Inventaris menjadi salah satu bagian penting dalam operasional bisnis karena berkaitan langsung dengan ketersediaan produk, kelancaran penjualan, dan penggunaan modal.
Tantangan tersebut dapat semakin kompleks ketika bisnis memiliki banyak produk, mengelola beberapa gudang, serta berjualan melalui toko offline, webstore, dan berbagai marketplace.
Oleh karena itu, bisnis perlu menerapkan manajemen inventaris yang tepat, teratur, dan terintegrasi.
Mengapa Bisnis Perlu Mengelola Inventaris pada Bisnis?
Bisnis perlu mengelola inventaris agar jumlah barang yang tersedia selalu sesuai dengan kebutuhan penjualan dan operasional.
Berikut beberapa alasan penting mengapa inventaris perlu dikelola dengan baik.
1. Mencegah Kehabisan Stok
Pengelolaan inventaris membantu bisnis mengetahui jumlah stok yang tersedia. Dengan demikian, bisnis dapat melakukan pembelian atau produksi kembali sebelum persediaan benar-benar habis.
2. Menghindari Penumpukan Barang
Stok yang terlalu banyak dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan membuat modal bisnis tertahan dalam bentuk barang. Risiko ini semakin besar untuk produk yang memiliki masa kadaluwarsa, mudah rusak, atau cepat mengalami perubahan tren.
3. Menjaga Akurasi Stok
Perbedaan antara stok yang tercatat di sistem dan stok fisik dapat menyebabkan kesalahan saat menerima pesanan. Misal contohnya seperti produk masih terlihat tersedia di marketplace, padahal barangnya sudah habis di gudang.
4. Mengurangi Risiko Overselling
Bisnis yang berjualan di banyak marketplace memiliki risiko menjual produk yang sama secara bersamaan pada beberapa channel. Inventaris yang terintegrasi memungkinkan stok diperbarui secara otomatis setiap kali terjadi transaksi.
5. Mempercepat Proses Pemenuhan Pesanan
Data stok yang jelas memudahkan tim gudang menemukan, mengambil, dan menyiapkan barang sesuai pesanan. Proses packing dan pengiriman pun dapat dilakukan lebih cepat dengan risiko kesalahan yang lebih rendah.
6. Membantu Perencanaan Pembelian
Riwayat inventaris dapat menunjukkan produk yang paling cepat terjual, produk yang pergerakannya lambat, serta periode dengan permintaan tertinggi.
Informasi tersebut membantu bisnis menentukan kapan harus melakukan restock dan berapa banyak barang yang perlu dibeli.
7. Menjaga Arus Kas Bisnis
Inventaris berkaitan langsung dengan penggunaan modal. Terlalu banyak membeli barang dapat mengganggu arus kas, sedangkan stok yang terlalu sedikit dapat menghambat penjualan.
Dengan pengelolaan yang tepat, bisnis dapat menyeimbangkan ketersediaan produk dengan kemampuan keuangan perusahaan.
Cara Mengelola Inventaris Pada Bisnis dan Usaha yang Benar dan Efektif
Pengelolaan yang efektif membantu bisnis menghindari kehabisan stok, penumpukan barang, kesalahan pengiriman, serta modal yang terlalu lama tertahan dalam persediaan.
1. Catat Setiap Barang Masuk dan Keluar
Setiap aktivitas penerimaan barang, penjualan, retur pelanggan, barang rusak, hingga perpindahan stok antar gudang harus dicatat.
Pencatatan yang disiplin membantu bisnis mengetahui jumlah stok aktual dan mengurangi perbedaan antara data di sistem dengan barang fisik.
2. Gunakan Kode SKU untuk Setiap Produk
Setiap produk dan variannya sebaiknya memiliki Stock Keeping Unit atau SKU yang berbeda. Kode ini digunakan untuk membedakan barang berdasarkan jenis, ukuran, warna, model, atau kategori tertentu.
Sebagai contoh, produk jaket dengan warna hitam ukuran M perlu memiliki SKU yang berbeda dari jaket hitam ukuran L. Penggunaan SKU memudahkan proses pencarian, pencatatan, dan pelacakan produk.
3. Tentukan Batas Minimum Stok
Bisnis perlu menetapkan jumlah minimum stok untuk setiap produk. Ketika persediaan mencapai batas tersebut, tim dapat segera melakukan pembelian atau produksi kembali.
Penentuan batas minimum sebaiknya mempertimbangkan data yang dimiliki seperti rata-rata penjualan produk, waktu yang dibutuhkan supplier untuk mengirim barang, perubahan demand, dan jumlah stok cadangan yang dibutuhkan.
Cara ini membantu bisnis mencegah kehabisan barang ketika permintaan meningkat.
4. Kelompokkan Produk Berdasarkan Prioritas
Tidak semua produk membutuhkan perlakuan inventaris yang sama. Bisnis dapat menggunakan metode klasifikasi ABC.
- Kategori A: Produk bernilai tinggi atau memberikan kontribusi penjualan terbesar.
- Kategori B: Produk dengan nilai dan tingkat penjualan sedang.
- Kategori C: Produk bernilai lebih rendah atau memiliki pergerakan yang lebih lambat.
