Memilih aplikasi Human Resource Information System (HRIS) yang sesuai adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam manajemen sumber daya manusia perusahaan. Terutama di era digital yang serba cepat ini, perangkat lunak menjadi solusi yang tepat untuk kerja praktis, hal ini juga berlaku di Indonesia.
Di Indonesia, tersedia beragam pilihan aplikasi HRIS. Oleh karena itu, menemukan HRIS yang terbaik bisa menjadi tugas yang menantang bagi departemen HR dan perusahaan secara keseluruhan. Namun, Anda tidak perlu khawatir, karena dalam artikel ini kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara memilih aplikasi HRIS terbaik di Indonesia yang paling cocok dengan kebutuhan bisnis Anda.
Definisi HRIS
Human Resource Information System (HRIS) adalah sebuah perangkat lunak yang secara khusus dibuat untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan karyawan di sebuah perusahaan. Sistem HRIS menyatukan semua data dari berbagai aplikasi ke dalam satu sistem yang terpusat.
Informasi tersebut mencakup administrasi gaji, manajemen absensi, proses rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aspek lainnya yang terkait dengan tenaga kerja, termasuk data personalia karyawan.
Dengan menggunakan sistem HRIS, perusahaan dapat mengotomatisasi banyak tugas administratif SDM, meningkatkan efisiensi, dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap data dan proses HR. HRIS membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih efisien.
8 Tips Memilih Aplikasi HRIS Terbaik
Terdepat tiga prinsip yang perlu dipertimbangkan ketika memilih aplikasi HRIS untuk manajemen SDM.
- Lebih Baik (Better): Ini berarti bahwa perangkat lunak harus mampu meningkatkan kualitas pekerjaan dibandingkan dengan pengerjaan manual.
- Lebih Cepat (Faster): Perangkat lunak tersebut harus dapat menghemat waktu kerja namun tetap menghasilkan data yang valid dan akurat.
- Lebih Murah (Cheaper): Ini berarti biaya yang dikeluarkan haruslah efisien dan tidak memberatkan perusahaan.
Selain ketiga prinsip tersebut, berikut adalah beberapa tips untuk memilih software HRIS yang tepat:
1. Legalitas
Pastikan perangkat lunak HRIS yang dipilih adalah legal, memiliki hak cipta yang diakui, dan dikembangkan oleh penyedia perangkat lunak yang terpercaya. Memilih perangkat lunak HRIS yang legal dapat menghindarkan perusahaan dari risiko hukum dan membangun reputasi yang baik.
2. Sistem keamanan
Pastikan juga bahwa aplikasi HRIS yang dipilih memiliki standar keamanan yang tinggi, terutama karena data sensitif seperti informasi pribadi karyawan dan data keuangan perusahaan akan disimpan di dalamnya. Penting untuk menanyakan tentang protokol keamanan siber yang diterapkan oleh penyedia HRIS.
3. Ulasan pengguna
Periksa testimoni atau portofolio dari penyedia software HRIS tersebut. Dengan melihat proyek-proyek sebelumnya yang telah dilakukan oleh penyedia HRIS dan ulasan dari pengguna sebelumnya, Anda dapat mengevaluasi apakah perangkat lunak tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
4. Integrasi data lengkap
Pilihlah aplikasi HRIS yang dapat mengintegrasikan data dengan sistem-sistem lain di perusahaan. Hal ini akan memungkinkan aliran informasi yang lancar dan real-time antara berbagai kebutuhan yang berbeda, serta mengurangi pekerjaan manual yang berulang dan meningkatkan akurasi data.
5. Keterjangkauan penggunaan aplikasi
HRIS tidak hanya harus efisien, tetapi juga harus ramah pengguna atau mudah digunakan (user friendly). Semakin sederhana sistemnya untuk digunakan dan dipelajari, semakin sedikit waktu pelatihan yang diperlukan.
6. Pertimbangkan aspek biaya
Biaya penggunaan HRIS bervariasi tergantung pada fitur yang Anda butuhkan dan penyedia yang dipilih. Perlu dicatat bahwa tidak semua penyedia HRIS menyertakan fitur dan kemampuan yang sama dalam paket “dasar” mereka. Beberapa mungkin menagih biaya tambahan untuk fungsi inti SDM seperti penggajian.
Beberapa lainnya mungkin menetapkan biaya tambahan untuk layanan tambahan seperti manajemen aset kantor, manajemen rekrutmen karyawan, dsb. Pertimbangkan perbedaan ini saat menetapkan anggaran Anda. Dan penting untuk tidak terjebak oleh harga yang murah.
7. Pelajari fitur-fitur unggulan
Keandalan fitur aplikasi adalah faktor kunci yang harus dipertimbangkan saat memilih software aplikasi HRIS. Ketika memilih, pastikan untuk mengidentifikasi fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan Anda, serta fitur unggulan yang ditawarkan.
Misalnya, jika aplikasi HRIS menawarkan sistem perhitungan penggajian dan pajak penghasilan PPh 21/26 karyawan, pastikan untuk memeriksa apakah kalkulator penghitung pada aplikasi tersebut akurat dan up to date mengikuti peraturan di Indonesia.Karena menggunakan aturan yang sudah ketinggalan zaman dapat membuat perhitungan menjadi tidak valid.
8. Menyediakan layanan uji coba (demo)
Setelah Anda membandingkan penawaran dan penyedia aplikasi software HRIS, jangan ragu untuk mencoba demo. Biasanya, penyedia perangkat lunak HRIS akan menyediakan demo yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, seperti aplikasi HRIS & payroll Gadjian dan aplikasi absensi selfie Hadirr.
Melalui demo, Anda dapat melihat langsung bagaimana perangkat lunak beroperasi dan mengajukan pertanyaan yang belum terjawab. Anda juga mungkin akan memunculkan pertanyaan atau kekhawatiran baru selama proses demo.
Gunakan Aplikasi HRIS dengan Fitur Lengkap dan Terintegrasi
Jika Anda masih merasa kebingungan dalam memilih aplikasi HRIS terbaik, aplikasi penggajian berbasis web Gadjian dan aplikasi absensi online Hadirr mungkin bisa menjadi solusinya. Kedua aplikasi ini terintegrasi dengan baik, memudahkan penggunaan bersama secara efisien.
Keamanan sistem pada kedua HRIS ini telah terbukti handal. Layanan penyimpanan cloud yang digunakan memiliki reputasi yang kuat yaitu Amazon Web Services. Selain itu, keduanya menyediakan dukungan server 24/7, protokol enkripsi SSL tingkat perbankan, dan pengelolaan akses yang aman melalui username dan password.
Selain itu, fitur-fitur dari kedua aplikasi ini terbukti akurat dalam perhitungan dan membantu pekerjaan HRD. Sebagai contoh, kalkulator PPh 21 online dari Gadjian selalu diperbarui mengikuti perubahan regulasi pajak terbaru, sehingga memberikan perhitungan gaji dan pajak yang valid.
Lalu aplikasi Hadirr, menggunakan pengenalan wajah dengan algoritma yang canggih, hanya mengenali wajah yang terdaftar. Aplikasi mobile ini juga dilengkapi dengan teknologi anti-pemalsuan GPS yang dapat mendeteksi lokasi palsu.
