Dalam dunia bisnis, menjaga ketersediaan stok adalah hal yang sangat krusial. Jika kehabisan stok, pelanggan bisa langsung beralih ke kompetitor. Kondisi inilah yang disebut understock, salah satu masalah paling umum dalam manajemen persediaan.

Masalah understock sering terjadi pada bisnis retail, e-commerce, hingga distributor yang memiliki banyak SKU atau gudang. Tanpa kontrol yang tepat, stok tiba-tiba habis, pesanan tertunda, dan peluang penjualan hilang begitu saja.

Pada artikel ini, kita akan membahas secara lengkap apa itu understock, penyebab, dampak, hingga cara mencegahnya lengkap dengan solusi teknologi modern untuk menjaga stok tetap aman.

Apa Itu Understock?

Understock adalah kondisi ketika jumlah persediaan barang tidak mencukupi permintaan pelanggan. Akibatnya, bisnis tidak bisa memenuhi pesanan, sehingga terjadi stockout atau kehabisan stok.

Istilah ini sering berkaitan dengan:

• stok menipis
• barang habis sebelum waktunya
• tidak ada safety stock
• salah prediksi permintaan
• alur restock yang tidak teratur

Dalam banyak kasus, understock bisa terjadi secara tiba-tiba, terutama pada produk fast-moving atau saat periode ramai (high season).

Penyebab Terjadinya Understok

Berikut penjelasan lengkap penyebab understock, dilengkapi contoh kasus nyata yang sering terjadi di lapangan.

1. Tidak Ada Sistem Monitoring Stok Secara Real-Time

Tanpa sistem monitoring stok secara real-time, angka persediaan yang kamu lihat di laporan hampir pasti tertinggal dari kondisi sebenarnya di gudang. Setiap kali ada penjualan, retur, atau pemindahan barang antar gudang, stok seharusnya langsung berkurang atau bertambah di sistem.

Kalau masih mengandalkan catatan manual, Excel terpisah, atau update stok “nanti saja”, maka akan ada jeda antara transaksi yang terjadi dan stok yang tercatat. Di jeda inilah risiko understock dan bahkan overselling muncul, karena tim merasa stok masih ada padahal fisiknya sudah menipis atau habis.

2. Tidak Menentukan Reorder Point (ROP) Dengan Benar

Reorder point (ROP) berfungsi sebagai garis batas yang memberi sinyal kapan kamu harus mulai restock barang. Tanpa angka yang jelas, restock biasanya dilakukan “feeling” saja: menunggu stok terlihat menipis atau baru order ketika pelanggan mulai komplain barang habis.

Akibatnya, proses pemesanan ke supplier sudah terlambat, padahal stok di gudang sudah kritis. Untuk produk fast-moving, keterlambatan beberapa hari saja sudah cukup untuk membuat toko mengalami understock dan kehilangan banyak penjualan, terutama di masa promo atau high season.

Baca juga: Apa Itu Reorder Point? Simak Penjelasan dan Manfaat untuk Bisnis

3. Tidak Memiliki Safety Stock (Stok Cadangan)

Safety stock adalah stok cadangan yang sengaja disimpan untuk mengantisipasi hal-hal tak terduga seperti lonjakan order, keterlambatan supplier, atau kesalahan forecast.

Bisnis yang tidak menyiapkan safety stock berjalan seolah-olah semua hal selalu ideal: permintaan stabil, supplier selalu tepat waktu, dan tidak ada gangguan di operasional.

Kenyataannya, permintaan bisa mendadak naik, terutama saat campaign besar atau konten viral. Tanpa safety stock, stok langsung jebol dan terjadilah understock, meskipun penjualan harian sebelumnya terlihat normal-normal saja.

4. Salah Forecasting Permintaan (Demand Forecasting Buruk)

Forecasting permintaan yang tidak akurat membuat jumlah stok yang disiapkan tidak sebanding dengan kenyataan di lapangan. Jika kamu menyiapkan stok terlalu sedikit karena mengira penjualan tidak akan tinggi, maka ketika permintaan melonjak, stok cepat habis dan bisnis mengalami understock.

