Dalam era digital yang terus berkembang pesat, kemajuan teknologi telah membawa perubahan besar dalam berbagai aspek bisnis, termasuk inovasi dalam proses penagihan B2B (business-to-business) kepada customer menggunakan invoice digital.
Kamu pasti sepakat bahwa dengan metode konvensional seperti pengiriman fisik dengan menggunakan kertas mulai terasa kuno dan kurang efisien. Maka dari itu, beralih ke invoice digital menjadi jawaban yang tepat karena lebih modern, efektif, dan praktis.
Dengan invoice digital, kamu bisa nih mengirim tagihan secara elektronik kepada customer melalui email, platform bisnis online, atau melalui aplikasi khusus. Pertanyaannya, memang bagaimana sih cara menagih customer dengan invoice digital?
Sttt! Jangan khawatir! Berikut ini ada cara menagih customer dengan invoice digital dengan baik. Simak di bawah, ya!
Pilih Aplikasi Invoice sesuai Kebutuhan Bisnis Kamu
Kamu bisa pilih aplikasi yang bisa kirim invoice digital dengan mudah dan praktis, memiliki fitur keamanan yang baik, dan semua dokumen invoice bisa terhubung dengan manajemen stok serta terintegrasi dengan sistem akuntansi yang digunakan, sebisa mungkin cari yang penggunaan platform-nya cenderung murah bahkan gratis.
Kamu nggak perlu lagi mencetak, mengirim, dan mengelola tagihan fisik secara manual. Cukup dengan beberapa input data & klik, invoice bisa langsung dikirim secara instan kepada customer kamu, jadi menghemat waktu dan biaya pengiriman.
Agar invoice kamu bisa dinyatakan valid dan legal, pilih aplikasi invoice yang sudah bekerja sama dengan PERURI yang terintegrasi dengan E-meterai, karena untuk transaksi di atas Rp 5,000,000,- sudah dikenakan biaya meterai sebagai pengesahan untuk beberapa perusahaan yang sudah mewajibkan.
Hal ini juga, akan memudahkanmu biar nggak ribet dan anti repot jika dibandingkan dengan cara konvensional, jadi tinggal beli, pasang, dan bubuhkan, deh!
Baca juga: Apa Itu Invoice Beserta Cara Membuatnya Secara Otomatis
Atur Template Invoice yang Profesional dan Informatif
Pastikan informasi penting seperti nama bisnis, alamat, kontak, dan detail pembayaran tercantum dengan jelas. Kamu juga bisa gunakan desain invoice yang menarik sehingga bisa meningkatkan citra bisnis kamu di mata customer dengan mencantumkan logo perusahaanmu.
Nah, untuk ini, kamu bisa sekalian pilih aplikasi invoice yang sudah menyediakan berbagai template invoice. Tentunya, ini akan membantu kamu kerja lebih cepat, jadi tidak perlu lagi merancang invoice dari awal.
Pastikan Kamu Memiliki Database Customer yang Terintegrasi dengan Baik
Sederhananya, untuk memudahkan kamu dalam mengirim invoice digital kepada customer secara tepat waktu dan akurat sekaligus memiliki pencatatan database customer yang dikumpulkan dalam 1 platform dengan akses khusus, jadi tidak bisa disalahgunakan dan hanya boleh diakses oleh orang yang berhak. Kamu bisa dengan mudah mengakses informasi mereka, seperti email, alamat, dan nomor teleponnya.
Selain itu, jangan lupa untuk kasih pemberitahuan atau bahkan edukasi kepada customer kamu mengenai peralihan dari tagihan fisik ke invoice digital untuk kemudahan dalam jangka panjang, kamu bisa jelaskan manfaatnya seperti apa dan berikan juga cara penggunaannya biar mudah dipahami.
Lacak Invoice secara Berkala
Dengan melakukan ini, kamu bisa tahu nih nantinya masalah atau kesalahan apa yang mungkin terjadi dalam proses penagihan. Misalnya, kamu bisa melacak apakah ada invoice yang tidak terkirim atau belum dibayar tepat waktu.
Dengan itu, kamu bisa sesegera mungkin mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menghindari kehilangan pendapatan atau potensi konflik dengan customer, pasti kamu nggak mau, kan?
Baca juga: Cara Membuat Invoice Pembayaran Dengan Cepat dan Otomatis
Gunakan Aplikasi yang Sudah Terintegrasi dengan Laporan Keuangan Sederhana
Dengan menggunakan aplikasi invoice yang sudah terintegrasi dengan laporan keuangan, kamu bisa lebih menghemat waktu dan upaya yang diperlukan untuk memindahkan data dari satu sistem ke sistem lainnya.
Data penjualan dan pembayaran kamu jadi bisa langsung terhubung dengan laporan keuangan, sehingga informasi keuangan kamu terekam secara otomatis dan bisa diakses lebih cepat dibandingkan dengan cara konvensional.
Demikianlah cara menagih customer dengan invoice digital. Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, beralih menggunakan invoice digital adalah langkah cerdas untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer.
Selain itu, dengan menggunakan invoice digital juga, kamu setidaknya bisa mengurangi risiko kesalahan manusia, seperti penulisan, perhitungan, atau bahkan kehilangan invoice, jadi lebih untung! Gimana, sudah mau beralih ke invoice digital?
*Artikel ini hasil kerja sama dari Paper.id dengan Jubelio
