Di dunia jualan online, retur memang hal yang tidak bisa dihindari. Entah karena barang rusak, salah kirim, atau pembeli berubah pikiran, retur pasti terjadi.
Namun, tahukah kamu? Proses retur yang tidak dikelola dengan baik bisa jadi biang kerugian terbesar bagi bisnis kamu.
Mulai dari stok yang tidak sinkron di sistem, barang retur yang tercecer di gudang, sampai laporan penjualan yang kacau karena retur tidak tercatat, semuanya bisa memengaruhi profit dan kepercayaan pelanggan.
Kenapa Proses Retur Sering Jadi Masalah di Gudang
Setiap barang yang dikembalikan pembeli seharusnya melalui alur yang jelas: diterima, dicek kondisinya, lalu dicatat di sistem. Tapi di lapangan, proses ini jarang berjalan mulus. Berikut tiga penyebab utama yang sering membuat retur jadi sumber kerugian:
1. Tidak Punya Gudang atau Rak Khusus Produk Retur
Masalah pertama yang paling sering terjadi adalah tidak adanya area khusus untuk menampung barang retur.
Padahal, retur adalah bagian dari arus barang di gudang yang sama pentingnya dengan inbound (barang masuk dari supplier) dan outbound (barang keluar untuk pesanan).
Tanpa area khusus, barang retur biasanya diletakkan di mana saja, entah di pojok gudang, di atas meja pemeriksaan, bahkan tercampur dengan stok yang siap dijual.
Dampaknya?
Proses identifikasi dan pemeriksaan barang jadi tidak efisien, dan risiko kesalahan pencatatan meningkat drastis. Karena tidak semua barang retur kondisinya sama:
- Ada yang masih layak jual setelah diperiksa ulang.
- Ada yang rusak ringan dan bisa diperbaiki atau dibersihkan.
- Ada juga yang rusak total dan harus dimusnahkan.
Kalau semuanya disatukan tanpa aturan, staf gudang akan kesulitan menentukan mana yang bisa kembali dijual dan mana yang harus dikeluarkan dari sistem.
Inilah yang sering menyebabkan selisih stok dan laporan keuangan yang tidak akurat.
Solusi atasi permasalahan retur yang tidak punya rak khusus.
Langkah paling ideal adalah membuat rak atau gudang khusus untuk barang retur, terpisah dari area stok utama. Dari sana, tim bisa melakukan pengecekan kelayakan produk (QC) untuk menentukan tindakan selanjutnya:
- Jika masih layak jual, barang bisa dipindahkan kembali ke gudang besar agar siap dijual ulang.
- Jika tidak layak jual, produk harus segera dimusnahkan melalui fitur Stock Adjustment supaya stok di sistem otomatis berkurang dan data tetap valid.
Keunggulan di Jubelio WMS:
Di Jubelio, proses ini bisa dilakukan langsung dari fitur Penyesuaian Stok (Stock Adjustment) tanpa harus membuat transaksi penjualan palsu.
Artinya, kamu bisa menghapus stok barang retur yang rusak dengan satu kali klik, dan sistem akan otomatis memperbarui jumlah stok di seluruh channel penjualan.
Semua tercatat rapi, real-time, dan dapat dilacak kapan saja melalui laporan persediaan.
2. Transaksi Retur Tidak Dikelola dengan Baik
Masalah kedua yang sering tidak disadari adalah retur yang tidak tercatat di sistem. Kondisi ini umum terjadi di bisnis yang volume order-nya tinggi, terutama jika tim operasional dan finance tidak punya alur kerja yang jelas.
Misalnya, barang sudah diterima kembali oleh tim gudang, tapi belum dibuatkan catatan retur di sistem. Akibatnya, sistem masih menganggap barang tersebut berada di tangan pelanggan padahal secara fisik sudah di gudang.
Efeknya bisa fatal:
- Stok di sistem jadi lebih rendah dari kondisi sebenarnya.
- Seller bisa melakukan restock berlebihan karena sistem mengira barang kosong.
- Sebaliknya, sistem juga bisa menampilkan stok lebih banyak dari realita kalau retur tidak tercatat dengan benar, yang berujung pada overselling.
- Akhirnya, laporan penjualan dan keuangan jadi tidak sinkron, dan tim sulit mengambil keputusan bisnis yang akurat.
Solusi dengan Jubelio WMS
Jubelio WMS memastikan setiap transaksi retur tercatat otomatis di dalam sistem. Begitu barang diterima di gudang dan statusnya diperbarui, sistem akan menyesuaikan stok secara real-time dan menampilkan histori pergerakan barang secara lengkap, mulai dari retur, pemeriksaan, sampai penyesuaian stok.
