Pasti kamu pernah merasa pusing urus produk kamu, misalnya jumlah fisik persediaan barang kamu ternyata enggak cocok sama pencatatan kamu bahkan kamu pernah ngalamin yang namanya kekurangan barang padahal pesanan lagi melonjak tinggi.
Mau enggak mau kamu harus menunggu stok barang lagi dan itu mengakibatkan kepuasan pelanggan berkurang terhadap usaha kamu.
Terus gimana sih caranya supaya bisnis kita enggak kekurangan stok barang?
Tenang aja, ada kok caranya. Kamu pernah enggak sih dengar yang namanya manajemen persediaan? Biasanya, istilah ini dipakai pada operasional bisnis yang tujuan utamanya untuk mengatur persediaan barang.
Apa yang Dimaksud Manajemen Persediaan?
Inventory management atau manajemen persediaan adalah salah satu bagian dari bisnis yang berfungsi untuk menjaga dan mengatur persediaan barang yang ada pada usaha kamu.
Biasanya aktivitas yang dilakukan oleh manajemen persediaan seperti memperoleh persediaan dan menyimpan barang.
Persediaan terdiri dari bahan baku, barang proses jadi, sampai barang jadi.
Baca juga: 10 Daftar Aplikasi Stok Barang Terbaik Untuk Bisnismu
Jenis-Jenis Manajemen Persediaan
Jenis inventory management ini dibagi berdasarkan permintaan yaitu barang mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi.
1. Barang Mentah (Bahan Baku)
Bahan baku merupakan hal yang penting dalam proses produksi usaha, karena tanpa bahan baku maka produk kamu tidak akan bisa dibuat.
Manajemen persediaan juga harus memastikan ketersediaan stok bahan baku tersebut agar proses produksi berjalan dengan lancar.
2. Barang Setengah Jadi
Mengapa barang setengah jadi termasuk manajemen persediaan ? Karena biasanya ada beberapa bisnis yang mengirimkan barang setengah jadi ke pabrik lainnya lalu nantinya akan dilanjutkan sampai barang jadi.
Nah, manajemen persediaan ini berfungsi untuk menghitung seberapa besar barang tersebut diteruskan agar dapat memenuhi permintaan kebutuhan pasar.
Baca juga: 5 Cara Jitu Kontrol Stok Barang Supaya Tidak Kekurangan Stok
3. Barang Jadi
Setelah barang melalui proses mulai dari bahan baku sampai barang setengah jadi dan akhirnya siap untuk dipasarkan dan didistribusikan ke pihak ketiga.
Dengan begitu bisnis kamu bisa mendapatkan keuntungan, caranya melakukan inventory manajemen barang berdasarkan keadaan pasar.
Fungsi Manajemen Persediaan
Inventory management penting bagi sebuah bisnis karena mereka dapat meminimalisir dan mengantisipasi kekurangan persediaan barang apalagi kalau bisnis kamu itu penjualannya besar. Ada 3 fungsi manajemen inventory, diantaranya.
1. Meminimalisir Kekurangan Stok Barang
Fungsi utama manajemen inventory adalah meminimalisir kekurangan stok barang. Apalagi bisnis yang sedang tinggi penjualannya terlebih misalnya saat harbolnas tetapi mereka kekurangan persediaan produk.
Langkah yang bisa dilakukan dengan manajemen persediaan sehingga kamu dapat mengantisipasi kurangnya stok barang. Kamu bisa menggunakan berbagai metode manajemen persediaan untuk mengatur persediaan stok barang.
Karena dengan persediaan barang yang tepat, kamu tidak kekurangan stok produk sehingga bisa memenuhi kebutuhan pelanggan kamu
2. Mengantisipasi Perubahan Permintaan dan Penawaran Barang
Permintaan dan penawaran konsumen terhadap barang mengalami perubahan.
Maka dari itu kamu harus mengantisipasinya, caranya kamu bisa memastikan apakah persediaan produk kamu itu bisa memenuhi permintaan pelanggan atau tidak.
3. Sebagai Langkah Proses Produksi
Kalo usaha kamu bergerak dibidang produksi barang maka inventory manajemen ini sangat penting karena dengan tersedianya stok barang kamu bisa dengan lancar melakukan proses produksi.
