Bagi pebisnis yang mempunyai gudang besar maupun gudang kecil pasti menginginkan sistem pengelolaan gudang yang baik.
Dimana mereka akan sangat mudah mengelola setiap persediaan barang secara maksimal dan meminimalisir masalah yang kerap terjadi di gudang.
Tanpa sistem gudang, bisa menyebabkan terjadinya kerugian bagi usahanya sekaligus mengakibatkan pengontrolan barang yang berantakan.
Karena warehouse management system berhubungan langsung dengan pergerakan arus barang.
Supaya gudang kamu lebih efisiens, di artikel ini aku bagikan tips mudah kelola sistem pergudangan.
Masalah Dalam Manajemen Gudang
Pengelolaan warehouse menjadi salah satu masalah yang pastinya kerap kali dialami oleh pebisnis.
Biasanya nih kendala yang dialami pebisnis bukan cuma satu atau dua aja, malah bisa jadi lebih banyak daripada itu, bener kan?
Jujur aja deh, pasti kamu sering banget nih ngalamin perbedaan stok barang yang ada di gudang dengan pencatatan persediaan kamu.
Kebanyakan sih staff gudang masih mencatatnya secara manual misalnya menggunakan buku stok barang atau kartu stok.
Apalagi kalau kartu stok tuh umumnya bakalan digunakan untuk masing-masing barang, gimana nggak makin ribet tuh.
Tapi selain itu, masih ada nih masalah lain yang sering terjadi di gudang.
1. Jarang Menghitung Stok Barang di Gudang
Permasalahan pertama yaitu jarang melakukan perhitungan persediaan barang di gudang.
Dimana penghitungan stok ini supaya kamu tahu nih mana barang yang mengalami penyusutan.
Soalnya kalau kamu nggak mengecek stok barang secara berkala bisa terjadi kemungkinan ketidaksesuaian antara persediaan fisik dengan yang ada di data.
Mungkin untuk mengelola stok barang gudang bukanlah hal yang mudah apalagi kalau kamu masih melakukan semuanya secara manual.
Sehingga bisa menyebabkan terjadi perbedaan jumlah stok barang dan terjadilah selisih stok barang.
Bisa jadi diakibatkan karena kamu kurang maksimal dalam menghitung barang fisik dan menyesuaikannya dengan data yang dimasukkan.
Atau dapat dikarenakan pengelolaan layout gudang yang tidak terlalu maksimal makanya peluang barang hilang semakin besar selama penyimpanan.
2. Jalur picking Tidak Optimal
Ada satu hal yang tidak disadari oleh pebisnis dan sebenarnya menjadi kendala dalam pengelolaan gudang yang baik.
Ya, nyatanya proses picking yang tidak optimal menjadi kendala yang mesti dialami oleh kamu.
Karena jalur picking yang tidak efisien dapat menghambat tingkat pengambilan barang sehingga akibatnya kurang optimalnya produktivitas gudang.
3. Tata Letak Gudang Tidak Efisien
Ternyata tempat persediaan barang yang tidak efisien bisa menyebabkan berbagai masalah lho, makanya nggak boleh sampai terjadi nih khususnya untuk bisnis ritel.
Dengan menempatkan barang di semua tempat dan tersembunyi bisa mengakibatkan kurangnya efisiensi toko yang nantinya bakalan berpengaruh terhadap persediaan.
Coba aja bayangin, kamu menaruh stok barang di tempat tersembunyi, pastinya akan menyusahkan kamu untuk mengelola persediaan barang.
Bisa saja, saat kamu stock opname ternyata ada barang yang kamu lewatkan sehingga tidak terhitung ke dalam buku stok barang.
Cara Meningkatkan Pengelolaan Gudang yang Efisien
Karena kamu udah tahu nih masalah-masalah yang sering kali terjadi dalam proses warehouse, saatnya kamu tahu gimana cara mengatasi kendala tersebut.
Dimulai dari pengelolaan gudang yang tepat, pastinya kamu bakalan bisa mengatasi permasalahan di dalam gudang.
Kebanyakan pebisnis yang mengelola gudang secara efisiens ternyata mereka menerapkan sistem manajemen gudang loh seperti penggunaan software WMS.
Untuk meminimalisir kendala dalam proses pergudangan, kamu bisa ikutin 5 tips berikut ini.
1. Maksimalkan Tata Letak Gudang
Seperti yang udah aku jelasin sebelumnya, kalau salah satu permasalahan yang sering kali dialami pada pengelolaan gudang yaitu layout barang tidak efisien.
Nah, maka dari itu tips pertama yang harus kamu lakukan adalah maksimalkan tata letak atau layout gudang.
Banyak pebisnis yang punya masalah mengenai gimana sih cara memaksimalkan tata letak gudang dan belum tahu cara mengatasinya.
Mulai dulu dari menentukan penempatan barang seperti lantai, baris, kolom, sampai rak barang.
Tujuannya supaya nanti staff gudang bisa langsung tahu nih dimana letak barang tersebut.
Jadi mereka lebih mudah untuk memproses penempatan barang dan saat ingin mencari barang itu tidak membutuhkan waktu yang lama.
