Beberapa waktu lalu, Jubelio telah menghadirkan fitur terbarunya yaitu Jubelio WMS.
Kalau kamu belum tahu WMS adalah sistem manajemen gudang yang dapat memudahkan kamu dalam mengelola operasional pergudangan seperti inventory sampai proses pesanan.
Nah, salah satu partner kami yang sudah menggunakan sistem gudang yang terintegrasi dan merasakan kemudahan dalam pengelolaan operasional gudang adalah Paxel.
Kami pun berkesempatan nih untuk berbincang langsung bersama mas Damon Pangaribuan selaku Operation Strategy Paxel.
Mau tahu gimana sih pengalaman mereka semenjak menerapkan sistem Jubelio WMS sampai kendala yang sering mereka alami?
Yuk langsung aja nih, kita simak ceritanya berikut ini.
Apa sih Paxel Fulfillment?
Paxel sendiri berdiri udah dari 2017 sedangkan Paxel Fulfillment baru mulai di awal tahun 2020.
Awalnya itu kita buat fulfillment bertujuan untuk membantu UMKM yang membutuhkan jasa penyimpanan sampai pengiriman, khususnya untuk produk seperti frozen food atau fresh produk.
Bukan cuma UMKM aja melainkan perusahaan korporasi yang menjual produk es krim juga bisa.
Kalau dari prosesnya sendiri itu awalnya dilakukan sangat manual.
Mulai dari orderan masuk sampai manajemen inventory, semuanya kita lakukan secara manual lewat excel sedangkan untuk pengiriman tetap dilakukan dengan upload data pesanan.
Apalagi beberapa dari mereka sudah menggunakan channel penjualan online seperti di marketplace dan sosial media, khususnya UMKM lebih banyak berjualan di sosial media.
Dari situ kita lihat, kalau urus pesanan secara manual di Tokopedia maupun Shopee kita hanya bisa melihat dashboardnya aja tapi tidak terintegrasi dengan inventory.
Sama halnya dengan penjualan lewat Instagram dan whatsapp, kita mesti buka banyak channel penjualan dan harus mengeceknya satu persatu.
Sehingga membuat para seller kewalahan untuk mengurusnya
Kendala apa yang sering dialami sebelum menggunakan sistem?
Kendala yang sering terjadinya biasanya human error, contohnya aja seller sering memberikan data dua kali atau ada salah penulisan sehingga kita harus selalu melakukan validasi dulu.
Terlebih lagi kebanyakan dari mereka copy paste dan template yang digunakan berbeda-beda sehingga dapat membuat sulitnya proses pesanan.
Baca juga: Fresh Factory: Support Penjualan SME dengan Frozen Fulfillment (Multi Origin)
Kenapa akhirnya memutuskan untuk memakai sistem?
Waktu awal, sellernya itu cuma ada sedikit dan SKU barang juga sedikit, jadi untuk mengurusnya belum begitu sulit
Nah, begitu seller dan konsumen semakin banyak dan SKU barang pun banyak juga, jadi kita mulai kewalahan dan nih, bukan cuma dari sisi seller melainkan sisi paxel juga sulit untuk mengelolanya.
Jadi, kita butuh suatu sistem yang terintegrasi dengan semua channel penjualan, baik di sosial media atau pun marketplace sekaligus terhubung dengan sistem manajemen gudang.
Dan paling penting bisa terintegrasi sama pengiriman paxel.
Karena sebelum terintegrasi kita masih harus upload data pesanan lalu baru ke pengiriman barang dan pastinya kita membutuhkan banyak admin untuk memproses pesanan tersebut sehingga berpotensi keterlambatan pengiriman jauh lebih besar.
Apa aja sih pertimbangan Paxel dalam memilih sistem gudang?
Pastinya saat kita mencari sistem manajemen gudang yang telah memenuhi persyaratan yang udah kita tentuin.
Pertama, paling penting kita ketahui dulu nih kebutuhan para seller paling banyak di e-commerce mana.
Misalkan penjualan paling banyak berasal dari mana dan baru kita cari partner yang dapat memenuhi syarat, baik dari channel penjualannya sampai sistem warehouse nya.
Disitu kita juga memberikan syarat kepada sistem tersebut yaitu untuk terintegrasi dengan pengiriman Paxel.
Jadi, bayangan kita adalah ketika buyer sudah klik beli, itu akan integrasi otomatis dan udah request pick and pack maupun langsung ke pengiriman paxel nya.
Jadi nggak ada lagi tuh pekerjaan manual yang mesti kita lakukan.
Gimana cara mengatasi masalah ketika masa transisi ke sistem yang terintegrasi?
Selagi kita mencari sistem gudang yang terintegrasi, sembari melakukan semua proses secara manual.
