Dalam berbisnis, kwitansi merupakan satu-satunya dokumen yang paling penting diberikan. Sebab dalam bisnis skala besar maupun kecil, dokumen ini penting untuk diberikan sebagai tanda pembayaran telah dilakukan. Lebih lanjut, kuitansi (dalam bahasa Indonesia) juga mempunyai kekuatan hukum jika dibubuhi dengan materai.
Lantas, apa itu kwitansi dan bagaimana kegunaan manfaat dan ciri-cirinya dalam sebuah bisnis?
Apa Itu Kwitansi?
Kwitansi adalah sebuah dokumen tanda bukti sebuah pembayaran telah dilakukan maupun penerimaan uang. Biasanya, dokumen ini ditanda tangani oleh penjual dan diterima oleh pembelinya. Atau dalam hal tertentu, kedua belah pihak juga memperkuat sisi legalitas.
Dokumen ini dibuat untuk memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan. Beberapa hal yang harus ada di dalam kuitansi adalah kop perusahaan, nomor, nama penjual, nama pembeli, jumlah uang dalam nominal dan angka. Untuk lebih kuat dalam segi hukum, diperlukan tanda tangan dan materainya.
Dalam kasus besar, materai memang menjadi syarat mutlak agar keputusan yang dihasilkan menjadi lebih adil untuk kedua belah pihak.
Perhatikan Hal-hal di bawah Ini
Dalam membuat kwitansi pembayaran ini, ada beberapa hal yang perlu kamu garis bawahi seperti:
- Jangan menandantangani kwitansi kosong karena bisa digunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab.
- Perhatikan penulisan nama lengkap,
- Berikan catatan mengenai untuk apa pembayaran ini dilakukan
- Penggunaan materai untuk jumlah yang besar
Ciri-ciri Pembuatan Kwitansi
Dalam membuat kuitansi, ada beberapa ciri-ciri pembuatan yang perlu diketahui yaitu:
- Biasanya, kuitansi ini dibuat dalam dua sisi yaitu atas bawah. Di sisi bawah, diberikan kepada penerima uang sedangkan di sisi satunya, untuk kebutuhan pencatatan pemberi.
- Isinya harus jelas, mencantumkan nomor, nama penerima, jumlah dalam bentuk angka dan nominal.
- Dibuat dengan menggunakan kertas namun ada juga yang elektronik.
Beberapa Jenis Dokumen Kuitansi
Pembuatan dokumen ini biasanya disesuaikan dengan kebutuhan, beberapa jenis yang bisa kamu temukan adalah:
- Transfer uang: Digunakan dalam dunia perbankan untuk kebutuhan transfer antara nasabah dengan pihak bank.
- Transaksi produk: Bisa digunakan untuk menjelaskan detail mengenai produk yang akan dibeli.
- Serah terima uang: Ini adalah dokumen kwitansi paling sering dipakai oleh seseorang/lembaga/perusahaan untuk kebutuhan jual beli atau kerjasama antara dua pihak,
- Bukti pembayaran: Digunakan untuk kebutuhan jual beli, biasanya menerangkan jumlah uang transaksi.
Masih banyak jenis-jenis lainnya, namun beberapa yang sudah disebutkan di atas, merupakan dokumen yang paling sering dipakai di Indonesia.
Perbedaan Kwitansi, Nota, dan Invoice
Lalu apa sih perbedaan antara kwitansi, nota, dan faktur sebagai bukti transaksi ?
Sebelum itu, kamu mesti tahu dulu nih pengertian dari masing-masing bukti transaksi tersebut.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kwitansi berfungsi sebagai alat transaksi atau penerimaan dana yang dilengkapi dengan informasi mengenai produk, jumlah, dan lainnya.
Dan biasanya ditambah dengan materai dan diatasnya terdapat tanda tangan, supaya transaksi tersebut sah.
Sedangkan faktur digunakan sebagai dokumen penagihan pembayaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli agar tagihannya dilunasi.
Kalau untuk nota sendiri, secara konsep hampir sama dengan faktur dipakai untuk bukti transaksi sederhana dan juga tidak memerlukan penambahan materai.
Cara Membuat Kwitansi Dengan Mudah
Ketika kamu membuat kuitansi secara manual, maka ada beberapa hal yang meski kamu perhatikan terlebih dahulu yaitu komponen yang ada didalamnya.
Karena bukti pembayaran ini menjadi salah satu bukti transaksi yang sah, maka harus terlihat profesional.
Misalnya memasukkan dua aspek penting yang wajib ada pada kwitansi seperti logo serta nama bisnis, tujuannya sebagai bukti jelas kepemilikan.
Selain dua aspek tersebut, masih ada beberapa komponen lain, diantaranya:
- Nomor tanda terima : pada komponen ini umumnya penulisan huruf abjad dan angka disesuaikan dengan keinginan pihak penjual sebagai pembeda antara yang satu dengan lainnya.
- Nama : Adanya nama yang jelas menjadi salah satu tanda kepada siapa bukti tersebut diperuntukkan.
- Produk : Khusus untuk jenis kwitansi pembayaran, ditambahkan informasi terkait jenis produk, kuantitas barang yang dijual, serta penjelasan yang lebih detail.
- Jumlah Harga : Tidak hanya jenis barangnya saja, tapi kamu mesti mengisi harga total yang harus dibayarkan oleh pembeli.
- Materai : Sebagai pelengkap supaya bukti transaksi tersebut semakin sah, kamu bisa menambahkan materai pada kwitansi.
Permudah Bisnis dengan omichannel
Kwitansi bisa dibuat dengan menggunakan kertas ataupun digital.
Saat ini, penggunaan kwitansi secara digital sudah lumrah digunakan apalagi bisa dikirim lebih cepat dengan menggunakan email atau bahkan whatsapp. Namun, kwitansi bukanlah satu-satunya kegiatan dalam bisnis yang bisa diselesaikan secara digital.
Kamu bisa menyelesaikan semua kegiatan bisnis secara menyeluruh menggunakan sistem omnichannel.
Baca Juga: 5 Omnichannel Terbaik Untuk Kelola Bisnis
Singkatnya, omnichannel adalah wadah untuk mengelola bisnis mulai dari listing barang ke marketplace, sinkronisasi stok, pencatatan keuangan, pemrosesan pesanan dll.
Semua itu bisa kamu dapatkan di Jubelio, cari tau dan daftar gratis dengan klik tombol di bawah ini.
