Manfaat aplikasi HRIS bagi perusahaan modern tidak bisa lagi diabaikan. Dalam era digital yang serba cepat ini, Sumber Daya Manusia (SDM) tetap menjadi aset paling berharga dan penentu keberhasilan perusahaan Anda.
Namun, kompleksitas dalam mengelola SDM mulai dari absensi, penggajian, hingga penilaian kinerja, sering kali membutuhkan alokasi sumber daya personalia yang besar dan rentan terhadap kesalahan manusia (human error).
Untuk mengatasi tantangan ini, diperlukan sebuah sistem terintegrasi yang mampu mengelola dan menyediakan informasi SDM secara komprehensif: Human Resource Information System (HRIS). HRIS adalah sistem informasi yang dirancang khusus untuk mengelola data dan proses terkait SDM, dan kini hadir dalam bentuk canggih yang terdigitalisasi.
HRIS dapat berupa sistem yang berdiri sendiri atau terintegrasi dalam sistem yang lebih besar seperti Enterprise Resource Planning (ERP). Intinya, melalui sistem ini, Manajer HR dapat mengelola segala hal mulai dari kebutuhan SDM, data pegawai, sistem penggajian, informasi terkait payroll, hingga kebijakan perusahaan dengan dukungan fitur payroll software yang mutakhir.
Dengan memanfaatkan software HRIS modern, perusahaan Anda akan lebih mudah berbagi informasi penting yang menunjang performa bisnis secara keseluruhan.
Berikut adalah 7 manfaat aplikasi HRIS yang bisa Anda dapatkan dari implementasi di perusahaan Anda.
1. Memudahkan Otomatisasi Pekerjaan yang Berulang
Salah satu manfaat aplikasi HRIS yang paling signifikan adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi tugas-tugas personalia yang repetitif. Tugas-tugas seperti perekapan data absensi, proses pendistribusian gaji, perhitungan PPh 21 karyawan, hingga perhitungan payroll yang rumit, dapat diselesaikan secara otomatis.
Sistem HRIS modern dilengkapi dengan mesin perhitungan (calculation engine) yang dapat memproses data input (seperti jam kerja, cuti, dan tunjangan) untuk menghasilkan output akurat (gaji bersih, potongan pajak, BPJS) dalam hitungan menit.
Otomatisasi ini secara drastis mengurangi waktu kerja manual dan meminimalisasi risiko kesalahan yang sering terjadi pada perhitungan manual.
2. Mempermudah Kendali dan Penilaian Kinerja Pegawai
Dengan sistem HRIS, Anda dapat membangun kerangka kerja penilaian kinerja yang terstruktur dan objektif. HRIS berfungsi sebagai sistem terpusat untuk mencatat dan mengukur capaian individu.
HRIS memungkinkan Manajer HRD untuk menetapkan Key Performance Indicator (KPI) secara digital. Data kinerja karyawan mulai dari absensi, hasil proyek, hingga feedback 360 derajat akan terkumpul secara otomatis.
Anda dapat membandingkan kinerja aktual pegawai dengan target yang telah ditetapkan di dalam sistem, bahkan membuat lembar evaluasi (skala peringkat atau evaluasi diri) yang ditinjau secara real-time.
3. Mengurangi Biaya Operasional Personalia
Implementasi HRIS yang baik merupakan investasi yang dapat memangkas biaya operasional tim personalia secara substansial dalam jangka panjang.
Biasanya, pengurangan biaya terjadi di beberapa aspek seperti:
- Pengurangan Kertas: Proses administrasi (slip gaji, formulir cuti, reimbursement) dilakukan secara digital, mengurangi penggunaan kertas dan biaya cetak.
- Efisiensi Waktu: Otomatisasi menghilangkan kebutuhan akan banyak pegawai hanya untuk tugas input data, mengurangi biaya lembur yang sering terjadi menjelang akhir bulan atau saat penggajian.
- Integrasi Aplikasi: HRIS terpadu sering kali menggabungkan beberapa fungsi (absensi, payroll, rekrutmen) dalam satu platform, mengurangi kebutuhan untuk berlangganan banyak aplikasi terpisah.
