Proses sortir barang yang dilakukan oleh seller ternyata bukanlah hal yang mudah, terutama ketika jumlah pesanan terus meningkat dari hari ke hari.
Kesalahan sekecil apa pun pada proses ini dapat berdampak buruk bagi proses bisnis, mulai dari keterlambatan distribusi, meningkatnya biaya operasional, hingga menurunnya kepercayaan pelanggan.
Lalu, apa saja kendala yang paling sering dihadapi seller dalam proses sortir pesanan sehari-hari?
5 Kendala yang Sering Dihadapi Seller Ketika Sortir Pesanan
Pada skala usaha kecil hingga menengah, proses sortir umumnya masih dilakukan secara manual dengan keterbatasan tenaga kerja dan fasilitas.
Namun, kondisi tersebut akan menimbulkan berbagai kendala yang sering kali tidak disadari dampaknya pada jangka panjang. Nah, berikut beberapa kendala yang sering dihadapi seller:
1. Penumpukan Pesanan Pada Periode Tertentu
Naiknya penjualan tentu menjadi kabar yang membahagiakan bagi setiap pelaku usaha. Momen seperti PayDay Sale, Harbolnas, hingga Diskon Tanggal Kembar menjadi momentum penting dalam penjualan.
Sayangnya, melonjaknya orderan tersebut membuat penumpukan order dalam waktu singkat yang menyebabkan seller harus bekerja lebih cepat dari biasanya.
Ini juga membuat risiko terjadinya kesalahan pada proses sortir menjadi lebih tinggi karena situasi dan proses yang biasanya menjadi terburu-buru.
Kondisi ini membuat efisiensi kerja menurun dan berisiko menunda proses pengiriman ke pelanggan.
2. Kemiripan Produk dan Kemasan yang Sering Membuat Bingung
Banyak produk memiliki bentuk, warna, atau kemasan yang hampir serupa, terutama pada kategori fashion dan barang konsumsi. Tanpa sistem penandaan yang jelas dan terstruktur, risiko tertukarnya barang menjadi semakin besar.
Kesalahan semacam ini sering baru disadari setelah barang sampai ke tangan pelanggan dan memicu proses retur yang memakan waktu serta biaya tambahan.
Pada jangka panjang, kesalahan ini dapat menurunkan tingkat kepuasan pelanggan dan meningkatkan beban biaya logistik.
3. Tenaga Kerja yang Terbatas
Pada banyak usaha skala kecil dan menengah, prosesnya masih dilakukan oleh jumlah tenaga kerja yang terbatas.
Ketika volume pesanan meningkat, beban kerja menjadi tidak seimbang dengan kapasitas sumber daya manusia yang tersedia. Akibatnya, proses ini berjalan lebih lambat dan potensi human error semakin tinggi.
Keterbatasan tenaga kerja juga membuat seller sulit meningkatkan kapasitas layanan secara konsisten.
4. Ruang Penyimpanan yang Tidak Memadai
Keterbatasan ruang gudang atau area kerja sering membuat penyimpanan barang menjadi kurang rapi.
Produk yang tidak tertata dengan baik akan menyulitkan proses pencarian saat sortir pesanan dilakukan. Hal ini tidak hanya menghambat kecepatan kerja, tetapi juga meningkatkan peluang kesalahan pengambilan barang.
Akibatnya, waktu pemrosesan pesanan menjadi lebih lama dibandingkan target pengiriman yang ditetapkan marketplace.
5. Ketidaksesuaian Data Stok dengan Data Real Time
Perbedaan antara data stok pada sistem dengan kondisi fisik di lapangan menjadi kendala yang cukup sering terjadi. Ketidaksesuaian ini dapat disebabkan oleh pencatatan yang tidak teratur atau proses sortir barang yang tidak terintegrasi dengan sistem.
Dampaknya, seller berisiko menerima pesanan untuk barang yang sebenarnya sudah habis atau salah jumlah sehingga mengganggu kelancaran pengiriman.
Ketidaksesuaian data ini juga menyulitkan perencanaan stok dan pengambilan keputusan bisnis.
Kesalahan-kesalahan tersebut ternyata dapat meningkatkan biaya operasional akibat retur serta tenaga tambahan untuk menangani komplain. Pada kondisi tertentu, reputasi toko juga bisa menurun akibat ulasan negatif dari pelanggan.
Menggunakan Fulfillment Center Ethix Sebagai Jawaban
Berbagai kendala pada proses sortir pesanan menunjukkan bahwa pengelolaan pergudangan membutuhkan sistem, pengalaman, dan infrastruktur yang memadai.
Melalui layanan fulfillment center Ethix, proses penyimpanan, sortir, hingga pengiriman dapat ditangani secara terintegrasi dengan dukungan sistem manajemen gudang dan tim berpengalaman.
Solusi ini memungkinkan seller menjalankan operasional secara lebih efisien, meminimalkan kesalahan, serta tetap fokus pada pengembangan bisnis tanpa harus terbebani pengelolaan gudang secara mandiri.
*Artikel ini hasil kerjasama Ethix dan Jubelio.
