Procurement, atau dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai pengadaan, adalah salah satu proses penting dalam operasional bisnis.
Procurement mencakup serangkaian kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan operasinya.
Di artikel ini akan membahas pengertian procurement, proses yang terlibat, dan manfaatnya bagi bisnis.
Apa Itu Procurement?
Procurement adalah proses yang melibatkan identifikasi kebutuhan, seleksi vendor, negosiasi kontrak, pembelian barang atau jasa, dan manajemen hubungan dengan vendor.
Tentunya, proses procurement sangat krusial karena berpengaruh langsung pada kualitas, biaya, dan keberlanjutan operasional perusahaan.
Procurement memiliki peran penting dalam operasional bisnis. Manfaat utama procurement adalah dapat meningkatkan efisiensi, penghematan biaya, serta kualitas produk dan layanan yang diperoleh.
Manfaat Procurement bagi Bisnis
1. Pengendalian Biaya: Dengan proses procurement yang efektif, perusahaan dapat mengendalikan biaya dan meningkatkan margin keuntungan.
2. Peningkatan Kualitas: Seleksi vendor yang tepat akan memastikan bahwa barang atau jasa yang diperoleh berkualitas tinggi.
3. Efisiensi Operasional: Proses procurement yang terstruktur dapat mempercepat waktu pengadaan dan mengurangi hambatan dalam operasional perusahaan.
Bedanya Procurement dan Purchasing
Procurement dan purchasing merupakan dua aspek penting dalam manajemen rantai pasokan, namun memiliki peran dan fokus yang berbeda.
Secara pengertian procurement adalah proses yang lebih luas dan strategis, mencakup semua aspek pengadaan barang atau jasa, sementara purchasing adalah komponen dari procurement yang berfokus pada pelaksanaan pembelian secara operasional.
Selain dari definisi, masih ada perbedaan purchasing dan procurement yaitu:
1. Fokus dan Tujuan
Bagian procurement berfokus pada pengelolaan sumber daya dan hubungan pemasok dengan tujuan jangka panjang seperti penghematan biaya, kualitas produk yang konsisten, manajemen risiko, dan inovasi.
Procurement juga mempertimbangkan faktor strategis seperti keberlanjutan, kepatuhan hukum, dan dampak terhadap seluruh rantai pasokan.
Sedangkan bagian purchasing adalah fokus terhadap pelaksanaan pembelian dengan efisien, memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu, dan dengan harga yang sesuai.
Sering kali bagian purchasing berurusan dengan proses administratif dan teknis terkait pemesanan dan penerimaan barang.
2. Perbedaan Procurement dan Purchasing dari Sisi Proses
Umumnya, procurement melibatkan proses yang lebih kompleks seperti analisis pasar, seleksi pemasok, negosiasi kontrak, manajemen kontrak, pengelolaan hubungan dengan pemasok, dan evaluasi kinerja pemasok.
Bagian procurement juga dapat mencakup pengadaan strategis yang melibatkan perencanaan jangka panjang dan analisis risiko.
Proses purchasing lebih spesifik dan terbatas, seperti pemesanan barang atau jasa, penanganan faktur, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok.
Purchasing adalah bagian operasional dari keseluruhan proses procurement.
3. Peran dalam Organisasi
Biasanya dikelola oleh departemen atau tim yang lebih strategis, dengan tanggung jawab terhadap manajemen anggaran, kebijakan pengadaan, dan hubungan dengan pemasok. Procurement sering kali terlibat dalam pengambilan keputusan strategis di tingkat perusahaan.
Bagian purchasing dikelola oleh tim atau individu yang lebih fokus pada operasi sehari-hari, dengan tugas memastikan bahwa kebutuhan organisasi terpenuhi dengan cara yang efisien dan tepat waktu.
Peran purchasing lebih taktis dan sering kali melibatkan interaksi langsung dengan pemasok.
Baca juga: Apa Itu Purchasing, Tugas, Proses, dan Pentingnya dalam Bisnis
8 Langkah Proses Procurement
Proses procurement adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi untuk mendapatkan barang atau jasa dari pemasok yang tepat, dengan harga yang sesuai, dan dalam waktu yang dibutuhkan.
Proses ini mencakup beberapa tahap penting yang memastikan bahwa pengadaan dilakukan secara efektif dan efisien.
