Dalam manajemen gudang, tata cara penyusunan barang sering dianggap sepele oleh kebanyakan, padahal justru penataan barang adalah hal yang menentukan efektivitas operasional.
Menyusun barang yang dimaksud disini bukan hanya menempatkan produk agar terlihat rapi, penempatan barang harus berdampak pada kelancaran aktivitas harian di gudang.
Banyak pebisnis berpikir bahwa dengan menata barang sesuai kategori sudah cukup. Nyatanya, pengelolaan gudang yang optimal membutuhkan lebih dari sekadar kerapihan.
Posisi barang harus dipikirkan agar mempermudah akses pekerja, jalur pergerakan barang harus jelas, bahkan cara menata tinggi tumpukkan barang pun harus diperhitungkan demi keamanan.
Kenapa susunan barang di gudang penting? Karena ada studi kasus dimana ada pekerja di suatu perusahaan menempatkan barang secara asal-asalan, alhasil banyak pekerja tidak tahu menemukan dimana barang tersebut disimpan yang akhirnya mereka menghabiskan banyak waktu untuk mencarinya.
Nah untuk menghindari resiko seperti itu, ada ilmu dan cara khusus langsung dari konsultan / ahli gudang yang dapat membantu Anda untuk menghindari hal-hal yang tidak diingingkan.
Berikut ini tips dan cara menyusun barang di gudang menurut ahli / konsultan gudang:
1. Prediksi Persediaan Barang
Langkah pertama dalam menyusun barang di gudang yaitu memprediksi berapa banyak stok yang akan datang dan disimpan.
Tanpa perhitungan ini, gudang bisa jadi terlalu padat atau justru terlalu longgar, sehingga dengan memprediksi persediaan barang, Anda bisa memanfaatkan ruangan barang sebaik mungkin.
Forecasting persediaan bisa dilakukan dengan melihat data historis. Misalnya, jumlah stok bulan lalu sering kali bisa menjadi acuan untuk bulan berikutnya.
Namun, jangan berhenti di situ saja. Ada faktor musiman dan momen tertentu yang perlu diperhitungkan seperti liburan panjang, periode promo besar, akhir tahun, atau event khusus. Di periode inilah permintaan sering melonjak dan stok harus disiapkan lebih banyak dari biasanya.
2. Menempatkan Produk Sesuai Jenis dan Kategorinya
Salah satu prinsip sederhana namun sangat berpengaruh dalam manajemen gudang adalah menyusun barang sesuai jenis atau kategorinya.
Bayangkan jika Anda mencampur barang yang tidak ada kaitannya dalam satu rak misalnya celana dengan baju.
Selain terlihat berantakan, kondisi ini akan mempersulit tim ketika harus mencari barang tertentu. Waktu akan banyak terbuang untuk mencari barangnya hanya karena posisi produk tidak jelas yang pada akhirnya juga bisa memperlambat alur distribusi.
Dengan pengelompokan yang terstruktur misalnya memisahkan kategori fashion, elektronik, kebutuhan rumah tangga, hingga dokumen, setiap barang akan lebih mudah ditemukan, dipantau, dan dikendalikan stoknya.
Penyusunan berdasarkan kategori juga membantu efisiensi tenaga kerja. Pekerja gudang tidak perlu bolak-balik mencari barang di lokasi yang salah.
3. Melabeli Rak
Setelah barang tersusun rapi di gudang, langkah penting berikutnya adalah memberikan label pada setiap item maupun rak penyimpanan.
Pelabelan berfungsi agar proses pencarian dan pengambilan barang mudah untuk dicari sesuai dengan peletakannya.
Label bisa berupa kode angka, kombinasi huruf, warna, atau bahkan barcode/QR code yang terhubung ke sistem aplikasi stok barang. Dengan begitu, setiap barang memiliki identitas yang jelas dan mudah dilacak.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan FMCG menggunakan label warna untuk membedakan jenis barang berdasarkan masa kadaluarsanya.
