Dalam pengelolaan stok, akurasi data persediaan menjadi sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional pada bisnis. Apabila stok yang dimiliki tidak sesuai dengan sistem dan kondisi fisiknya di gudang, itu bisa menyebabkan masalah seperti overselling, keterlambatan pengiriman, hingga yang paling parah bisa membuat bisnis merugi.
Salah satu cara untuk menjaga akurasi stok adalah dengan melakukan stock opname. Namun, stock opname tidak selalu harus dilakukan secara menyeluruh. Dalam kondisi tertentu, bisnis bisa melakukan stock opname partial atau pengecekan stok sebagian.
Artikel ini akan menjelaskan apa itu stock opname partial, manfaat yang bisa didapatkan serta bagaimana cara melakukannya. Simak artikel sampai habis ya.
Apa itu Stock Opname Partial?
Stock opname partial adalah proses pengecekan stok fisik yang dilakukan secara bertahap dan hanya pada sebagian barang, kategori, lokasi, rak, gudang, atau SKU tertentu, bukan seluruh stok yang dimiliki bisnis.
Pendekatan metode ini sangat baik karena prosesnya lebih cepat dan tidak menganggu operasional gudang sehingga bisa mendeteksi kesalahan lebih cepat agar bisa segera untuk diperbaiki.
Pendekatan stock opname partial biasanya dilakukan secara berkala, bisa dilakukan secara mingguan, harian atau bahkan saat dibutuhkan di waktu tertentu.
Semakin sering melakukan stock opname partial, maka akan lebih sering membantu bisnis mendeteksi selisih stok sebelum masalahnya semakin parah.
Manfaat Stock Opname Partial Bagi Bisnis
Stock opname partial memiliki beberapa manfaat penting, sebagai berikut ini:
1. Prosesnya Cepat
Stock opname full biasanya membutuhkan waktu lama karena seluruh stok harus dihitung. Sementara itu, stock opname partial hanya fokus pada sebagian stok yang memang perlu dicek. Karena hanya menghitung sebagian stok, proses stock opname partial bisa dilakukan dalam waktu yang lebih singkat.
Dengan begitu, tim gudang bisa menyelesaikan proses opname lebih cepat tanpa membutuhkan terlalu banyak tenaga kerja.
2. Tidak Perlu Memberhentikan Operasional Gudang
Bisnis tidak perlu menghentikan seluruh aktivitas gudang. Karena pengecekan hanya dilakukan pada produk, rak, kategori, atau lokasi tertentu, proses seperti picking, packing, penerimaan barang, dan pengiriman tetap bisa berjalan.
Apalagi kalau bisnis memiliki aktivitas order harian tinggi, seperti retail, distributor, dan online seller. Jika operasional gudang sampai berhenti, pasti akan sangat berpengaruh dampaknya.
3. Mengurangi Risiko Selisih Stok
Selisih stok bisa terjadi karena banyak faktor seperti kesalahan input, barang salah lokasi, transaksi belum tercatat, retur belum diproses atau barang rusak & hilang.
Dengan stock opname partial, bisnis bisa lebih sering mengecek produk-produk tertentu yang rawan selisih. Semakin cepat selisih ditemukan, semakin cepat pula bisnis bisa melakukan perbaikan.
4. Fokus pada Produk yang Paling Penting
Tidak semua produk memiliki tingkat risiko yang sama. Ada produk yang lebih sering bergerak, lebih mahal, atau lebih sering mengalami selisih stok.
Stock opname partial memungkinkan bisnis fokus pada produk prioritas seperti produk yang sering terjual, produk yang pergerakannya cepat, produk stok menipis, produk yang sering diretur, dan produk yang punya riwayat selisih stok buruk.
5. Mencegah Overselling
Overselling terjadi ketika produk masih terlihat tersedia di sistem, padahal stok fisiknya sudah habis atau tidak mencukupi.
