Kesalahan mengambil barang mungkin terlihat seperti masalah kecil di tengah aktivitas gudang yang padat. Namun, satu item yang keliru bisa memicu rangkaian persoalan: pesanan pelanggan tertunda, proses packing harus diulang, stok menjadi tidak akurat, hingga biaya operasional ikut bertambah.
Istilah void picking juga dapat digunakan untuk menggambarkan kesalahan ketika barang yang diambil tidak sesuai dengan perintah atau daftar pesanan yang harus dipenuhi.
Sistem penyimpanan, penamaan SKU, kondisi area kerja, sampai tekanan saat volume pesanan meningkat dapat menjadi bagian dari penyebabnya.
Apa Itu Void Picking?
Void picking adalah kondisi ketika petugas gudang mengambil produk yang berbeda dari barang yang tercantum dalam pesanan atau instruksi pengambilan.
Petugas mungkin mengambil SKU yang salah, memilih varian produk berbeda, mengambil jumlah yang tidak sesuai, atau mengambil barang dari lokasi rak yang keliru.
Bayangkan sebuah gudang menyimpan dua produk dengan kemasan hampir identik. Keduanya berada dalam rak yang berdekatan dan hanya dibedakan oleh kode SKU. Ketika petugas bekerja cepat tanpa melakukan pemindaian, peluang salah ambil menjadi jauh lebih besar.
Artinya, masalah bukan karena stok kosong, tetapi karena proses identifikasi dan pengambilan barang tidak berjalan dengan benar.
Mengapa Kesalahan Picking Bisa Terjadi?
Ada beberapa faktor yang membuat proses picking lebih rentan terhadap kesalahan.
1. Pelabelan yang Sulit Dipahami
Petugas akan sulit cari tempat penyimpanan jika penulisan dan letak label tidak tepat. Situasi menjadi lebih berisiko jika beberapa rak memiliki kode yang hampir sama. Dalam kondisi gudang sibuk, kesalahan membaca satu angka saja dapat mengarahkan petugas ke lokasi yang berbeda.
2. SKU dan Produk Terlihat Mirip
Barang dengan kemasan, nama, atau ukuran yang hampir sama merupakan salah satu sumber kebingungan.
Misalnya, satu produk tersedia dalam ukuran 250 ml dan 500 ml. Jika kedua produk diletakkan bersebelahan tanpa pembeda visual yang kuat, petugas dapat mengambil varian yang salah meskipun sebenarnya mengetahui produk yang dicari.
3. Jangan Bergantung pada Ingatan
Pengalaman memang membantu, tetapi menjadikan ingatan sebagai satu-satunya acuan bukan pilihan yang aman. Posisi barang bisa berubah karena penyesuaian layout, penambahan stok, atau perubahan strategi penyimpanan. Ketika informasi di kepala tidak lagi sama dengan kondisi gudang, kesalahan picking mudah terjadi.
4. Layout yang Rumit
Selain menghabiskan waktu, kondisi tersebut meningkatkan beban kerja. Semakin banyak pencarian yang dilakukan, semakin besar pula kemungkinan petugas mengambil produk yang salah.
5. Pencahayaan Kurang Memadai
Detail kecil pada label SKU, ukuran, warna, atau tanggal tertentu akan lebih sulit dibedakan ketika lorong gudang gelap.
Pencahayaan bukan sekadar persoalan kenyamanan. Visibilitas yang baik membantu petugas membaca informasi produk dengan lebih cepat dan mengurangi kesalahan identifikasi.
6. Kelelahan dan Tekanan Target
Ketika pesanan menumpuk, petugas mungkin terdorong untuk mempercepat proses picking. Jika ditambah jam kerja panjang atau jeda istirahat yang kurang, konsentrasi dapat menurun.
Ironisnya, upaya mengejar kecepatan tanpa kontrol yang memadai justru bisa membuat pekerjaan lebih lama karena barang yang salah harus dikoreksi.
Cara Mencegah Void Picking di Gudang
Mencegah kesalahan picking membutuhkan kombinasi antara teknologi, tata letak, prosedur, dan kebiasaan kerja yang konsisten.