Barang dengan label merah menandakan stok yang harus segera dikeluarkan, sementara label hijau digunakan untuk stok dengan masa kadaluarsa yang masih lama.
Selain mempermudah pencarian, pelabelan juga meningkatkan efisiensi tenaga kerja. Pekerja gudang tidak perlu menghabiskan waktu berlama-lama mencari barang karena setiap produk sudah punya alamat yang jelas.
Pastikan setiap label terorganisir dengan rapi, mudah dibaca, dan konsisten dalam penerapannya.
Untuk mempermudah pekerjaan ini, Anda bisa memanfaatkan aplikasi stok barang dari Jubelio, Aplikasi ini memungkinkan Anda mengelola stok barang dengan efisien.
Bukan hanya ini saja, Anda juga bisa memanfaatkan fitur stok barang yang lain sehingga masalah stok barang Anda dapat dikerjakan oleh sistem secara otomatis.
4. Identifikasi Stok Gudang secara Berkala
Melakukan pemeriksaan stok secara rutin supaya memastikan alur barang tetap lancar. Dengan pemeriksaan yang konsisten, Anda dapat lebih mudah mengidentifikasi barang sebelum stok baru masuk ke gudang.
Pemeriksaan stok berkala juga berguna untuk memilah mana produk yang masih layak dipasarkan dan mana yang harus dipisahkan karena rusak, mendekati kedaluwarsa, atau tidak sesuai standar kualitas.
Dalam praktik modern, banyak perusahaan mulai memanfaatkan sistem digital seperti barcode scanner, QR code, hingga aplikasi inventory.
Dengan menggunakan aplikasi stok barang dari Jubelio, Anda dapat dengan mudah mengatur persediaan barang di toko menjadi lebih terorganisir dan efisien. Tertarik menggunakan sistem aplikasi WMS dari Jubelio? Hubungi WA di bawah.
5. Penyimpanan Barang dengan Rapi dan Bersih
Gudang yang bersih dan tertata rapi mencerminkan kepedulian perusahaan terhadap kenyamanan dan keselamatan karyawan. Lingkungan kerja yang terorganisir membuat tim lebih fokus, meminimalkan risiko salah ambil barang, sekaligus mempercepat proses kerja.
Salah satu cara sederhana yang bisa diterapkan adalah dengan memisahkan produk sesuai jenis dan kategori, kemudian menandai setiap rak dengan label yang jelas.
Anda bisa mengoptimalkan penyimpanan dengan menempatkan produk-produk dengan penjualan tertinggi di area yang paling mudah dijangkau. Strategi ini dapat memangkas waktu pencarian barang secara signifikan.
Manfaat memiliki gudang rapi dan bersih sangat jelas, mulai dari risiko kerusakan barang berkurang, kualitas produk tetap terjaga, dan beban biaya akibat retur atau barang rusak bisa ditekan.
Dalam jangka panjang, manajemen gudang yang rapi dan bersih akan berdampak langsung pada kepuasan pelanggan karena pesanan dapat diproses lebih cepat dan sampai dalam kondisi terbaik.
6. Tidak Mencampur Adukan Barang Baru dan Barang Lama
Salah satu kesalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan gudang adalah mencampur barang lama dengan barang baru.
Dalam jangka panjang, hal ini justru akan menimbulkan masalah. Proses pengecekan stok jadi lebih rumit, risiko barang kedaluwarsa meningkat dan alur distribusi bisa terhambat.
Hal ini menjadi semakin penting jika Anda menjalankan bisnis di gudang dengan ruang terbatas. Dengan kapasitas yang tidak terlalu besar, pemisahan barang lama dan baru dapat menjaga keteraturan dan mempermudah proses inventarisasi.
Cara yang benar yaitu barang lama bisa ditempatkan di rak bagian depan (atau posisi yang lebih mudah dijangkau), sedangkan barang baru disusun di bagian belakang.
