Dalam dunia logistik dan manajemen gudang, istilah dispatch sering kali digunakan sebagai bagian penting dari proses pengiriman barang. Namun, apa sebenarnya arti dari dispatch? Bagaimana perannya dalam alur distribusi barang dari gudang ke pelanggan akhir?
Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang dispatch adalah, fungsinya dalam operasional logistik, serta bagaimana penerapannya dalam sistem pergudangan modern.
Dispatch Adalah…
Secara sederhana, dispatch adalah proses pengeluaran atau pengiriman barang dari gudang menuju lokasi tujuan. Dalam konteks logistik, dispatch menandai tahap akhir dari proses pemenuhan pesanan, yaitu ketika barang sudah dikemas dan siap dikirim ke pelanggan.
Dispatch juga dapat merujuk pada aktivitas koordinasi dan penjadwalan pengiriman, yang melibatkan berbagai elemen seperti kendaraan pengangkut, armada kurir, hingga jalur distribusi yang akan dilalui.
Pengertian Dispatch dalam Pergudangan
Dalam dunia manajemen gudang, dispatch merupakan tahapan kritikal setelah proses picking dan packing. Setelah barang dipilih (picking) dan dikemas (packing), maka langkah berikutnya adalah dispatch, yaitu memastikan barang-barang tersebut benar-benar keluar dari gudang dan tercatat dalam sistem.
Pengertian dispatch juga mencakup aktivitas administratif seperti pencetakan invoice, penempelan label pengiriman, dan pencatatan dalam sistem manajemen gudang (WMS).
Sedangkan dispatch dalam konteks e-commerce dan marketplace, biasanya merujuk pada notifikasi bahwa pesanan telah dikirim oleh penjual.
Contohnya, ketika kamu belanja online di marketplace, status “barang dikirim” atau “telah dikirim” berarti pesanan sudah masuk tahap dispatch dan sedang dalam perjalanan ke alamatmu.
Fungsi Dispatch dalam Proses Logistik
Dalam dunia logistik, dispatch memainkan peran penting sebagai penghubung antara proses internal (gudang) dan eksternal (pengiriman ke pelanggan).
Fungsi dispatch bukan sekadar mengeluarkan barang dari gudang, tetapi juga memastikan bahwa pengiriman berjalan tepat waktu, akurat, dan efisien. Berikut adalah fungsi-fungsi utama dispatch dalam proses logistik:
1. Menjamin Ketepatan Waktu Pengiriman
Salah satu fungsi utama dispatch adalah memastikan bahwa barang dikirim tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Dispatch menjadi titik awal dari pengiriman aktual, sehingga proses ini sangat memengaruhi kecepatan dan ketepatan pengantaran ke pelanggan akhir.
Dengan jadwal dispatch yang baik, perusahaan dapat menjaga komitmen waktu pengiriman kepada pelanggan.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan Pengiriman
Dispatch berfungsi sebagai tahapan validasi akhir sebelum barang meninggalkan gudang. Dalam proses ini, data pesanan diverifikasi ulang dengan barang yang akan dikirim, termasuk alamat tujuan, jenis barang, jumlah, dan metode pengiriman. Fungsi ini sangat penting untuk menghindari human error seperti salah kirim barang, salah alamat, atau salah jumlah.
3. Mengintegrasikan Proses Gudang dan Transportasi
Dispatch menjadi titik integrasi antara sistem pergudangan (Warehouse Management System/WMS) dan sistem transportasi (Transport Management System/TMS). Dengan adanya sistem dispatch yang terintegrasi, proses pengeluaran barang, penjadwalan kendaraan, dan pelacakan resi bisa dilakukan secara otomatis dan real-time. Fungsi ini meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam seluruh rantai pasok logistik.
4. Meningkatkan Kepuasan dan Kepercayaan Pelanggan
Pelanggan akan merasa lebih puas saat mereka mendapat notifikasi bahwa barang telah dikirim dan dapat dipantau perjalanannya. Dispatch memegang peran penting dalam menciptakan transparansi dan visibilitas dalam pengiriman. Semakin cepat dan tepat proses dispatch dilakukan, semakin baik persepsi pelanggan terhadap kualitas layanan logistik perusahaan.
5. Mengoptimalkan Kapasitas Armada Pengiriman
Melalui proses dispatch, perusahaan bisa melakukan penjadwalan pengiriman secara efisien, baik itu dengan armada sendiri maupun pihak ketiga (ekspedisi/3PL). Sistem dispatch yang baik akan memperhitungkan rute, kapasitas kendaraan, jumlah paket, dan prioritas pengiriman. Ini membantu menekan biaya logistik dan mempercepat proses distribusi barang.
6. Mendukung Monitoring dan Pelacakan Pengiriman
Setelah proses dispatch dilakukan, sistem akan mengaktifkan tracking number atau resi pengiriman yang dapat digunakan oleh pelanggan maupun tim logistik untuk memantau posisi barang. Fungsi ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan monitoring pengiriman secara real-time dan merespons lebih cepat jika terjadi kendala dalam perjalanan.
