Inventory Management System merupakan aspek penting dalam bisnis karena berhubungan dengan peningkatan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan.
Selain itu, penerapan inventory management system dapat meminimalkan resiko akibat proses pengelolaan inventory secara manual.
Pengertian Inventory Management System
Inventory Management System merupakan sebuah sistem atau software yang dapat diterapkan perusahaan untuk dapat mengoptimalkan manajemen persediaan stok barang.
Sistem ini memiliki beragam fungsi dan fitur yang berguna untuk meningkatkan proses pengadaan, pengelolaan, dan pengiriman stok barang secara lebih efisien, efektif dan akurat.
Penerapan inventory management system bertujuan untuk meningkatkan kemampuan perusahan dalam memenuhi permintaan konsumen.
Perusahaan dapat memantau jumlah persediaan stok barang yang tersedia agar sesuai dengan kebutuhan pasar, peningkatan proses stock replenishment serta efisiensi pengelolaan gudang agar tidak terjadi kerugian akibat kekurangan ataupun kelebihan stok barang.
Fungsi Penerapan Inventory Management System bagi Perusahaan
Penerapan teknologi dalam proses bisnis, seperti inventory management system tentu menawarkan beberapa fitur yang berfungsi untuk dapat meningkatkan performa operasional. Berikut beberapa fungsi dari penerapan inventory management system pada perusahaan:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis
Proses pengelolaan inventory perusahaan dapat dijalankan secara otomatis melalui penerapan inventory management system.
Otomatisasi proses akan meningkatkan efisiensi operasional bisnis secara keseluruhan serta meminimalisir resiko kesalahan akibat proses manual.
2. Mengoptimalkan Pengelolaan Stok Barang dalam Gudang
Sistem inventory management mempermudah perusahaan untuk memantau pengelolaan stok barang secara realtime.
Memiliki visibilitas yang baik terhadap manajemen gudang akan memberikan perusahaan kemampuan untuk mengidentifikasi jika terjadi kendala, dan mempercepat respon melalui solusi yang tepat, sehingga proses pengelolaan stok barang dalam gudang menjadi lebih optimal.
Baca juga: 8 Fungsi dan Manfaat Warehouse Management System (WMS) dalam Bisnis
3. Pengambilan Keputusan Bisnis lebih Tepat
Selain proses pengelolaan stok barang, Inventory Management System juga berfungsi sebagai pusat manajemen data perusahaan secara akurat.
Dengan memiliki data yang lengkap dan akurat, perusahaan dapat melakukan analisis, mengevaluasi performa operasional, menyusun forecasting permintaan dan meningkatkan kepuasan konsumen melalui penyediaan produk sesuai kebutuhan pasar.
Informasi yang akurat dapat mempermudah perusahaan untuk mengambil keputusan secara tepat.
4. Meningkatkan Kepuasan Konsumen
Melalui penerapan inventory management system, perusahaan dapat meningkatkan kemampuan pemenuhan permintaan, sekaligus meningkatkan performa proses pengelolaan stok barang hingga sampai kepada konsumen secara efisien, cepat dan akurat.
Hal ini tentu menjadi faktor penting yang perlu diperhatikan perusahaan karena memiliki dampak besar bagi tingkat kepuasan konsumen.
Baca juga: 8 Fungsi dan Manfaat Warehouse Management System (WMS) dalam Bisnis
Tantangan dalam Inventory Management
Perusahaan tentu pernah menghadapi beberapa tantangan saat menjalankan inventory management.
Dengan memahami tantangan yang mungkin akan terjadi dalam pengelolaan inventaris, perusahaan dapat mencari solusi tepat untuk mengatasi kendala tersebut.
Berikut beberapa tantangan yang umum terjadi saat proses Inventory Management :
1. Out of Stock
Saat permintaan produk melonjak, perusahaan kerap menghadapi kondisi kehabisan stok barang.
Kehabisan stok atau Out of Stock merupakan masalah serius dalam inventory management, yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena tidak mampu memenuhi permintaan konsumen .
Beberapa faktor yang dapat menyebabkan kondisi out of stock dalam manajemen inventory perusahaan yaitu pengelolaan stok yang tidak optimal, terdapat selisih dalam pencatatan stok barang, dan pengelolaan data yang kurang akurat.
Hal ini tentu menghambat perusahaan untuk menyusun forecasting permintaan, sehingga perusahaan tidak dapat mempersiapkan stok saat menghadapi lonjakan permintaan.
2. Overstock
Memiliki persediaan stok barang yang berlebihan juga menjadi salah satu tantangan dalam inventory management.
Overstock umumnya terjadi akibat beberapa faktor seperti forecasting permintaan tidak akurat, kurangnya pengetahuan tentang seluruh produk yang tersimpan dalam gudang (produk terlaris maupun produk kurang laku), dan minimnya visibilitas pada pengelolaan stok barang.
Beberapa kerugian akibat overstock yaitu peningkatan biaya penyimpanan, kontrol kualitas menurun, hingga terjadinya deadstock.
3. Dead Stock
Produk rusak atau kadaluarsa merupakan salah satu akibat dari overstock dalam manajemen gudang. Hal ini tentu memiliki dampak negatif bagi perusahaan.
Dead stock yang tidak segera dikelola dan diatasi akan mempengaruhi performa manajemen gudang.
Penumpukan stok barang yang rusak dapat menghambat staf untuk melakukan proses pemenuhan pesanan, quality control serta membuat visibilitas perusahaan terhadap inventory menjadi menurun.
