Dalam dunia bisnis, khususnya dalam proses penjualan dan pengiriman barang, istilah closing menjadi salah satu tahap paling krusial. Tapi, apa arti closing sebenarnya? Apakah hanya sekadar menutup transaksi?
Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang arti closing, prosesnya, serta kaitannya dengan pengiriman barang agar kamu lebih memahami pentingnya tahapan ini dalam operasional bisnis.
Apa Arti Closing?
Secara umum, arti closing adalah tahap akhir dari proses penjualan, di mana terjadi kesepakatan antara penjual dan pembeli yang ditandai dengan selesainya transaksi.
Namun, dalam konteks bisnis pengiriman barang, arti closing tidak hanya tentang deal harga atau pembayaran, melainkan juga mencakup konfirmasi pesanan, kesiapan barang, dan penjadwalan pengiriman.
Proses Closing dalam Penjualan dan Pengiriman Barang
Dalam dunia bisnis yang melibatkan penjualan produk fisik, closing tidak hanya berarti kesepakatan harga atau transfer pembayaran. Proses ini mencakup seluruh tahapan penting hingga barang benar-benar diterima oleh pelanggan.
Maka dari itu, memahami alur closing secara menyeluruh sangat penting untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar dan pelanggan merasa puas.
Berikut tahapan umum proses closing yang terjadi dalam pengiriman barang:
1. Minat Pembelian
Tahapan pertama dalam proses closing dimulai ketika calon pelanggan menunjukkan minat untuk membeli. Ini bisa terlihat dari mereka yang mulai bertanya lewat chat, menambahkan produk ke keranjang belanja, atau sekadar mengunjungi halaman produk.
Momen ini sangat penting, karena inilah titik awal peluang terjadinya penjualan. Respons yang cepat, ramah, dan informatif dari tim penjualan dapat memengaruhi keputusan pembelian dan mempercepat proses menuju closing.
2. Follow Up Pelanggan
Setelah pelanggan menunjukkan ketertarikan, penjual perlu melakukan pendekatan dan memastikan bahwa pelanggan siap melakukan pembelian.
Langkah berikutnya adalah melakukan follow up dan negosiasi. Di sini, peran komunikasi menjadi sangat krusial. Kamu perlu menjawab semua pertanyaan calon pelanggan, menjelaskan keunggulan produk, menyesuaikan penawaran jika perlu, dan memberikan informasi lengkap mengenai pengiriman barang.
Negosiasi ini bisa berupa diskusi soal harga, diskon, ongkir, ataupun estimasi waktu pengiriman. Tujuannya adalah memastikan pelanggan benar-benar siap untuk membeli tanpa keraguan.
3. Konfirmasi Pesanan
Tahap selanjutnya adalah konfirmasi pesanan. Setelah pelanggan menyetujui penawaran yang diberikan, kamu harus memastikan seluruh detail pesanan telah dicatat dengan benar.
Mulai dari jenis dan jumlah barang, alamat pengiriman, metode pembayaran, hingga jasa ekspedisi yang dipilih. Kesalahan pada tahap ini bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman, barang salah kirim, atau bahkan retur yang merugikan kedua belah pihak.
Oleh karena itu, validasi data sebelum pengiriman adalah langkah penting dalam proses closing.
4. Penutupan Penjualan
Proses ini ditandai dengan pembayaran dan penjadwalan pengiriman barang.
Setelah pesanan dikonfirmasi, pelanggan akan melakukan pembayaran. Ini bisa melalui transfer bank, e-wallet, kartu kredit, atau metode Cash on Delivery (COD).
Untuk pembayaran non-COD, pastikan bukti pembayaran diterima dan diverifikasi sebelum melanjutkan ke proses pengiriman. Jika menggunakan sistem terintegrasi, invoice dan nota bisa langsung dikirimkan secara otomatis.
Proses ini memastikan bahwa transaksi sudah sah dan aman secara finansial, baik untuk penjual maupun pembeli.
5. Pengiriman Barang
Setelah pembayaran diterima, pesanan akan masuk ke tahap penjadwalan dan persiapan pengiriman. Tim operasional atau gudang akan mulai mengambil barang (picking), memeriksa kualitas, dan melakukan pengemasan (packing).
Kemudian, label pengiriman akan ditempelkan dan resi dari jasa ekspedisi dicetak. Jika sistem toko kamu terintegrasi dengan ekspedisi seperti JNE, SiCepat, Anteraja, atau Ninja Xpress, proses ini bisa dilakukan secara otomatis, sehingga lebih cepat dan efisien.
Langkah berikutnya adalah pengiriman barang ke pelanggan. Setelah pesanan dikemas dan siap kirim, barang akan diserahkan ke kurir atau ekspedisi yang dipilih.
Penting untuk segera mengirimkan nomor resi ke pelanggan agar mereka bisa memantau proses pengiriman secara mandiri. Jika ada kendala seperti keterlambatan, salah alamat, atau pengiriman gagal, tim customer service harus sigap menanganinya.
