Gudang mempunyai peranan yang sangat penting pada rantai pasok karena gudang dijadikan sebagai tempat menyimpan, mengelola dan mengemas produk sebelum dikirim ke konsumen atau ke distributor.
Untuk mengetahui performa operasional gudang caranya cukup mudah yaitu dengan mengecek Key Performance Indicator gudang.
Ada beberapa indikator yang harus diperhatikan ketika ingin mengukur performa operasional. Untuk mengetahui apa saja indikator tersebut sebaiknya lihat ulasan yang ada di bawah ini.
Macam-macam KPI Gudang yang Harus Dipantau
Untuk mengetahui seberapa bagus performa operasional gudang ada beberapa KPI yang wajib untuk dipantau secara rutin. Berikut beberapa contoh indikatornya.
1. Order Picking Accuracy
Order Picking Accuracy bisa menunjukkan adanya tidak ketepatan tenaga kerja dalam mengambil produk yang dipesan oleh konsumen.
Kesalahan yang umumnya dilakukan sangat beragam, mulai dari mengambil jenis produk yang salah, salah menentukan jumlah produk dan salah lokasi pengambilan produk.
Kesalahan-kesalahan ini bisa menyebabkan berbagai macam permasalahan yang mengakibatkan kerugian, contohnya return produk, komplain dari konsumen, keterlambatan pengiriman dan bertambahnya jumlah biaya pengiriman.
Agar dampak yang ditimbulkan tidak terlalu besar sebaiknya target KPI ini dibuat sangat tinggi karena kesalahan kecil sekalipun bisa memberikan dampak yang sangat signifikan.
2. Inventory Accuracy
Indikator yang satu ini digunakan untuk mengukur kesesuaian antara jumlah stok yang ada di sistem dengan jumlah produk yang ada di gudang.
Untuk mengukur indikator ini bisa menggunakan rumus berikut:
Kalau hasil yang didapatkan tinggi persentasenya maka akurasi inventaris gudang cukup bagus.
Pengukuran ini harus dilakukan karena sering terjadi ketidakakuratan stok, contohnya ketika sistem menunjukkan bahwa stok produk masih ada, tapi ternyata stok produk di gudang sudah habis.
Agar indikator ini bisa meningkat maka perusahaan bisa menerapkan beberapa teknologi canggih seperti RFID, barcode atau cycle accounting.
3. On Time Shipment
Indikator ini dapat mengukur presentasi pesanan yang sudah berhasil dikirim ke konsumen sesuai jadwal pengiriman. Ketepatan waktu dalam pengiriman produk sangat penting untuk perusahaan yang menggunakan sistem pengiriman dengan jadwal yang ketat.
Keterlambatan pengiriman sangat mungkin terjadi dan dampaknya bisa menurunkan reputasi dan kepuasan konsumen.
Keterlambatan ini terjadi dikarenakan proses pengemasan yang lambat, produk belum siap, proses pengambilan produk terlalu lama dan dokumen pengiriman belum lengkap.
Kalau bisa memantau indikator ini dengan benar maka perusahaan bisa mengetahui sedari dini keterlambatan pengiriman sehingga dampaknya tidak terlalu besar.
4. Order Fulfillment Rate
Indikator ini dipakai untuk mengukur kemampuan gedung dalam memenuhi pesanan produk sesuai permintaan. Indikator ini meliputi ketepatan jenis produk, jumlah produk dan kemampuan gudang memenuhi pesanan sesuai waktu yang sudah ditetapkan.
Kalau indikator ini menunjukkan nilai yang rendah maka dipastikan ada permasalahan pada proses pengambilan produk, persediaan stok produk, pengemasan produk atau koordinasi gudang dengan pekerja lainnya.
Agar bisa memenuhi pesanan maka perusahaan perlu melakukan pemantauan secara berkala agar bisa mengetahui apakah gudang mampu untuk mengikuti pesanan ketika volumenya meningkat atau tidak.
5. Picking Cycle Time
KPI gudang ini bisa menunjukkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses picking produk dari tempat penyimpanan sampai produk siap untuk dikirimkan. Kalau hasil penilaian indikator ini terlalu tinggi menunjukkan bahwa adanya permasalahan pada gudang.