Pola ini mengikuti prinsip FIFO (First In, First Out), sehingga barang yang masuk lebih dulu juga keluar lebih dulu. Cara ini terbukti efektif untuk menghindari penumpukan produk usang yang pada akhirnya tidak bisa dijual.
Selain itu, pemeriksaan berkala terhadap barang lama memberi Anda gambaran penting tentang produk yang tidak laku atau bergerak lambat di pasar.
Data ini sangat berharga untuk membantu perusahaan menyesuaikan strategi penjualan, melakukan promosi khusus, atau bahkan mempertimbangkan untuk menghentikan produk tertentu.
7. Memberikan Jarak Ruang Antar Rak
Banyak orang hanya fokus pada bagaimana memaksimalkan kapasitas penyimpanan. Padahal, memberikan jarak antar rak adalah langkah yang sama pentingnya.
Dengan adanya jarak yang cukup, proses bongkar muat barang menjadi lebih mudah dan cepat. Karyawan gudang tidak perlu bersusah payah menyelip di antara rak sempit hanya untuk mengambil produk.
Selain itu, jarak antar rak juga berperan dalam aspek keselamatan kerja. Jalur yang lega memungkinkan penggunaan forklift atau troli berjalan lancar tanpa harus khawatir menabrak barang di sekitarnya.
Ruang antar rak yang cukup bisa menjadi jalur evakuasi darurat jika terjadi hal yang tidak diinginkan.
Bagi pemilik bisnis, barang Anda akan lebih terjaga kualitasnya. Jika rak terlalu rapat, sirkulasi udara buruk dan barang lebih mudah lembap, berdebu, atau bahkan rusak.
Dengan memberi ruang yang proporsional, kondisi penyimpanan akan lebih sehat, terutama untuk produk sensitif seperti makanan, minuman, atau bahan baku.
Jangan hanya terpaku pada seberapa banyak barang bisa ditampung. Fokuslah pada efisiensi, keamanan, dan kelancaran alur kerja.
8. Menggunakan Sistem Otomatisasi dari Jubelio
Di era bisnis yang semakin kompetitif, mengandalkan cara manual untuk menyusun dan mengelola barang di gudang sudah tidak lagi efisien.
Otomatisasi sistem pengelolaan gudang kini menjadi solusi strategis agar bisnis mampu beradaptasi dengan kebutuhan pasar.
Dengan memanfaatkan aplikasi manajemen barang atau Warehouse Management System (WMS), berbagai aktivitas yang sebelumnya memakan banyak waktu mulai dari pencatatan stok, pelabelan, hingga pemantauan pergerakan barang bisa berjalan otomatis
Aplikasi yang tepat untuk mengatur manajemen barang & gudang Anda dari awal hingga proses akhir yaitu Jubelio.
Beberapa fitur utama dari Jubelio WMS:
Manajemen Stok Real-Time
Dengan pemantauan stok secara langsung, Anda bisa tahu posisi inventaris saat ini tanpa harus menunggu laporan manual. Ini membantu menghindari keterlambatan restock maupun kelebihan stok .
Otomatisasi Pengambilan Barang
Proses picking yang biasanya rawan kesalahan bisa dipangkas waktunya melalui sistem otomatis.
Peringatan Stok Rendah
Tidak perlu lagi khawatir kehilangan potensi penjualan karena stok kosong. Sistem akan memberikan notifikasi ketika item tertentu sudah mendekati batas minimal.
Integrasi Omnichannel
Jubelio WMS terhubung langsung dengan marketplace penjualan online yang ada di Indonesia. Dengan begitu, Anda bisa menyinkronkan stok dari berbagai sumber dalam satu dashboard tanpa perlu repot menginput data manual.
Dengan fitur-fitur ini, Jubelio WMS dapat membantu operasional gudang lebih efisien. Tertarik untuk mencoba dan melihat fitur-fiturnya?
Coba sekarang secara GRATIS dan rasakan kemudahan mengelola bisnis omnichannel kamu! Tinggal klik tombol di bawah ini.