Keuntungan lainnya:
- Semua aktivitas retur dari marketplace, POS, maupun webstore langsung terintegrasi di satu dashboard.
- Kamu tidak perlu input manual ke tiap channel.
- Setiap perubahan stok karena retur otomatis muncul di laporan persediaan dan bisa dilihat oleh semua tim yang berwenang.
Dengan begitu, tidak ada lagi istilah “barang sudah balik tapi stok belum masuk” semuanya terkontrol digital dan terukur.
3. Barang yang Dikembalikan Tidak Sesuai
Nah, ada salah satu kasus retur paling menjengkelkan bagi seller:
Barang yang dikembalikan ternyata bukan produk yang sama dengan yang dikirim. Bisa jadi warnanya beda, ukurannya salah, atau malah produk lain sama sekali.
Masalah ini sering muncul di channel marketplace atau social commerce, di mana pembeli mengembalikan barang tanpa verifikasi yang ketat. Kalau bisnis kamu belum punya sistem pelacakan yang detail, kasus seperti ini sulit dibuktikan.
Akhirnya, seller hanya bisa menanggung rugi karena tidak punya catatan yang menunjukkan bahwa barang yang diterima saat retur berbeda dari pesanan asli. Selain itu, retur yang tidak sesuai juga bisa menyebabkan:
- Kebingungan tim gudang saat menginput data (karena SKU tidak cocok).
- Keterlambatan proses refund karena perlu klarifikasi manual.
- Kesalahan penilaian stok, produk retur bisa salah masuk kategori atau malah dianggap stok baru.
Jubelio WMS membantu seller melacak asal usul setiap barang secara detail. Setiap SKU memiliki riwayat transaksi lengkap, termasuk:
- Nomor pesanan dan channel marketplace-nya,
- Tanggal pengiriman dan penerimaan retur,
- Operator gudang yang memproses barang tersebut.
Dengan fitur ini, kamu bisa langsung memverifikasi apakah barang yang dikembalikan benar berasal dari pesanan yang sama. Kalau ternyata tidak cocok, tim bisa segera menolak retur atau menandainya sebagai “retur tidak valid” tanpa harus mengubah stok di sistem.
Selain menghemat waktu, sistem ini juga menjadi bukti audit jika ada sengketa antara seller dan pembeli. Semua aktivitas tersimpan otomatis di riwayat sistem dan bisa diunduh kapan pun untuk keperluan administrasi.
Kesimpulan: Retur Bukan Sekadar Barang Kembali, tapi Data yang Harus Dijaga Akurasinya
Retur yang Rapi, Bisnis pun Aman
Bayangkan, setiap kali ada retur, tim gudang langsung tahu:
- Barang mana yang baru masuk,
- Kondisinya seperti apa,
- Harus dikirim ulang, diperbaiki, atau dikeluarkan dari sistem.
Tidak ada lagi kebingungan, tidak ada lagi selisih stok, dan tidak ada lagi laporan yang berantakan.
Itulah kekuatan otomatisasi dan integrasi dengan sistem WMS. Satu sistem yang memastikan setiap barang, termasuk yang kembali tetap berada dalam kendali bisnis kamu.
Proses retur sering dianggap urusan belakang padahal dampaknya bisa menjalar ke seluruh lini bisnis. Mulai dari stok yang tidak sesuai, laporan keuangan yang meleset, hingga kerugian margin karena barang rusak tidak segera disesuaikan di sistem.
Kalau dikelola secara manual, risiko kesalahan makin besar:
- Barang retur bisa tercampur dengan stok jual,
- Data retur terlambat masuk,
- Dan tidak ada bukti valid ketika pembeli mengirimkan barang yang tidak sesuai.
Inilah kenapa sistem Warehouse Management System (WMS) seperti Jubelio WMS dibutuhkan. Bukan hanya membantu mencatat keluar masuk barang, tapi juga memastikan setiap proses termasuk retur yang tercatat secara digital, real-time, dan transparan.
Dengan Jubelio WMS, kamu bisa:
- Memisahkan barang retur dengan stok aktif lewat pengaturan lokasi dan rak gudang.
- Menentukan tindakan setiap barang retur: dikembalikan ke stok umum, atau dimusnahkan lewat Stock Adjustment.
- Melihat histori lengkap setiap SKU, mulai dari pembelian, retur, sampai pergerakan antar gudang.
- Mengurangi risiko selisih stok dan mempercepat audit inventori.
Semua proses itu terpusat di satu dashboard yang terhubung dengan semua channel penjualan, seperti marketplace, POS, hingga webstore.
