Procurement, atau dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai pengadaan, adalah salah satu proses penting dalam operasional bisnis. Tanpa proses procurement yang baik, perusahaan sulit memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional harian secara efisien.
Procurement mencakup serangkaian kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa dari sumber yang tepat—mulai dari identifikasi kebutuhan, seleksi vendor, perencanaan anggaran, hingga evaluasi pemasok. Tidak hanya berfungsi sebagai proses pembelian, procurement juga menjadi strategi penting dalam menjaga keberlanjutan operasional dan efisiensi biaya perusahaan.
Artikel ini akan membahas pengertian procurement, proses yang terlibat, serta manfaatnya bagi bisnis. Pembahasan dilakukan secara komprehensif untuk membantu pemilik bisnis, pelaku UMKM, hingga perusahaan besar memahami bagaimana peran procurement dapat meningkatkan efektivitas operasional.
Apa Itu Procurement?
Procurement adalah proses terstruktur yang melibatkan identifikasi kebutuhan, seleksi pemasok, negosiasi kontrak, pembelian barang atau jasa, serta pengelolaan hubungan jangka panjang dengan vendor.
Secara singkatnya, procurement adalah proses yang melibatkan identifikasi kebutuhan, seleksi vendor, negosiasi kontrak, pembelian barang atau jasa, dan manajemen hubungan dengan vendor.
Tentunya, proses procurement sangat krusial karena berpengaruh langsung pada kualitas, biaya, dan keberlanjutan operasional perusahaan.
Di banyak perusahaan modern, procurement tidak lagi hanya soal membeli, tetapi menyangkut strategi untuk mengoptimalkan biaya, kualitas, dan keberlangsungan supply chain.
Dalam praktiknya, procurement sangat krusial karena berpengaruh langsung pada kualitas operasional, efektivitas anggaran, dan stabilitas pasokan. Prosesnya mempengaruhi mulai dari produksi, distribusi, hingga pelayanan kepada pelanggan.
Procurement memiliki peran penting dalam operasional bisnis. Manfaat utama procurement adalah dapat meningkatkan efisiensi, penghematan biaya, serta kualitas produk dan layanan yang diperoleh.
Dengan proses procurement yang dikelola dengan baik, perusahaan dapat mengurangi risiko gangguan operasional, menghindari pemborosan, serta memastikan bahwa setiap pembelian memberikan nilai terbaik.
Manfaat Procurement bagi Bisnis
Procurement memiliki peran penting dalam mendukung keberlanjutan dan efisiensi operasional perusahaan. Berikut manfaat utamanya:
1. Pengendalian Biaya
Dengan proses procurement yang efektif, perusahaan dapat membandingkan vendor, melakukan negosiasi yang tepat, serta memilih pemasok dengan nilai terbaik. Hal ini membantu perusahaan mengendalikan biaya pengadaan, meminimalkan pemborosan, dan meningkatkan margin keuntungan.
Perusahaan juga dapat menghindari pengeluaran yang berlebihan karena procurement memiliki peran sebagai penjaga anggaran (budget gatekeeper).
2. Peningkatan Kualitas
Seleksi vendor yang tepat bertujuan memastikan bahwa barang atau jasa yang diperoleh memiliki kualitas terbaik dan konsisten. Procurement biasanya melakukan evaluasi kualitas, inspeksi, hingga audit vendor untuk memastikan pemasok memenuhi standar perusahaan.
3. Efisiensi Operasional
Proses procurement yang terstruktur dapat mempercepat waktu pengadaan barang, mengurangi keterlambatan, serta memastikan operasional tidak terhambat karena kekurangan bahan atau perangkat tertentu. Dengan alur kerja yang jelas, setiap departemen dapat bekerja lebih cepat dan terkoordinasi.
Bedanya Procurement dan Purchasing
Procurement dan purchasing merupakan dua aspek penting dalam manajemen rantai pasokan, namun memiliki peran dan fokus yang berbeda.
Secara pengertian procurement adalah proses yang lebih luas dan strategis, mencakup semua aspek pengadaan barang atau jasa, sementara purchasing adalah komponen dari procurement yang berfokus pada pelaksanaan pembelian secara operasional.
Selain dari definisi, masih ada perbedaan purchasing dan procurement yaitu:
1. Fokus dan Tujuan
Bagian procurement berfokus pada pengelolaan sumber daya dan hubungan pemasok dengan tujuan jangka panjang seperti penghematan biaya, kualitas produk yang konsisten, manajemen risiko, dan inovasi.
Procurement juga mempertimbangkan faktor strategis seperti keberlanjutan, kepatuhan hukum, dan dampak terhadap seluruh rantai pasokan.
Sedangkan bagian purchasing adalah fokus terhadap pelaksanaan pembelian dengan efisien, memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu, dan dengan harga yang sesuai.
Sering kali bagian purchasing berurusan dengan proses administratif dan teknis terkait pemesanan dan penerimaan barang.
