Di era digital yang kompetitif ini, perusahaan membutuhkan solusi cerdas untuk mengelola dan mengoptimalkan proses bisnisnya. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) hadir sebagai jawaban untuk kebutuhan tersebut.
ERP merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis utama, seperti akuntansi, manufaktur, manajemen inventaris, dan sumber daya manusia ke dalam satu platform yang terpusat.
Artikel ini akan membahas lengkap definisi sistem ERP, cara kerjanya, serta penggunaannya di berbagai industri.
Baca Juga: Aplikasi Sistem Manajemen Marketplace Rekomendasi Terbaik Buat Kamu!
Definisi Sistem ERP
Sistem ERP adalah sebuah sistem informasi yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai proses bisnis dalam suatu organisasi.
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan memantau seluruh aktivitasnya secara real-time, mulai dari pengadaan bahan baku hingga penjualan produk akhir.
Sistem ini pun memiliki manfaat yang beragam bagi bisnis, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
- Meningkatkan akurasi data dan pengambilan keputusan
- Meningkatkan visibilitas dan kontrol
- Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi
- Meningkatkan kepuasan pelanggan
Cara Kerja Sistem ERP
Sebelum memahami bagaimana sistem ERP bekerja, Anda perlu mengetahui beberapa hal dasar mengenai ERP itu sendiri.
Pertama, sistem ERP menciptakan satu database terpusat yang menjadi tempat semua informasi bisnis utama disimpan. Hal ini menghilangkan terpisah-pisahnya informasi yang umum terjadi di organisasi tanpa ERP.
Kedua, ERP terdiri dari berbagai modul. Masing-masing modul dirancang untuk fungsi bisnis tertentu seperti akuntansi, manufaktur, manajemen rantai pasokan, CRM, dan sumber daya manusia. Modul-modul ini pun saling terhubung.
Setelah memahami hal mendasar terkait ERP, berikut gambaran bagaimana sebuah sistem ERP bekerja.
Baca Juga: Alasan Kenapa Toko Ritel Itu Wajib Menggunakan Sistem Point of Sales (POS)
Bagaimana ERP Bekerja?
- Pengumpulan Data: Sistem ERP mengumpulkan data dari berbagai departemen, baik melalui input manual maupun integrasi otomatis dengan sumber data lain (misalnya, data dari sensor di jalur produksi atau data dari sistem Point of Sale).
- Standardisasi Data: ERP melakukan standarisasi data yang dikumpulkan menjadi format yang konsisten, memungkinkan data dari berbagai sumber untuk dibandingkan dan dianalisis secara akurat.
- Integrasi Data: Data yang mengalir di antara modul yang berbeda terintegrasi sehingga pembaruan di satu area sistem secara otomatis tercermin di area terkait. Misalnya, pesanan penjualan yang dimasukkan ke dalam modul penjualan akan langsung memperbarui tingkat inventaris, membuat permintaan produksi, dan memicu proses pembuatan faktur.
- Analisis Real-time dan Pembuatan Laporan: ERP menyediakan kemampuan analitik dan pelaporan yang kuat. Data real-time dapat dianalisis untuk menghasilkan laporan yang memperlihatkan tren, ketidakefisienan, dan peluang peningkatan.
- Otomatisasi Proses: ERP mengotomatiskan banyak tugas berulang yang sudah terstandarisasi, seperti pemrosesan pesanan, pembuatan faktur, rekonsiliasi bank, pembuatan laporan keuangan, dan masih banyak lagi. Hal ini dapat mengefisiensikan waktu karyawan untuk pekerjaan yang lebih strategis.
- Visibilitas dan Transparansi: ERP menyediakan gambaran menyeluruh yang komprehensif tentang operasi bisnis. Pengguna yang berwenang di seluruh organisasi dapat mengakses informasi yang konsisten dan terkini untuk membuat keputusan yang lebih baik.
- Kolaborasi: ERP membantu sinergi beberapa departemen di perusahaan dengan data yang dibagikan di berbagai modul, sehingga meningkatkan kolaborasi dan efisiensi di seluruh tim.
