Gimana sih cara membuat purchase order? Oke, mari kita tarik ke belakang sedikit.
Dalam sebuah bisnis, stok barang perlu disediakan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Singkat cerita, pesan barang ke pemasok kemudian barang datang. Tersedia di gudang, cukup untuk jangka waktu tertentu.
Untuk bisnis skala kecil, hal itu memang terlihat sangat mudah.
Akan tetapi, untuk bisnis yang besar atau profesional, ada langkah-langkah yang perlu dilakukan. Kamu tidak bisa asal memesan barang sebab ada protokol yang harus diikuti.
Ya benar, di skala bisnis besar, purchase order (PO) atau pesanan pembelian adalah dokumen yang penting.
Tanpa adanya PO, pembelian tidak akan bisa terjadi. Kenapa dan mengapa hal itu bisa terjadi? baca selengkapnya di bawah ini.
Apa Itu Purchase Order?
PO atau purchase order adalah sebuah dokumen yang perlu dibuat oleh pemilik toko ketika mereka memesan barang dari supplier. Dokumen tertulis ini berisi persetujuan pembelian sejumlah barang, lengkap dengan jumlah serta harganya.
Dengan begitu, purchase order menjadi ‘alat’ yang sah untuk mengukur sebuah pembelian.
Oleh karena itu, PO merupakan dokumen penting yang bermanfaat bagi kedua pihak yaitu penjual dan supplier. Sebab, keduanya bisa mengukur tingkat penjualan berdasarkan PO yang dilakukan.
Setelah mengetahui pemahaman dasar tentang PO, mari kita belajar mengenai cara membuat purchase order.
Baca Juga: 4 Gudang Online Buat Pebisnis yang Males Kelola Stok Sendiri
Cara Membuat Purchase Order
Dalam kegunaannya, purchase order baru akan dikirimkan ketika seorang pemilik toko ingin membeli bahan baku dari supplier. Kurang lebih format alur pembuatannya seperti ini:
1. Pemilik Toko Mencatat Barang yang Habis
Ketika ingin membuat PO, pemilik toko biasanya akan mencatat produknya yang habis. Setelah itu, mereka akan mengabarkan pihak supplier untuk menyediakan barang yang diinginkan.
Pada saat itu terjadi, pemilik toko akan menyebutkan barang dan jumlah stok yang diperlukan. Ketika semuanya sudah selesai, maka mereka membuat purchase order.
Di tahap ini, pesanan pembelian langsung diberikan kepada pihak supplier.
2. Supplier Memeriksa PO dari Pihak Pemilik Toko
Jika PO sudah terbuat, maka pihak supplier akan langsung melakukan pemeriksaan.
Mereka akan melihat dokumen tersebut sembari melihat persediaan mereka di dalam gudang. Fungsinya adalah untuk melihat apakah persediaan mereka sudah cukup untuk memenuhi permintaan pemilik toko.
Apabila semuanya dirasa sudah oke, maka supplier akan langsung menyetujui purchase order tersebut.
3. Pembuatan Invoice
Ketika PO sudah disetujui, itu artinya semua barang sudah siap. Selain itu, persetujuan PO juga mengindikasikan apabila kedua pihak sudah sepakat dengan jumlah barang dan harga yang tertulis.
Maka, pihak supplier akan langsung membuatkan invoice dan mengirimkan kepada pihak pemilik toko.
Sehabis itu, pemilik toko akan melakukan pembayaran agar barang bisa dikirimkan. Jika invoice sudah terbuat, maka PO tidak lagi digunakan sebagai dokumen karena ‘tugasnya’ sudah selesai.
Terakhir, barang langsung dikirimkan.
Baca Juga: Cara Membuat Faktur Penjualan Secara Manual, Perlu yang Otomatis?
Komponen yang Harus Ada di Purchase Order
Dokumen PO bisa dibuat secara manual, menggunakan kertas. Hal ini sudah jarang dilakukan namun jika kamu membuatnya manual, beberapa poin ini harus ada di dalamnya:
Header- Siapkan detail nama perusahaan, beserta alamat jalan dan nomor telpon. Usahakan dibuat selengkap mungkin.
Ship To- Berisikan nama lengkap perusahaan/toko penerima. Isi detail lainnya, seperti nomor telpon dan alamat.
Order- Berisikan nama, jenis, jumlah dan harga produk yang dikirimkan kepada penerima.
Summary- Jumlah total harga semua produk, beserta detailnya seperti pajak, diskon, dll.
Di awal, sempat dikatakan jika sebenarnya purchase order bisa dibuat lebih cepat, tanpa perlu buat manual di excel.Kamu bisa membuat dokumen tersebut dengan menggunakan Jubelio, Platform Omnichannel Indonesia.
Dengan Jubelio, PO akan terintegrasi langsung fitur persediaan sehingga semua stok yang masuk akan terhitung otomatis ke dalam stok.
Jubelio tidak hanya bisa membuat PO. Semua proses bisnis, mulai dari update stok, listing ke marketplace hingga pengiriman bisa diselesaikan dengan Jubelio.
Mau tanya-tanya tentang Jubelio untuk mempermudah bisnis kamu? Atau kamu bisa menggunakan Jubelio GRATIS! silahkan klik tombol di bawah ini.
