Bagaimana sistem pencatatan kehadiran di perusahaan Anda? Apakah masih menggunakan software absensi manual seperti fingerprint, kartu atau bahkan password? Di era yang serba digital ini, monitoring kehadiran karyawan akan lebih mudah menggunakan sistem absensi online.
Absensi online merupakan seperangkat software yang dibangun untuk mengoptimalkan pengaturan dan pengelolaan kehadiran karyawan. Penggunaan sistem absensi manual mungkin sesuai jika diperuntukkan untuk karyawan dengan jumlah yang kecil, namun berbeda jika perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan.
Tentu akan jauh lebih mudah dan efisien menggunakan software absensi online bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak. Artikel ini akan membahas mengenai tips memilih software absensi online yang tepat untuk perusahaan Anda.
Manfaat Pentingnya Menggunakan Sistem Absensi Online
Menggunakan absensi online bukan hanya sekedar mengikuti tren belaka, melainkan karena banyak manfaat yang dirasakan dari menggunakan sistem absensi ini.
Di bawah ini terdapat 5 alasan mengapa penting menggunakan absensi online:
-
Praktis dan mudah digunakan
Merekam kehadiran karyawan secara online melalui aplikasi merupakan hal yang praktis dan mudah. Karyawan hanya perlu membuka aplikasi dan melakukan absensi saat mulai dan selesai bekerja. Aplikasi ini dirancang dengan desain antarmuka yang simple dan dapat digunakan oleh siapapun dengan mudah.
-
Kemudahan dalam rekapitulasi data karyawan
Dengan sistem absensi online, Anda tidak perlu pusing saat melakukan rekapan kehadiran karyawan. Pasalnya hanya dengan melakukan setting pada aplikasi, Anda dapat dengan mudah mengunduh seluruh data kehadiran dan keterlambatan karyawan tanpa terkecuali. Rekapan yang dihasilkan akan lebih akurat dan aman dibandingkan dengan rekapan manual.
-
Efisiensi pengeluaran operasional perusahaan
Tidak hanya memberikan kemudahan penggunaan, aplikasi absensi online juga menguntungkan dari sisi pengeluaran operasional. Anda hanya perlu membayar biaya berlangganan dan karyawan cukup download absensi online di smartphone masing-masing.
Baca juga: 10 Aplikasi Bisnis Online Terbaik yang Wajib Kamu Coba
-
Mempersingkat proses birokrasi
Proses perizinan dan persetujuan seringkali memakan waktu yang lama dan menyulitkan. Tenang saja, dengan aplikasi absensi online, Anda dapat mempersingkat proses birokrasi dengan melakukan perubahan pada setting shift, pengajuan klaim, hingga approval dan rejection. Proses birokrasi menjadi lebih mudah, praktis dan efisien.
-
Meningkatkan retensi karyawan
Retensi karyawan yang tinggi menjadi tujuan utama bagi keberlangsungan operasional perusahaan. Dengan memberlakukan sistem absensi online, Anda tidak hanya membangun pola kehadiran yang sistematis tapi juga membangun budaya perusahaan yang humanis. Hal ini tidak hanya membantu meningkatkan kehadiran karyawan, tapi juga berdampak pada kinerja mereka.
Tips Memilih Aplikasi Absensi Online Karyawan
Setelah mengetahui berbagai manfaat dari sistem absensi online, selanjutnya Anda perlu mengetahui tips memilih aplikasi absensi online yang tepat untuk karyawan. Di bawah ini 6 tips yang dapat Anda pertimbangkan sebelum memilih aplikasi absensi karyawan online :
-
Adanya fitur pendukung yang lengkap
Tips pertama adalah memilih aplikasi dengan fitur yang lengkap. Pilihlah aplikasi yang tidak hanya memberikan fitur absensi dan kehadiran saja, tapi juga beberapa fitur personalia yang lain.
Carilah aplikasi yang menggabungkan sistem kehadiran dengan sistem lembur, kunjungan klien, klaim reimbursement hingga sistem penggajian. Dengan satu aplikasi yang lengkap Anda dan karyawan dapat dengan mudah mengakses berbagai sistem.
-
Integrasi dengan sistem penggajian
Jumlah kehadiran karyawan umumnya berhubungan dengan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan. Oleh karena itu, sudah seharusnya data kehadiran dan sistem penggajian saling terintegrasi satu sama lain.
Pilihlah aplikasi absensi yang mendukung fitur payroll agar Anda dapat dengan mudah mengkalkulasi gaji berdasarkan data absen, cuti, dan lembur karyawan. Hal ini juga dapat membantu meminimalisir kesalahan perhitungan yang biasanya terjadi saat proses penggajian.
Baca juga: 5 Aplikasi Bisnis yang Dijamin Bisa Memudahkan Operasional Bisnismu
- Menyediakan layanan Employee Self Service (ESS)
Tidak hanya berfokus pada pengaturan admin, pertimbangkan pula fitur Employee Self Service (ESS) pada aplikasi absensi online. Melalui fitur ini karyawan dapat mengakses dan mengedit data personalia mereka, mengajukan permintaan izin dan cuti hingga slip gaji dengan mudah via aplikasi.
-
Memiliki sertifikasi keamanan data
Pertimbangan yang paling sering dirasakan perusahaan dalam menggunakan sistem absensi online adalah karena masalah keamanan data perusahaan dan karyawan. Oleh karena itu, pastikan Anda memilih aplikasi absensi yang menggunakan Security Socket Layer (SSL) untuk melindungi data karyawan. Dengan sistem autentifikasi, data setiap perusahaan akan lebih terjamin dan menghindari modifikasi oleh pihak lain.
-
Berfungsi untuk berbagai tipe smartphone
Sebagai sistem absensi digital, hal lain yang perlu Anda pertimbangkan adalah memastikan aplikasi tersebut sesuai untuk berbagai tipe smartphone. Jangan sampai ada karyawan yang tidak dapat mengakses fitur tertentu atau aplikasi secara keseluruhan.
-
Biaya yang terjangkau dan adanya layanan bantuan
Terakhir, pilih aplikasi yang sesuai dengan budget perusahaan Anda. Pilihlah aplikasi dengan layanan yang terbaik dengan harga yang masih terjangkau. Pertimbangkan juga free-trial yang disediakan oleh beberapa aplikasi.
Jika dibutuhkan, lakukan konsultasi layanan untuk mengetahui solusi dari masalah yang mungkin timbul dari penggunaan aplikasi di kemudian hari.
Gunakan Software Absensi Karyawan Terbaik
Setelah mengetahui keuntungan dan tips memilih software absensi online, adakah aplikasi yang ingin Anda coba? Jika kesulitan memilih, Anda bisa mencoba menggunakan aplikasi absensi online Hadirr yang lengkap dan terjangkau
Hadirr tidak hanya sekedar menawarkan fitur sistem absensi online dengan teknologi face recognition, tapi juga memberikan kemudahan bagi karyawan untuk melakukan absensi dengan menggunakan metode selfie.
Karyawan cukup mengambil foto wajah mereka menggunakan smartphone dan HR akan melakukan approval bukti kehadiran mereka. Fitur ini tentu sangat mendukung perusahaan yang memberlakukan sistem remote dan hybrid.
Aplikasi absensi Hadirr sebagai sistem absensi online terbaik dapat memberikan perubahan yang efektif bagi pengelolaan karyawan perusahaan. Peningkatan efisiensi manajemen karyawan bisa langsung dirasakan sejak menggunakan aplikasi ini. Anda bisa uji coba layanan Hadirr untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.