Walaupun saat mencari sistemnya, kita sedikit mengalami kesulitan untuk cari partner yang menyediakan omnichannel atau sistem terintegrasi.
Jadi, kita banyak ketemu beberapa partner sekaligus berdiskusi sama mereka, apakah sistem mereka bisa terintegrasi dengan berbagai marketplace dan bisa mengakomodir pengiriman dari sosial media juga.
Lalu, ada nggak sih dashboard yang memudahkan para seller untuk mengetahui total penjualan, stok barang penjualan, sampai inventory tiap gudang.
Dan kita juga butuh fleksibilitas untuk sistem tersebut terintegrasi dengan pengiriman kita, paling itu sih beberapa yang udah dilakukan.
Sembari berjalan ke sistem gudang, memang sedikit rumit tapi pelan-pelan kita bisa migrasi satu persatu.
Mulai dari seller yang lama sampai seller baru langsung kita arahkan dan masukkan ke dalam sistem.
Cuma terkadang masih ada seller yang mengalami kesulitan juga ketika memakai sistem, disitulah kita coba untuk menjelaskannya kepada mereka.
Dampak yang dirasakan Paxel setelah menerapkan sistem Jubelio WMS?
Kalo dari sistem kita sebenarnya melihatnya kecepatan proses barang, pertama set up wms nya dulu di semua gudang (chiller, area beku, area kering).
Lalu mengedukasi teman yang ada di gudang, pengenalan sistemnya sampai role play nya (co: saat saya membuat orderan nanti mereka yang proses)
Selain training kita mengadakan roleplay juga nih untuk test training yang kita lakukan sukses atau nggak.
Dampak dari penggunaan wms yang kita rasakan, pertama picking nya benar sehingga meminimalisir terjadinya human error, kedua karena tiap raknya udah kita kasih barcode, jadi produktivitas dari picker gudangnya lebih cepat dan tepat.
Ditambah ada mobile wms yang membantu mereka dalam proses pick and pack.
Yang tadinya prosesnya lama sekarang fulfillment (pick and pack) dapat dilakukan kurang dari 5 menit per pesanan sehingga barang bisa cepat sampai ke pelanggan.
Pengalaman Seller ketika pemakaian Sistem Jubelio WMS?
Kalo dari seller sendiri sesudah penggunaan sistem pastinya mereka happy, karena mereka bisa track penjualan mereka dari manapun channelnya dan mengetahui revenue dari tiap channel penjualannya.
Mereka juga bisa tahu produk yang laku sekaligus produk yang nggak laku dan efeknya kita bisa meminimalisir stok berlebih tapi pemenuhan pesanan tetap tinggi.
Jadi, seller bisa tahu data inventory secara real time dan mengetahui barang yang mau habis sehingga mereka dapat melakukan restock lagi supaya tingkat pemenuhan pesanan tetap tinggi.
Seberapa besar pengaruh pemakaian sistem WMS terhadap penjualan?
Pastinya dari manual ke otomatis itu ada pengalaman berbeda yang kita berikan kepada pembeli, kecepatan pengiriman dapat terjadi ketika proses pengiriman dengan sistem yang terintegrasi bisa kita lakukan.
Kalo dari yang kita alamin, beberapa seller itu penjualannya meningkat 60% selama 3 bulan dikarenakan kecepatan pick and pack yang berpengaruh pada kecepatan pengiriman.
Jadi pelanggan merasa puas sehingga mereka mau beli lagi. dengan kecepatan itu mereka nggak berpikir untuk substitusi barang lain.
Karena pengiriman yang cepat sehingga berpengaruh sama tingkat repeat order mereka.
Terlebih lagi, karena ada sistem yang terintegrasi dengan WMS apalagi terdapat beberapa seller yang memiliki gudang multi lokasi.
Dengan adanya sistem WMS yang kita lihat selama ini tingkat pemenuhan pesanan itu 99% hanya dibawah satu persen yang tidak terkirim karena stoknya tidak tersedia.
Nah itu dia pengalaman yang udah dirasakan oleh Paxel ketika menggunakan sistem gudang yang terintegrasi.
Jangan sampai kamu hanya berfokus di operasional bisnis aja nih.
Tersedianya sistem gudang yang terintegrasi pastinya memudahkan kamu dalam memproses pesanan sehingga kamu dapat berfokus untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis.
Apalagi semua operasional bisnis dapat diotomatisasi.
Misalnya aja upload produk atau manajemen inventory, biasanya banyak pebisnis yang menghabiskan waktu untuk melakukan hal tersebut.
Dan efeknya jadi nggak sempat merancang strategi untuk meningkatkan penjualan.
Untuk informasi lengkapnya, kamu bisa nih nonton video di bawah ini atau dapat kunjungi Youtube Jubelio Official.