Contoh Cara Kerja ERP
Bayangkan sebuah perusahaan menerima pesanan pembelian pelanggan. Sistem ERP akan:
- Memeriksa tingkat stok di modul inventaris
- Menarik informasi pelanggan dari modul CRM
- Melakukan pemeriksaan kredit pada modul akuntansi
- Jika ada cukup stok, sistem secara otomatis akan membuat perintah kerja di modul manufaktur
- Menjadwalkan produksi berdasarkan ketersediaan sumber daya
- Menerbitkan faktur pelanggan
- Memperbarui laporan keuangan dengan penjualan dan transaksi biaya
Semua ini terjadi secara semi-otomatis atau sepenuhnya otomatis, sehingga meminimalkan waktu, kesalahan manual, dan inefisiensi komunikasi.
Baca juga: Software ERP vs Accounting, Pilih Yang Mana?
Penggunaan Sistem ERP di Berbagai Industri
Dengan fitur dan manfaat yang dapat membantu bisnis, sistem ERP pun dapat digunakan di berbagai industri. Berikut beberapa contoh penggunaan ERP di berbagai industri:
1. Industri Manufaktur
ERP membantu perusahaan manufaktur dalam merencanakan produksi secara optimal dengan mempertimbangkan ketersediaan bahan baku, kapasitas mesin produksi, dan permintaan pasar.
Selain itu, ERP juga membantu pelacakan pergerakan bahan baku, produk setengah jadi, dan produk akhir di sepanjang rantai pasokan serta memastikan kelancaran dan efisiensi produksi.
Hal ini dapat mengoptimalkan proses produksi dan meningkatkan efisiensi, meningkatkan kualitas produk dan mengurangi cacat, meminimalkan biaya produksi dan meningkatkan profitabilitas, meningkatkan visibilitas dan kontrol atas rantai pasokan, serta memperkuat hubungan dengan pemasok dan pelanggan.
2. Industri Ritel
Sistem ERP membantu perusahaan ritel dalam melacak stok barang di berbagai toko, gudang, dan pusat distribusi, memastikan ketersediaan produk yang tepat pada waktu yang tepat.
Selain itu, sistem ini juga dapat menganalisis data penjualan, mengidentifikasi tren pasar, dan mengembangkan strategi pemasaran yang lebih efektif. Informasi pelanggan, preferensi pembelian, dan riwayat interaksi pun dapat dilacak, sehingga memungkinkan personalisasi layanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Hal tersebut dapat meningkatkan efisiensi manajemen inventaris dan mengurangi biaya penyimpanan, meningkatkan penjualan dan profitabilitas, meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan, serta meningkatkan efisiensi operasi toko dan gudang.
Baca Juga: Wajib Menggunakan Ini Biar Bisnis Kamu Jadi Lebih Mudah!
3. Industri Jasa
ERP dapat membantu perusahaan jasa dalam merencanakan, melacak, dan mengelola proyek dengan lebih efektif, memastikan penyelesaian proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.
Sistem ini juga dapat membantu pelacakan waktu dan aktivitas karyawan, mengelola gaji dan tunjangan, dan mengembangkan program pelatihan dan pengembangan karyawan.Sistem ERP bahkan dapat membantu mengotomatisasi proses penagihan, menghasilkan faktur yang akurat dan tepat waktu, dan meningkatkan arus kas.
Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen proyek, meningkatkan kepuasan pelanggan dengan penyelesaian proyek yang tepat waktu dan sesuai anggaran, meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan, mengurangi risiko penipuan dan kesalahan dalam proses penagihan, serta meningkatkan arus kas dan profitabilitas.
Kesimpulan
Sistem ERP adalah solusi cerdas untuk mengelola dan mengoptimalkan proses bisnis di era digital yang kompetitif ini. Sistem ini mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis utama, seperti akuntansi, manufaktur, manajemen inventaris, dan sumber daya manusia (SDM), ke dalam satu platform yang terpusat.
Sistem ini pun memiliki banyak manfaat bagi bisnis. Mulai dari meningkatkan efisiensi dan produktivitas, akurasi data dan pengambilan keputusan, visibilitas dan kontrol, komunikasi dan kolaborasi, hingga kepuasan pelanggan. Sistem ERP dapat digunakan di berbagai industri dan secara keseluruhan membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan profitabilitas.
*Artikel ini adalah artikel kerja sama antara Jubelio dan Impact
