Apa Itu Nota Kredit, Fungsi, Format, dan Contohnya Dalam Akuntansi

Bagi sebuah bisnis tentunya sangat penting adanya dokumen-dokumen transaksi yang dapat membantu usaha tersebut.

Misalnya saja, ketika terjadi pengembalian barang (retur) oleh pembeli dikarenakan barang yang diberikan tidak sesuai atau rusak.

Dari situlah peran setiap bukti transaksi, sebagai alat untuk mempermudah kamu melakukan proses pelacakan saat hal tersebut terjadi.

Begitu pula nota kredit atau memo kredit yang memiliki manfaat sebagai dokumen terkait pengembalian barang dan menghindari permasalahan terkait operasional bisnis.

Pengertian Nota Kredit

Nota kredit adalah sebuah dokumen atau bukti transaksi yang membuktikan adanya pengurangan piutang usaha.

Pengurangan piutang ini bisa disebabkan jika terjadi kesalahan dari penjual baik produk atau barang yang diberikan rusak sehingga dapat menurunkan kualitas produk itu sendiri.

Nantinya nota kredit akan dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak penjual dan dijadikan sebagai bukti transaksi yang sah.

Nota ini terdiri dari dua rangkap, dimana satu rangkapnya akan diberikan kepada pembeli dan satunya lagi akan disimpan oleh pihak penjual.

Dalam akuntansi, nota kredit adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengurangi jumlah piutang yang telah ditagihkan sebelumnya pada faktur.

Nota kredit biasanya diterbitkan untuk alasan seperti pengembalian barang, diskon, atau koreksi kesalahan pada faktur awal.

Adapun fungsi nota kredit dalam akuntansi, yaitu:

1. Mengurangi Piutang (Accounts Receivable)Ini penting untuk menjaga keakuratan catatan keuangan dan memastikan bahwa saldo piutang mencerminkan jumlah yang benar-benar terutang.
2. Mencatat Pengembalian Barang atau Diskon: Jika pelanggan mengembalikan barang atau jika penjual memberikan diskon, nota kredit digunakan untuk mencatat transaksi ini dan mengurangi jumlah yang tercatat dalam penjualan.
3. Mengkoreksi Kesalahan: Nota kredit dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi dalam faktur asli, seperti kesalahan dalam jumlah yang ditagih atau harga produk yang salah.

Baca juga: Cara Membuat Kwitansi Pembayaran Secara Otomatis, Anti Ribet

Tujuan Nota Kredit

Ketika usaha kamu mengeluarkan suatu bukti transaksi, pastinya tidak mau dong mengalami kerugian.

Maka dari itu, kamu mesti tahu nih tujuan dikeluarkannya nota kredit pada usaha agar kamu tidak merasa dirugikan.

Nah, ini dia 3 tujuan nota kredit adalah :

1. Menghindari Kesalahan Transaksi

Untuk meminimalisir kesalahan transaksi yang terjadi pada bisnis, kamu dapat menggunakan sebuah nota di setiap transaksi usaha.

Dengan dicatatnya kesalahan yang terjadi pada nota maka kamu bisa mengevaluasi setiap kejadian tersebut agar tidak terulang kembali di kemudian hari.

Pastinya kamu juga enggak mau dong mengalami kesalahan yang sama terus menerus, nah dari situ kamu bisa belajar meminimalisir kesalahan tersebut.

2. Sebagai Jaminan Kepada Pembeli 

Ada peribahasa “pelanggan adalah raja” pasti kamu tahu dong kalau pembeli kamu adalah hal yang utama ketika menjalankan bisnis.

Lalu bagaimana cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan ?

Cara yang bisa kamu tawarkan adalah dengan memberikan jaminan keamanan ketika mereka bertransaksi, salah satunya mengeluarkan nota kredit.

Sebab, ketika ada suatu hal pada barang atau produk yang mereka beli maka pebisnis bersedia untuk mengganti hal tersebut.

Baca juga : 7 Rekomendasi Aplikasi Catatan Keuangan Terbaik Untuk Usaha

3. Menandakan Pebisnis Bertanggung Jawab

Tujuan yang ketiga, berhubungan dengan kedua tujuan nota kredit sebelumnya.

Dimana adanya nota kredit adalah sebagai langkah yang menandakan jika pelaku bisnis bertanggung jawab terhadap bisnisnya.

Membuktikan bahwa kamu sebagai pebisnis tidak akan lari dari kesalahan yang disebabkan oleh usaha kamu.

Format Nota Kredit (credite note)

Biasanya masing-masing bisnis memiliki template atau format nota kredit sendiri yang disesuaikan dengan kebutuhan usahanya.

Namun, berikut ini ada format nota kredit yang biasa digunakan dan dapat kamu pakai pada bisnis kamu:

1. Terdapat kolom yang berisi informasi produk, jumlah, harga yang harus dikembalikan dan disepakati oleh kedua belah pihak.
2. Adanya nomor pesanan yang dipakai sebagai pelacakan barang
3. Berikutnya pada nota kredit terdapat tanggal, faktur tagihan, dan alamat pengiriman yang jelas.
4. Tambahkan ketentuan pembayaran yang dinyatakan secara jelas agar tidak ada masalah lainnya.

