Dalam dunia bisnis pasti akan selalu terjadi proses transaksi antara produsen, konsumen, dan distributor, proses transaksi tersebut akan berputar secara berulang-ulang.
Dalam proses transaksi tersebut nanti nya akan dibuatkan suatu catatan, seperti nota atau faktur yang digunakan untuk suatu bukti transaksi apabila telah terjadi suatu kesepakatan.
Selain sebagai bukti fisik dalam setiap transaksi, nota atau faktur tersebut dapat menjadi dokumen penting yang dapat disimpan oleh si konsumen maupun perusahaan untuk dijadikan record telah melakukan suatu transaksi.
Bagi para akuntan bukti transaksi adalah sesuatu yang sangat penting, karena dengan bukti transaksi tersebut mereka dapat melakukan pencatatan dan pembukuan untuk perusahaan mereka.
Ada banyak sekali jenis bukti transaksi salah satunya adalah faktur.
Faktur terbagi menjadi faktur penjualan dan faktur pembelian. Sayangnya, masih banyak orang yang belum memahami maksud dari kedua faktur tersebut bahkan tidak mengetahui perbedaan dari kedua hal tersebut.
Apalagi bagi orang-orang yang tidak memiliki background akuntansi, padahal sebenarnya bukti-bukti transaksi seperti faktur tersebut sudah sering mereka lihat dalam kehidupan sehari-hari.
Pada pembahasan kali ini kita akan kupas tuntas mengenai apa itu faktur penjualan dan kegunaanya dalam sebuah bisnis.
Baca Juga: 5 Jenis Laporan Keuangan Sederhana yang Perlu Dipahami Pebisnis
Apa itu Faktur Penjualan?
Faktur penjualan adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bentuk tagihan kepada pelanggan atas transaksi pembelian Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP). Dalam bahasa Inggris, banyak yang menyebutnya sebagai sales invoice.
Biasanya faktur penjualan akan diterima oleh si pembeli apabila produk yang dipesan telah tiba di tempat tujuan.
Namun ada juga yang mengirim fakturnya di awal transaksi, tergantung pada kesepakatan yang telah di sepakati.
Fungsi Faktur Penjualan
Faktur penjualan memiliki fungsi-fungsi yang sangat baik dalam hal perpajakan maupun dalam hal pembukuan. Berikut beberapa fungsi tersebut,
- Sebagai bukti transaksi dalam penyusunan laporan keuangan
- Bukti transaksi dalam melakukan pelaporan pajak
- Informasi mengenai Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan Barang/Jasa Kena Pajak (BKP/JKP)
- Informasi jadwal tenggat pembayaran yang harus diselesaikan yang sangat penting dalam manajemen keuangan perusahaan
- Bukti Pemesanan jika terjadi kesalahan pengiriman barang pesanan
- Dokumen rujukan yang diperuntukkan penjualan kembali barang atau jasa
Komponen dalam Faktur Penjualan
1. Identitas Lengkap Perusahaan
Sertakan nama resmi perusahaan, logo, slogan (jika ada), serta alamat dan kontak yang dapat dihubungi. Identitas yang jelas ini dipakai untuk memperkuat branding dan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda.
Dengan menyertakan elemen visual seperti logo dan desain khas perusahaan, faktur Anda pun berfungsi ganda sebagai media promosi yang memperkuat kesan profesional.
2. Nama dan Alamat Pelanggan
Mencantumkan nama dan alamat pelanggan secara lengkap menunjukkan bahwa Anda memperhatikan detail dan menjaga akurasi data. Ini penting dalam membangun hubungan yang lebih personal dan profesional dengan pelanggan.
Kesalahan kecil seperti salah eja nama bisa berdampak pada citra bisnis Anda. Pastikan informasi ini selalu dicek ulang sebelum faktur dikirimkan.
3. Kode atau Nomor Transaksi
Setiap transaksi harus memiliki identitas unik berupa nomor atau kode faktur. Ini penting untuk membedakan antara satu transaksi dengan lainnya, apalagi jika perusahaan Anda memiliki volume penjualan yang tinggi.
Nomor transaksi juga memudahkan proses pencatatan, audit internal, hingga pelacakan jika terjadi kendala. Nomor transaksi adalah bukti konkret yang menunjukkan keabsahan transaksi baik bagi Anda sebagai penjual, maupun bagi pelanggan.
4. Penanda Waktu Tanggal Transaksi
Mencantumkan tanggal transaksi adalah hal mendasar yang tak boleh diabaikan. Tanggal ini menjadi penanda resmi kapan proses jual beli terjadi dan berfungsi sebagai referensi historis untuk laporan keuangan, audit, maupun klaim garansi.