Proses ini memastikan pelanggan tetap mendapatkan pengalaman belanja yang positif meskipun menghadapi kendala logistik.
6. Transaksi Selesai
Tahap terakhir dari proses closing adalah saat barang diterima oleh pelanggan dan tidak ada komplain. Di sinilah closing penjualan benar-benar dianggap selesai.
Untuk membangun hubungan jangka panjang, kamu bisa mengirim pesan terima kasih, meminta review atau ulasan, hingga menawarkan voucher diskon untuk pembelian selanjutnya.
Tahapan ini mungkin sering diabaikan, padahal sangat efektif untuk meningkatkan loyalitas pelanggan dan memperkuat brand bisnis kamu.
Kenapa Closing Penting dalam Proses Pengiriman?
Closing bukan sekadar akhir dari proses penjualan, tetapi juga titik krusial yang menentukan kelancaran pengiriman barang ke pelanggan.
Tanpa proses closing yang jelas dan terstruktur, operasional pengiriman bisa kacau, merugikan bisnis, bahkan menurunkan tingkat kepuasan pelanggan.
Berikut ini beberapa alasan kenapa closing sangat penting dalam proses pengiriman:
1. Menjamin Kepastian Transaksi
Closing memastikan bahwa seluruh detail transaksi telah disepakati, termasuk jenis barang, jumlah, harga, metode pembayaran, dan alamat pengiriman. Dengan begitu, tim logistik tidak perlu ragu dalam memproses dan mengirim barang, karena semuanya sudah fix.
Tanpa closing, bisa saja terjadi:
-
Pesanan belum dibayar tapi sudah dikirim.
-
Alamat pengiriman belum lengkap.
-
Barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan.
Tentunya, semua risiko tersebut dapat kamu hindari jika proses closing dilakukan dengan benar.
2. Menghindari Kesalahan dan Kerugian Operasional
Closing yang dilakukan secara tertib membantu meminimalisir kesalahan dalam picking, packing, dan shipping. Kesalahan dalam pengiriman bukan hanya merugikan pelanggan, tetapi juga menambah beban operasional karena harus mengelola retur, reshipment, atau komplain.
Contoh kasus:
-
Barang tertukar karena konfirmasi pesanan tidak valid.
-
Pengiriman tertunda karena data pelanggan belum lengkap.
-
Kesalahan jumlah kiriman karena tidak ada verifikasi pesanan.
Dengan adanya proses penutupan penjualan yang rapi, semua detail pesanan dikunci sebelum pengiriman dimulai.
3. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Proses closing yang profesional menunjukkan bahwa bisnismu memiliki sistem yang terpercaya dan terstruktur.
Ketika pelanggan merasakan bahwa semua tahapan, mulai dari order hingga pengiriman bisa ditangani dengan baik, maka kepercayaan akan tumbuh dan peluang repeat order meningkat.
Ini juga akan berdampak pada:
-
Rating toko yang baik di marketplace.
-
Testimoni positif di media sosial.
-
Loyalitas pelanggan yang lebih kuat.
4. Memastikan Alur Kas Tetap Sehat
Dalam bisnis, pengiriman barang yang tidak dibarengi dengan pembayaran (closing) bisa menyebabkan kerugian. Oleh karena itu, closing diperlukan untuk memastikan bahwa proses pengiriman dilakukan hanya setelah pembayaran dikonfirmasi, sehingga cash flow tetap sehat dan tidak terjadi piutang macet.
Hal ini penting terutama jika kamu menggunakan jasa ekspedisi berbayar di awal (non-COD), karena bisa berdampak langsung ke biaya operasional.
5. Mendukung Pelacakan dan Monitoring Pengiriman
Ketika closing sudah dilakukan, artinya semua data transaksi tercatat. Hal ini sangat penting untuk proses monitoring dan pelacakan pengiriman, karena setiap pesanan yang sudah di-closing akan memiliki:
-
Nomor resi pengiriman.
-
Data pengirim dan penerima.
-
Informasi barang yang dikirim.
Ini juga memudahkan pelanggan untuk tracking barang secara mandiri, tanpa harus terus-menerus menanyakan status kiriman ke CS.
Jadi, closing bukan hanya soal deal dan pembayaran, tapi juga menjadi fondasi penting untuk menjamin proses pengiriman berjalan cepat, tepat, dan memuaskan. Tanpa closing yang benar, pengiriman bisa berisiko tinggi, bahkan menurunkan performa bisnis secara keseluruhan.
Strategi Agar Closing Berjalan Lancar
Agar proses closing penjualan dan pengiriman barang berlangsung lancar, efisien, dan memuaskan bagi pelanggan, berikut ini beberapa strategi yang bisa kamu terapkan secara praktis:
1. Gunakan Sistem Otomatisasi Penjualan dan Pengiriman
Salah satu tantangan terbesar dalam proses closing adalah koordinasi antara konfirmasi pesanan dan proses pengiriman. Dengan sistem otomatis seperti software omnichannel, kamu bisa:
-
Menerima pesanan dari berbagai platform (Shopee, Tokopedia, website, dll) ke dalam satu dashboard.