Kesalahan forecasting ini sering terjadi ketika bisnis tidak memakai data historis penjualan, tidak mempertimbangkan musim tertentu (misalnya Ramadan, Harbolnas, Payday), atau mengabaikan pengaruh campaign marketing.

Akhirnya, stok yang datang dari supplier selalu terlambat mengejar permintaan yang sudah keburu naik.

5. Lead Time Supplier Terlalu Lama dan Tidak Diperhitungkan

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak kamu melakukan pemesanan ke supplier sampai barang benar-benar tiba di gudang. Jika lead time ini panjang, tetapi kamu tidak memasukkannya ke dalam perhitungan restock, maka stok akan habis di tengah proses menunggu barang datang.

Misalnya penjualan harian tinggi, tapi kamu baru order saat stok benar-benar tipis sementara supplier butuh 7–14 hari pengiriman. Dalam rentang waktu itu, semua stok ludes dan kamu masuk ke kondisi understock, bahkan mungkin stockout total, karena barang pengganti belum tiba.

6. Stok Tidak Sinkron Antar Channel (Multi-Channel Tidak Terintegrasi)

Untuk penjual yang berjualan di banyak channel (Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, website, toko offline, WhatsApp), masalah besar muncul ketika stok tidak saling terhubung.

Satu transaksi di marketplace A tidak otomatis mengurangi stok di channel lain. Stok yang tampil di etalase setiap channel jadi berbeda-beda, padahal fisiknya hanya satu di gudang.

Akibatnya, stok bisa lebih cepat habis dari yang terlihat di dashboard dan kamu baru sadar ketika pesanan mulai tidak bisa dipenuhi. Kondisi ini sering memicu understock sekaligus overselling, karena sistem tidak pernah membaca stok yang sebenarnya secara keseluruhan.

7. Kesalahan Pencatatan Stok (Human Error)

Human error terdengar sepele, tapi dampaknya besar dalam manajemen stok.

Contohnya: staf gudang salah input jumlah barang masuk, lupa mencatat barang keluar, tertukar antara SKU yang mirip, atau salah scan barcode saat picking. Semua kesalahan kecil ini membuat selisih antara stok di sistem dan stok fisik di gudang.

Jika di sistem masih tertulis ada 10 pcs, padahal di rak sudah habis, maka tim penjualan tetap menerima order. Begitu pesanan akan diambil di gudang, baru ketahuan barangnya tidak ada dan inilah bentuk nyata understock akibat pencatatan yang tidak akurat.

8. Tidak Punya SOP Pengelolaan Gudang yang Jelas

Tanpa SOP (Standard Operating Procedure) yang jelas, setiap staf gudang bisa bekerja dengan caranya masing-masing: ada yang mencatat, ada yang tidak, ada yang letakkan barang sembarang, atau tidak mengikuti alur masuk–keluar barang yang baku.

Barang retur bisa bercampur dengan barang siap jual, stok slow-moving dan fast-moving tidak dipisah, dan tidak ada aturan baku soal stock opname.

Hasilnya, stok sulit dipantau secara konsisten, angka di sistem tidak sama dengan kondisi rak, dan bisnis sering merasa stok “tiba-tiba habis”. Pada titik ini, understock bukan lagi kecelakaan, tapi konsekuensi dari sistem kerja yang memang tidak terstruktur.

Cara Mencegah Understock

Setelah memahami berbagai penyebab understock, langkah berikutnya adalah memastikan bisnis memiliki sistem dan proses yang mampu mencegahnya secara konsisten.

Mencegah understock tidak cukup dengan sekadar menambah stok; yang lebih penting adalah membangun kontrol, visibilitas, dan alur kerja yang memungkinkan kamu mengetahui kondisi stok kapan pun dibutuhkan.

