Dalam setiap aktivitas bisnis terutama yang melibatkan transaksi jual-beli, ada satu dokumen penting yang sering kali menjadi penghubung legal antara penjual dan pembeli yaitu faktur.
Meski sering dianggap sebagai hal teknis, faktur sebenarnya punya peran krusial dalam pengelolaan keuangan dan akuntansi perusahaan.
Faktur bukan sekadar bukti pembayaran, dokumen ini mencatat secara detail nilai transaksi, metode pembayaran, hingga tanggal jatuh tempo yang disepakati.
Dengan kata lain, faktur membantu kedua belah pihak baik penjual maupun pembeli untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam setiap transaksi yang dilakukan.
Pengertian Apa itu Faktur?
Faktur adalah dokumen komersial yang merinci transaksi antara penjual dan pembeli, istilah lain dari faktur yang sering dikenal yaitu invoice, nota penjualan, atau tagihan.
Di dalamnya tercantum informasi lengkap mengenai produk atau jasa yang dijual, jumlah, harga, syarat pembayaran, hingga tenggat waktu pelunasan.
Baik dalam transaksi tunai maupun kredit, faktur berfungsi sebagai catatan resmi yang disepakati oleh kedua belah pihak.
Baca juga: 6+ Contoh Kwitansi Pembayaran yang Umum Digunakan
Fungsi Faktur
Dalam operasional bisnis, faktur berfungsi sebagai penghubung antara proses transaksi, akuntabilitas finansial, hingga pengambilan keputusan strategis.
Berikut ini adalah tujuh fungsi penting faktur yang patut dipahami oleh setiap pelaku bisnis:
1. Bukti Transaksi yang Sah dan Terverifikasi
Faktur merupakan dokumen legal yang mencatat transaksi antara penjual dan pembeli secara rinci mulai dari jenis produk atau jasa, jumlah, harga satuan, hingga total pembayaran.
Dokumen ini menjadi fondasi pencatatan keuangan dalam laporan laba rugi dan neraca perusahaan. Saat terdapat audit, faktur bisa menjadi bukti kuat bahwa transaksi memang benar terjadi dan sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Dokumen Pendukung dalam Proses Penerimaan Barang
Ketika barang sampai ke tangan pembeli, faktur menjadi referensi untuk mencocokkan apakah jumlah, jenis, dan kualitas barang sudah sesuai pesanan. Jika ada selisih atau kerusakan, faktur memudahkan proses retur atau klaim.
Bagi bagian logistik dan gudang ini membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan stok masuk dan menjaga ketepatan inventory barang.
3. Arsip Administrasi Keuangan dan Pajak
Faktur perlu disimpan sebagai bagian dari arsip keuangan yang bertujuan untuk pelaporan pajak dan kepatuhan hukum. Ddokumen ini bisa menjadi alat bukti resmi yang diakui secara hukum.
4. Menyediakan Informasi Tagihan dan Tenggat Pembayaran
Faktur menyajikan rincian tagihan secara jelas termasuk termin atau batas waktu pembayaran. Hal ini mendisiplinkan pembeli untuk membayar tepat waktu dan memudahkan tim penjualan serta keuangan dalam mengelola arus kas.
5. Referensi untuk Melakukan Resale
Dalam rantai distribusi di sektor perdagangan grosir atau retail, faktur sering digunakan untuk mengidentifikasi harga beli dan menentukan harga jual kembali.
Selain itu, dokumen ini juga membantu menyusun strategi margin dan diskon dalam aktivitas penjualan.
6. Alat Perlindungan Hukum yang Sah
Jika terjadi keterlambatan pembayaran atau sengketa dalam pemenuhan kewajiban transaksi, faktur dapat dijadikan sebagai alat bukti hukum.
Isi faktur menunjukkan kesepakatan awal antara dua pihak yang lengkap dengan syarat, kuantitas, dan harga yang telah disetujui, sehingga dapat digunakan dalam proses penyelesaian secara legal.
7. Sumber Data untuk Analisis Bisnis
Dengan mengumpulkan dan menganalisis data faktur dari waktu ke waktu, perusahaan dapat melihat pola perilaku konsumen dengan menentukan produk yang paling banyak diminati.
