Tantangan yang sering dihadapi oleh bisnis yang memiliki produk, gudang maupun toko yang berjualan di berbagai marketplace yaitu kesulitan dalam memantau pergerakan barang dan menentukan jumlah persediaan yang sesuai dengan kebutuhan.
Oleh karena itu, bisnis perlu menerapkan strategi inventory management yang tepat agar stok tetap terkendali.
Berikut beberapa tips inventory management yang dapat diterapkan untuk membantu bisnis mengelola stok dan gudang secara lebih efektif.
1. Gunakan Sistem Inventory dari Jubelio
Mengelola stok menggunakan spreadsheet atau pencatatan manual dapat menjadi semakin rumit ketika jumlah produk dan transaksi bertambah.
Sistem inventory Jubelio memungkinkan data stok dari gudang, toko offline, webstore, dan marketplace diperbarui dalam satu dashboard.
Jubelio dikenal sebagai aplikasi stok yang paling direkomendasikan karena fiturnya lengkap untuk kelola stok dan gudang pada bisnis. Dengan demikian, risiko kesalahan pencatatan dan overselling dapat diminimalkan.
2. Catat Setiap Pergerakan Stok
Setiap barang masuk, barang keluar, retur, kerusakan, dan pemindahan stok perlu dicatat secara konsisten. Pencatatan yang lengkap membantu bisnis mengetahui jumlah persediaan sebenarnya dan mengurangi selisih antara data dengan stok fisik.
3. Tentukan Minimum Stok
Tentukan batas minimum persediaan untuk setiap produk. Ketika jumlah barang mencapai batas tersebut, bisnis dapat segera melakukan pembelian atau produksi ulang sebelum stok habis.
Penentuan minimum stok sebaiknya mempertimbangkan kecepatan penjualan produk, waktu pengiriman supplier, jumlah permintaan pelanggan dan periode promosi pada musim tertentu.
4. Tetapkan Safety Stock
Safety stock merupakan persediaan tambahan yang disiapkan untuk menghadapi lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman dari supplier.
Jumlah safety stock perlu disesuaikan dengan pola penjualan. Persediaan yang terlalu sedikit dapat menyebabkan kehabisan barang, sedangkan jumlah yang terlalu besar dapat meningkatkan biaya penyimpanan.
5. Lakukan Stock Opname Berkala
Stock opname dilakukan dengan menghitung jumlah barang secara fisik, lalu membandingkannya dengan data dalam sistem.
Kegiatan ini membantu bisnis menemukan selisih stok akibat kesalahan pencatatan, barang rusak, kehilangan, retur, maupun transaksi yang belum tercatat.
Stock opname dapat dilakukan secara bulanan, mingguan, atau menggunakan metode cycle counting untuk memeriksa produk secara bertahap.
Bisnis bisa memanfaatkan aplikasi stok opname Jubelio untuk mempermudah melakukan pencatatan fisik dan sistem secara otomatis, apalagi jika bisnis memiliki produk, gudang atau toko yang banyak.
6. Pantau Produk Fast Moving dan Slow Moving
Produk fast moving memiliki tingkat penjualan tinggi sehingga membutuhkan pengisian stok lebih sering. Sementara itu, produk slow moving perlu dipantau agar tidak terus menumpuk di gudang.
Produk yang perputarannya rendah dapat dikelola melalui promosi, bundling, diskon, atau pengurangan jumlah pembelian berikutnya.
7. Gunakan Metode FIFO atau FEFO
Metode FIFO atau First In, First Out memastikan barang yang masuk lebih awal dijual terlebih dahulu.
Untuk produk makanan, minuman, kosmetik, dan barang dengan masa kadaluwarsa, bisnis dapat menggunakan metode FEFO atau First Expired, First Out. Barang dengan tanggal kadaluwarsa terdekat perlu diprioritaskan untuk dijual lebih dahulu.
8. Periksa Kinerja Supplier
Kualitas inventory management juga dipengaruhi oleh supplier. Evaluasi supplier berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk, harga, jumlah minimum pemesanan, dan konsistensi ketersediaan barang.
Bisnis juga sebaiknya memiliki supplier alternatif untuk produk penting agar operasional tidak terganggu ketika supplier utama mengalami kendala.
9. Gunakan Data Penjualan untuk Forecasting
Perencanaan stok sebaiknya tidak hanya berdasarkan perkiraan. Gunakan data historis penjualan untuk memprediksi jumlah kebutuhan barang pada periode berikutnya.
Forecasting perlu mempertimbangkan tren penjualan, musim, promosi, hari besar, perubahan harga, serta pertumbuhan bisnis.
10. Atur Tata Letak Gudang
Penempatan barang yang teratur dapat mempercepat proses pencarian, pengambilan, dan pengepakan produk.
Produk yang paling sering terjual sebaiknya ditempatkan di area yang mudah dijangkau. Setiap rak juga perlu memiliki kode atau label yang jelas agar tim dapat menemukan barang dengan lebih cepat.
11. Pantau Indikator Inventory
Beberapa indikator yang dapat digunakan untuk mengevaluasi pengelolaan inventaris antara lain yaitu inventory turnover, tingkat kehabisan stok, jumlah stok mati, selisih hasil stock opname, lama penyimpanan barang, biaya penyimpanan dan kecepatan pemenuhan pesanan.
Melalui pemantauan tersebut, bisnis dapat mengetahui apakah jumlah persediaan sudah sesuai dengan kebutuhan atau masih perlu diperbaiki.