Beberapa dampak dari deadstock yang tidak segera teratasi yaitu biaya penanganan yang meningkat, penurunan kepuasan konsumen, hingga penggunaan ruang penyimpanan yang tidak efektif.
Solusi Mengatasi Tantangan Inventory Management
Tantangan manajemen inventaris dapat diatasi dengan peningkatan monitoring dan pengelolaan melalui penerapan teknologi seperti Inventory Management system. Berikut beberapa Solusi Mengatasi Tantangan Inventory Management, diantaranya yaitu :
- Penerapan Inventory Management System dan IoT, penggunaan inventory management system yang telah terintegrasi dengan IoT mempermudah staff gudang untuk melakukan pengelolaan stok barang secara cepat dan akurat. Sistem ini mampu merampingkan proses manajemen dengan tetap berfokus pada pengembangan bisnis. Selain itu, inventory management system dapat melakukan pembaruan data secara realtime, mempermudah pelacakan lokasi stok barang dan pencatatan jumlah stok yang tersimpan pada gudang menjadi akurat.
- Visibilitas yang Baik pada Pengelolaan Stok Barang, melalui implementasi inventory management system, perusahaan akan memiliki visibilitas yang baik terhadap seluruh proses pengelolaan stok barang dalam gudang, sehingga perusahaan dapat meminimalisir terjadinya tantangan seperti out of stock maupun overstock.
- Stock Opname secara Rutin, penerapan stock opname secara rutin melalui inventory management system menjadi solusi untuk dapat menghindari terjadinya selisih jumlah stok barang. Selain itu, stock opname yang dilakukan secara rutin dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan inventaris, meminimalisir biaya operasional, sekaligus meningkatkan kepuasan konsumen.
- Pengelolaan Data secara Lengkap dan Akurat, inventory management system menyediakan fitur untuk dapat mengelola informasi dan data secara terpusat dan otomatis. Hal ini membuat data yang dimiliki perusahaan menjadi akurat, sehingga dapat mempermudah perusahaan untuk mengetahui kebutuhan pengadaan dan memahami kebutuhan konsumen. Selain itu, memiliki data yang lengkap dan akurat membuat perusahaan dapat melakukan analisis performa dan menyusun prediksi permintaan pasar. Dengan begitu, seluruh proses manajemen inventory dapat berjalan dengan efisien, sehingga perusahaan akan dapat memenuhi kebutuhan konsumen.
Beberapa Metode dalam Inventory Management
Dalam melakukan inventory management, perusahaan dapat memilih metode yang sesuai dengan skala dan kebutuhan bisnis. Berikut adalah beberapa metode pengelolaan inventaris yang bisa diterapkan melalui inventory management system:
1. Material Requirement Planning
Material Requirement Planning atau MRP merupakan sebuah metode dalam melakukan inventory management untuk menunjang perencanaan kebutuhan bahan baku berdasarkan kebutuhan produk jadi. Melalui penerapan metode ini, perusahaan dapat mengelola bahan baku dan komponen pendukung sebelum proses produksi barang, sehingga alur pergerakan stok barang menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Just in Time
Metode JIT adalah sebuah strategi pengelolaan persediaan stok barang yang dikelola pada saat dibutuhkan. Melalui penerapan metode JIT, perusahaan hanya akan melakukan pengadaan ketika menerima permintaan produk, sehingga bisnis dapat meminimalisir biaya penanganan, memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan dalam gudang, serta meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas produksi.
3. Days Sales of Inventory
DSI adalah metode manajemen inventaris yang membutuhkan perhitungan rata-rata dari hari persediaan yang tersedia untuk dijual. Penggunaan metode Day Sales of Inventory dapat meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mengoptimalkan persediaan barang secara realtime dan memastikan persediaan tersedia saat dibutuhkan.
4. Economic Order Quantity
Economic Order Quantity atau EOQ merupakan salah satu metode inventory manajemen dengan cara menghitung jumlah pesanan yang dapat meminimumkan total biaya persediaan dan pembelian yang optimal.
Melalui metode ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi penggunaan biaya persediaan stok barang, sekaligus mengoptimalkan pengelolaan gudang secara keseluruhan.
Optimalkan Manajemen Gudang Perusahaan Melalui Penerapan Inventory Management System
Penerapan Inventory Management System memiliki banyak keuntungan bagi perusahaan, seperti meningkatkan efisiensi bisnis, mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi biaya persediaan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Selain itu, inventory management system memberikan perusahaan visibilitas dan kontrol penuh terhadap proses pengelolaan stok barang.
Inventory Management System memiliki kemampuan untuk dikonfigurasi agar sesuai dengan kebutuhan spesifik manajemen gudang perusahaan.
Dengan begitu, seluruh proses manajemen inventaris dapat berjalan dengan lebih optimal, dan perusahaan dapat meningkatkan bisnis melalui pengambilan kebijakan yang tepat berdasarkan data akurat.
Gunakan Inventory Management System dari Prieds pada Bisnis Anda
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan Inventory Management System untuk bisnis, Prieds hadir sebagai solusi manajemen inventaris, efektif dan akurat melalui integrasi antara hardware dengan software yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Beragam fitur dari yang ditawarkan Inventory Management System Prieds dapat membantu perusahaan di berbagai industri untuk mengelola inventory secara optimal.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait inventory management system melalui konsultasi dengan tim ahli secara gratis. Dapatkan inventory management system dari Prieds yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan.
