Gudang cukup penting untuk menyimpan produk jualan kamu, entah itu kamu menyewa atau punya sendiri. Tapi, kamu pernah enggak sih merasa bingung untuk kelola manajemen gudang ?
Mungkin kamu belum tau bahwa gudang juga memiliki sistem sendiri untuk mempermudah arus keluar dan masuknya barang yang disebut Sistem manajemen gudang atau warehouse management system (WMS).
Warehouse management system adalah sistem yang digunakan untuk mengamati persediaan stok barang gudang dan memonitor segala arus keluar masuk barang gudang.
Dengan fitur Warehouse Management System (WMS) yang dimilikinya, kamu bisa membuat denah visual rak, serta memonitor proses inbound dan outbound secara otomatis.
Setiap transaksi barang di gudang juga sudah dilengkapi dengan sistem barcode untuk meminimalisir kesalahan.
Ternyata manajemen pergudangan cukup penting karena diperlukan untuk jangka panjang bisnis kamu berkaitan dengan penjualan usaha.
Kalo misalnya gudang kamu tidak memiliki sistem yang tepat maka dapat menimbulkan kerugian.
Berikut ini, cara menerapkan sistem manajemen gudang yang efisien untuk bisnis.
Cara Menerapkan Sistem Manajemen Gudang yang Baik
Maka dari itu, sistem manajemen gudang dapat membuat arus barang kamu tertata rapi dan teratur. Nah, ini dia 5 cara untuk mengelola dan menerapkan sistem manajemen gudang yang benar.
1. Membuat Data dan Forecast Persediaan Barang
Untuk mengelola sistem manajemen gudang yang baik dan tepat, pertama kamu harus membuat data yang akurat karena berkaitan dengan data pembelian dan penjualan serta stok barang.
Data ini nantinya akan digunakan untuk menentukan forecast penjualan mendatang. Forecast persediaan barang memang tidak mudah karena kamu harus mengecek arus stok barang.
2. Melakukan Pengecekan Kembali
Sebelum kamu memasukkan barang ke gudang, kamu harus melakukan pengecekan kembali.
Dengan pengecekan kembali dapat membantu kamu untuk mengetahui barang yang mempunyai kecacatan, salah produksi atau yang lainnya sebelum kamu memasukkannya ke dalam gudang.
Nah, jika ditemukan barang yang cacat kamu bisa mengumpulkannya disuatu tempat atau memberikannya tanda khusus
Baca juga : 6 Aplikasi Gudang Untuk Memudahkan Perhitungan Stok Barang
3. Mengatur Tata Letak Barang
Dalam mengelola sistem manajemen pergudangan yang benar, kamu harus dapat mengatur tata letak barang gudang secara optimal.
Caranya pertama kamu harus tahu karakteristik stok barang dengan begitu kamu bisa mengatur tata letak gudang (warehouse) apalagi untuk bisnis ritel.
Jika kamu ingin manajemen gudang yang lebih mudah dan terintegrasi, Jubelio menawarkan solusi software manajemen stok yang dapat memudahkan penjadwalan dan pemantauan stok barang secara real-time.
Selain itu, sistem ini terhubung langsung dengan marketplace sehingga kamu bisa mengelola bisnis online maupun offline dengan lebih efisien.
Penasaran dengan fitur WMS di Jubelio? Klik tombol WhatsApp di bawah ini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut dan berkonsultasi langsung!
4. Pisahkan Stok Barang Baru dan Lama
Cara ketiga ini cukup penting untuk kamu lakukan. Kenapa? karena biasanya sebuah bisnis akan mencampurkan stok barang baru dengan yang lama di satu tempat.
Padahal dengan kamu mencampurkannya bisa membuat kamu kebingungan dalam pengecekan stok barang.
Maka dari itu, pemisahan stok lama dan baru membantu kamu melakukan perhitungan total stok lama yang telah terjual maupun belum terjual.
5. Jadwalkan Persediaan Barang
Jangan lupa lakukan penjadwalan untuk persediaan barang. Pasti kamu enggak mau kan mengecewakan pelanggan kamu karena stok barang yang habis dan enggak bisa mengirimkan produk tepat waktu.
