Surat penawaran adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan ataupun individu dengan tujuan untuk menawarkan produk, jasa, atau kerja sama bisnis kepada pihak lain, biasanya calon pelanggan, mitra, atau klien.
Surat penawaran berfungsi sebagai alat komunikasi untuk mempresentasikan detail penawaran, termasuk spesifikasi produk atau jasa, harga, syarat dan ketentuan, serta informasi lain yang relevan dengan tujuan mencapai kesepakatan.
Tentunya surat penawaran sangatlah penting bagi bisnis. Ada 2 fungsi surat penawaran, yaitu fungsi praktis dan fungsi legal. dari segi legalitas.
Fungsi praktis, surat penawaran adalah jalan pembuka menuju kesepakatan kerja sama bisnis.
Secara legal, surat penawaran dapat dijadikan sebagai alat bukti hukum.
Ada berbagai jenis surat, salah satunya surat penawaran barang.
Untuk lengkapnya, kita akan bahas mengenai apa itu surat penawaran barang dan contohnya.
Apa yang Dimaksud Surat Penawaran Barang?
Surat penawaran barang adalah surat resmi yang dikirim oleh penjual atau penyedia barang kepada calon pelanggan atau pembeli potensial, dengan tujuan menawarkan barang tertentu untuk dijual.
Umumnya, surat penawaran barang berisi informasi detail tentang barang yang ditawarkan, termasuk jenis, spesifikasi, harga, jumlah, syarat pembayaran, serta syarat dan ketentuan lainnya.
Tujuan Surat Penawaran
Tujuan surat penawaran adalah untuk mengajukan atau menawarkan produk, jasa, atau kerja sama bisnis kepada pihak lain, biasanya dengan maksud untuk menjalin hubungan bisnis atau transaksi.
Surat ini berfungsi sebagai alat komunikasi formal antara penjual atau penyedia jasa dengan calon pelanggan atau mitra bisnis, dengan harapan dapat mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.
Beberapa tujuan spesifik dari surat penawaran meliputi:
1. Mengenalkan Produk atau Jasa
Memberikan informasi detail tentang produk atau jasa yang ditawarkan, termasuk keunggulan, fitur, dan manfaatnya.
2. Menarik Minat Calon Pelanggan
Membangun minat dan kepercayaan calon pelanggan terhadap produk atau jasa yang ditawarkan, serta mendorong mereka untuk melakukan pembelian atau kerja sama.
3. Menyampaikan Syarat dan Ketentuan
Umumnya, di dalam surat penawaran bisnis menjelaskan syarat, ketentuan, harga, dan metode pembayaran yang berlaku, sehingga kedua belah pihak memahami apa yang diharapkan dalam transaksi.
4. Mencapai Kesepakatan
Mendorong terjadinya kesepakatan antara penjual dan pembeli atau antara dua pihak yang akan bekerja sama, dengan menetapkan dasar-dasar kerja sama yang diusulkan.
5. Memulai Negosiasi
Surat penawaran berfungsi sebagai titik awal untuk negosiasi lebih lanjut, jika calon pelanggan atau mitra bisnis tertarik tetapi membutuhkan penyesuaian tertentu dalam penawaran.
Hasil dari negosiasi tentunya bisa sama kesepakatan yang sebelumnya atau pun berbeda menyesuaikan
Dengan tujuan-tujuan ini, surat penawaran memainkan peran penting dalam proses penjualan dan pemasaran, serta dalam membangun hubungan bisnis yang baru atau memperkuat hubungan yang sudah ada.
Komponen dalam Surat Penawaran Barang
Surat penawaran harus mencakup beberapa komponen penting agar informasi yang disampaikan lengkap sehingga mudah dipahami.
Berikut adalah bagian-bagian dalam surat penawaran barang:
1. Informasi Pengirim dan Penerima
Nama dan alamat lengkap perusahaan atau individu yang mengirimkan penawaran, serta nama dan alamat lengkap calon pembeli.
2. Tanggal dan Nomor Surat
Tanggal pembuatan surat dan nomor referensi surat untuk arsip dan keperluan administrasi.
3. Subjek atau Perihal
Judul singkat yang menjelaskan isi surat, seperti “Penawaran Barang”.
4. Isi Surat
Pada paragraf pembuka yang memperkenalkan pengirim dan menyatakan maksud dari surat tersebut.
Kemudian, isi detail barang yang ditawarkan, termasuk deskripsi, spesifikasi, kualitas, jumlah minimum pemesanan (jika ada), dan harga per unit.
Termasuk informasi tentang diskon, promosi, atau penawaran khusus lainnya, syarat dan ketentuan pembayaran, seperti metode pembayaran yang diterima, jatuh tempo pembayaran, dan informasi terkait lainnya.
Kamu juga bisa tambahkan waktu dan metode pengiriman barang, termasuk biaya pengiriman jika diperlukan. Jaminan kualitas atau garansi yang disertakan dengan pembelian barang.
5. Penutup
Pernyataan yang mengundang penerima untuk menindaklanjuti penawaran, seperti menghubungi pengirim untuk negosiasi lebih lanjut atau melakukan pemesanan.
