak terpusat sering menyebabkan perbedaan antara stok fisik dan data stok. Akibatnya, bisnis kesulitan mengetahui kondisi persediaan yang sebenarnya.
2. Overselling dan Stockout
Overselling terjadi ketika produk terjual melebihi jumlah stok yang tersedia. Sebaliknya, stockout terjadi saat stok habis tanpa disadari.
Kedua kondisi ini dapat menurunkan kepercayaan pelanggan dan menghambat pertumbuhan bisnis.
3. Pencatatan Tidak Sinkron Antar Channel
Jika bisnis berjualan di banyak channel tanpa sistem terintegrasi, stok barang di setiap channel bisa berbeda. Hal ini membuat pengelolaan inventory menjadi tidak efisien dan rawan kesalahan.
Cara Cepat Mengelola Stok Barang
Sekarang udah ada cara mudah dan cepat untuk menghitung persediaan barang yaitu hanya melalui satu platform.
Gunakan software Jubelio, kamu udah bisa mengetahui dan menjaga stok barang secara real time, karena stok barang sudah tersinkronisasi secara otomatis di semua toko online dan offline kamu.
Sebab, Jubelio telah terintegrasi ke semua channel penjualan offline maupun online seperti di marketplace, social commerce, dan webstore.
Jadi, kamu bisa mengelola penjualan secara bersamaan hanya melalui satu dashboard.
Bukan hanya mengurus stok barang tapi kamu juga bisa menyusun pembukuan keuangan, laporan penjualan, sampai manajemen pergudangan (WMS) dalam satu sistem.
Ada satu hal lagi, kamu bisa dapatkan DISKON KHUSUS 20% sistem Jubelio, caranya tinggal daftar Jubelio Demo sekarang juga!
