Mengelola barang dalam bisnis tidak cukup hanya dengan mencatat nama produk atau jumlah stok yang tersedia. Setiap barang perlu memiliki identitas yang jelas agar lebih mudah dilacak, dicek kondisinya, dan dikelola dengan rapi.
Di sinilah kode inventaris barang memiliki peran penting. Dengan kode inventaris, setiap barang memiliki identitas unik yang membantu bisnis dalam melakukan pencatatan, pelacakan, audit, hingga stock opname secara lebih mudah dan akurat.
Lalu, apa itu kode inventaris barang, apa saja fungsi dan manfaatnya, jenis format kode yang bisa digunakan, serta bagaimana cara membuatnya? Simak penjelasan lengkapnya di artikel berikut ini.
Apa itu Kode Inventaris Barang?
Kode inventaris barang adalah kode unik yang diberikan pada setiap barang atau aset milik perusahaan, toko, sekolah, kantor, atau organisasi untuk memudahkan proses pencatatan, pelacakan, dan pengelolaan barang.
Kode ini berfungsi sebagai identitas khusus bagi setiap barang, sehingga barang tersebut lebih mudah dibedakan dari barang lain, meskipun jenis atau bentuknya sama.
Dengan adanya kode tersebut, perusahaan bisa mengetahui kapan barang itu dibeli, berada di lokasi mana, dan bagaimana kondisinya.
Fungsi Kode Inventaris Barang
Berikut ini beberapa fungsi dari kode inventaris barang:
1. Sebagai Identitas Unik Barang
Kode inventaris berfungsi sebagai tanda pengenal khusus untuk setiap barang. Dengan kode ini, setiap aset bisa dibedakan meskipun memiliki jenis, merek, warna, atau bentuk yang sama.
Contohnya perusahaan memiliki 20 kursi kantor dengan model serupa. Tanpa kode inventaris, akan sulit membedakan kursi mana yang berada di ruang meeting, ruang admin, atau ruang direktur.
2. Memudahkan Pencatatan Barang
Setiap barang bisa dicatat berdasarkan kode, nama barang, jumlah, lokasi, kondisi, tanggal pembelian, hingga pengguna barang tersebut.
Dengan begitu, data inventaris tidak mudah tertukar dan lebih mudah diperbarui saat ada perubahan.
3. Membantu Pelacakan Lokasi Barang
Salah satu fungsi penting kode inventaris adalah untuk mengetahui posisi atau lokasi barang. Perusahaan bisa melacak apakah barang berada di gudang, kantor cabang, ruang kerja, toko, atau sedang digunakan oleh karyawan tertentu.
4. Mempermudah Proses Audit
Saat dilakukan audit aset, kode inventaris memudahkan tim untuk mencocokkan data di sistem dengan kondisi barang secara langsung. Barang yang sudah diberi kode akan lebih mudah dicek, dihitung, dan diverifikasi.
5. Mengontrol Kondisi Barang
Kode inventaris juga berfungsi untuk membantu memantau kondisi barang. Misalnya, apakah barang masih layak pakai, rusak, sedang diperbaiki, hilang, atau sudah tidak digunakan lagi.
Data kondisi barang ini penting agar perusahaan bisa menentukan kapan barang perlu diperbaiki, diganti, atau dihapus dari daftar aset.
Manfaat Kode Inventaris Barang
Dengan adanya kode inventaris barang, kamu akan memperoleh banyak manfaat sebagai berikut:
1. Mengurangi Risiko Kehilangan Barang
Dengan adanya kode inventaris, setiap barang memiliki identitas yang jelas. Perusahaan jadi lebih mudah mengetahui siapa pengguna barang, di mana barang disimpan, dan bagaimana statusnya.
Hal ini dapat mengurangi risiko barang hilang, tertukar, atau tidak terdata.
2. Membuat Pengelolaan Aset Lebih Rapi
Kode inventaris membantu perusahaan mengelola aset secara lebih teratur. Semua barang bisa dikelompokkan berdasarkan kategori, lokasi, tahun pembelian, atau divisi pengguna.
Pengelolaan yang rapi membuat perusahaan lebih mudah mengambil keputusan terkait penggunaan dan perawatan barang.
3. Mempercepat Pencarian Data Barang
Saat membutuhkan informasi tentang barang tertentu, tim tidak perlu mencari secara manual satu per satu. Cukup menggunakan kode inventaris, data barang bisa ditemukan lebih cepat.
Misalnya, perusahaan ingin mengecek kursi dengan kode LPT-IT-2026-005, maka data terkait barang tersebut bisa langsung dicari di sistem atau catatan inventaris.
4. Memudahkan Perawatan dan Perbaikan Barang
Kode inventaris membantu perusahaan mencatat riwayat perawatan barang. Misalnya, kapan terakhir diperbaiki, apa kerusakannya, siapa teknisi yang menangani, dan berapa biaya perbaikannya.
Dengan catatan tersebut, perusahaan bisa lebih mudah menentukan apakah barang masih layak dipakai atau lebih baik diganti.