Contohnya sistem pencarian produk yang tidak efektif, jumlah pekerja yang tidak sesuai dengan beban pekerjaan dan lokasi produk yang kurang strategis.
Seperti yang ada di studi kasus bagaimana Jubelio membantu meningkatkan akurasi stok PT Mega Perintis Tbk., di mana salah satunya Jubelio meningkatkan efisiensi picking time secara drastis, yang awalnya dari 94 menit menjadi 53 menit saja.
Selain dimanfaatkan untuk menghitung waktu pengambilan produk, indikator ini juga dipakai untuk menentukan prioritas produk yang harus diambil terlebih dahulu.
6. Dock to Stock Time
Dock to Stock Time dapat menunjukkan berapa lama waktu yang diperlukan sejak produk tiba di tempat penerimaan sampai dengan ditempatkan di gudang. Kalau waktu yang diperlukan cukup lama maka ada kemungkinan terjadi antrean yang cukup panjang di tempat penerimaan.
Pengukuran indikator ini memiliki peranan yang penting untuk gudang yang mempunyai volume penerimaan cukup tinggi.
Agar tidak membutuhkan banyak waktu untuk proses ini maka perusahaan harus melakukan perbaikan dengan cara membuat jadwal kedatangan yang detail, melakukan pemeriksaan dokumen sebelum produk tiba di gudang dan standarisasi proses penerimaan produk.
7. Putaway Time
Putaway Time ini merupakan waktu yang dibutuhkan untuk proses pemindahan produk dari tempat penerimaan menuju gudang penyimpanan.
Apabila proses ini bisa dilakukan dengan cepat maka area penerimaan bisa tetap dalam keadaan kosong sehingga tempat penyimpanan bisa menerima produk berikutnya dengan lancar.
Meskipun diharuskan untuk cepat, namun proses ini tidak boleh mengurangi akurasi karena penempatan produk di lokasi yang salah bisa meningkatkan waktu pencarian produk ketika proses pengambilan produk dilakukan.
Maka dari itu, perlu mengombinasikan indikator ini dengan indikator akurasi tempat penyimpanan.
8. Warehouse Throughput
Indikator ini dipakai untuk mengukur volume pesanan atau produk yang bisa diproses gudang pada periode tertentu. Misalnya jumlah order produk yang dapat diproses per jam, jumlah produk yang bisa diterima gudang per hari dan jumlah produk yang bisa dikirim dalam satu periode.
Kalau volume pesanan mengalami peningkatan tapi throughput tidak mengalami peningkatan maka pihak perusahaan harus melakukan evaluasi efektivitas teknologi yang digunakan, kapasitas tenaga kerja dan prosedur kerja yang digunakan.
Cara Meningkatkan Performa Key Performance Indicator Gudang
Kalau ternyata setelah dilakukan pengecekan terdapat indikator yang performanya tidak bagus maka perlu melakukan perbaikan agar performa KPI bisa meningkat.
Perusahaan bisa menerapkan beberapa strategi seperti mengevaluasi layout gudang. Perusahaan harus bisa memastikan lokasi produk sudah disusun dengan benar berdasarkan berat, ukuran, karakteristik serta frekuensi pergerakan.
Selain itu, perusahaan juga harus menggunakan teknologi-teknologi canggih yang dapat meningkatkan akurasi serta mengurangi pekerjaan manusia yang sering menyebabkan timbulnya kesalahan. Adapun teknologi yang bisa digunakan diantaranya adalah sistem otomatisasi, handheld scanner, barcode, WMS dan RFID.
Teknologi tersebut kini sudah banyak tersedia dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional masing-masing gudang. Salah satu solusi yang bisa dipertimbangkan adalah Software WMS Jubelio yang menyediakan sistem untuk membantu pengelolaan inventaris dan operasional gudang.
Jika perusahaan ingin meningkatkan efisiensi sekaligus memantau operasional gudang dengan lebih terstruktur, penggunaan sistem yang sesuai dapat menjadi salah satu langkah yang dipertimbangkan.