Ungkapan terima kasih dan harapan untuk bekerja sama di masa depan.
6. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Nama, jabatan, dan tanda tangan dari individu yang mewakili perusahaan pengirim.
Cara Membuat Surat Penawaran Bisnis
Untuk membuat surat penawaran barang, kamu perlu mempersiapkan komponen yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Dengan membuat surat penawaran barang, kamu memerlukan penyusunan dokumen yang terstruktur dan informatif.
Karena, surat penawaran berguna sebagai penawaran produk ke calon pelanggan datau mitra bisnis.
Agar tidak salah dalam buat surat penawaran barang. Kamu bisa ikuti langkah-langkah untuk membuat surat penawaran barang di bawah ini.
1. Persiapkan Informasi yang Diperlukan
Cara membuat surat penawaran, hal pertama yang dilakukan adalah kumpulkan semua detail tentang produk yang akan ditawarkan, termasuk spesifikasi, harga, ketersediaan stok, dan syaratsyarat penjualan.
Kemudian, tentukan siapa yang akan menerima surat, termasuk nama, jabatan, dan alamat lengkap perusahaan atau individu yang dituju.
2. Buat Header Surat
Tambah kop surat pada bagian atas surat dan telah mencakup nama, logo, alamat, nomor telepon, email, dan situs web (jika ada).
Tulis tanggal pembuatan surat di bawah kop surat dan cantumkan nomor surat untuk keperluan referensi internal dan eksternal.
3. Tulis Data Penerima
Masukkan nama, jabatan, nama perusahaan, dan alamat penerima surat.
Contoh penulisan surat penawaran
Kepada Yth.
Bapak/Ibu
4. Tulis Subjek atau Perihal dan Tambahkan Salam Pembuka
Setelah itu, kamu bisa tambahkan penjelasan secara singkat isi surat penawaran tersebut, misalnya:
Perihal: Penawaran Produk
Contoh salam pembuka: Dengan hormat,
5. Tulis Paragraf Pembuka
Mulailah dengan pengantar yang menjelaskan maksud surat, misalnya:
“Bersama surat ini, kami dari ingin menawarkan produk unggulan kami, yaitu . Produk ini memiliki kualitas tinggi dengan spesifikasi sebagai berikut ini: “
6. Sampaikan Isi Surat (Detail Penawaran)
Isi dari surat penawaran terdiri dari: deskripsi produk, harga produk, syarat dan ketentuan, metode pengiriman, dan garansi.
Kamu dapat mulai menjelaskan spesifikasi, keunggulan, dan manfaat produk. Kemudian, sertakan informasi harga produk, diskon, atau penawaran khusus.
Jelaskan metode pembayaran, pengiriman, dan syarat lainnya. Termasuk informasi estimasi waktu pengiriman dan garansi produk.
Contoh Isi surat penawaran
Rp , dengan diskon khusus untuk pembelian di atas unit.
Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank ke rekening kami di dengan nomor rekening .
Kami menawarkan pengiriman gratis untuk wilayah dengan estimasi waktu pengiriman .
7. Tulis Paragraf Penutup dan Gunakan Salam Penutup
Ajakan untuk memberikan tanggapan atau melakukan pemesanan, serta ucapan terima kasih.
Contoh kalimat penutup surat:
Kami berharap penawaran ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Bapak/Ibu. Kami siap untuk memberikan penjelasan lebih lanjut atau melakukan diskusi terkait penawaran ini. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
8. Cantumkan Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Sertakan nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan dari orang yang mewakili perusahaan.
Contoh:
Kalau kamu mau cara membuat surat penawaran barang yang tepat, kamu bisa ikuti video tutorial membuat surat penawaran di bawah sini ya.
Contoh Surat Penawaran Barang
Berikut ini contoh surat penawaran barang word dan surat penawaran dalam file PDF yang bisa kamu download template nya di bawah ini.
1. Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik
Untuk konsumen dari perusahaan, umumnya penyedia barang elektronik perlu mengirimkan surat penawaran barang kepada calon pelanggan.
Berikut ini contoh surat penawaran barang:
Kalo kamu butuh tutorial membuat surat penawaran barang elektronik, video di bawah ini akan menjelaskan secara detail.
2. Surat Penawaran Barang Singkat
Selain itu, kamu juga bisa bikin surat penawaran barang secara singkat. Tapi yang wajib kamu perhatikan adalah penggunaan setiap komponen surat penawaran barang.
Nah, contoh surat penawaran bisa kamu lihat pada gambar ini.
3. Surat Penawaran Barang Keperluan Kantor
Surat penawaran barang tidak hanya untuk ke calon klien aja melainkan di kantor juga perlu lho membuat surat penawaran barang.
Salah satunya untuk membeli keperluan kantor. Apabila kamu termasuk penyedia alat-alat kantor, kamu bisa mengajukan diri untuk menawarkan barang melalui surat niaga ini.
4. Surat Penawaran Harga
Download Surat Penawaran
5. Template Surat Penawaran Barang
Sumber: Glints
Nah, itu dia penjelasan mengenai apa itu surat penawaran barang, komponen, dan contoh surat penawaran yang bisa kamu gunakan untuk berbisnis.
