Proses klaim reimbursement yang lambat dan manual masih menjadi keluhan umum di banyak perusahaan. Proses klaim memakan banyak waktu karyawan, sementara banyak waktu tim finance terbuang untuk verifikasi manual dan reporting.
Untuk mengatasi masalah ini, banyak perusahaan mulai beralih ke aplikasi reimbursement karyawan yang mampu mempercepat proses, meningkatkan akurasi, dan memberi visibilitas yang lebih baik terhadap pengeluaran.
Mekari memberikan 7 rekomendasi aplikasi reimbursement terbaik untuk efisiensi klaim di perusahaan Anda dalam artikel ini. Yuk, baca lebih lanjut.
Pentingnya aplikasi reimbursement untuk tim finance & karyawan
Aplikasi reimbursement menyederhanakan seluruh proses klaim biaya; mulai dari pengajuan, persetujuan, hingga pencairan dalam satu platform.
Hasilnya, tim finance mendapatkan kontrol dan akurasi yang lebih baik, sementara karyawan merasakan proses klaim yang cepat, transparan, dan mudah diakses kapan saja.
Manfaat aplikasi reimbursement untuk tim finance
Aplikasi ini membantu tim keuangan bekerja lebih efisien dan terkontrol:
- Standarisasi otomatis untuk batas biaya, jenis klaim, dan bukti yang dibutuhkan.
- Deteksi kesalahan lebih cepat, seperti klaim ganda atau bukti yang tidak valid.
- Alur persetujuan yang jelas dan otomatis, sesuai struktur organisasi.
- Integrasi dengan sistem akuntansi, memudahkan pencatatan dan pelaporan.
- Dashboard real-time untuk memantau pengeluaran per tim atau proyek.
Manfaat aplikasi reimbursement untuk karyawan
Buat karyawan, aplikasi ini membuat proses klaim jadi mudah dan tidak buang waktu:
- Cukup foto struk dan ajukan klaim langsung dari ponsel.
- Data otomatis terisi, jadi tidak perlu ketik manual.
- Status klaim bisa dipantau kapan saja.
- Pencairan dana lebih cepat, tidak perlu menunggu berminggu-minggu.
- Semua riwayat klaim tersimpan rapi dan mudah diakses.
Nah, berikut adalah beberapa rekomendasi terbaik aplikasi reimbursement, dengan fitur unggulan yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan bisnis.
1. Mekari Expense
Mekari Expense adalah software expense management yang dilengkapi fitur Reimbursement untuk memudahkan perusahaan kelola pengeluaran karyawan lebih efisien dan transparan.
Software expense management ini, dirancang tidak hanya untuk tim finance, namun juga dapat digunakan oleh tim procurement, tim marketing, dan berbagai divisi yang kerap membutuhkan pengajuan klaim / reimbursement; seperti business trip, subscription tools, pembayaran digital ads, event marketing, pembayaran tagihan vendor, dan lainnya.
Fitur Reimbursement di Mekari Expense
Mekari Expense menyediakan fitur-fitur lengkap untuk mendigitalisasi alur reimbursement:
- Custom policy: Atur kebijakan klaim sesuai struktur dan kebutuhan perusahaan.
- Workflow dan approval berlapis: Proses persetujuan yang fleksibel dapat di-custom sesuai hierarki organisasi.
- Real-time notification: Notifikasi otomatis di setiap tahap pengajuan dan persetujuan.
- Expense reporting: Laporan lengkap dan detail untuk merekap semua pengeluaran karyawan.
- Tersedia dalam aplikasi mobile: Karyawan dapat mengajukan klaim langsung dari smartphone, kapan saja, di mana saja.
Kelebihan fitur Reimbursement Mekari Expense
- Auto disbursement: Dana reimbursement langsung ditransfer ke rekening karyawan setelah disetujui, tanpa perlu proses manual.
- Disbursement sesuai budgeting: Sistem dapat membatasi pencairan berdasarkan anggaran yang telah ditetapkan di berbagai akun atau departemen.
- Terintegrasi dengan Mekari Jurnal: Setiap klaim reimbursement langsung tercatat ke dalam laporan keuangan perusahaan secara otomatis.
- Proses 2x lebih cepat: Klaim reimbursement bisa selesai dalam waktu lebih singkat, tanpa antrean dokumen atau email berulang.
- Transparansi dan kontrol yang lebih baik: Semua proses dapat dipantau secara real-time melalui aplikasi.
Cocok untuk perusahaan apa?
Fitur Reimbursement Mekari Expense sangat cocok untuk perusahaan yang membutuhkan sistem klaim karyawan yang terintegrasi dengan pengelolaan pengeluaran secara menyeluruh.
Ideal untuk perusahaan dengan aktivitas perjalanan dinas rutin, penggunaan langganan aplikasi, pengelolaan vendor, dan pengeluaran operasional lainnya yang perlu diawasi secara ketat.
Pelajari lebih lanjut tentang kemudahan dan keunggulan aplikasi reimbursement karyawan dari Mekari Expense.