Insight ini bisa dimanfaatkan untuk mengoptimalkan strategi pemasaran, menyusun promo musiman, dan menyasar segmen pasar secara lebih akurat.
Jenis-Jenis Faktur
Berikut ini jenis faktur:
1. Faktur Standar
Jenis faktur ini adalah faktur yang sering kita jumpai pada umumnya. Jenis faktur ini berbentuk kertas dengan semua komponen yang sudah disebutkan di atas. Tenggat waktu pembayaran jenis faktur ini biasanya (tidak selalu) memiliki tenggat waktu pembayaran yang pendek.
2. Proforma Faktur (Proforma Invoice)
Pro Forma faktur atau Pro forma invoice adalah faktur penjualan dari distributor sebagai penyedia barang atau jasa kepada konsumen nya yang umumnya adalah sebuah perusahaan.
Faktur ini bisa diartikan sebagai faktur sementara atau sebagai bukti transaksi yang mengikat kedua belah pihak yakni penjual dan pembeli.
Penyebab dikeluarkan nya faktur ini karena barang pesanan konsumen belum terkirim sepenuhnya. Hal ini bisa disebabkan karena kurang nya stok barang yang dimiliki sang distributor.
Proforma faktur memberikan informasi kepada konsumen harga barang secara jelas, biaya pengiriman dan pajak yang harus dibayarkan.
Meskipun faktur ini bukan faktur akhir dan besaran biayanya dapat berubah, dengan faktur ini konsumen tidak akan dihadapkan pada munculnya jenis biaya lain yang tidak ada sebelumnya.
3. Faktur Penjualan Elektronik (E-Faktur)
Faktur Penjualan adalah dokumen wajib yang harus diberikan oleh penjual kepada pelanggan sebagai tanda bukti pembelian barang. Tidak ada aturan resmi dalam pembuatan faktur penjualan sehingga kamu bisa membuatnya sesuai keinginan sendiri.
Jenis faktur ini muncul karena adanya perkembangan teknologi digital dan informasi. Dengan E-Faktur perusahaan dapat menekan penggunaan kertas yang dapat memangkas biaya yang dibutuhkan.
Selain itu pengelolaan dan penyimpanan jenis faktur ini lebih mudah dibandingkan faktur konvensional pada umumnya. Pemberian faktur pun dapat dilakukan secara elektronik dan dapat memangkas waktu administrasi secara signifikan.
4. Faktur Konsuler
Dalam kegiatan perdagangan internasional terutama ekspor-impor, tidak semua dokumen memiliki bobot yang sama.
Faktur konsuler adalah dokumen resmi yang menjelaskan detail pengiriman barang ke luar negeri. Di dalamnya memuat informasi penting seperti identitas pengirim dan penerima, jenis barang, nilai barang, serta asal negara.
Namun, yang membedakan faktur ini dari faktur biasa adalah adanya otorisasi resmi dari perwakilan konsuler negara tujuan.
5. Faktur Pembelian
Faktur pembelian adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual dan berfungsi sebagai bukti bahwa suatu barang atau jasa telah dipesan dan diterima oleh pembeli sesuai dengan kesepakatan.
Dokumen ini mencantumkan rincian seperti nama barang atau jasa, jumlah, harga satuan, total tagihan, serta informasi pembayaran yang perlu dipenuhi oleh pihak pembeli.
6. Faktur Pajak
Faktur Pajak adalah dokumen yang secara resmi dikeluarkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti bahwa mereka telah melakukan pemungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atas transaksi barang atau jasa yang dikenakan pajak.
Faktur ini sangat pentin terutama dalam sistem perpajakan di Indonesia karena menjadi dasar bagi pembeli untuk mengklaim kredit pajak masukan.
7. Faktur Tagihan
Faktur Tagihan adalah dokumen yang diterbitkan penjual sebagai bentuk penagihan pembayaran kepada pembeli atas transaksi barang atau jasa yang sudah dilakukan.
Dokumen ini mencakup informasi seperti rincian barang / jasa, total yang harus dibayar, dan tenggat waktu pembayaran.
Format dalam Faktur
Secara umum faktur dibuat dalam bentuk hard copy dan biasanya dicetak dalam beberapa rangkap, satu untuk penjual sebagai arsip, satu lagi untuk pembeli sebagai bukti pembayaran.