5. Membantu Perencanaan Pembelian Barang
Data inventaris yang tersusun dengan kode barang dapat membantu perusahaan mengetahui barang apa saja yang masih tersedia, rusak, kurang, atau perlu diganti.
Dari data tersebut, perusahaan bisa membuat perencanaan pembelian yang lebih tepat dan tidak membeli barang secara berlebihan.
6. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan kode inventaris, proses pencatatan, pengecekan, pencarian, dan pelaporan barang menjadi lebih cepat. Tim tidak perlu membuang banyak waktu untuk mencari informasi secara manual.
Jenis Kode Inventaris Barang
Terdapat beberapa jenis format kode inventaris barang, format berikut tergantung pada kebutuhan bisnis / perusahaan. Berikut ini beberapa jenis kodenya.
1. Kode Numerik
Kode numerik adalah kode inventaris yang hanya menggunakan angka. Format ini sederhana dan mudah dibuat, terutama untuk jumlah barang yang tidak terlalu kompleks.
Kode numerik cocok digunakan untuk pencatatan inventaris sederhana, misalnya di toko kecil, kantor, sekolah, atau gudang dengan kategori barang yang belum terlalu banyak.
Kelebihannya, kode ini mudah dibaca dan mudah diurutkan. Namun, kekurangannya adalah kode ini tidak langsung menjelaskan jenis barang, lokasi, atau divisi pengguna barang.
Contoh penggunaan kode numerik yaitu 001, 002, 003, 1001, 2026001.
2. Kode Alfabetik
Kode alfabetik adalah kode inventaris yang hanya menggunakan huruf. Biasanya huruf digunakan sebagai singkatan dari kategori barang, lokasi, divisi, atau jenis aset.
Kode alfabetik biasanya jarang digunakan sendiri, karena kurang spesifik untuk membedakan barang satu dengan barang lainnya. Namun, kode ini sangat berguna sebagai bagian awal dari kode inventaris.
Contohnya, LPT bisa menunjukkan bahwa barang tersebut adalah laptop.
3. Kode Alfanumerik
Kode alfanumerik adalah kode inventaris yang menggabungkan huruf dan angka. Jenis kode ini paling umum digunakan karena lebih informatif dan tetap mudah dibaca.
Kode ini bisa menunjukkan kategori barang sekaligus nomor urutnya. Misalnya, LPT001 berarti laptop dengan nomor inventaris 001.
Kode alfanumerik cocok digunakan untuk perusahaan, toko retail, gudang, sekolah, kantor, atau bisnis yang memiliki berbagai jenis aset.
4. Kode Kombinasi dengan Separator
Kode ini menggunakan gabungan huruf, angka, dan tanda pemisah seperti strip (-), garis miring (/), atau titik (.). Tujuannya agar kode lebih mudah dibaca dan memiliki struktur yang jelas.
Format ini cocok untuk bisnis atau perusahaan yang ingin mencantumkan beberapa informasi dalam satu kode, seperti lokasi, divisi, jenis barang, tahun pembelian, dan nomor urut.
Contoh: JKT-IT-LPT-2026-001
Arti dari kode tersebut yaitu:
- JKT = Lokasi Jakarta
- IT = Divisi IT
- LPT = Laptop
- 2026 = Tahun pembelian
- 001 = Nomor urut barang
5. Kode Barcode
Barcode adalah kode inventaris dalam bentuk garis-garis vertikal yang bisa dipindai menggunakan barcode scanner.
Biasanya barcode menyimpan informasi berupa angka atau kombinasi kode tertentu yang terhubung dengan data barang di sistem.
Barcode sangat berguna untuk mempercepat proses input data, pencarian barang, stock opname, dan pengecekan aset.
6. Kode QR Code
QR Code adalah kode berbentuk kotak dua dimensi yang bisa dipindai menggunakan kamera smartphone atau scanner. Dibandingkan barcode, QR Code dapat menyimpan informasi lebih banyak.
QR Code bisa berisi kode inventaris barang, nama barang, lokasi barang, kondisi barang, link ke data aset, riwayat perawatan barang
Contoh penggunaannya, perusahaan menempelkan QR Code pada laptop, meja, mesin, atau kendaraan. Saat dipindai, petugas bisa langsung melihat data lengkap barang tersebut.
7. Kode RFID
RFID adalah kode inventaris yang menggunakan chip atau tag khusus dan dapat dibaca menggunakan RFID reader. Berbeda dari barcode atau QR Code, RFID tidak selalu harus dipindai dari jarak dekat secara langsung.
RFID sering digunakan untuk kebutuhan inventaris yang lebih modern dan berskala besar seperti gudang besar, retail, rumah sakit, pabrik, perusahaan logistik dan manajemen aset perusahaan.
Kelebihannya, proses pengecekan barang bisa lebih cepat karena beberapa tag RFID dapat dibaca sekaligus.
8. Kode Serial Number
Serial number adalah kode unik bawaan dari produsen atau pabrik. Biasanya terdapat pada barang elektronik, mesin, kendaraan, atau perangkat IT.