2. Perbedaan Procurement dan Purchasing dari Sisi Proses
Umumnya, procurement melibatkan proses yang lebih kompleks seperti analisis pasar, seleksi pemasok, negosiasi kontrak, manajemen kontrak, pengelolaan hubungan dengan pemasok, dan evaluasi kinerja pemasok.
Bagian procurement juga dapat mencakup pengadaan strategis yang melibatkan perencanaan jangka panjang dan analisis risiko.
Proses purchasing lebih spesifik dan terbatas, seperti pemesanan barang atau jasa, penanganan faktur, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok.
Purchasing adalah bagian operasional dari keseluruhan proses procurement.
3. Peran dalam Organisasi
Biasanya dikelola oleh departemen atau tim yang lebih strategis, dengan tanggung jawab terhadap manajemen anggaran, kebijakan pengadaan, dan hubungan dengan pemasok. Procurement sering kali terlibat dalam pengambilan keputusan strategis di tingkat perusahaan.
Bagian purchasing dikelola oleh tim atau individu yang lebih fokus pada operasi sehari-hari, dengan tugas memastikan bahwa kebutuhan organisasi terpenuhi dengan cara yang efisien dan tepat waktu.
Peran purchasing lebih taktis dan sering kali melibatkan interaksi langsung dengan pemasok.
Baca juga: Apa Itu Purchasing, Tugas, Proses, dan Pentingnya dalam Bisnis
Jenis-Jenis Procurement
Procurement tidak hanya sekadar membeli barang atau jasa. Dalam praktiknya, procurement terbagi menjadi beberapa jenis berdasarkan kebutuhan perusahaan, jenis barang/jasa yang dibeli, serta tujuan strategis pengadaannya.
Memahami jenis-jenis procurement ini membantu perusahaan menentukan pendekatan yang tepat agar proses pengadaan lebih efisien dan selaras dengan strategi bisnis.
Berikut jenis-jenis procurement yang umum digunakan di perusahaan modern:
1. Direct Procurement
Direct procurement adalah jenis pengadaan yang berhubungan langsung dengan proses produksi atau operasional inti perusahaan. Barang atau jasa yang dibeli melalui direct procurement akan menjadi bagian dari produk akhir atau aktivitas utama bisnis.
Contohnya:
- bahan baku produksi,
- komponen assembly,
- bahan kimia,
- material kemasan,
- sparepart mesin yang digunakan untuk produksi.
Direct procurement memiliki tingkat urgensi yang tinggi karena kesalahan dalam pengadaan dapat menghambat proses produksi dan menyebabkan kerugian besar. Oleh karena itu, pemilihan pemasok, kualitas, dan konsistensi pasokan menjadi faktor penting.
2. Indirect Procurement
Indirect procurement adalah pengadaan barang atau jasa yang tidak terkait langsung dengan produksi, tetapi diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Contoh indirect procurement:
- alat tulis kantor,
- peralatan IT,
- software,
- jasa marketing,
- furniture kantor,
- jasa kebersihan atau keamanan.
Meskipun tidak terkait langsung dengan produk akhir, indirect procurement sangat berpengaruh terhadap produktivitas dan efisiensi operasional. Biasanya prosesnya lebih fleksibel dibanding direct procurement, tetapi tetap membutuhkan kontrol agar biaya tidak membengkak.
3. Services Procurement
Services procurement adalah pengadaan jasa profesional atau tenaga kerja yang diperlukan untuk mendukung aktivitas bisnis. Pengadaan jenis ini fokus pada kualitas layanan, pengalaman penyedia jasa, serta kejelasan scope of work.
Contoh dalam kategori ini:
- jasa konsultasi,
- jasa desain,
- outsourcing tenaga kerja,
- jasa maintenance mesin,
- jasa IT support.
Karena melibatkan jasa, evaluasi tidak hanya dilakukan berdasarkan harga, tetapi juga kualitas pekerjaan, keahlian, dan rekam jejak penyedia jasa.
4. Strategic Procurement
Strategic procurement adalah pendekatan pengadaan yang bersifat jangka panjang dan strategis. Fokusnya bukan hanya pada pembelian, tetapi pada optimalisasi biaya, efisiensi supply chain, dan pengembangan hubungan dengan vendor.
Strategic procurement melibatkan:
- analisis pasar pemasok,
- negosiasi kontrak jangka panjang,
- kolaborasi dengan vendor untuk efisiensi,
- risk management,
- evaluasi keberlanjutan (sustainability).
Jenis ini biasanya digunakan oleh perusahaan besar yang ingin membangun supply chain yang stabil dan hemat biaya dalam jangka panjang.
5. Global Procurement (Opsional Tapi Relevan untuk Perusahaan Besar)
Global procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilakukan dari pemasok internasional. Jenis ini umumnya dilakukan untuk mendapatkan biaya lebih murah, kualitas lebih tinggi, atau akses teknologi yang belum tersedia di dalam negeri.
Prosesnya lebih kompleks karena mempertimbangkan:
- regulasi impor,
- mata uang,
- logistik internasional,
- risiko geopolitik,
- perbedaan standar kualitas.
