Siapa yang sering belanja atau berjualan barang secara online?
Kalau kamu sering belanja secara online, tentunya nggak asing dengan istilah delivery order.
Arti delivery adalah pengiriman, sedangkan delivery order berhubungan dengan layanan pesanan produk secara online yang biasanya berupa tanda bukti pemesanan barang.
Tapi masih ada pula yang bingung membedakan antara delivery order dengan surat jalan ataupun delivery note, padahal ketiganya mempunyai perbedaan.
Untuk lebih jelasnya mengenai apa yang dimaksud delivery order, kita simak yuk penjelasannya di bawah sini.
Apa itu Delivery Order (DO)?
Delivery Order (DO) adalah dokumen resmi yang berisi surat perintah untuk mengeluarkan barang dari penyimpanan di gudang untuk dikirimkan kepada pembeli.
Dokumen yang dimaksud berupa perintah yang diberikan oleh pihak penjual ke penyedia jasa ekspedisi supaya segera melakukan proses pick-up dan pengiriman barang ke konsumen.
Biasanya, dokumen ini dibuat ketika sudah ada kesepakatan antara penjual dengan pembeli sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman ketika barang sudah dikirim.
Delivery order adalah surat yang berupa perintah pengiriman barang yang dibuat oleh pihak penjual agar barang dapat dikirimkan ke pembeli. Biasanya, delivery order diberikan oleh penjual kepada staff gudang agar barang siap dikirim ke jasa ekspedisi.
Delivery order shipping sangat terkait dengan kepentingan customer yaitu pihak bisnis dari sebuah perusahaan dalam hal utilisasi teknologi untuk membantu, mengoptimalisasi jalannya satu atau lebih proses bisnis
Kadang orang masih tertukar dan sulit membedakan antara delivery order dan surat jalan. Umumnya, delivery order berkaitan dengan proses transaksi yang dilakukan oleh penjual dengan pihak ekspedisi dan digunakan sebagai acuan untuk membuat surat jalan.
Sedangkan surat jalan adalah bukti legal dari pengiriman barang dan biasanya berkaitan dengan kesepakatan antara penjual dengan pembeli.
Delivery order digunakan sebagai surat pengantar barang ke pembeli yang berguna sebagai tanda bukti pemesanan barang.
Jika disimpulkan, adanya layanan delivery order dapat mempermudah pelanggan untuk memesan barang secara online dan menerima barang secara langsung tanpa harus datang ke toko offline (fisik).
Perbedaan delivery order dan surat jalan, bisa dicek berikut ini.
- Delivery order adalah dokumen yang dibutuhkan sebagai perintah untuk pengiriman barang. Sementara, surat jalan adalah dokumen pendamping barang yang diberikan langsung kepada buyer sebagai bukti penagihan atas barang yang dibeli.
- Delivery order tidak perlu dibawa oleh kurir karena dokumen tersebut hanya berperan sebagai permintaan pengiriman barang dari penjual kepada pihak ekspedisi. Sementara, surat jalan wajib dibawa oleh kurir karena sebagai bukti resmi pengiriman ketika dilakukan pemeriksaan muatan kendaraan oleh petugas di jalan.
- Delivery order berhubungan dengan proses transaksi yang dilakukan oleh pihak penjual dengan ekspedisi. Sementara, surat jalan berhubungan dengan kesepakatan antara penjual dengan pembeli.
- Delivery order digunakan sebagai acuan untuk membuat surat jalan, sedangkan surat jalan merupakan bukti legal pengiriman barang.
- Bentuk delivery order dari setiap perusahaan berbeda satu sama lain. Sementara, bentuk surat jalan umumnya memiliki format yang tidak jauh berbeda yakni terdiri dari tiga rangkap warna dengan fungsi yang berbeda.
Baca juga: Apa Itu Ekspedisi dan Keuntungannya Pada Bisnis Online
Fungsi Delivery Order
Berikut ini beberapa fungsi delivery order yang perlu diketahui, yaitu:
1. Sebagai Instruksi Penyerahan Barang dari Pengirim
Delivery order (DO) berfungsi sebagai dokumen resmi yang menjadi panduan bagi pihak ekspedisi atau tim gudang ketika menyerahkan barang kepada penerima. Melalui DO, semua informasi penting seperti jenis barang, jumlah, hingga alamat tujuan tersampaikan dengan jelas sehingga proses serah terima bisa berjalan sempurna.
Ekspedisi tidak perlu menebak-nebak pesanan dan gudang bisa memastikan barang yang keluar benar-benar sesuai dengan permintaan pelanggan.
2. Sebagai Sumber Informasi Barang
Delivery order juga berfungsi sebagai dokumen yang memastikan pembeli menerima barang sesuai dengan apa yang mereka pesan mulai dari spesifikasi produk, jenis barang, hingga jumlah dan metode pembayaran yang telah disepakati.