7. Menjadi Dasar Evaluasi Performa Logistik
Data dari proses dispatch seperti waktu pengiriman, jumlah barang, tingkat keterlambatan, hingga feedback pelanggan menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan performa logistik. Dengan mengelola data dispatch secara sistematis, perusahaan dapat mengidentifikasi bottleneck dan mengoptimalkan proses fulfillment secara keseluruhan.
Tahapan Lengkap Proses Dispatch Barang
Proses dispatch barang adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan mulai dari persiapan barang untuk dikirim, hingga barang resmi keluar dari gudang dan masuk ke sistem pengiriman.
Dispatch menjadi tahapan krusial setelah barang diproses (picking dan packing), yang menandai transisi dari internal proses gudang ke eksternal proses pengiriman.
1. Penerimaan Instruksi Dispatch (Order Confirmation)
Tahapan pertama dalam proses dispatch adalah ketika sistem menerima instruksi pengiriman dari pesanan yang masuk. Informasi seperti SKU produk, jumlah unit, alamat pengiriman, metode ekspedisi, dan estimasi waktu pengiriman tercatat dalam sistem. Sistem manajemen gudang (Warehouse Management System/WMS) akan secara otomatis mengatur jadwal pengambilan barang dan mencatat pesanan tersebut sebagai permintaan dispatch.
2. Picking (Pengambilan Barang)
Setelah pesanan diterima, tim gudang melakukan proses picking, yaitu mengambil barang dari rak atau lokasi penyimpanan berdasarkan daftar picking list. Proses ini dapat dilakukan secara manual atau otomatis menggunakan barcode scanner atau teknologi RFID. Picking harus dilakukan secara akurat agar SKU dan jumlah barang sesuai dengan pesanan pelanggan.
3. Packing (Pengemasan)
Barang yang sudah diambil akan masuk ke tahap packing. Pada tahap ini, barang dikemas sesuai standar yang ditentukan berdasarkan jenis produk, berat, dan volume. Packing label kemudian ditempel pada paket dan biasanya mencantumkan informasi penting seperti nomor pesanan, nama penerima, dan alamat tujuan. Selain itu, sistem akan mencetak invoice dan dokumen lain yang diperlukan untuk pengiriman.
4. Quality Check (QC) dan Verifikasi
Sebelum barang dikirim, dilakukan pengecekan kualitas atau quality check (QC). Tim gudang memastikan bahwa barang yang akan dikirim dalam kondisi baik, sesuai pesanan, dan tidak cacat. Verifikasi data juga dilakukan dengan mencocokkan antara dokumen pesanan dan barang yang dikemas. Tahapan ini sangat penting untuk menghindari kesalahan kirim atau retur akibat ketidaksesuaian.
5. Labeling dan Dokumentasi Pengiriman
Setelah pengecekan selesai, paket akan diberi label pengiriman resmi dari pihak kurir atau sistem terintegrasi. Label ini memuat barcode dan nomor resi yang dibutuhkan untuk pelacakan. Selain itu, dokumen seperti surat jalan dan resi pengiriman dicetak dan disimpan secara digital dalam sistem ERP atau WMS untuk memastikan semua barang terdokumentasi dengan baik.
6. Penjadwalan & Koordinasi Transportasi
Langkah berikutnya adalah penjadwalan pengiriman dan koordinasi dengan armada pengangkut. Sistem akan menentukan kendaraan, jalur distribusi, dan waktu keberangkatan berdasarkan alamat tujuan serta prioritas pengiriman. Jika perusahaan menggunakan jasa ekspedisi pihak ketiga atau sistem TMS (Transport Management System), data pengiriman akan langsung tersinkron secara otomatis.
7. Loading Barang ke Kendaraan
Barang yang siap dikirim akan dipindahkan ke area loading dock dan dimuat ke dalam kendaraan sesuai dengan rute dan urutan pengiriman. Proses loading harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan barang tidak rusak selama proses muat. Barang-barang yang dimuat harus sudah melewati tahap verifikasi dan memiliki label pengiriman yang valid.
8. Dispatch (Pengeluaran Barang dari Gudang)
Tahap dispatch secara resmi terjadi ketika barang keluar dari gudang. Sistem akan memperbarui status barang menjadi “dispatched” dan tracking number mulai aktif. Ini menandai bahwa tanggung jawab barang kini berpindah dari tim gudang ke pihak logistik atau kurir pengantar. Informasi dispatch ini juga tercatat secara otomatis dalam sistem.
9. Notifikasi ke Pelanggan & Pelacakan
Tahap terakhir adalah pengiriman notifikasi ke pelanggan bahwa barang telah dikirim. Notifikasi biasanya berupa email, SMS, atau update otomatis di marketplace atau dashboard toko online. Pelanggan akan menerima nomor resi untuk melakukan pelacakan posisi barang secara real-time hingga barang diterima.
Kesimpulan
Dispatch adalah proses penting dalam pengiriman barang, yang berfungsi sebagai jembatan antara gudang dan pelanggan. Tanpa sistem dispatch yang baik, proses logistik bisa menjadi tidak efisien dan merugikan bisnis. Dengan memahami fungsi, tahapan, dan sistem yang mendukung dispatch, pelaku usaha dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.
