Proses reimbursement karyawan sering kali memerlukan waktu panjang karena melibatkan pengumpulan bukti transaksi, pemeriksaan data, hingga persetujuan dari beberapa pihak.
Jika masih dikerjakan melalui formulir kertas atau email, tim HR dan finance lebih berisiko menghadapi bukti yang hilang hingga kesalahan pencatatan.
Untuk menyederhanakan proses tersebut, perusahaan dapat menggunakan aplikasi reimbursement karyawan.
Sistem ini memungkinkan karyawan mengajukan klaim secara online, mengunggah bukti transaksi, dan memantau perkembangan persetujuan tanpa harus terus menghubungi HR.
Aplikasi reimbursement juga membantu membangun proses persetujuan yang lebih terstruktur dan transparan.
Mari simak rekomendasi aplikasi reimbursement karyawan yang dapat dipertimbangkan untuk mengelola klaim pengeluaran karyawan!
Daftar Aplikasi Reimbursement Karyawan untuk Klaim Online
Kebutuhan reimbursement setiap perusahaan dapat berbeda tergantung kebijakan internalnya. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan kemudahan pengajuan.
Mari simak daftar aplikasi reimbursement karyawan yang dapat membantu proses pengajuan dan persetujuan klaim secara online:
1. KantorKu HRIS
KantorKu HRIS adalah aplikasi reimbursement karyawan yang terintegrasi dengan berbagai modul HR lainnya.
Dengan aplikasi ini, karyawan dapat mengajukan klaim melalui aplikasi, mengunggah struk, kemudian memantau status pengajuannya secara online.
Tim HR juga dapat melihat histori persetujuan, memeriksa data klaim, dan melakukan approval hanya dengan sekali klik.
Setelah disetujui, data reimbursement dapat terhubung dengan modul payroll mendukung proses pencairan ke rekening karyawan.
KantorKu HRIS sendiri dilengkapi dengan beberapa fitur unggulan, seperti:
Fitur Unggulan:
- Pengajuan Klaim Online: Karyawan dapat mengajukan reimbursement langsung melalui aplikasi. Bukti berupa struk, atau kuitansi dapat diunggah secara digital.
- Status Pengajuan Real-Time: Karyawan dapat memantau apakah klaim masih menunggu pemeriksaan, sudah disetujui, atau ditolak.
- Approval Reimbursement Digital: Atasan atau pihak yang berwenang dapat melakukan approval secara digital.
- Histori dan Audit Klaim: Informasi pengajuan dan riwayat approval tersimpan secara terpusat jika perusahaan perlu melakukan audit.
- Integrasi dengan Payroll: Reimbursement yang telah disetujui dapat diteruskan ke payroll untuk pencairan,
- Pencairan ke Rekening Karyawan: Karena terhubung dengan proses payroll, pembayaran reimbursement dapat diproses langsung ke rekening karyawan sesuai jadwal yang ditentukan perusahaan.
Perusahaan yang ingin mengelola reimbursement dengan sistem payroll yang lebih mudah dapat menjadwalkan demo gratis KantorKu HRIS.
Selama sesi tersebut, tim perusahaan dapat mencoba fitur reimbursement secara langsung sambil memperoleh panduan dari product expert.
KantorKu HRIS sendiri sudah menggunakan sistem yang telah tersertifikasi ISO 27001, sehingga keamanan data perusahaan dan karyawannya sudah terjamin.
2. Zoho Expense
Zoho Expense merupakan aplikasi pengelolaan pengeluaran yang dapat digunakan untuk mencatat perjalanan bisnis dan reimbursement karyawan.
Selain pengajuan pengeluaran, sistemnya menyediakan fitur untuk memindai bukti transaksi dan mengelola approval secara online.
Fitur Unggulan:
- Pemindaian Bukti Transaksi: Bukti pengeluaran dapat dipindai agar informasi transaksi lebih mudah dimasukkan ke dalam laporan.
- Approval Otomatis: Pengajuan dapat diarahkan kepada pihak yang berwenang sesuai alur persetujuan perusahaan.
- Mileage dan Per Diem: Sistem mendukung pencatatan jarak perjalanan serta perhitungan uang harian untuk kebutuhan perjalanan dinas.
3. Expensify
Expensify adalah aplikasi expense management yang banyak berfokus pada pencatatan bukti transaksi dan laporan pengeluaran.
Karyawan dapat mengunggah struk melalui aplikasi, kemudian mengelompokkannya ke dalam laporan reimbursement.
Namun, perusahaan perlu mempertimbangkan skema biaya berdasarkan jumlah pengguna aktif.
