Contoh Surat Tagihan Pembayaran – Ketika membuat bisnis, salah satu hal yang sulit adalah saat menjalankan usaha itu sendiri.
Mulai dari membuat pelaporan keuangan usaha sampai manajemen persediaan barang.
Padahal saat membangun sebuah bisnis, hal yang terpenting adalah bagaimana produk itu bisa terjual dan berapa jumlah barang yang telah terjual kepada pembeli.
Tapi ada saat dimana ada pembeli kamu belum membayar produk yang sudah dibeli.
Nah maka dari itu untuk memudahkan kamu menerima pembayaran tersebut kamu membutuhkan surat atau dokumen resmi yang nantinya ditagih kepada pembeli.
Tandanya kamu butuh surat tagihan pembayaran.
Lalu apa itu surat penagihan pembayaran ?
Pengertian Surat Penagihan
Surat penagihan adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pemilik usaha kepada pelanggannya.
Tujuan dibuatnya surat tagihan pembayaran agar pelanggan kamu melakukan pembayaran atas barang yang telah dibeli namun belum dibayar oleh pembelinya.
Lalu, apa yang membuat pembeli tersebut tidak melakukan pembayaran ?
Terdapat dua faktor yang membuat mereka belum melakukan pembayaran ke kamu, pertama kemungkinan mereka terlalu sibuk mengurus usahanya.
Kedua, bisa juga pembeli mengulur-ulur waktu pembayaran.
Baca juga: Apa Itu Nomor Invoice Beserta Cara Membuatnya
Fungsi Surat Tagihan
Kegunaan utama dari adanya surat tagihan adalah sebagai pengingat bagi pembeli yang mungkin lupa untuk membayarkan tagihan.
Hal tersebut umum terjadi pada beberapa orang, padahal kemungkinan mereka akan bayar tagihannya secara lunas sebelum jatuh tempo.
Karena satu dan lain hal, akhirnya membuat mereka lupa membayarnya.
Selain itu, masih ada beberapa fungsi surat penagihan invoice lainnya, diantaranya :
- Sebagai bukti adanya pembelian barang yang bisa digunakan bisnis untuk mendapatkan haknya dan dapat dilanjutkan ke jalur hukum karena tidak memenuhi kesepakatan.
- Surat yang berisi tagihan tersebut, dijadikan sebagai solusi apabila usaha kamu kesulitan meminta pembayaran sehingga menimbulkan efek terhadap pihak tertagih.
- Terakhir, upaya kamu agar pihak tertagih tidak mengalami kerugian yang disebabkan denda keterlambatan pembayaran. Maka mereka diingatkan dengan dokumen tagihan ini.
Cara Membuat Surat Penagihan Pembayaran
Untuk membuat surat penagihan ada 8 komponen surat penagihan pembayaran dan kamu bisa menggunakan beberapa cara berikut ini :
Membuat Kop Surat
Langkah pertama yang bisa kamu lakukan saat membuat surat tagihan pembayaran adalah buat kop surat.
Berhubung surat penagihan ini merupakan dokumen resmi penjualan, maka harus menyertakan kop surat.
Sebab adanya kop surat penerima, pihak penerima bisa mengetahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.
Masukkan Tempat dan Tanggal dibuatnya surat
Komponen penting dari pembuatan surat penagihan yaitu tempat dan tanggal.
Adanya tempat dan tanggal memberikan informasi kapan surat tersebut dibuat oleh usaha kamu.
Baca juga: Pentingnya Memiliki Aplikasi Penjualan Pada Bisnis Kamu
Berikan Nomor, Perihal dan Lampiran
Dikarenakan surat tagihan pembayaran ini merupakan salah satu dokumen resmi perusahaan, maka pada surat tersebut kamu masukkan komponen nomor, perihal, dan lampiran.
Tulisakan Pihak yang Dituju
Ini merupakan komponen penting lainnya dari membuat surat tagihan yaitu menuliskan pihak yang akan dituju dengan jelas.
Tujuannya agar surat penagihan tersebut sampai kepada pihak yang tepat yaitu pihak pembeli barang.
Buat Pembuka, Isi, dan Penutup
Cara selanjutnya dengan membuat urutan, mulai dari pembuka, isi, sampai penutup.
Di bagian pembuka, kamu berikan ucapan salam pembuka dan kalimat pembuka.
Pada bagian isi kamu masukkan informasi terkait waktu jatuh tempo, jumlah invoice tunggakan, beri tahu jatuh tempo berikutnya harapannya agar pembiayaan dapat dibayarkan tepat waktu.
Bagian penutup, kamu ucapkan salam penutup dan terima kasih.
Jangan Lupa Masukkan Nama Pengirim
Pada bagian akhir surat pembayaran, hal penting berikutnya yaitu menambahkan nama pengirim surat beserta tanda tangan pengirim.
Baca juga : Cara Membuat Faktur Penjualan Secara Manual, Mau yang Lebih Mudah ?
Contoh Surat Tagihan Pembayaran
Sebelum kamu membuat surat penagihan, pastikan semua elemen terkandung di dalam surat tagihan tersebut, seperti :
- Kepastian tunggakan yang belum dibayarkan
- Jumlah invoice yang dibebankan
- Memberi tahu bahwa sudah melewati jatuh tempo
Berikut ini, contoh surat penagihan pembayaran yang bisa kamu gunakan pada bisnis.
Dimana, di dalamnya sudah terdapat komponen yang sebelumnya sudah dijelaskan, bisa dilihat dari adanya kop surat,yang berisi nama perusahaan beserta alamatnya.
Lalu, bagian selanjutnya ada tanggal jelas, nomor, lampiran, dan perihal.
Pada bagian isi surat, kamu dapat menjelaskan jumlah tunggakan yang belum dibayar sebagai penjelas berikan buktinya berupa nomor faktur dan lampirannya.
Baru di paragraf berikutnya, tuliskan berapa lama tunggakan itu sudah dibayarkan dan berikan waktu tambahan jatuh tempo supaya mereka bisa melunasi tunggakan tersebut.
Tips Mudah Membuat Surat Tagihan Usaha
Kamu pengen buat surat tagihan pembayaran dengan mudah dan otomatis ?
Ya, kamu bisa menggunakan platform Jubelio Akunting untuk membantu kamu membuat surat tagihan secara otomatis.
Jadi, kamu enggak perlu buat lagi secara manual menulis masing-masing komponen.
Apalagi Software akuntansi Jubelio termasuk ke sistem omnichannel, kamu enggak cuma dapat laporan keuangan melainkan persediaan stok barang, sampai sistem manajemen gudang.
Ditambah Jubelio sudah terintegrasi ke semua channel penjualan, kamu bisa jualan offline dan online secara bersamaan dalam satu dashboard aja.
Mau urus bisnis cuma satu kali klik? Kamu juga bisa coba buat akun GRATIS Jubelio dengan klik tombol di bawah ini.