4. Fleksibilitas Akses Data dan Penyimpanan Terpusat
Aplikasi pendukung sistem HRIS dirancang agar dapat diakses secara online, memberikan fleksibilitas tanpa batas dalam pengelolaan data SDM.
Data pegawai, informasi payroll, dan dokumen penting lainnya disimpan secara terpusat dalam cloud atau server perusahaan. Hal ini meminimalisasi risiko hilangnya data yang sering terjadi pada penyimpanan manual (file fisik).
Lebih penting lagi, HRIS menerapkan sistem otorisasi dan enkripsi data yang ketat, memastikan hanya orang yang berwenang (misalnya, Manajer HR, atau karyawan itu sendiri melalui Employee Self Service) yang dapat mengakses data personal.
Anda sebagai pemilik atau Manajer HRD dapat melakukan kontrol dan pemeriksaan kapan pun dan di mana pun.
5. Membantu Proses Pengambilan Keputusan Strategis
Sistem informasi SDM yang baik harus mampu memberikan data yang cepat, akurat, dan dapat ditindaklanjuti. HRIS memastikan hal ini terpenuhi melalui laporan yang komprehensif.
Karena sifatnya yang terpusat dan terotomatisasi, HRIS dapat menghasilkan laporan HR (HR Report) terkait tenaga kerja (gaji, pengeluaran, kehadiran, kinerja) dalam hitungan detik. Laporan ini dapat disajikan dalam berbagai format visual (diagram garis, diagram lingkaran) dan bersifat real-time.
Manajer HRD dan Pimpinan dapat menggunakan insight ini untuk membuat keputusan strategis yang tepat, misalnya dalam perencanaan SDM (manpower planning), alokasi anggaran, atau perencanaan pelatihan.
6. Memudahkan Proses Penerimaan dan Penempatan Pegawai Baru
HRIS menawarkan modul manajemen rekrutmen yang efisien, mulai dari proses awal hingga onboarding dan offboarding.
Dalam HRIS, Anda dapat dengan mudah melihat bagian mana yang mengalami kekurangan SDM, kriteria yang diperlukan, dan melacak kemajuan setiap kandidat.
Fitur ini membantu Manajer HRD dalam menyusun setiap tahapan proses rekrutmen: verifikasi informasi, wawancara, negosiasi, hingga penempatan di unit organisasi yang tepat.
Proses onboarding pun menjadi lebih terstruktur karena semua dokumen dan pelatihan awal dapat dikelola langsung dalam sistem.
7. Meningkatkan Kepuasan dan Motivasi Pegawai
Komunikasi yang transparan dan akurasi dalam administrasi SDM memiliki dampak langsung pada moral dan kepuasan kerja karyawan.
Dengan adanya Employee Self Service (ESS), karyawan dapat mengakses informasi pribadi mereka (slip gaji, sisa cuti, data BPJS, dan pengajuan reimbursement) secara mandiri dan real-time.
Minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji, pajak, dan tunjangan akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan. Kemudahan dan transparansi ini pada akhirnya akan meningkatkan motivasi, retensi, dan performa kerja secara keseluruhan.
Implementasi sistem HRIS adalah langkah strategis untuk membawa manajemen SDM perusahaan Anda ke tingkat efisiensi dan akurasi yang lebih tinggi. Semua manfaat ini mengarah pada satu tujuan: membuat pekerjaan tim personalia menjadi lebih mudah, akurat, dan memungkinkan mereka untuk fokus pada pengembangan strategi SDM yang lebih berdampak.
Jika Anda tertarik untuk mengoptimalkan manajemen SDM Anda dengan sistem yang terintegrasi, Anda dapat mencari tahu lebih lanjut mengenai software HRIS yang ideal untuk bisnis Anda.
Ingin menemukan platform terbaik? Cek rekomendasi aplikasi HRIS terbaik untuk membantu Anda dalam memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
*Artikel ini merupakan bentuk kerja sama antara KantorKu & Jubelio.