Faktor yang Mempengaruhi Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan dipengaruhi oleh berbagai faktor yang berkaitan dengan permintaan pasar, proses pembelian, penyimpanan, hingga distribusi barang.
Faktor-faktor ini perlu diperhatikan agar bisnis dapat menjaga ketersediaan produk tanpa menimbulkan penumpukan stok.
1. Tingkat Permintaan Konsumen
Permintaan menjadi salah satu faktor utama dalam menentukan jumlah persediaan. Produk dengan permintaan tinggi membutuhkan stok yang lebih besar dibandingkan produk yang jarang terjual.
Bisnis harus memahami rata-rata penjualan, perubahan tren konsumen, produk yang paling laku, dan produk yang mulai mengalami penurunan permintaan.
Kesalahan memperkirakan permintaan dapat menyebabkan kehabisan stok atau kelebihan persediaan.
2. Pola dan Musim Penjualan
Permintaan produk dapat berubah pada periode tertentu seperti Ramadan, Lebaran, Natal, tahun ajaran baru, atau saat berlangsungnya campaign marketplace.
Produk musiman membutuhkan perencanaan stok yang berbeda karena penjualan dapat meningkat dalam waktu singkat, kemudian menurun setelah periode tersebut selesai.
3. Waktu Tunggu Pengadaan Barang
Waktu tunggu atau lead time adalah jarak waktu sejak barang dipesan kepada supplier hingga barang diterima dan siap dijual.
Semakin lama waktu tunggu, semakin besar persediaan pengaman yang perlu disiapkan. Keterlambatan supplier juga dapat meningkatkan risiko kehabisan barang.
4. Kemampuan Supplier
Kemampuan supplier dalam memenuhi jumlah, kualitas, dan jadwal pengiriman sangat memengaruhi persediaan.
Hal yang perlu diperhatikan antara lain ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, ketersediaan produk, minimal jumlah pemesanan, dan kemampuan memenuhi permintaan dalam keadaan mendadak.
Supplier yang tidak stabil dapat mengganggu kelancaran operasional bisnis.
5. Kapasitas Penyimpanan Gudang
Jumlah persediaan harus disesuaikan dengan luas dan kapasitas gudang. Membeli barang dalam jumlah besar memang dapat menurunkan biaya pembelian, namun juga membutuhkan ruang penyimpanan yang memadai.
Gudang yang terlalu penuh dapat menyebabkan barang sulit ditemukan, proses picking menjadi lambat, dan risiko kerusakan barang meningkat.
6. Biaya Penyimpanan
Setiap persediaan yang disimpan menimbulkan biaya seperti biaya sewa gudang, tenaga kerja, listrik, keamanan, asuransi, dan perawatan barang.
Semakin lama barang disimpan, semakin besar biaya yang harus ditanggung. Karena itu, bisnis perlu menjaga jumlah stok pada tingkat yang efisien.
7. Modal dan Arus Kas
Persediaan merupakan modal bisnis yang masih berbentuk barang. Terlalu banyak membeli stok dapat membuat dana perusahaan tertahan dan sulit digunakan untuk kebutuhan lain.
Manajemen persediaan perlu mempertimbangkan kemampuan arus kas agar bisnis tetap dapat membayar supplier, biaya operasional, pemasaran, dan kewajiban lainnya.
8. Karakteristik Produk
Setiap produk membutuhkan perlakuan persediaan yang berbeda. Produk makanan, kosmetik, obat, dan barang dengan masa kadaluwarsa perlu dikelola lebih ketat dibandingkan produk yang dapat disimpan dalam waktu lama.
Produk yang memiliki masa simpan terbatas biasanya perlu menggunakan metode seperti FEFO atau First Expired, First Out.
9. Minimum Order Quantity
Supplier sering menetapkan minimum order quantity atau jumlah pembelian minimum. Ketentuan ini dapat memengaruhi jumlah stok yang harus disimpan oleh bisnis.
Apabila minimum pembelian terlalu besar dibandingkan tingkat penjualan, bisnis berisiko mengalami kelebihan stok.
10. Harga dan Diskon dari Supplier
Perubahan harga barang dapat memengaruhi keputusan pembelian persediaan. Bisnis terkadang membeli lebih banyak ketika supplier menawarkan diskon, harga grosir, atau promo tertentu.