-
Otomatis membuat invoice dan mencatat status pembayaran.
-
Sinkronisasi stok sehingga meminimalisir risiko overselling.
-
Terintegrasi langsung dengan ekspedisi (JNE, Sicepat, Anteraja, dsb) untuk cetak resi dan update status pengiriman secara otomatis.
Dengan sistem seperti ini, kamu bisa menutup penjualan lebih cepat dan efisien.
2. Berikan Informasi Pengiriman yang Jelas dan Transparan
Saat proses closing berlangsung, pelanggan membutuhkan kejelasan tentang:
-
Biaya pengiriman (flat, gratis, atau ditanggung pembeli).
-
Estimasi waktu sampai barang.
-
Jasa ekspedisi yang digunakan dan apakah ada opsi pilihan.
Sampaikan informasi ini secara transparan sebelum pelanggan melakukan checkout atau konfirmasi. Informasi yang lengkap akan mempercepat keputusan pembelian dan menghindari kendala di proses pengiriman.
3. Tindak Lanjut (Follow Up) yang Cepat dan Responsif
Jangan biarkan pelanggan terlalu lama menunggu. Semakin cepat kamu merespon pertanyaan dan konfirmasi pesanan, semakin besar peluang closing terjadi.
Tips follow up efektif:
-
Gunakan template follow-up melalui WhatsApp atau email untuk mempercepat respons.
-
Buat notifikasi otomatis untuk pesanan yang belum dibayar dalam 24 jam.
-
Gunakan sistem CRM untuk melacak status komunikasi pelanggan.
Respons cepat meningkatkan kepercayaan dan menciptakan pengalaman berbelanja yang profesional.
4. Sediakan Metode Pembayaran yang Praktis dan Aman
Pastikan pelanggan bisa memilih metode pembayaran yang mereka sukai. Semakin sedikit hambatan di tahap pembayaran, semakin besar kemungkinan closing berhasil.
Beberapa metode yang bisa kamu sediakan:
-
Transfer bank manual dan otomatis.
-
E-wallet seperti OVO, DANA, ShopeePay.
-
Kartu kredit/debit.
-
COD (Cash on Delivery), khusus untuk pembeli yang baru pertama kali dan masih ragu.
Jangan lupa, sistem pembayaran yang aman juga meningkatkan rasa percaya pelanggan terhadap toko kamu.
5. Kirim Resi dan Tracking Secara Real-time
Setelah closing berhasil, kirimkan nomor resi pengiriman sesegera mungkin. Gunakan sistem yang bisa:
-
Otomatis mengirimkan nomor resi via email/WhatsApp.
-
Terintegrasi dengan sistem tracking online.
-
Memberikan notifikasi jika ada kendala pengiriman (delay, gagal kirim, dll).
Transparansi ini membuat pelanggan merasa diperhatikan dan menutup proses closing dengan kepuasan maksimal.
6. Bangun Relasi Pasca-Pengiriman
Closing tidak berakhir saat barang diterima. Follow-up lanjutan bisa meningkatkan repeat order. Caranya:
-
Kirimkan pesan terima kasih setelah barang sampai.
-
Minta feedback atau ulasan.
-
Tawarkan voucher untuk pembelian berikutnya.
Dengan strategi ini, kamu tidak hanya menutup penjualan dengan baik, tapi juga membuka potensi transaksi selanjutnya.
Contoh Closing Penjualan dalam Bisnis Online
Kalau tadi kita bahas tentang arti closing, lalu bagaimana sih contoh closing penjualan online?
Misalnya, pelanggan membeli sepatu dari toko online kamu. Setelah memilih produk dan checkout, kamu menghubungi pelanggan untuk konfirmasi pesanan dan pembayaran.
Setelah itu, barang diproses dan dikirim. Ketika pelanggan menerima barang dan menyatakan puas, maka closing berhasil dilakukan.
Rekomendasi Tools untuk Membantu Closing dan Pengiriman
Apa arti closing tidak bisa dipandang hanya sebagai “menutup transaksi”. Dalam dunia pengiriman barang, closing mencakup seluruh proses akhir dari penjualan hingga barang diterima oleh pelanggan.
Dengan proses closing yang rapi dan profesional, kamu bisa meningkatkan efisiensi bisnis, kepuasan pelanggan, serta mempercepat pertumbuhan usaha.
Kalau kamu ingin sistem closing dan pengiriman yang lebih otomatis dan terintegrasi, kamu bisa mencoba Jubelio. Dengan fitur pengelolaan pesanan, integrasi ekspedisi, dan pelacakan real-time, proses closing dan pengiriman jadi jauh lebih mudah dan efisien.
Coba Jubelio Sekarang GRATIS dan rasakan kemudahan closing pesanan dari berbagai channel hanya dalam satu dashboard. Caranya klik tombol di bawah ini.