Sebelum kamu tentuin mana barang akan ditempatkan, aku punya tips nih buat kamu agar lebih maksimal penggunaan layout warehouse.
Pertama, kamu bisa mengatur kembali barang berdasarkan produk yang paling laku dan barang yang kurang laku.
Untuk tahu mana sih barang yang mudah laku, kamu bisa mendapatkannya dari pencatatan stok barang di gudang sehingga kamu lebih mudah untuk menempatkan barang tersebut.
Setelah kamu mengatur tata letak, langkah berikutnya baru deh kamu masukkan data penempatan barang bersamaan dengan jumlah persediaan barang ke dalam sistem.
Bukan cuma itu, dengan menata lokasi gudang dan layout kamu bisa memudahkan proses yang ada di gudang, misalnya pada proses putaway, pencarian, sampai pengambilan.
Udah deh, kamu udah bisa kelola persediaan barang di gudang secara maksimal.
2. Berikan Kode Khusus di Setiap Barang
Biasanya pihak gudang merasa kesulitan dalam mencari barang untuk dilanjutkan ke proses selanjutnya.
Supaya pengelolaan gudang yang efisien, tips selanjutnya yang dapat dilakukan yaitu dengan memberikan kode barang di setiap item.
Umumnya sering banget label barang yang double dan hal itu sering kali jadi permasalahan juga, karena pastinya menyusahkan pelacakan dan pengambilan barang.
Aku ada tipsnya nih, kamu bisa tandai masing-masing barang berdasarkan serial number dan batch number supaya nanti staff bisa dengan mudah melacak barang.
Bisa dibilang serial number maupun batch number ini sebagai identitas unik dan pastinya punya kode yang berbeda di setiap barangnya.
Jadi meminimalisir terjadi kesalahan penginputan barang ketika kamu melakukan pemindahan barang antar gudang.
3. Melacak Keluar Masuknya Barang
Serial number dan batch number nanti akan berpengaruh juga ketika kamu ingin melacak keluar masuknya barang.
Jadi, tidak hanya sebagai identitas unik dari barang aja tapi sangat penting untuk mengetahui setiap proses pergudangan.
Kalo kamu nih lagi cari sistem pengelolaan gudang, ada baiknya yang menyediakan fitur pelacakan keluar masuknya barang secara jelas.
Contoh warehouse management system yang bisa kamu gunakan adalah Jubelio WMS.
Nah, nanti misalnya kamu ingin memindahkan barang dari satu gudang ke gudang lainnya akan terdata dengan akurat.
Mulai dari barang tersebut keluar dari gudang A sampai akhirnya tiba di gudang B.
Untuk penempatan barangnya sendiri nanti kamu tinggal memasukkannya ke dalam rak barang yang ada di gudang.
Biasanya di dalam sistem manajemen gudang, perpindahan barang terdata seperti gambar di bawah ini.
4. Letakkan Barang Sesuai Tingkat Permintaan
Sebenarnya tips ini berkaitan dengan penataan tata letak gudang yang sebelumnya udah aku kasih tahu nih.
Kamu dapat menempatkan barang sesuai tingkat permintaan, misalnya tempatkan produk yang paling banyak dibeli konsumen pada bagian rak depan.
Pastikan juga barang best-seller letaknya tidak terlalu jauh dari area pengepakan (packing) supaya kamu bisa lebih cepat memenuhi permintaan pelanggan.
Kenapa sih harus meletakkannya di bagian depan rak?
Karena barang yang laris perpindahan barangnya lebih cepat tentunya memudahkan karyawan gudang kamu dalam mencari produk tersebut.
Mereka nggak perlu menghabiskan waktu yang lama untuk mencari barang sehingga sistem gudang kamu bisa lebih optimal dan efisien.
5. Memisahkan stok baru dan stok lama
Tips terakhir, kamu pisahkan stok baru dengan stok barang lama agar kamu tidak bingung saat melakukan pemeriksaan barang (stock opname)
Sering kali, pebisnis yang mencampur persediaan barang baru dan lama secara tidak sengaja mengalami kesusahan saat mengecek data stok.
Contohnya, apakah ini barang lama atau barang baru yang harus dikeluarkan dari gudang.
Maka itu, emisahan persediaan barang ini juga tentu berguna pula untuk mempermudah perhitungan jumlah stok barang lama yang sudah terjual maupun yang belum terjual.
Kesimpulan
Nah, itu dia kendala yang mungkin pernah kamu alami dalam mengelola gudang tanpa sistem manajemen gudang yang efisiens.
Tapi sekarang kamu juga udah tahu nih cara mengatasi masalah di dalam gudang.
Saranku supaya kamu lebih mudah mengurus segala kegiatan pergudangan, kamu dapat menerapkan warehouse management system.
Salah satunya Jubelio WMS yang menyediakan fitur lengkap sebagai software gudang, kemudahan dalam proses putaway, picking, packing, hingga shipping.
Jadi, kapan lagi kamu dapatkan sistem gudang yang sudah terhubung ke platform omnichannel?