Agar stok selalu aman dan angka persediaan tetap akurat, ada beberapa strategi yang bisa diterapkan dalam operasional bisnis—mulai dari monitoring real-time, perhitungan ROP, penggunaan safety stock, hingga pengelolaan gudang yang lebih terstruktur.

Dan inilah langkah paling fundamental yang harus diterapkan pertama kali:

1. Gunakan Sistem Inventory Management Real-Time

Understock sering terjadi karena keterlambatan update stok. Ketika transaksi banyak terjadi dalam waktu bersamaan, input manual tidak mampu mengikuti ritme penjualan.

Stok yang terlihat di layar tidak sama dengan stok fisik di gudang. Inilah akar utama overselling dan understock di bisnis multi-channel. Sistem real-time memastikan setiap pergerakan stok langsung tercatat begitu terjadi, tanpa menunggu staf melakukan update.

Dengan Jubelio Omnichannel, seluruh stok dari Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, website, POS, dan gudang terhubung otomatis. Begitu ada penjualan di satu channel, stok langsung berkurang di semua channel dalam hitungan detik.

Karena update berlangsung real-time, kamu tidak perlu lagi input manual—dan risiko understock akibat keterlambatan update hilang hampir sepenuhnya.

2. Tetapkan Reorder Point (ROP) dengan Perhitungan yang Tepat

Reorder point berfungsi sebagai alarm yang memberi tahu kapan saatnya melakukan restock sebelum stok benar-benar habis. Kesalahan menentukan ROP akan membuat stok menipis tiba-tiba, apalagi jika supplier memiliki lead time panjang.

Mengatur ROP secara akurat penting untuk memastikan stok tetap aman selama masa tunggu barang.

Nah, kalau kamu menggunakan sistem Jubelio akan menyediakan tampilan stok menyeluruh dan histori pergerakan stok yang lengkap, sehingga kamu dapat menetapkan ROP dengan data yang benar-benar akurat.

Sistem juga dapat menampilkan jumlah stok minimum dan memberi sinyal ketika stok mendekati batas tersebut. Artinya, keputusan restock tidak lagi menunggu “feeling”, tapi berdasarkan data real-time.

3. Siapkan Safety Stock (Stok Cadangan Wajib Ada)

Tanpa safety stock, bisnis sangat rentan understock saat terjadi lonjakan pesanan, event campaign marketplace, atau keterlambatan pengiriman. Safety stock berperan sebagai buffer yang menjaga operasional tetap berjalan meski permintaan naik di luar prediksi.

Dashboard Jubelio memiliki fitur low stock alert, yang otomatis memberi tahu ketika stok semakin mendekati batas minimum. Fitur ini membantu menentukan berapa banyak safety stock yang perlu disiapkan berdasarkan kecepatan penjualan aktual. 

Adanya pengingat otomatis, kamu tidak akan terlambat melakukan restock maupun kehabisan cadangan stok.

4. Gunakan Forecasting Permintaan Berdasarkan Data Historis

Forecasting yang buruk adalah penyebab klasik understock. Jika permintaan naik, tetapi stok diprediksi terlalu rendah, stok habis sebelum sempat melakukan restock. Analisis penjualan menjadi krusial agar bisnis dapat memperkirakan kebutuhan stok di masa mendatang.

Semua transaksi dari marketplace, POS, dan website otomatis tercatat dalam satu dashboard. Kamu bisa melihat tren penjualan, produk paling laku, ritme order harian, pola permintaan per channel, hingga grafik penjualan bulanan.

Dengan data lengkap di satu tempat, prediksi permintaan jauh lebih akurat, sehingga stok dapat dipersiapkan lebih matang sebelum high season tiba.

5. Sinkronisasi Stok ke Semua Channel Secara Otomatis

Tanpa sinkronisasi otomatis, stok di marketplace A bisa berbeda dengan marketplace B. Ketika satu barang terjual di banyak channel dalam waktu berdekatan, sistem manual tidak mampu mengikuti. Inilah yang memicu understock dan overselling secara bersamaan.