Masalah ini sering terjadi pada bisnis online, marketplace seller, dan bisnis omnichannel. Dengan stock opname partial, bisnis bisa memastikan stok produk yang aktif dijual tetap akurat sebelum ada campaign tertentu, promo atau flash sale.
6. Membantu Pengambilan Keputusan Pembelian
Data stok yang akurat membantu bisnis menentukan kapan harus restock, produk mana yang perlu dibeli ulang, dan produk mana yang stoknya masih cukup.
Jika stok di sistem tidak sesuai dengan kondisi fisik, bisnis bisa salah mengambil keputusan. Misalnya, membeli barang yang sebenarnya masih banyak atau tidak membeli barang yang ternyata stoknya sudah menipis.
7. Mengurangi Risiko Kerugian
Dengan melakukan stock opname partial, bisnis bisa menemukan potensi kerugian lebih awal sebelum nilainya semakin membesar.
Selisih stok yang dibiarkan terlalu lama bisa menyebabkan kerugian. Barang bisa hilang, rusak, kadaluwarsa atau tidak tercatat dengan benar.
8. Lebih Mudah Menemukan Penyebab Masalah
Karena cakupan pengecekan lebih kecil, proses investigasi menjadi lebih mudah. Tim bisa langsung fokus mencari penyebab selisih pada area atau produk tertentu.
Misalnya jika hanya produk kategori sepatu yang dicek, tim bisa menelusuri apakah masalah terjadi saat penerimaan barang, penyimpanan, picking, retur, atau pengiriman.
9. Mendukung Kontrol Stok yang Lebih Rutin
Stock opname partial membantu bisnis membangun kebiasaan kontrol stok secara berkelanjutan. Jadi, pengecekan stok bisa dilakukan secara berkala sesuai kebutuhan.
Bisnis yang Cocok untuk Menggunakan Stock Opname Partial
Metode stock opname partial cocok digunakan oleh bisnis yang memiliki perputaran stok tinggi, banyak SKU, banyak lokasi penyimpanan, atau risiko selisih stok yang cukup besar.
1. Bisnis Retail
Bisnis retail sangat cocok menggunakan stock opname partial karena biasanya memiliki banyak produk dengan pergerakan stok yang cepat.
2. Bisnis Online dan Marketplace Seller
Seller online yang berjualan di marketplace, website, social commerce, atau WhatsApp juga cocok menggunakan metode ini.
3. Bisnis Omnichannel
Bisnis omnichannel menjual produk di banyak channel sekaligus, misalnya toko offline, marketplace, website, dan media sosial. Karena stok digunakan untuk banyak channel, akurasi inventory menjadi sangat penting.
Stock opname partial cocok digunakan untuk mengecek stok pada produk yang dijual di banyak channel atau produk yang sering mengalami perbedaan data antara gudang, toko, dan sistem penjualan.
4. Distributor dan Grosir
Distributor dan grosir biasanya memiliki volume barang besar dan proses keluar-masuk stok yang intens. Melakukan stock opname full terlalu sering bisa memakan banyak waktu, sehingga stock opname partial akan sangat membantu dalam mendeteksi kesalahan lebih cepat.
5. Bisnis dengan Banyak Gudang atau Cabang
Jika bisnis memiliki banyak gudang, toko, atau cabang, stock opname partial sangat membantu karena pengecekan bisa dilakukan per lokasi.
Misalnya, bisnis memiliki gudang di Jakarta, Bandung, dan Surabaya. Tim bisa melakukan stock opname partial hanya di gudang Jakarta untuk kategori tertentu tanpa harus menghitung seluruh stok di semua lokasi.
Cara Melakukan Stock Opname Partial
1. Tentukan Barang atau Area yang Akan Dicek
Langkah pertama adalah menentukan cakupan stock opname partial. Karena metode ini hanya mengecek sebagian stok, bisnis harus menentukan secara jelas barang mana yang akan dihitung.
Contohnya bisnis bisa melakukan stock opname partial hanya untuk produk kategori sepatu di rak A1 sampai A5, atau hanya untuk produk yang akan ikut promo marketplace.