Berikut adalah langkah-langkah utama dalam proses procurement:
1. Identifikasi Kebutuhan
Langkah pertama dalam proses procurement adalah mengidentifikasi apa yang dibutuhkan oleh organisasi. Ini bisa berupa barang, jasa, atau bahan baku.
Kebutuhan ini biasanya muncul dari berbagai departemen dalam organisasi dan disampaikan ke tim procurement.
Setelah kebutuhan diidentifikasi, tim procurement bekerja sama dengan departemen terkait untuk menentukan spesifikasi yang jelas dan rinci dari barang atau jasa yang dibutuhkan.
2. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
Umumnya, departemen yang membutuhkan barang/jasa mengajukan permintaan pembelian resmi kepada tim procurement atau disebut juga purchase requisition
Permintaan ini biasanya berupa dokumen formal yang mencakup detail kebutuhan, jumlah, spesifikasi, dan waktu pengiriman yang diinginkan.
Nantinya, permintaan pembelian diperiksa oleh tim procurement untuk memastikan bahwa kebutuhan tersebut valid dan sesuai dengan anggaran. Setelah diperiksa, kamupermintaan tersebut disetujui sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
3. Pencarian Pemasok (Supplier)
Bagian procurement melakukan riset untuk menemukan pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Ini melibatkan peninjauan pemasok yang sudah ada, atau mencari pemasok baru melalui berbagai sumber.
Kemudian, tim procurement akan mengirimkan RFQ (Request for Quotation) kepada beberapa pemasok terpilih untuk mendapatkan penawaran harga dan rincian lainnya terkait barang atau jasa yang dibutuhkan.
Penawaran yang diterima dari pemasok dievaluasi berdasarkan harga, kualitas, waktu pengiriman, dan persyaratan lainnya. Evaluasi ini dilakukan untuk memilih pemasok yang paling memenuhi kebutuhan organisasi dengan nilai terbaik.
4. Negosiasi dan Seleksi Pemasok
Setelah pemasok yang tepat dipilih, tim procurement melakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan terbaik terkait harga, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan ketentuan lainnya.
Apabila sudah ada kesepakatan, pemasok dipilih dan kontrak atau perjanjian formal ditandatangani oleh kedua belah pihak.
5. Pembuatan Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Pengeluaran PO: Tim procurement mengeluarkan PO kepada pemasok yang terpilih. PO adalah dokumen resmi yang mencakup semua detail pesanan seperti spesifikasi barang/jasa, jumlah, harga, dan waktu pengiriman yang telah disepakati.
Konfirmasi Pesanan: Pemasok mengonfirmasi penerimaan PO dan menyetujui untuk memproses pesanan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
6. Penerimaan Barang atau Jasa
Langkah berikutnya, setelah barang atau jasa dikirim oleh pemasok, tim penerimaan di organisasi memeriksa untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang tercantum dalam PO.
Dari semua penerimaan barang atau jasa didokumentasikan, dan laporan penerimaan diserahkan kepada tim procurement serta departemen terkait.
7. Pembayaran kepada Pemasok
Tim keuangan memeriksa faktur yang diterima dari pemasok untuk memastikan bahwa harga dan rincian lainnya sesuai dengan PO dan laporan penerimaan.
Setelah faktur diverifikasi, pembayaran dilakukan kepada pemasok sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati dalam kontrak.
8. Evaluasi Kinerja Pemasok
Tim procurement melakukan evaluasi kinerja pemasok berdasarkan kualitas barang atau jasa, ketepatan waktu pengiriman, layanan pelanggan, dan faktor lain yang relevan, setelahnya akan dievaluasi.
Berdasarkan evaluasi, tim procurement dapat memutuskan untuk terus bekerja sama dengan pemasok tersebut, memberikan pembinaan jika diperlukan, atau mencari pemasok alternatif jika kinerja tidak memuaskan.
Jika disimpulkan, procurement adalah bagian penting dari operasional bisnis yang tidak hanya mencakup pembelian, tetapi juga strategi dan manajemen hubungan yang baik dengan vendor.
Dengan menjalankan proses procurement secara efektif, perusahaan dapat memastikan kelangsungan bisnis yang efisien dan menguntungkan.