Nah, untuk menerapkan warehouse management system yang baik kamu perlu waktu khusus untuk stok barang gudang.
Misalnya, kamu membuat jadwal pembelian kepada supplier atau kamu bisa bikin jadwal penerimaan dan pengiriman barang.
6. Membuat Alur Kerja Gudang yang Jelas
Tentukan SOP gudang untuk untuk setiap proses utama, mulai dari barang masuk sampai barang keluar. Minimal alurnya mencakup penerimaan barang, pengecekan, pencatatan, penyimpanan, picking, packing, pengiriman dan stock opname.
Setiap tahap harus punya penanggung jawab, dokumen / form yang digunakan, dan standar pengecekan.
7. Menggunakan Sistem Pencatatan Stok yang Terpusat
Jangan gunakan pencatatan manual yang tersebar di banyak file, gunakan aplikasi khusus yang bisa mencatat jumlah stok yang masuk & keluar, lokasi barang di gudang, riwayat pergerakan stok, stok minimum, kondisi barang, dan nomor batch SKU atau barcode.
Untuk bisnis yang sudah kompleks, sebaiknya mulai menggunakan Software WMS dan Aplikasi Stok Barang yang terintegrasi dengan penjualan agar prosesnya lebih mudah.
8. Menerapkan Kode Barang atau SKU
Setiap produk yang dimiliki harus punya kode unik agar mudah dicari dan tidak tertukar. SKU sebaiknya dibuat konsisten, misalnya berdasarkan kategori, ukuran, warna, atau jenis produk.
Contohnya seperti ini: HDI-HTM-XL. Yang artinya Hoodie berwarna Hitam dengan ukuran XL.
9. Mengatur Layout Gudang
Penataan gudang sangat memengaruhi kecepatan kerja. Barang yang sering keluar sebaiknya ditempatkan di area yang mudah dijangkau. Barang berat diletakkan di area aman dan dekat jalur keluar-masuk.
Gunakan sistem zona, rak, label lokasi, dan jalur kerja yang jelas. Dengan begitu, staf gudang tidak perlu menebak lokasi barang.
10. Terapkan Sistem FIFO atau FEFO
Pilih metode pengeluaran barang sesuai jenis produk:
FIFO berarti barang yang masuk lebih dulu harus keluar lebih dulu. Cocok untuk material umum, sparepart, produk retail, dan stok produksi.
FEFO berarti barang dengan masa kadaluwarsa paling dekat harus keluar lebih dulu. Cocok untuk makanan, obat, bahan kimia, atau produk dengan expired date.
11. Lakukan Stock Opname Secara Rutin
Stock opname tidak harus menunggu akhir tahun. Bisa dilakukan secara berkala, misalnya mingguan atau bulanan untuk barang penting.
Gunakan metode cycle count yang menghitung sebagian stok secara bergilir. Barang fast moving atau bernilai tinggi sebaiknya dicek lebih sering.
12. Gunakan Barcode atau QR Code
Barcode / QR code sangat membantu mengurangi kesalahan input manual. Sistem ini bisa digunakan untuk penerimaan barang, pindah lokasi barang, picking order, packing, pengiriman dan stock opname. Dengan scanning, data lebih cepat masuk ke sistem dan risiko salah catat lebih kecil.
13. Latih Tim Gudang Secara Berkala
Sistem yang bagus tetap bisa gagal jika tim tidak paham cara menjalankannya. Pastikan staf gudang memahami SOP, cara menggunakan sistem, cara membaca kode barang, cara packing, dan cara menangani selisih stok.
14. Menggunakan Software Warehouse Management System dari Jubelio WMS
Kalo kamu enggak mau susah-susah melakukan penjadwalan stok barang gudang dan cara-cara di atas secara manual, sekarang sudah ada software yang menyediakan fitur WMS secara lengkap.
Platform tersebut adalah Jubelio WMS, dengan fitur WMS Jubelio kamu dapat membuat denah visual rak serta adanya proses inbound dan outbound terus setiap pemrosesan dilakukan dengan sistem barcode sehingga meminimalisir kesalahan.
Semuanya sudah dilakukan secara otomatis dan terintegrasi dengan marketplace. Jadi kamu bisa kelola jualan online di e-commerce maupun penjualan offline kamu hanya dalam satu sistem aja.