Bagi pembeli, keberadaan DO memberikan rasa aman karena setiap detail transaksi memiliki jejak yang jelas. Bagi bisnis, dokumen ini membantu menjaga kepercayaan pelanggan sekaligus mengurangi potensi komplain akibat kesalahan operasional.
3. Sebagai Bukti Resmi Pengiriman Barang
Sebagai dokumen legal yang menandai bahwa barang telah keluar dari gudang dan masuk ke tahap proses pengiriman. DO menjadi jejak administrasi yang bisa dibuktikan apabila muncul kendala seperti barang tidak sampai, terjadi perbedaan jumlah, atau ada komplain dari pelanggan.
Dengan adanya DO, perusahaan memiliki dasar yang jelas bahwa pengiriman telah dilakukan sesuai prosedur.
4. Mengurangi Risiko Kesalahan Pengiriman
Sebagai panduan yang memuat informasi lengkap tentang pengirim, penerima, dan spesifikasi barang. Dengan dokumen ini, tim gudang maupun pihak ekspedisi memiliki acuan yang jelas sehingga peluang terjadinya kesalahan salah alamat, barang tertukar, atau jumlah tidak sesuai dapat dihindari.
DO membantu memastikan setiap paket bergerak ke tujuan yang benar, dengan isi yang sesuai pesanan, dan tidak membebani perusahaan dengan biaya koreksi atau komplain.
5. Mengelola Riwayat Pengiriman
Berkat informasi yang tercantum di dalamnya mulai dari jenis barang, jumlah, hingga alamat tujuan, perusahaan dapat memonitor perjalanan barang dari gudang hingga ke tangan pelanggan.
Dokumen ini membantu tim operasional melihat status pengiriman, mendeteksi potensi hambatan lebih cepat, dan memastikan setiap paket tiba sesuai jadwal.
6. Mempermudah Proses Dokumentasi Administrasi & Audit
Dengan adanya catatan yang jelas mengenai barang yang dikirim mulai dari jumlah, waktu pengiriman, hingga pihak penerima perusahaan dapat menjaga transparansi dalam setiap transaksi.
Dokumen ini membantu memastikan data pengiriman selaras dengan laporan keuangan, meminimalkan selisih pencatatan, dan mempermudah proses audit internal.
Bagi kamu yang memiliki bisnis online saat ini, penting untuk memahami mengenai delivery order. Sebab, dengan dokumen delivery order, pembeli dapat tenang dan mereka tidak perlu untuk memeriksa status pengiriman barang sudah sampai mana.
Baca juga: Kenalan Yuk Sama Apa Itu Shipping Beserta Prosesnya
Keuntungan Fasilitas Delivery Order untuk Bisnis
Delivery order telah menjadi bagian penting dari banyak bisnis, terutama pada bisnis online.
Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari menawarkan layanan delivery order dalam bisnis:
1. Meningkatkan Jangkauan Pasar
Dengan layanan pengiriman, bisnis kamu dapat menjangkau pelanggan yang tidak dapat datang ke lokasi fisik sehingga memperluas jangkauan pelanggan dan memungkinkan bisnis untuk melayani area geografis yang lebih luas.
Karena, kamu bisa melayani pelanggan di berbagai lokasi tanpa batasan geografis.
2. Meningkatkan Penjualan dan Pendapatan
Pelanggan cenderung memesan lebih sering jika mereka tahu bahwa produk dapat dikirimkan langsung ke pintu mereka tanpa perlu mendatangi toko fisik sehingga frekuensi pembelian semakin besar.
Dengan begitu, secara tidak langsung dapat meningkatkan penjualan dan pendapatan bisnis kamu.
3. Kenyamanan Pelanggan
Pelanggan dapat berbelanja dari kenyamanan rumah mereka tanpa perlu mengunjungi toko fisik, menghemat waktu dan tenaga.
Layanan pengiriman memungkinkan pelanggan untuk memesan kapan saja, bahkan di luar jam operasional normal toko fisik.
4. Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan
Pengiriman tepat waktu dan produk yang diterima dalam kondisi baik dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, yang berpotensi meningkatkan loyalitas pelanggan dan bisnis berulang.
Selain itu, bisnis dapat menawarkan layanan pengiriman yang dipersonalisasi, seperti pilihan waktu pengiriman atau pengemasan khusus, yang dapat meningkatkan pengalaman pelanggan.
5. Efisiensi Operasional
Dengan data pesanan pengiriman, bisnis dapat lebih mudah melacak dan mengelola inventaris dan mengurangi risiko kehabisan stok atau kelebihan stok.
Bisnis dapat mengoptimalkan rantai pasok mereka untuk memastikan pengiriman yang efisien dan biaya yang lebih rendah.
6. Pemanfaatan Teknologi
Dengan menggunakan platform e-commerce dan aplikasi pengiriman, bisnis dapat mengintegrasikan layanan pengiriman dengan sistem penjualan online mereka, memberikan pengalaman yang mulus bagi pelanggan.