Namun di era digital seperti ini. banyak bisnis sudah beralih dengan menggunakan faktur elektronik karena lebih efisien dan aman.
Komponen yang Harus Ada dalam Pembuatan Faktur
1. Nomor Faktur
Setiap faktur wajib memiliki nomor unik sebagai identitas transaksi. Nomor ini digunakan untuk pelacakan, pencatatan keuangan, hingga kebutuhan audit.
Penomoran faktur akan mempermudah Anda saat ingin menelusuri riwayat transaksi atau memverifikasi catatan keuangan di kemudian hari.
2. Informasi Penjual
Identitas penjual harus ditampilkan secara lengkap mulai dari nama usaha, alamat, kontak resmi, hingga NPWP (jika ada).
Hal ini penting sebagai pengenal utama dan untuk meminimalkan potensi kesalahan komunikasi terutama saat pembeli ingin melakukan klarifikasi atau komplain atas produk atau layanan yang dibeli.
3. Tanggal Faktur
Tanggal penerbitan faktur sebagai informasi administratif dan penentu jatuh tempo pembayaran. Dengan mencantumkan tanggal yang jelas, baik penjual maupun pembeli memiliki patokan waktu yang sama dalam menjalankan kewajiban dan haknya.
Jika menggunakan sistem termin atau kredit, tanggal ini akan menjadi referensi utama dalam menghitung tenggat pembayaran.
4. Syarat & Ketentuan Pembayaran
Setiap faktur sebaiknya mencantumkan cara pembayaran, apakah tunai, kredit, atau cicilan, begitu juga dengan informasi seperti nomor rekening tujuan, tempo pembayaran dan ketentuan denda jika terjadi keterlambatan.
Dengan aturan ini pembeli memahami dengan jelas bagaimana dan kapan pembayaran harus dilakukan, sehingga informasi yang disampaikan jelas.
5. Informasi Diskon atau Potongan Harga Produk
Jika Anda memberikan potongan harga atau diskon tertentu dalam transaksi, cantumkan dengan transparan bisa berupa persentase atau nominal.
Hal ini akan membantu pembeli memahami struktur harga dan meningkatkan persepsi kejujuran dalam transaksi.
6. Rincian Produk atau Layanan
Faktur yang informatif harus memuat daftar barang atau jasa secara rinci mulai dari nama produk, kode (jika ada), jumlah, satuan, harga per unit, subtotal, serta pajak dan potongan (jika ada).
Informasi ini penting sebagai bukti tagihan resmi dan menjadi dokumen acuan ketika terjadi ketidaksesuaian atau retur produk.
7. Tambahan Biaya Lain (Opsional)
Selain harga produk utama, faktur yang profesional juga mencantumkan biaya-biaya lainnya secara transparan seperti biaya pengiriman, biaya penanganan atau pajak-pajak (seperti PPN).
Dengan begitu, pelanggan dapat melihat keseluruhan beban biaya dengan jelas tanpa ada yang disembunyikan.
Buat Faktur Lebih Mudah dengan Aplikasi Jubelio Omnichannel
Itu dia beberapa jenis faktur yang bisa kamu gunakan sebagai dokumen tanda bukti ke pelanggan. Penggunaan dari beberapa jenis di atas harus disesuaikan dengan kebutuhan.
Jika kamu ingin membuat faktur penjualan secara mudah untuk bisnis Anda, kamu bisa menggunakan platform Jubelio Omnichannel atau ecommerce enabler Jubelio. Dengan menggunakan Jubelio, faktur bisa dibuat dalam hitungan menit.
Tidak hanya faktur, Jubelio juga bisa mengurus semua aktivitas bisnis kamu mulai dari A-Z seperti listing barang ke marketplace, pengelolaan gudang, akunting hingga ke jasa pengiriman.
Di Jubelio, kamu gak perlu lagi urus pesanan satu persatu dari masing-masing marketplace. Sebab, semuanya bisa diselesaikan secara lebih mudah dengan satu kali klik saja.
Penasaran apa itu Jubelio dan mau tau lebih banyak? Klik tombol di bawah ini.
