Bayangkan ada satu produk yang hampir bersamaan dibeli melalui marketplace dan toko fisik. Jika stok masih dicatat secara manual, kondisi seperti ini cukup mudah membuat data berantakan. Di marketplace barang masih terlihat tersedia, padahal stok di gudang sebenarnya sudah habis.
Situasi seperti inilah yang membuat integrasi Warehouse Management System (WMS) dengan marketplace penting bagi bisnis omnichannel. WMS tidak hanya digunakan untuk mencatat persediaan, tetapi juga membantu mengatur berbagai aktivitas yang terjadi di gudang.
Bagi bisnis yang berjualan melalui beberapa kanal, sistem yang saling terhubung tentu akan memudahkan pekerjaan.
Perubahan stok, pesanan yang masuk, proses mengambil barang sampai pengiriman bisa dikelola dalam satu alur tanpa harus terus melakukan pencatatan secara manual.
Apa yang Dimaksud Integrasi WMS dengan Marketplace?
Integrasi WMS dengan marketplace berarti menghubungkan sistem pengelolaan gudang dengan kanal penjualan online yang digunakan bisnis. Ketika pelanggan melakukan pembelian, informasi pesanan dapat diteruskan ke sistem yang mengelola operasional gudang.
Stok kemudian disesuaikan berdasarkan transaksi sehingga data persediaan tidak perlu diperbarui satu per satu secara manual. Dengan integrasi WMS, aktivitas yang sebelumnya terpisah dapat berjalan dalam satu alur operasional yang lebih terkoordinasi.
Mengapa Bisnis Omnichannel Membutuhkan WMS?
Omnichannel bukan sekadar menjual produk di banyak tempat. Tantangan sebenarnya terletak pada bagaimana seluruh kanal tersebut tetap memberikan informasi yang konsisten.
Stok yang tersedia di gudang harus sesuai dengan jumlah barang yang ditampilkan di kanal penjualan. Pesanan yang masuk juga harus segera diteruskan ke bagian yang bertanggung jawab menyiapkannya.
Tanpa pengelolaan yang terintegrasi, pertumbuhan jumlah kanal justru dapat menambah beban pekerjaan. Staf mungkin harus membuka beberapa dashboard, mencocokkan data, lalu memperbarui stok secara manual.
WMS membantu mengurangi kerumitan tersebut dengan menjadikan gudang sebagai bagian dari ekosistem penjualan yang saling terhubung.
1. Risiko Overselling Bisa Ditekan
Kondisi ini terjadi ketika jumlah barang yang ditampilkan sebagai tersedia tidak sesuai dengan stok sebenarnya.
Misalnya, gudang hanya memiliki lima unit produk. Dalam waktu singkat, beberapa transaksi terjadi melalui kanal berbeda. Jika pembaruan stok tidak berjalan cepat, pelanggan berikutnya masih dapat melihat produk tersebut sebagai barang yang tersedia.
Integrasi WMS membantu mengurangi risiko tersebut karena perubahan persediaan dapat diteruskan ke kanal penjualan yang terhubung. Dengan data yang lebih konsisten, bisnis memiliki kontrol lebih baik terhadap jumlah produk yang benar-benar dapat dijual.
2. Pesanan Lebih Cepat Masuk ke Proses Gudang
Kecepatan pemrosesan pesanan sangat dipengaruhi oleh seberapa cepat informasi transaksi sampai ke gudang.
Dalam sistem manual, staf mungkin perlu mengecek pesanan dari beberapa kanal, mencatat detailnya, lalu menyerahkan informasi tersebut kepada tim gudang. Setiap tahapan tambahan membuka peluang terjadinya keterlambatan.
Integrasi membuat proses tersebut lebih ringkas. Pesanan yang masuk dapat diteruskan ke alur kerja gudang sehingga staf dapat segera mengetahui produk yang harus diambil, jumlah barang yang dibutuhkan, dan pesanan mana yang perlu diprioritaskan.
Perbedaan beberapa menit mungkin terlihat kecil ketika transaksi masih sedikit. Namun, saat volume pesanan meningkat menjadi puluhan atau ratusan transaksi per hari, penghematan waktu tersebut bisa memberikan dampak besar terhadap produktivitas.