Fitur-fitur Jubelio WMS
Sinkronisasi Stok Otomatis
Jubelio WMS membantu bisnis mengelola stok dari satu sistem terpusat. Setiap perubahan ketersediaan produk dapat diperbarui secara otomatis ke seluruh channel penjualan yang terhubung, baik marketplace, website, maupun toko offline.
Inbound & Receiving
Proses penerimaan barang menjadi lebih rapi karena setiap barang yang masuk dapat langsung dicatat ke dalam sistem. Mulai dari jumlah barang, waktu penerimaan, hingga status stok dapat terdokumentasi dengan lebih jelas.
Picking dan Packing
Jubelio membantu membuat proses picking dan packing berjalan lebih konsisten. Tim gudang dapat mengikuti alur kerja yang jelas saat mengambil barang, memeriksa pesanan, dan mengemas produk sebelum dikirim.
Manajemen Lokasi Gudang
Pengaturan lokasi penyimpanan menjadi lebih detail dengan pemetaan area gudang yang komprehensif. Bisnis dapat mengatur lokasi barang berdasarkan lantai, baris, kolom, rak, atau area penyimpanan tertentu.
Dengan struktur lokasi yang jelas, staff gudang tidak perlu membuang waktu untuk mencari barang secara manual.
Metode FEFO
Untuk produk dengan masa kadaluwarsa, Jubelio mendukung metode FEFO atau First Expired, First Out. Sistem dapat membantu merekomendasikan barang yang perlu diambil lebih dulu berdasarkan tanggal kedaluwarsa terdekat.
Manajemen Pesanan
Seluruh pesanan dari berbagai channel penjualan dapat dikelola dalam satu dashboard. Baik order dari marketplace, website, maupun channel lainnya, semuanya bisa dipantau dan diproses secara lebih praktis melalui aplikasi manajemen order yang sudah terintegrasi ke sistem.
Pemenuhan Pesanan
Jubelio membantu menghubungkan seluruh proses pemenuhan pesanan dalam satu alur kerja. Mulai dari picking, packing, hingga shipping, setiap tahap dapat dipantau dengan lebih mudah.
Alur fulfillment yang terintegrasi membantu tim bekerja lebih efisien dan membuat status pesanan lebih mudah dikontrol.
Stock Opname
Proses stok opname menjadi lebih mudah karena data stok fisik dapat dicocokkan dengan data yang ada di sistem. Hal ini membantu bisnis mendeteksi selisih stok, kehilangan barang, atau kesalahan pencatatan dengan lebih cepat.
Dengan aplikasi stock opname yang lebih praktis, akurasi inventory dapat terus dijaga. Laporan persediaan pun menjadi lebih terkendali karena data yang digunakan lebih sesuai dengan kondisi aktual di gudang.
Replenishment Stok Otomatis
Jubelio membantu bisnis menjaga ketersediaan barang melalui fitur replenishment stok otomatis. Sistem dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan pengisian ulang stok agar barang tetap tersedia saat dibutuhkan.
Multi Warehouse
Bagi bisnis yang memiliki lebih dari satu gudang atau lokasi penyimpanan, fitur multi warehouse membantu seluruh stok dipantau dari satu dashboard. Bisnis dapat melihat ketersediaan barang di setiap lokasi, memantau pergerakan stok, dan mengelola distribusi antar gudang dengan lebih mudah.
Integrasi POS, Website, dan Marketplace
Jubelio WMS terhubung dengan ekosistem omnichannel yang memungkinkan transaksi dari toko fisik, website, dan marketplace disatukan dalam satu sistem. Penjualan dari aplikasi POS maupun channel online dapat tercatat secara otomatis agar data tetap sinkron.
Laporan Gudang
Setiap aktivitas gudang yang dilakukan melalui sistem akan tercatat secara otomatis. Mulai dari barang masuk, perpindahan stok, picking, packing, shipping, stok opname, hingga aktivitas operasional lainnya dapat dipantau dalam laporan yang lebih jelas.
Kalo kamu penasaran sama fitur Jubelio, kamu bisa langsung coba Jubelio WMS secara GRATIS!
