Dalam berbisnis, kwitansi merupakan satu-satunya dokumen yang paling penting diberikan. Sebab dalam bisnis skala besar maupun kecil, dokumen ini penting untuk diberikan sebagai tanda pembayaran telah dilakukan. Lebih lanjut, kuitansi (dalam bahasa Indonesia) juga mempunyai kekuatan hukum jika dibubuhi dengan materai.
Lantas, apa itu kwitansi dan bagaimana kegunaan manfaat dan ciri-cirinya dalam sebuah bisnis?
Apa Itu Kwitansi?
Kwitansi adalah sebuah dokumen tanda bukti sebuah pembayaran telah dilakukan maupun penerimaan uang. Biasanya, dokumen ini ditanda tangani oleh penjual dan diterima oleh pembelinya. Atau dalam hal tertentu, kedua belah pihak juga memperkuat sisi legalitas.
Dokumen ini dibuat untuk memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan. Beberapa hal yang harus ada di dalam kuitansi adalah kop perusahaan, nomor, nama penjual, nama pembeli, jumlah uang dalam nominal dan angka. Untuk lebih kuat dalam segi hukum, diperlukan tanda tangan dan materainya.
Dalam kasus besar, materai memang menjadi syarat mutlak agar keputusan yang dihasilkan menjadi lebih adil untuk kedua belah pihak.
Fungsi dan Manfaat Kwitansi
Dalam aktivitas bisnis maupun transaksi pribadi, kwitansi memiliki beberapa fungsi penting.
Berikut beberapa fungsi kwitansi:
1. Sebagai Bukti Pembayaran
Fungsi utama kwitansi adalah sebagai bukti bahwa pembayaran telah dilakukan oleh pihak pembayar kepada pihak penerima.
Dengan adanya kwitansi, transaksi yang terjadi dapat dibuktikan secara jelas apabila dibutuhkan di kemudian hari.
2. Sebagai Bukti Transaksi Keuangan
Kwitansi menjadi dokumen pendukung dalam pencatatan transaksi keuangan, baik untuk kebutuhan pembukuan bisnis maupun laporan keuangan.
3. Menghindari Sengketa atau Perselisihan
Dengan adanya kwitansi yang mencantumkan jumlah uang, tanggal, dan pihak yang terlibat, maka kwitansi dapat mencegah atau menyelesaikan perselisihan terkait pembayaran.
4. Dokumen Pendukung Pembukuan
Dalam kegiatan bisnis, kwitansi sering digunakan sebagai dokumen pendukung dalam pencatatan akuntansi seperti pencatatan pengeluaran atau pemasukan kas.
5. Bukti Legal dalam Transaksi
Kwitansi dapat menjadi bukti hukum yang sah apabila suatu saat terjadi masalah atau audit terkait transaksi keuangan.
6. Memudahkan Pelacakan Transaksi
Dengan kwitansi, perusahaan atau individu dapat melacak riwayat transaksi yang telah terjadi sehingga pengelolaan keuangan menjadi lebih rapi dan transparan.
7. Sebagai Dokumen Administrasi
Kwitansi juga berfungsi sebagai dokumen administrasi yang digunakan dalam berbagai keperluan seperti laporan pengeluaran, reimbursement, atau laporan pertanggung jawaban keuangan.
Hal yang Harus Diperhatikan dalam Pembuatan Kwitansi
Dalam membuat kwitansi pembayaran ini, ada beberapa hal yang perlu kamu garis bawahi seperti:
- Jangan menandantangani kwitansi kosong karena bisa digunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab.
- Perhatikan penulisan nama lengkap,
- Berikan catatan mengenai untuk apa pembayaran ini dilakukan
- Penggunaan materai untuk jumlah yang besar
Ciri-Ciri Pembuatan Kwitansi
Dalam membuat kuitansi, ada beberapa ciri-ciri pembuatan yang perlu diketahui yaitu:
- Biasanya, kuitansi ini dibuat dalam dua sisi yaitu atas bawah. Di sisi bawah, diberikan kepada penerima uang sedangkan di sisi satunya, untuk kebutuhan pencatatan pemberi.
- Isinya harus jelas, mencantumkan nomor, nama penerima, jumlah dalam bentuk angka dan nominal.
- Dibuat dengan menggunakan kertas namun ada juga yang elektronik.
Beberapa Jenis Dokumen Kuitansi
Pembuatan dokumen ini biasanya disesuaikan dengan kebutuhan, beberapa jenis yang bisa kamu temukan adalah:
- Transfer uang: Digunakan dalam dunia perbankan untuk kebutuhan transfer antara nasabah dengan pihak bank.