1. Gunakan Barcode Scanner
Pemindaian barcode membantu petugas mencocokkan barang fisik dengan data pesanan sebelum produk dipindahkan dari rak. Jika barcode barang tidak sesuai dengan instruksi, ketidaksesuaian dapat diketahui lebih awal sebelum barang masuk ke tahap packing.
2. Perbaiki Layout Gudang
Susun barang berdasarkan karakteristik dan frekuensi pengambilannya. Produk fast-moving dapat ditempatkan di area yang lebih mudah dijangkau agar perjalanan petugas menjadi lebih singkat.
Sementara itu, produk yang memiliki kemasan atau SKU serupa sebaiknya tidak diletakkan terlalu berdekatan apabila berpotensi menimbulkan kebingungan. Layout gudang yang baik memiliki jalur yang jelas dan memudahkan petugas.
3. Buat Desain Label yang Template
Gunakan format penomoran yang konsisten dan tempatkan label pada posisi yang terlihat dari jalur petugas. Prinsipnya sederhana: semakin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk memastikan lokasi, semakin kecil peluang kesalahan.
4. Manfaatkan Warehouse Management System
Sistem manajemen gudang digital atau Warehouse Management System dapat membantu menghubungkan informasi stok, lokasi barang, dan aktivitas operasional dalam satu alur.
Dengan sistem yang terintegrasi seperti Software WMS Jubelio, petugas tidak perlu terus bergantung pada catatan manual atau hafalan. Informasi mengenai barang dan lokasi penyimpanan dapat dijadikan acuan saat proses picking berlangsung.
Bagi gudang dengan jumlah SKU yang terus bertambah, pendekatan digital juga membantu mengurangi ketergantungan pada pengetahuan individu tertentu.
5. Pre-Packing Double-Check
Petugas dapat mencocokkan SKU, nama produk, varian, dan jumlah barang dengan pesanan. Jika volume pesanan tinggi, pemeriksaan ini sebaiknya dilakukan melalui sistem atau alat pemindaian agar prosesnya tidak sekadar mengandalkan pemeriksaan visual.
6. Berikan Pelatihan Secara Berkala
Pelatihan sebaiknya tidak hanya diberikan kepada karyawan baru. Selain menjelaskan “apa yang harus dilakukan”, pelatihan sebaiknya menunjukkan contoh kesalahan yang pernah terjadi dan bagaimana cara mencegahnya.
7. Jangan Hanya Mengejar Kecepatan Picking
Kecepatan memang penting dalam operasional gudang, tetapi picking yang cepat namun sering salah bukanlah proses yang efisien.
Setiap kesalahan dapat menimbulkan pekerjaan tambahan di belakangnya. Barang harus dicari kembali, pesanan dikoreksi, stok diperbarui, bahkan pelanggan mungkin harus menerima penjelasan karena produk yang datang tidak sesuai.
Target picking sebaiknya mempertimbangkan dua hal sekaligus: kecepatan dan akurasi. Sistem kerja yang baik membuat petugas mampu bekerja cepat karena prosesnya jelas, bukan karena mereka dipaksa mengurangi langkah pemeriksaan.
Peran Sistem Gudang Digital dalam Mengurangi Kesalahan
Informasi stok yang tersebar, lokasi barang yang tidak terdokumentasi dengan baik, dan proses picking tanpa validasi dapat menciptakan celah kesalahan. Sistem digital membantu memperkecil celah tersebut dengan menyediakan informasi yang lebih terstruktur.
Bukan berarti teknologi otomatis menyelesaikan seluruh persoalan. Layout tetap harus dirancang dengan baik, label harus jelas, dan petugas harus mengikuti SOP.
Jika Anda ingin memahami lebih jauh tentang void picking dan bagaimana pengelolaan stok dapat dibuat lebih terstruktur, Jubelio WMS dapat menjadi salah satu referensi yang relevan untuk dipertimbangkan.
Sistem yang tepat dapat membantu menciptakan proses kerja yang lebih terukur, sehingga kesalahan picking dapat ditekan tanpa mengorbankan produktivitas.