Contoh barang yang memiliki serial number laptop, printer, smartphone, mesin produksi, kamera, kendaraan, dan perangkat jaringan.
Serial number bisa digunakan sebagai referensi tambahan dalam inventaris klaim garansi, servis, atau identifikasi barang secara resmi.
Cara Membuat Kode Inventaris Barang
1. Tentukan Informasi yang Ingin Dimasukkan ke Dalam Kode
Langkah pertama adalah menentukan data apa saja yang ingin ditampilkan dalam kode inventaris. Kode inventaris sebaiknya tidak dibuat asal, karena kode ini akan menjadi identitas barang dalam pencatatan.
Beberapa informasi yang bisa dimasukkan ke dalam kode inventaris antara lain jenis kategori barang, lokasi, divisi pengguna, tahun pembelian, nomor urut, dan kondisi barang.
2. Buat Singkatan untuk Setiap Kategori Barang
Agar kode tidak terlalu panjang, gunakan singkatan untuk menunjukkan jenis barang. Singkatan ini harus konsisten supaya mudah dipahami oleh semua orang yang menggunakan data inventaris.
3. Tentukan Format Kode yang Konsisten
Setelah menentukan elemen kode, buat format yang akan digunakan secara konsisten. Format ini menjadi aturan utama dalam penomoran inventaris.
4. Gunakan Nomor Urut yang Mudah Dibaca
Nomor urut berguna untuk membedakan barang satu dengan barang lainnya, terutama jika barang memiliki jenis yang sama.
Sebaiknya gunakan format angka dengan jumlah digit yang seragam, misalnya tiga digit atau empat digit.
5. Tambahkan Kode Lokasi Jika Barang Tersebar di Banyak Tempat
Jika barang berada di banyak cabang, gudang, toko, atau ruangan, sebaiknya tambahkan kode lokasi. Ini akan membantu proses pelacakan barang. Dengan cara ini, tim bisa mengetahui lokasi barang hanya dari kode inventarisnya.
6. Masukkan Kode Divisi Jika Barang Digunakan oleh Tim Tertentu
Untuk perusahaan yang memiliki banyak departemen, kode divisi bisa membantu mengetahui siapa pengguna atau penanggung jawab barang. Kode ini memudahkan perusahaan saat ingin mengecek aset berdasarkan divisi pengguna.
7. Cantumkan Tahun Pembelian Jika Dibutuhkan
Tahun pembelian bisa ditambahkan jika perusahaan ingin mengetahui usia barang dari kode inventaris. Ini berguna untuk perawatan, penggantian aset, atau audit.
Dari kode tersebut, perusahaan bisa lebih mudah mengetahui barang mana yang sudah lama digunakan dan mungkin perlu diperiksa kondisinya.
8. Pastikan Setiap Barang Memiliki Kode yang Berbeda
Setiap barang harus memiliki kode inventaris yang unik. Jangan menggunakan satu kode yang sama untuk beberapa barang, terutama untuk aset tetap seperti laptop, printer, meja, kursi, mesin, atau kendaraan.
Misalnya perusahaan memiliki 5 laptop dengan merek dan tipe yang sama, maka kode tetap harus dibedakan.
9. Catat Kode Inventaris ke Dalam Sistem atau Dokumen Inventaris
Setelah kode dibuat, masukkan kode tersebut ke dalam sistem inventaris, spreadsheet, atau buku pencatatan aset. Jangan hanya menempelkan kode pada barang tanpa mencatat datanya.
Permudah Kelola Inventaris Barang dengan Software Inventory Jubelio
Semakin banyak jumlah barang, lokasi penyimpanan, cabang, hingga aktivitas keluar-masuk stok, pengelolaan inventaris akan menjadi semakin kompleks.
Jika kode inventaris tidak dicatat dengan rapi, bisnis bisa mengalami berbagai kendala seperti data barang tidak sesuai, stok sulit dilacak, barang hilang tanpa riwayat yang jelas, hingga proses stock opname memakan waktu lebih lama.
Software Inventory Jubelio hadir sebagai solusi untuk pengelolaan inventaris barang pada bisnis agar berjalan lebih praktis, akurat, dan terkontrol.
Dengan sistem inventory, setiap barang dapat diberi kode unik, dicatat secara otomatis, dipantau lokasinya, dicek statusnya, hingga dilacak riwayat pergerakannya dalam satu sistem.
Bisnis juga tidak perlu lagi bergantung pada pencatatan manual yang rawan salah input. Semua data barang, mulai dari nama produk, kategori, jumlah stok, lokasi gudang, hingga riwayat transaksi bisa tersimpan secara lebih terstruktur.
Dengan begitu, proses pengelolaan inventaris menjadi lebih efisien, stock opname lebih cepat, dan bisnis dapat mengambil keputusan berdasarkan data stok.
Jadi, jika bisnis kamu mulai memiliki banyak barang, banyak gudang, atau sering mengalami selisih stok, sudah saatnya menggunakan sistem inventory untuk membantu operasional berjalan lebih rapi dan terkendali.
Yuk coba Software Inventory Jubelio secara GRATIS sekarang juga!