- Transaksi produk: Bisa digunakan untuk menjelaskan detail mengenai produk yang akan dibeli.
- Serah terima uang: Ini adalah dokumen kwitansi paling sering dipakai oleh seseorang/lembaga/perusahaan untuk kebutuhan jual beli atau kerjasama antara dua pihak,
- Bukti pembayaran: Digunakan untuk kebutuhan jual beli, biasanya menerangkan jumlah uang transaksi.
Masih banyak jenis-jenis lainnya, namun beberapa yang sudah disebutkan di atas, merupakan dokumen yang paling sering dipakai di Indonesia.
Perbedaan Kwitansi, Nota, dan Invoice
Lalu apa sih perbedaan antara kwitansi, nota, dan faktur sebagai bukti transaksi ?
Sebelum itu, kamu mesti tahu dulu nih pengertian dari masing-masing bukti transaksi tersebut.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kwitansi berfungsi sebagai alat transaksi atau penerimaan dana yang dilengkapi dengan informasi mengenai produk, jumlah, dan lainnya.
Dan biasanya ditambah dengan materai dan diatasnya terdapat tanda tangan, supaya transaksi tersebut sah.
Sedangkan faktur digunakan sebagai dokumen penagihan pembayaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli agar tagihannya dilunasi.
Kalau untuk nota sendiri, secara konsep hampir sama dengan faktur dipakai untuk bukti transaksi sederhana dan juga tidak memerlukan penambahan materai.
Cara Membuat Kwitansi Dengan Mudah
Ketika kamu membuat kuitansi secara manual, maka ada beberapa hal yang meski kamu perhatikan terlebih dahulu yaitu komponen yang ada didalamnya.
Karena bukti pembayaran ini menjadi salah satu bukti transaksi yang sah, maka harus terlihat profesional.
Misalnya memasukkan dua aspek penting yang wajib ada pada kwitansi seperti logo serta nama bisnis, tujuannya sebagai bukti jelas kepemilikan.
Selain dua aspek tersebut, masih ada beberapa komponen lain, diantaranya:
- Nomor tanda terima : pada komponen ini umumnya penulisan huruf abjad dan angka disesuaikan dengan keinginan pihak penjual sebagai pembeda antara yang satu dengan lainnya.
- Nama : Adanya nama yang jelas menjadi salah satu tanda kepada siapa bukti tersebut diperuntukkan.
- Produk : Khusus untuk jenis kwitansi pembayaran, ditambahkan informasi terkait jenis produk, kuantitas barang yang dijual, serta penjelasan yang lebih detail.
- Jumlah Harga : Tidak hanya jenis barangnya saja, tapi kamu mesti mengisi harga total yang harus dibayarkan oleh pembeli.
- Materai : Sebagai pelengkap supaya bukti transaksi tersebut semakin sah, kamu bisa menambahkan materai pada kwitansi.
Contoh Kwitansi
Beberapa bagian penting yang biasanya ada dalam kwitansi yaitu:
- Nomor kwitansi: nomor unik untuk pencatatan transaksi.
- Sudah diterima dari: nama pihak yang melakukan pembayaran.
- Uang sejumlah: jumlah uang yang dibayarkan (angka).
- Terbilang: jumlah uang dalam bentuk tulisan.
- Untuk pembayaran: keterangan tujuan pembayaran.
- Tanggal transaksi: waktu pembayaran dilakukan.
- Tanda tangan penerima: bukti bahwa uang benar telah diterima.
Permudah Proses Operasional Bisnis Anda dengan Omnichannel Jubelio
Kwitansi bisa dibuat dengan menggunakan kertas ataupun digital.
Saat ini, penggunaan kwitansi secara digital sudah lumrah digunakan apalagi bisa dikirim lebih cepat dengan menggunakan email atau bahkan whatsapp. Namun, kwitansi bukanlah satu-satunya kegiatan dalam bisnis yang bisa diselesaikan secara digital.
Kamu bisa menyelesaikan semua kegiatan bisnis secara menyeluruh menggunakan sistem omnichannel.
Baca Juga: 5 Omnichannel Terbaik Untuk Kelola Bisnis
Singkatnya, omnichannel adalah wadah untuk mengelola bisnis mulai dari listing barang ke marketplace, sinkronisasi stok, pencatatan keuangan, pemrosesan pesanan dll.
Semua itu bisa kamu dapatkan di Jubelio, cari tau dan daftar gratis dengan klik tombol di bawah ini.