Keputusan tersebut tetap perlu disesuaikan dengan permintaan dan kapasitas gudang agar diskon pembelian tidak berubah menjadi biaya penyimpanan yang tinggi.
Contoh Penerapan Manajemen Persediaan pada Bisnis
Penerapan manajemen persediaan dapat berbeda pada setiap bisnis tergantung jenis produk, jumlah transaksi, jumlah gudang, serta channel penjualan yang digunakan.
Secara umum, penerapannya mencakup pencatatan stok, pengaturan penyimpanan, pemantauan barang masuk dan keluar, hingga penentuan waktu restock.
1. Contoh pada Bisnis Retail Fashion
Sebuah bisnis fashion menjual pakaian melalui marketplace, website, dan toko fisik. Setiap produk dibedakan berdasarkan model, warna, serta ukuran menggunakan kode SKU.
Sebagai contoh satu produk kemeja memiliki beberapa variasi seperti berikut:
- Kemeja hitam ukuran M
- Kemeja hitam ukuran L
- Kemeja putih ukuran M
- Kemeja putih ukuran L
Masing-masing variasi dicatat sebagai stok yang berbeda agar bisnis dapat mengetahui ukuran dan warna mana yang masih tersedia.
Ketika satu kemeja hitam ukuran M terjual melalui marketplace, jumlah stok produk tersebut langsung dikurangi. Data stok di website dan toko fisik juga diperbarui agar produk yang sudah habis tidak kembali terjual melalui channel lain.
Bisnis juga menetapkan batas minimum stok. Jika stok kemeja hitam ukuran M tersisa 10 unit, tim pembelian akan menerima informasi untuk segera melakukan restock.
Melalui penerapan ini, bisnis dapat mengurangi risiko overselling, salah pengiriman ukuran, dan ketidaksesuaian data stok.
2. Contoh pada Bisnis Makanan dan Minuman
Sebuah bisnis menjual makanan kemasan dengan tanggal kadaluwarsa yang berbeda-beda. Setiap barang yang datang dicatat berdasarkan jumlah, nomor batch, serta tanggal kedaluwarsanya.
Dalam proses pengeluaran barang, bisnis menggunakan metode FEFO atau First Expired, First Out. Produk dengan tanggal kadaluwarsa paling dekat akan dijual atau dikirim lebih dahulu.
Contohnya bisnis memiliki dua batch produk berikut:
- Batch A kedaluwarsa pada bulan September
- Batch B kedaluwarsa pada bulan November
Meskipun Batch B datang lebih dahulu, Batch A tetap diprioritaskan untuk dikeluarkan karena memiliki tanggal kadaluwarsa lebih dekat.
Penerapan ini membantu bisnis mengurangi risiko barang kadaluwarsa, menjaga kualitas produk, dan menekan kerugian akibat stok yang tidak dapat dijual.
3. Contoh pada Bisnis Marketplace Multi-Channel
Sebuah seller menjual produk yang sama melalui Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, dan website pribadi. Total stok fisik suatu produk adalah 100 unit.
Stok tersebut tidak dibagi secara manual ke setiap marketplace. Semua channel menggunakan satu data stok utama.
Ketika lima unit terjual di Shopee, stok utama akan berubah menjadi 95 unit. Jumlah tersebut kemudian diperbarui pada channel penjualan lainnya.
Tanpa sinkronisasi stok, setiap marketplace dapat menampilkan 100 unit secara bersamaan. Hal ini berisiko menyebabkan jumlah pesanan melebihi stok fisik yang tersedia.
Penerapan manajemen persediaan terpusat membantu bisnis menjaga kesesuaian stok di seluruh channel.
Nah, tapi sekarang kamu enggak perlu susah untuk melakukan manajemen persediaan barang. Kenapa ? karena kamu udah enggak mencatatnya secara manual dan saat ini udah ada aplikasi atau software yang bisa membantu kamu.
Software yang bisa kamu gunakan adalah aplikasi stok barang Jubelio. Jubelio menyediakan fitur omnichannel dimana kamu bisa kelola jualan hanya dalam satu dashboard dan semuanya udah terintegrasi dengan marketplace dan toko offline kamu.
Kamu bisa langsung kelola persediaan barang, laporan penjualan, akunting, sampai gudang.
Coba fitur aplikasi stok barang Jubelio sekarang secara GRATIS!