Fungsi Nota Kredit

1. Pengembalian Barang Nota kredit sering digunakan untuk mencatat pengembalian barang yang rusak, tidak sesuai pesanan, atau kelebihan kirim. Dokumen ini memastikan bahwa jumlah yang harus dibayar oleh pembeli dikurangi sesuai dengan nilai barang yang dikembalikan.
2. Koreksi Kesalahan Faktur Jika terjadi kesalahan dalam faktur asli, seperti salah harga atau salah jumlah, nota kredit diterbitkan untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Ini membantu menjaga keakuratan catatan keuangan dan memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki catatan yang konsisten.
3. Pengurangan Utang Nota kredit juga digunakan untuk mencatat pengurangan utang dalam situasi tertentu, seperti diskon khusus atau penyesuaian harga setelah transaksi dilakukan. Ini membantu menjaga hubungan baik antara penjual dan pembeli dengan memastikan bahwa semua perubahan dicatat secara resmi.

Komponen Nota Kredit

Ketika kamu membuat nota kredit, ada beberapa komponen nota kredit yang perlu kamu perhatikan, diantaranya:

1. Nomor Nota Kredit

Setiap nota kredit memiliki nomor unik yang digunakan untuk identifikasi dan pelacakan. Ini membantu dalam referensi dan pencatatan yang lebih mudah.

2. Tanggal Penerbitan

Tanggal penerbitan menunjukkan kapan nota kredit dibuat dan dikeluarkan. Ini penting untuk catatan akuntansi dan pengaturan pembayaran.

3. Nama dan Alamat Penerima

Informasi tentang nama dan alamat penerima (pembeli) diperlukan untuk memastikan bahwa nota kredit dikirim ke pihak yang tepat.

4. Deskripsi Barang atau Jasa

Nota kredit harus mencantumkan deskripsi barang atau jasa yang dikembalikan atau dikoreksi, termasuk jumlah, harga per unit, dan total nilai.

5. Alasan Penerbitan

Alasan penerbitan nota kredit harus dicantumkan dengan jelas, seperti pengembalian barang, koreksi harga, atau diskon khusus.

6. Total Nilai Kredit

Total nilai kredit menunjukkan jumlah yang dikurangi dari utang pembeli. Ini termasuk total dari semua item yang dicantumkan dalam nota kredit.

Prosedur Penerbitan Nota Kredit

Prosedur penerbitan nota kredit adalah serangkaian langkah yang diambil oleh perusahaan untuk mengeluarkan dokumen resmi yang mengurangi jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan atau klien, biasanya sebagai akibat dari pengembalian barang, diskon, atau koreksi kesalahan pada faktur.

Berikut ini prosedur penerbitan nota kredit:

1. Permintaan Pengembalian Proses dimulai dengan permintaan pengembalian barang atau koreksi faktur dari pembeli. Permintaan ini harus disertai dengan alasan yang jelas dan bukti pendukung jika diperlukan.
2. Verifikasi Penjual memverifikasi permintaan pengembalian atau koreksi, memastikan bahwa barang yang dikembalikan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
3. Penerbitan Nota Kredit Setelah verifikasi, penjual menerbitkan nota kredit dan mengirimkannya ke pembeli. Salinan nota kredit juga dicatat dalam sistem akuntansi penjual untuk keperluan pelacakan dan pencatatan.
4. Pencatatan Pembeli menerima nota kredit dan mencatat pengurangan utang dalam catatan keuangan mereka. Ini membantu dalam menjaga keakuratan catatan pembayaran dan utang.

Manfaat Nota Kredit

1. Transparansi Transaksi

Nota kredit memberikan transparansi dalam transaksi bisnis dengan mencatat semua perubahan dan penyesuaian secara resmi. Ini membantu menghindari kebingungan dan sengketa antara penjual dan pembeli.

2. Keakuratan Pencatatan Keuangan

Dengan mencatat pengembalian barang dan koreksi harga secara tepat, nota kredit membantu dalam menjaga keakuratan catatan keuangan dan memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan kondisi yang sebenarnya.

Baca juga: Penjelasan Lengkap Nota Penjualan dan Cara Buat Otomatis

3. Meningkatkan Kepercayaan

Dengan menyediakan dokumen resmi untuk semua perubahan dalam transaksi, nota kredit membantu dalam membangun kepercayaan antara penjual dan pembeli. Ini penting untuk hubungan bisnis yang sehat dan berkelanjutan.

Contoh Nota Kredit

Nyatanya, nota kredit adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang digunakan untuk mencatat pengembalian barang, koreksi harga, atau pengurangan utang.

Dengan memahami fungsi, komponen, dan prosedur penerbitan nota kredit maka bisnis kamu dapat meningkatkan transparansi, keakuratan catatan keuangan, dan kepercayaan.

Tapi, sekarang membuat nota kredit untuk usaha kamu udah enggak perlu buat secara manual lagi, sebab kamu udah bisa buat secara otomatis.

Caranya gimana buat nota secara otomatis?

Kamu cuma pakai platform Jubelio Akunting udah bisa dapatkan nota penjualan, invoice, dan lainnya secara otomatis.

Bukan hanya itu aja, kamu udah bisa mengurus bisnis mulai dari stok barang, proses pesanan, sampai sistem manajemen gudang hanya dalam satu sistem aja.

Apalagi Jubelio sudah terintegrasi ke semua channel penjualan online dan offline, jadi kamu bisa mengelolanya secara bersamaan di satu dashboard.

Kapan lagi, bisa urus bisnis cuma dalam satu klik aja. Kamu juga bisa coba buat akun GRATIS Jubelio dengan klik tombol di bawah ini.