6. Sustainable Procurement (Tren Modern)
Sustainable procurement adalah pengadaan yang mempertimbangkan aspek lingkungan, etika, dan keberlanjutan. Jenis ini semakin penting di perusahaan modern karena banyak bisnis menerapkan kebijakan ESG (Environmental, Social, Governance).
Karakteristiknya:
- membeli produk ramah lingkungan,
- memilih vendor dengan praktik bisnis beretika,
- mempertimbangkan dampak jangka panjang terhadap lingkungan.
8 Langkah Proses Procurement
Proses procurement adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi untuk mendapatkan barang atau jasa dari pemasok yang tepat, dengan harga yang sesuai, dan dalam waktu yang dibutuhkan.
Proses ini mencakup beberapa tahap penting yang memastikan bahwa pengadaan dilakukan secara efektif dan efisien.
Berikut adalah langkah-langkah utama dalam proses procurement:
1. Identifikasi Kebutuhan
Langkah pertama dalam proses procurement adalah mengidentifikasi apa yang dibutuhkan oleh organisasi. Ini bisa berupa barang, jasa, atau bahan baku.
Kebutuhan ini biasanya muncul dari berbagai departemen dalam organisasi dan disampaikan ke tim procurement.
Setelah kebutuhan diidentifikasi, tim procurement bekerja sama dengan departemen terkait untuk menentukan spesifikasi yang jelas dan rinci dari barang atau jasa yang dibutuhkan.
2. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
Umumnya, departemen yang membutuhkan barang/jasa mengajukan permintaan pembelian resmi kepada tim procurement atau disebut juga purchase requisition
Permintaan ini biasanya berupa dokumen formal yang mencakup detail kebutuhan, jumlah, spesifikasi, dan waktu pengiriman yang diinginkan.
Nantinya, permintaan pembelian diperiksa oleh tim procurement untuk memastikan bahwa kebutuhan tersebut valid dan sesuai dengan anggaran. Setelah diperiksa, kamupermintaan tersebut disetujui sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
3. Pencarian Pemasok (Supplier)
Bagian procurement melakukan riset untuk menemukan pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Ini melibatkan peninjauan pemasok yang sudah ada, atau mencari pemasok baru melalui berbagai sumber.
Kemudian, tim procurement akan mengirimkan RFQ (Request for Quotation) kepada beberapa pemasok terpilih untuk mendapatkan penawaran harga dan rincian lainnya terkait barang atau jasa yang dibutuhkan.
Penawaran yang diterima dari pemasok dievaluasi berdasarkan harga, kualitas, waktu pengiriman, dan persyaratan lainnya. Evaluasi ini dilakukan untuk memilih pemasok yang paling memenuhi kebutuhan organisasi dengan nilai terbaik.
4. Negosiasi dan Seleksi Pemasok
Setelah pemasok yang tepat dipilih, tim procurement melakukan negosiasi untuk mencapai kesepakatan terbaik terkait harga, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan ketentuan lainnya.
Apabila sudah ada kesepakatan, pemasok dipilih dan kontrak atau perjanjian formal ditandatangani oleh kedua belah pihak.
5. Pembuatan Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Pengeluaran PO: Tim procurement mengeluarkan PO kepada pemasok yang terpilih. PO adalah dokumen resmi yang mencakup semua detail pesanan seperti spesifikasi barang/jasa, jumlah, harga, dan waktu pengiriman yang telah disepakati.
Konfirmasi Pesanan: Pemasok mengonfirmasi penerimaan PO dan menyetujui untuk memproses pesanan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
6. Penerimaan Barang atau Jasa
Langkah berikutnya, setelah barang atau jasa dikirim oleh pemasok, tim penerimaan di organisasi memeriksa untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang tercantum dalam PO.
Dari semua penerimaan barang atau jasa didokumentasikan, dan laporan penerimaan diserahkan kepada tim procurement serta departemen terkait.
7. Pembayaran kepada Pemasok
Tim keuangan memeriksa faktur yang diterima dari pemasok untuk memastikan bahwa harga dan rincian lainnya sesuai dengan PO dan laporan penerimaan.
Setelah faktur diverifikasi, pembayaran dilakukan kepada pemasok sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati dalam kontrak.
8. Evaluasi Kinerja Pemasok
Tim procurement melakukan evaluasi kinerja pemasok berdasarkan kualitas barang atau jasa, ketepatan waktu pengiriman, layanan pelanggan, dan faktor lain yang relevan, setelahnya akan dievaluasi.
Berdasarkan evaluasi, tim procurement dapat memutuskan untuk terus bekerja sama dengan pemasok tersebut, memberikan pembinaan jika diperlukan, atau mencari pemasok alternatif jika kinerja tidak memuaskan.
Jika disimpulkan, procurement adalah bagian penting dari operasional bisnis yang tidak hanya mencakup pembelian, tetapi juga strategi dan manajemen hubungan yang baik dengan vendor.
Dengan menjalankan proses procurement secara efektif, perusahaan dapat memastikan kelangsungan bisnis yang efisien dan menguntungkan.