2. Ambil Data Stok dari Sistem
Setelah cakupan ditentukan, ambil data stok terbaru dari sistem inventory. Data ini akan menjadi acuan untuk dibandingkan dengan jumlah stok fisik di gudang.
Data yang perlu disiapkan yaitu nama produk, SKU, barcode, lokasi penyimpanan, jumlah stok pada sistem, satuan barang, dan batch / expiry date (kalau diperlukan).
3. Atur Waktu Penghitungan
Stock opname partial sebaiknya dilakukan pada waktu yang aktivitas gudangnya tidak terlalu ramai. Misalnya sebelum jam operasional dimulai, setelah proses pengiriman selesai, atau pada jam tertentu ketika pergerakan barang lebih rendah.
Untuk barang yang sedang dihitung, sebaiknya pergerakan stok dibatasi sementara. Tujuannya agar jumlah stok tidak berubah saat proses penghitungan berlangsung.
Contohnya, jika tim sedang menghitung produk di rak A1, maka proses picking atau pemindahan barang dari rak tersebut sebaiknya dihentikan sementara sampai penghitungan selesai.
4. Lakukan Penghitungan Stok Fisik
Tim gudang kemudian menghitung stok fisik sesuai daftar barang atau area yang sudah ditentukan. Penghitungan harus dilakukan secara teliti agar tidak terjadi kesalahan.
5. Catat Hasil Penghitungan
Setiap hasil penghitungan harus dicatat dengan rapi. Format pencatatan bisa menggunakan sistem inventory, aplikasi gudang, atau template spreadsheet.
Pencatatan ini penting agar tim bisa mengetahui produk mana yang sesuai dan produk mana yang mengalami selisih.
6. Bandingkan Stok Fisik dengan Stok Sistem
Setelah penghitungan selesai, cocokkan jumlah stok fisik dengan data stok di sistem. Dari proses ini, bisnis bisa melihat apakah ada selisih stok.
Ada tiga kemungkinan hasil:
- Stok fisik sama dengan stok sistem
- Stok fisik lebih sedikit dari stok sistem
- Stok fisik lebih banyak dari stok sistem
Jika stok fisik berbeda dengan sistem, jangan langsung melakukan adjustment. Selisih tersebut perlu diperiksa terlebih dahulu.
7. Investigasi Penyebab Selisih
Selisih stok bisa terjadi karena berbagai alasan. Karena itu, bisnis perlu mencari penyebabnya sebelum melakukan penyesuaian.
Investigasi ini penting agar bisnis bisa memperbaiki angka stok dan memperbaiki akar masalahnya.
8. Lakukan Penyesuaian Stok di Sistem
Jika hasil penghitungan sudah valid dan penyebab selisih sudah diketahui, langkah berikutnya adalah melakukan penyesuaian stok atau stock adjustment di sistem.
9. Buat Laporan Stock Opname Partial
Setelah proses selesai, buat laporan hasil stock opname partial. Laporan ini berguna untuk dokumentasi, evaluasi, dan pengambilan keputusan berikutnya.
Dari laporan ini, bisnis bisa melihat pola masalah yang sering terjadi, misalnya produk tertentu sering selisih atau rak tertentu sering mengalami kesalahan penempatan.
10. Jadwalkan Pengecekan Secara Rutin
Agar manfaatnya maksimal, stock opname partial sebaiknya dilakukan secara rutin. Frekuensinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Tips Mempercepat Stock Opname dengan Aplikasi Stok Barang dari Jubelio
Stock opname sering menjadi proses yang cukup memakan waktu, terutama jika bisnis masih mencatat stok secara manual. Tim perlu menyiapkan data barang, menghitung stok fisik, membandingkannya dengan data sistem, hingga membuat laporan selisih stok.
Dengan aplikasi stok barang Jubelio, proses tersebut bisa dilakukan dengan lebih mudah dan terorganisir. Sistem membantu bisnis mencatat, memantau, dan mengelola stok secara otomatis, sehingga risiko salah hitung, selisih data, hingga kehabisan stok dapat diminimalkan.