2. Payhawk
Payhawk adalah platform pengelolaan keuangan yang menggabungkan klaim karyawan, kartu perusahaan, pembayaran vendor, dan integrasi ERP dalam satu sistem yang terpusat.
Fitur utama:
- Pengajuan reimbursement dapat dilakukan secara massal dan terjadwal.
- Aplikasi mobile dengan fitur unggah dan pembacaan struk otomatis.
- Mendukung klaim perjalanan dinas seperti per diem dan biaya kendaraan.
- Terhubung langsung dengan sistem akuntansi seperti NetSuite, Xero, dan lainnya.
- Proses persetujuan dapat disesuaikan dengan struktur dan kebijakan perusahaan.
Cocok untuk: Perusahaan dengan banyak cabang atau tim yang aktif melakukan perjalanan dinas, serta organisasi yang membutuhkan integrasi penuh dengan sistem ERP.
3. Emburse
Emburse adalah solusi yang dirancang untuk mempermudah proses reimbursement, pengelolaan perjalanan bisnis, dan pengeluaran perusahaan, termasuk untuk pembayaran internasional.
Fitur utama:
- Pengajuan reimbursement yang cepat tanpa perlu formulir manual.
- Kartu perusahaan (fisik dan virtual) dengan pengaturan belanja yang fleksibel.
- Fitur pembayaran lintas negara dengan kurs transparan melalui integrasi dengan Wise.
- Pengelolaan kartu virtual yang mendukung kontrol belanja lebih efektif.
- Tersedia dalam berbagai produk sesuai kebutuhan skala bisnis.
Cocok untuk: Perusahaan multinasional, lembaga nonprofit, dan firma profesional yang membutuhkan pengelolaan pengeluaran global secara terstruktur dan efisien.
4. Airbase
Airbase adalah platform manajemen pengeluaran yang membantu perusahaan mengelola klaim reimbursement, pembayaran invoice, dan penggunaan kartu perusahaan dalam satu sistem yang terintegrasi.
Fitur utama:
- Mendukung pengajuan dan pencairan reimbursement lintas negara dan mata uang.
- Menggunakan teknologi AI untuk membaca dan mencatat detail struk secara otomatis.
- Menyediakan alur pengajuan belanja yang jelas dengan sistem persetujuan otomatis.
- Memfasilitasi penggunaan kartu perusahaan (fisik maupun virtual) dengan pengaturan kebijakan belanja.
- Terintegrasi dengan sistem akuntansi untuk mempermudah proses pencatatan dan pelaporan.
Cocok untuk: Perusahaan skala menengah hingga besar, terutama yang memiliki tim lintas negara atau membutuhkan kontrol yang ketat terhadap berbagai jenis pengeluaran operasional.
5. Kyrim
Kyrim adalah platform pembayaran dan pengelolaan pengeluaran untuk bisnis Indonesia, dengan fitur lengkap mulai dari pengajuan reimbursement hingga pembayaran vendor secara massal.
Fitur utama:
- Pengajuan klaim digital lengkap dengan proses persetujuan dan notifikasi otomatis.
- Otomatisasi input invoice dengan pemindaian dokumen dan approval bertingkat.
- Portal vendor yang memudahkan kerja sama dan pelacakan status pembayaran.
- Pembayaran massal ke banyak rekening bank dari satu platform.
- Memiliki sertifikasi dan izin resmi dari Bank Indonesia dan Kominfo.
Cocok untuk: Perusahaan kecil hingga menengah di Indonesia, terutama yang memiliki transaksi rutin dengan banyak vendor dan membutuhkan sistem reimbursement yang efisien.
Rekomendasi aplikasi klaim reimbursement karyawan terbaik
Untuk perusahaan yang ingin menyederhanakan proses klaim pengeluaran, Mekari Expense adalah salah satu solusi terbaik.
Aplikasi ini tidak hanya memfasilitasi pengajuan dan pencairan reimbursement, tetapi juga terintegrasi langsung dengan sistem Expense Management untuk kontrol pengeluaran yang lebih efektif.
Mengapa Mekari Expense layak dipilih:
- Proses klaim lebih efisien: Pengajuan dan approval dilakukan otomatis melalui alur yang sudah disesuaikan dengan struktur perusahaan.
- Transparan dan cepat: Karyawan bisa memantau status klaim secara real-time, dan dana ditransfer langsung setelah disetujui.
- Integrasi dengan Mekari Talenta: Memudahkan tim HR dalam mengatur hak klaim karyawan dan memastikan data kepegawaian tetap sinkron.
- Terhubung dengan Mekari Jurnal: Setiap klaim yang disetujui otomatis masuk ke laporan keuangan tanpa input manual.
- Kontrol anggaran lebih baik: Disbursement mengikuti limit yang sudah ditentukan per akun atau departemen.
Dengan fitur yang lengkap dan integrasi menyeluruh antar sistem, aplikasi klaim reimbursement karyawan dari Mekari Expense sangat cocok untuk perusahaan yang ingin proses klaim lebih cepat, akurat, dan tanpa repot.