Jika bisnis Anda memiliki sistem pencatatan yang sangat detail, tak ada salahnya menambahkan waktu (jam) transaksi juga. Ini sangat berguna dalam sektor ritel atau layanan berbasis waktu.
5. Rincian Transaksi
Bagian ini adalah inti dari faktur penjualan. Di sinilah Anda menjelaskan seluruh detail produk atau jasa yang dijual seperti:
- Kode dan nama barang/jasa
- Jumlah unit
- Satuan ukuran
- Harga per unit
- Diskon (jika ada)
- Subtotal harga
Jika ada permintaan khusus dari pelanggan seperti misalnya modifikasi produk atau pengemasan berbeda pastikan dicantumkan secara tertulis.
6. Total Pembayaran
Pastikan Anda mencantumkan dengan rinci jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan. Idealnya rincian tersebut mencakup:
- Subtotal: Total dari harga semua barang sebelum pajak
- PPN atau pajak lainnya: Jika berlaku, sebutkan secara eksplisit
- Total akhir: Jumlah keseluruhan yang wajib dibayar
Ketika pelanggan melihat bahwa total pembayaran disajikan secara terbuka dan detail, ini akan meningkatkan persepsi profesionalisme dan mengurangi potensi komplain terkait harga.
7. Nama dan Tanda Tangan Kasir Sebagai Penanggung Jawab
Cantumkan nama lengkap dan tanda tangan kasir atau staf yang memproses transaksi. Informasi ini menjadi penanda siapa yang bertanggung jawab atas pencatatan data dalam faktur tersebut.
Hal ini akan sangat membantu apabila suatu hari terjadi ketidaksesuaian data atau kekeliruan pencatatan.
8. Nama dan Tanda Tangan Penerima
Dokumentasikan juga nama serta tanda tangan pihak penerima barang atau jasa. Selain menjadi bukti fisik bahwa produk telah diserahkan, ini juga melindungi perusahaan dari potensi klaim sepihak di kemudian hari.
Dengan adanya data ini, Anda dapat memastikan bahwa barang diterima oleh pihak yang benar dan sah.
9. Stempel Perusahaan
Tambahkan stempel resmi perusahaan pada faktur, baik untuk transaksi tunai maupun kredit. Stempel berfungsi sebagai validasi legal bahwa dokumen tersebut benar-benar dikeluarkan oleh perusahaan Anda.
Stempel juga dapat mengurangi risiko pemalsuan faktur yang bisa berdampak negatif pada reputasi bisnis Anda.
10. Catatan dan Syarat Khusus
Sertakan informasi tambahan seperti syarat dan ketentuan penjualan. Misalnya, kebijakan mengenai pengembalian barang, waktu pembayaran, hingga garansi.
Contoh:
- “Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan.”
- “Pembayaran jatuh tempo 30 hari sejak tanggal faktur.”
Dengan mencantumkan keterangan seperti ini, Anda tidak hanya menghindari potensi komplain yang tidak sesuai, tetapi juga membangun kepercayaan dengan cara yang transparan dan jelas di awal transaksi.
Contoh Bentuk Faktur Penjualan
Untuk lebih mudah nya berikut adalah contoh bentuk faktur penjualan tunai yang biasanya kita bisa lihat dan dapatkan melalui format spreadsheet dan format excel.
Gunakan Pembuat Faktur Otomatis untuk Marketplace Anda dengan Jubelio Omnichannel
Namun, apakah kamu berpikiran untuk membuat faktur ini secara otomatis dan terhubung secara otomatis ke dalam sebuah sistem yang lebih besar? Kalo iya, berarti kamu harus menggunakan platform Jubelio Omnichannel.
Dengan platform omnichannel Jubelio, semua urusan bisnis kamu bisa diselesaikan secara cepat, mulai dari listing barang ke marketplace, proses integrasi, pemenuhan pesanan pelanggan.
Selain disebut sebagai platform omnichannel, Jubelio juga merupakan ecommerce enabler yang membantu kamu berjualan di semua marketplace secara lebih hemat waktu.
Singkatnya, kamu hanya perlu melakukan satu aktivitas saja melalui Jubelio, nanti secara otomatis akan terupdate di semua marketplace kamu berjualan.
Penasaran dengan Jubelio? Klik di bawah sini buat cari tahu lebih jauh sekaligus untuk coba gratisnya ya.