3. Mempermudah Proses Picking dan Packing
Gudang yang sibuk tidak cukup hanya memiliki stok yang banyak. Barang juga harus mudah ditemukan. Jika lokasi produk tidak tertata dengan baik, staf dapat menghabiskan banyak waktu hanya untuk mencari barang.
Kesalahan mengambil produk pun lebih mungkin terjadi, terutama ketika terdapat banyak SKU dengan bentuk atau nama yang hampir sama. WMS dapat membantu pengelolaan lokasi penyimpanan melalui informasi seperti bin location atau lokasi rak.
Dengan informasi tersebut, staf memiliki panduan yang lebih jelas ketika mengambil barang. Proses picking menjadi lebih terstruktur dan waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan pesanan dapat ditekan. Setelah barang dikumpulkan, proses packing pun dapat berlangsung lebih lancar karena detail pesanan sudah tersedia dalam sistem.
4. Pengelolaan Resi Menjadi Lebih Praktis
Mencetak resi satu per satu mungkin masih mudah dilakukan ketika jumlah pesanan sedikit. Masalahnya mulai muncul ketika transaksi sudah semakin banyak.
Staf harus membuka pesanan, mengecek detail, mencetak resi, lalu mengulang pekerjaan yang sama untuk pesanan berikutnya. Kalau dilakukan setiap hari dengan jumlah transaksi yang tinggi, pekerjaan sederhana ini tentu cukup menyita waktu.
Sistem yang terintegrasi dapat membuat proses tersebut lebih praktis. Resi untuk beberapa pesanan bisa diproses secara massal sesuai kebutuhan operasional.
5. Data Gudang Lebih Mudah Dipantau
WMS juga membantu pemilik bisnis dan tim operasional melihat kondisi gudang dengan lebih mudah. Mulai dari jumlah persediaan, pergerakan barang, sampai aktivitas yang sedang berlangsung dapat dipantau melalui sistem.
Data tersebut bisa digunakan ketika bisnis perlu mengambil keputusan. Misalnya, menentukan kapan harus melakukan pengadaan kembali atau melihat produk mana yang pergerakan stoknya cukup tinggi.
Jadi, manfaat WMS tidak berhenti pada pekerjaan staf gudang. Data yang lebih tertata juga bisa membantu bisnis ketika harus menentukan langkah berikutnya.
Apa yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Integrasi?
Integrasi sistem tidak sebaiknya dilakukan tanpa persiapan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Pastikan nama dan kode produk konsisten
- Rapikan data SKU sebelum proses integrasi
- Tentukan struktur lokasi penyimpanan di gudang
- Periksa alur pemrosesan pesanan yang sedang berjalan
- Identifikasi pekerjaan manual yang paling banyak menghabiskan waktu
- Pastikan tim gudang memahami alur kerja baru
Persiapan ini penting supaya sistem yang digunakan tidak justru menambah masalah baru. Data produk dan alur kerja yang sudah rapi akan membuat proses integrasi berjalan lebih mudah.
Bangun Alur Bisnis dengan Bantuan Profesional
Jika bisnis Anda mulai kewalahan mengelola stok dan pesanan dari berbagai kanal, mungkin sudah waktunya mempertimbangkan sistem yang bisa menghubungkan aktivitas tersebut.
Melalui integrasi WMS marketplace, pengelolaan persediaan dan pesanan dapat dilakukan dengan lebih terkoordinasi, sehingga tim tidak perlu terus bergantung pada pencatatan manual yang rentan menimbulkan kesalahan.
Jubelio Omnichannel Marketplace membantu bisnis membangun alur operasional yang lebih praktis ketika jumlah transaksi dan kanal penjualan terus bertambah.
Dengan sistem yang lebih terintegrasi, pekerjaan seperti mengelola stok, memproses pesanan, dan mengatur aktivitas gudang bisa dilakukan dengan lebih praktis. Bisnis pun memiliki kontrol yang lebih baik terhadap operasional omnichannel.