Terlebih lagi, platform pengiriman memungkinkan pelanggan untuk melacak pesanan mereka secara real-time, memberikan transparansi dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Salah satunya ada platform aggregator logistik yang sudah terhubung dengan sistem omnichannel sehingga kamu bisa mengurus segala operasional bisnis sampai tahap pengiriman barang.
Jadi, kamu bisa melakukan pelacakan barang, resi pengiriman, dan terintegrasi dengan berbagai jasa ekspedisi, semuanya dapat kamu akses hanya melalui satu dashboard saja, yaitu Jubelio Shipment.
7. Mengumpulkan Data Pelanggan
Layanan pengiriman memungkinkan bisnis untuk mengumpulkan data tentang preferensi dan kebiasaan belanja pelanggan, yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan strategi pemasaran dan penawaran produk.
Data yang telah dikumpulkan dapat digunakan untuk membuat penawaran yang lebih personal dan relevan bagi setiap pelanggan, meningkatkan peluang penjualan.
8. Mengurangi Biaya Operasional
Seiring meningkatnya penjualan online dan pengiriman, bisnis dapat mengurangi ketergantungan pada toko fisik, mengurangi biaya sewa, utilitas, dan tenaga kerja.
9. Memperkuat Brand
Layanan pengiriman dapat meningkatkan visibilitas dan kehadiran brand di pasar, membantu membangun citra positif dan kepercayaan pelanggan.
Dengan berbagai keuntungan ini, layanan delivery order telah menjadi komponen penting dari strategi bisnis, sebab manfaat delivery order adalah membantu bisnis untuk berkembang dan tetap kompetitif di pasar yang semakin digital dan terhubung.
Cara Kerja Proses Delivery Order
Meskipun terlihat sederhana, proses delivery order sebenarnya melibatkan beberapa langkah seperti di bawah ini
1. Pelanggan Melakukan Pemesanan
Proses dimulai ketika pelanggan mengirimkan pesanan melalui toko online, offline atau marketplace.
2. Penjual atau Distributor Menerbitkan Delivery Order
Setelah pesanan diverifikasi, penjual menyusun dan menerbitkan dokumen DO. Dokumen ini memuat detail seperti jenis barang, jumlah, alamat tujuan, hingga instruksi khusus jika ada.
3. Tim Gudang Memproses DO
DO kemudian diteruskan ke tim gudang. Mereka akan menyiapkan barang sesuai informasi pada dokumen yang diberikan mulai dari pengecekan stok, picking, hingga memastikan barang yang diambil sudah benar dan sesuai pesanan.
4. Barang Dikirimkan oleh Kurir atau Ekspedisi
Setelah barang siap dan dikemas, tahap selanjutnya adalah pengiriman. Kurir atau jasa ekspedisi akan mengirimkan barang ke alamat yang tertera dalam DO mengikuti instruksi pengiriman yang telah ditetapkan.
5. Pelanggan Menerima dan Mengkonfirmasi Barang
Saat barang tiba, pelanggan biasanya diminta memberikan tanda terima dalam bentuk tanda tangan fisik maupun digital.
Contoh Dokumen Delivery Order
Berikut ini adalah contoh bentuk dokumen Delivery Order.
Sumber Gambar: Usahaku.com
Perbedaan antara Delivery Order dan Delivery Note
Seringkali, orang bingung dengan perbedaan delivery note dan delivery order, karena keduanya terkait dengan proses pengiriman barang. Namun, ada perbedaan penting di antara keduanya:
Delivery note adalah dokumen yang mengkonfirmasi pengiriman barang dan mencatat penerimaan barang oleh pihak penerima. Ini digunakan untuk tujuan bukti dan pemantauan stok.
Sementara, delivery order adalah instruksi yang diberikan oleh pihak pengirim kepada pihak yang akan melakukan pengiriman. Ini mencantumkan rincian pengiriman, termasuk jenis barang, alamat penerima, dan instruksi pengiriman.
Sederhananya, delivery note adalah catatan tentang apa yang telah dikirim, sementara delivery order adalah instruksi tentang apa yang harus dikirim. Keduanya merupakan bagian penting dalam proses pengiriman barang.
Dalam dunia logistik dan manajemen rantai pasokan, pemahaman yang kuat tentang delivery note sangat penting. Delivery note adalah bukti tertulis tentang penerimaan barang, tetapi juga memiliki berbagai fungsi lain yang mempengaruhi operasi bisnis.
Optimalkan Proses Order di Bisnis Anda hingga ke Pengiriman dengan Sistem Jubelio
Kelola stok, pesanan, dan pengiriman tanpa ribet. Dengan sistem yang terintegrasi, DO bisa dibuat otomatis, status pesanan terpantau real-time, dan risiko kesalahan manual bisa dihindari.
Yuk coba sistem Jubelio secara GRATIS dengan melakukan klik tombol di bawah!