Fitur Unggulan:
- SmartScan: Sistem dapat memindai struk dan mengambil informasi transaksi untuk mengurangi input manual.
- Expense Rules: Perusahaan dapat membuat aturan untuk membantu mengategorikan jenis pengeluaran tertentu.
- Integrasi Akuntansi: Data pengeluaran dapat disinkronkan dengan beberapa aplikasi akuntansi untuk mempermudah rekonsiliasi.
4. SAP Concur
SAP Concur menyediakan solusi untuk pengelolaan perjalanan dinas, pengeluaran, dan invoice perusahaan.
Platform ini digunakan oleh perusahaan dengan kebutuhan approval dan kepatuhan yang cukup kompleks.
Karena fiturnya cukup luas, proses implementasinya mungkin membutuhkan konfigurasi dan pelatihan lebih lanjut.
Fitur Unggulan:
- Receipt Capture: Karyawan dapat memotret bukti transaksi dan memasukkannya ke laporan pengeluaran.
- Policy Compliance: Sistem dapat membantu menandai klaim yang tidak sesuai dengan aturan pengeluaran perusahaan.
- Mileage Tracking: Perjalanan kendaraan dapat dicatat untuk membantu menghitung reimbursement berdasarkan jarak.
5. Rydoo
Rydoo merupakan aplikasi expense management yang membantu karyawan mencatat dan mengirimkan pengeluaran secara online.
Platform ini mendukung proses persetujuan sehingga klaim tidak harus menunggu dokumen fisik.
Rydoo juga dapat digunakan oleh perusahaan yang perlu mengelola transaksi berdasarkan proyek atau mata uang berbeda. Meski demikian, kesesuaian fitur perlu diperiksa kembali dengan struktur kebijakan perusahaan.
Fitur Unggulan:
- Real-Time Approval: Atasan dapat memeriksa dan memberikan persetujuan melalui aplikasi.
- Penyimpanan Struk Digital: Bukti transaksi tersimpan dalam sistem agar lebih mudah ditemukan ketika diperlukan.
- Pemeriksaan Klaim: Sistem membantu mendeteksi bukti ganda dan pengeluaran yang tidak sesuai kebijakan.
6. Emburse Certify
Emburse Certify menawarkan sistem untuk membuat, mengirimkan, dan menyetujui laporan pengeluaran karyawan.
Platform ini dapat membantu mengurangi penggunaan dokumen fisik selama proses reimbursement.
Perusahaan juga dapat menggunakannya untuk mengelola kebutuhan perjalanan serta memantau kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran.
Fitur Unggulan:
- Laporan Pengeluaran Otomatis: Sistem dapat membantu membuat laporan dari transaksi yang telah direkam.
- Audit Klaim: Pengajuan dapat diperiksa untuk menemukan duplikasi atau ketidaksesuaian.
- Travel Pre-Approval: Perusahaan dapat memberlakukan persetujuan sebelum perjalanan atau pengeluaran dilakukan.
7. Fyle
Fyle merupakan platform pengelolaan pengeluaran yang membantu perusahaan mengotomatisasi pelaporan dan reimbursement.
Karyawan dapat mengirimkan bukti pengeluaran, sementara tim finance memperoleh visibilitas terhadap transaksi yang diajukan.
Fitur Unggulan:
- Receipt Collection: Bukti transaksi dapat dikumpulkan secara digital melalui sistem.
- Expense Automation: Formulir dan laporan pengeluaran dapat diproses dengan lebih sedikit input manual.
- Spending Analytics: Dashboard menyediakan informasi untuk memantau pola pengeluaran karyawan maupun departemen.
Pencarian Reimbursement Karyawan Lebih Praktis dengan KantorKu HRIS
Pengelolaan reimbursement tidak berhenti pada proses mengumpulkan struk dan menyetujui klaim.
Perusahaan juga perlu memastikan nominal yang disetujui tercatat secara akurat dan dibayarkan kepada karyawan sesuai jadwal.
Dengan aplikasi reimburse karyawan KantorKu HRIS, karyawan dapat mengajukan klaim, mengunggah dokumen, dan memantau statusnya melalui satu aplikasi.
Setelah pengajuan disetujui, data reimbursement dapat diintegrasikan dengan modul payroll dan diproses ke rekening karyawan tanpa perlu memasukkan ulang nominal secara manual.
Tertarik melihat cara kerjanya? Book demo gratis KantorKu HRIS untuk mencoba sendiri alur reimbursement dari pengajuan hingga pencairan!
*Artikel ini merupakan hasil kerjasama antara Jubelio dengan Dealls