Fitur-fitur dari Jubelio:
1. Sinkronisasi Stok di Semua Channel Penjualan
Jubelio membantu menyinkronkan stok barang di berbagai channel penjualan marketplace, toko online, hingga toko offline.
Setiap kali terjadi transaksi atau perubahan jumlah stok, data akan diperbarui secara otomatis. Dengan begitu, informasi stok di semua channel tetap konsisten dan bisnis bisa mengurangi risiko overselling akibat data stok yang tidak sinkron.
2. Penyesuaian Stok
Dalam operasional bisnis, jumlah stok bisa berubah karena berbagai hal seperti barang rusak, retur, koreksi data, atau perpindahan barang antar lokasi.
Melalui fitur penyesuaian stok, bisnis dapat memperbarui jumlah persediaan sesuai kondisi terbaru di lapangan. Jika ada produk yang menumpuk di satu gudang atau lambat terjual, stok juga bisa segera dipindahkan ke lokasi lain yang memiliki permintaan lebih tinggi.
3. Pengelolaan Persediaan
Jika bisnis memiliki banyak gudang atau titik penyimpanan, memantau stok secara manual tentu tidak mudah. Produk bisa saja menumpuk di satu lokasi, sementara lokasi lain justru kekurangan stok.
Dengan Jubelio, seluruh data persediaan dapat dipantau dalam satu platform. Bisnis bisa melihat ketersediaan barang di setiap gudang, mengetahui distribusi stok, dan mengambil keputusan lebih cepat untuk mencegah overstock maupun stockout.
4. Stock Opname
Fitur aplikasi stock opname di Jubelio membantu bisnis mencocokkan data stok di sistem dengan jumlah fisik barang di gudang secara berkala.
Proses ini penting untuk mengetahui apakah ada selisih stok, barang hilang, salah input, atau perbedaan data akibat aktivitas operasional. Dengan sistem ini, bisnis dapat memperbaiki data stok lebih cepat dan menjaga akurasi persediaan.
5. Stok Cadangan
Permintaan pelanggan bisa meningkat sewaktu-waktu terutama saat promo, campaign marketplace, atau periode high season. Jika stok tidak disiapkan dengan baik, bisnis berisiko kehabisan barang atau menjual produk yang sebenarnya sudah tidak tersedia.
Dengan fitur stok cadangan, bisnis bisa menyiapkan buffer stock agar ketersediaan barang tetap aman. Fitur ini membantu mengurangi risiko overselling sekaligus menjaga pengalaman belanja pelanggan tetap positif.
6. Integrasi POS dan Website E-Commerce
Jubelio juga dapat terhubung dengan sistem aplikasi POS dan website e-commerce dimana transaksi dari toko fisik maupun toko online dapat tercatat dalam dashboard yang sama.
Dengan data penjualan yang terpusat, bisnis lebih mudah memantau performa setiap channel, melihat pergerakan stok, dan memastikan seluruh transaksi.
7. Integrasi dengan Software WMS
Untuk bisnis dengan aktivitas gudang yang lebih kompleks, Jubelio dapat terintegrasi dengan software Warehouse Management System (WMS).
Integrasi ini membantu bisnis mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap proses penyimpanan, pergerakan barang, picking, packing, hingga pengiriman.
8. Laporan dan Monitoring Stok
Jubelio menyediakan laporan stok yang membantu bisnis memahami kondisi persediaan secara lebih jelas. Kamu bisa memantau produk yang paling laris, barang yang kurang diminati, hingga stok yang mulai menipis.
Dengan fitur Jubelio yang lengkap dan All-in-One, kamu tidak perlu lagi menggunakan banyak aplikasi terpisah yang membuat pekerjaan semakin rumit dan biaya operasional bertambah.
Kamu bisa coba aplikasi stok barang Jubelio secara GRATIS, sekarang juga!