Jubelio Omnichannel secara otomatis menyamakan stok di semua platform penjualan. Tidak hanya marketplace, tetapi juga website, WhatsApp, dan toko fisik. Kamu hanya perlu mengelola stok dari satu dashboard pusat, dan sistem akan mengupdate semua channel secara real-time.

Hal ini membuat understock akibat perbedaan stok antar channel tidak akan terjadi lagi.

6. Gunakan WMS untuk Meningkatkan Akurasi Stok Gudang

Operasional gudang yang tidak rapi dapat menyebabkan barang tertukar, salah rak, pencatatan manual sering menyebabkan selisih stok. Saat stok sistem menunjukkan masih ada, fisiknya mungkin sudah habis. Tanpa WMS, akurasi stok sulit dijaga.

Jika Menggunakan Jubelio WMS dapat membantu mengelola seluruh aktivitas gudang secara terstruktur:

• rak dan bin location yang jelas
• barcode scanning untuk setiap pergerakan barang
• bantuan rute picking
• FEFO/FIFO untuk barang kadaluarsa
• logging otomatis untuk semua aktivitas stok

Karena setiap pergerakan tercatat otomatis, stok fisik dan stok sistem selalu sinkron. Risiko salah ambil SKU atau salah hitung stok turun drastis.

7. Lakukan Stock Opname Secara Berkala dan Terstruktur

Stock opname adalah cara memastikan data stok sistem sesuai dengan kondisi fisik di gudang. Jika tidak dilakukan secara rutin, kesalahan kecil bisa menumpuk hingga menyebabkan understock atau selisih besar yang sulit dilacak.

Dengan Jubelio WMS mendukung stock opname berbasis barcode yang sangat cepat dan minim kesalahan. Kamu bisa melakukan cycle count tanpa mengganggu operasional.

Selisih langsung terdeteksi dan tercatat otomatis dalam laporan penyesuaian stok. Prosesnya jauh lebih cepat dibandingkan stock opname manual yang memakan waktu berjam-jam atau berhari-hari.

8. Buat SOP Pengelolaan Gudang yang Jelas dan Konsisten

Tanpa SOP, operasional gudang berjalan tidak konsisten: retur bercampur dengan barang siap jual, pencatatan stok tidak seragam, dan SKU sering tertukar. Semua ini memicu understock karena stok tidak terkontrol dengan baik.

Dengan sistem yang memaksa alur kerja terstandarisasi, seluruh tim gudang bekerja mengikuti prosedur yang sama. Hasilnya, kesalahan stok menurun dan risiko understock semakin kecil.

Solusi Modern untuk Mencegah Understock: Gunakan WMS & Omnichannel

Jika stock management masih manual dan bertabur file Excel, risiko understock akan semakin besar. Di sinilah teknologi seperti WMS (Warehouse Management System) dan Omnichannel sangat membantu.

Dengan sistem seperti Jubelio Omnichannel + Jubelio WMS, kamu bisa mendapatkan:

✔ Sinkronisasi stok otomatis ke semua marketplace
✔ Monitoring stok real-time
✔ Notifikasi saat stok menipis (low stock alert)
✔ Perhitungan safety stock & reorder point
✔ Pencatatan pergerakan stok yang rapi dan terpusat
✔ Manajemen multi-gudang tanpa manual update

Semuanya dilakukan otomatis tanpa harus cek stok satu per satu.

Kesimpulan

Understock adalah masalah serius yang dapat menghambat pertumbuhan bisnis. Namun, dengan manajemen stok yang tepat, forecasting yang akurat, dan dukungan sistem otomatis, kamu bisa mencegah stockout, menjaga penjualan tetap stabil, dan membangun pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Jika kamu ingin bisnis lebih aman dari risiko understock dan overselling, sistem inventory modern adalah investasi terbaik.