Nah, produk yang memiliki impact yang besar seperti kategori A perlu dipantau lebih ketat karena memiliki dampak besar terhadap pendapatan dan modal bisnis.
5. Terapkan Metode FIFO atau FEFO
Metode pengeluaran barang harus disesuaikan dengan karakteristik produk.
FIFO atau First In, First Out berarti barang yang pertama masuk harus lebih dahulu dijual atau digunakan. Metode ini cocok untuk sebagian besar produk agar stok lama tidak terlalu lama tersimpan.
Sementara itu, FEFO atau First Expired, First Out memprioritaskan barang dengan tanggal kadaluwarsa paling dekat. Metode ini penting untuk produk makanan, minuman, kosmetik, dan obat-obatan.
6. Lakukan Stock Opname Secara Berkala
Stock opname merupakan proses membandingkan stok yang tercatat dengan jumlah barang fisik di gudang atau toko.
Untuk mempercepat proses stock opname, apalagi jika bisnis memiliki produk yang sangat banyak, maka lebih bijak menggunakan aplikasi stock opname agar sistem yang mencocokan keadaan fisik dan catatan sistem secara otomatis.
Pemeriksaan dapat dilakukan setiap minggu, setiap bulan, atau berdasarkan kategori produk. Produk yang memiliki nilai tinggi dan pergerakan cepat sebaiknya diperiksa lebih sering.
Apabila ditemukan selisih, bisnis perlu mencari penyebabnya apa, biasanya karena kesalahan pencatatan, kerusakan, kehilangan, retur yang belum diproses, atau transaksi yang belum masuk ke sistem.
7. Atur Tata Letak Gudang dengan Jelas
Penempatan barang yang terorganisasi dapat mempercepat proses pengambilan dan pengiriman pesanan. Produk sebaiknya dikelompokkan berdasarkan kategori, ukuran, tingkat penjualan, atau karakteristik penyimpanannya.
Produk yang paling sering terjual dapat ditempatkan di area yang mudah dijangkau. Setiap rak dan lokasi penyimpanan juga perlu diberikan kode agar barang lebih mudah ditemukan.
8. Pantau Produk Cepat dan Lambat Terjual
Bisnis perlu mengetahui produk yang memiliki perputaran cepat atau fast moving serta produk yang lambat terjual atau slow moving.
Produk fast moving membutuhkan pemantauan dan restock lebih rutin. Sedangkan, produk slow moving dapat ditangani melalui promosi, bundling, diskon, atau pengurangan jumlah pembelian berikutnya.
9. Buat Perkiraan Permintaan
Riwayat penjualan dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan stok pada periode berikutnya. Perhatikan tren penjualan, musim, hari besar, program promosi, dan perubahan perilaku pelanggan.
Sebagai contoh, permintaan produk tertentu mungkin meningkat menjelang Ramadan, akhir tahun, atau periode kampanye marketplace. Dengan perkiraan yang tepat, bisnis dapat menyiapkan stok tanpa membeli secara berlebihan.
10. Kelola Hubungan dengan Supplier
Supplier yang dapat diandalkan berpengaruh terhadap kelancaran persediaan. Bisnis perlu mencatat waktu pengiriman, harga, jumlah minimum pembelian, kualitas produk, dan konsistensi setiap supplier.
Sebaiknya bisnis juga memiliki supplier alternatif untuk produk penting. Dengan begitu, proses restock tidak sepenuhnya bergantung pada satu pihak.
11. Integrasikan Stok dari Seluruh Channel Penjualan
Bisnis yang berjualan melalui toko offline, webstore, dan beberapa marketplace perlu menyatukan data stoknya. Setiap transaksi harus langsung mengurangi persediaan dari sumber stok yang sama.
Platform yang bisa mengintegrasikan bisnis dengan seluruh channel penjualan marketplace, toko offline dan webstore yaitu Jubelio Omnichannel Marketplace. Dengan sistem Jubelio, stok dari berbagai channel akan saling terintegrasi satu sama lain.
Integrasi inventaris membantu mencegah overselling dimana kondisi ketika produk terjual di beberapa channel meskipun jumlah stok sebenarnya tidak mencukupi.
12. Gunakan Sistem Manajemen Inventaris Jubelio
Jubelio merupakan salah satu aplikasi stok barang yang paling direkomendasikan karena fiturnya yang lengkap mulai dari sistem aplikasi stok, WMS, POS, OMS, akuntansi, webstore, integrasi chat marketplace, pengiriman barang hingga sales analytic.
Ketika jumlah produk dan transaksi semakin banyak, pencatatan manual menggunakan buku atau spreadsheet dapat meningkatkan risiko kesalahan.
Fitur Manajemen Inventaris Jubelio:
- Memperbarui stok secara otomatis
- Menyinkronkan stok di berbagai channel penjualan
- Memantau barang masuk dan keluar
- Mengelola beberapa gudang
- Mengamankan stok dengan stok cadangan
- Menentukan batas minimum stok
- Menampilkan riwayat pergerakan barang
- Menghasilkan laporan inventaris
Gunakan aplikasi stok barang Jubelio secara GRATIS untuk bisa mencoba semua fiturnya untuk mempermudah operasional bisnis.
