Dalam menjalankan bisnis, pengelolaan stok barang menjadi salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan secara serius.
Stok yang tercatat dengan baik dapat membantu bisnis menjaga ketersediaan produk, memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu, serta menghindari risiko seperti kehabisan stok, stok menumpuk, hingga selisih data antara sistem dan kondisi fisik di gudang.
Namun, semakin banyak produk, channel penjualan, dan lokasi penyimpanan yang dikelola, proses pemantauan stok bisa menjadi semakin kompleks.
Bisnis tidak cukup hanya mengetahui jumlah barang yang tersedia, tetapi juga perlu memahami bagaimana pergerakan stok terjadi, produk mana yang cepat terjual, produk mana yang mulai menumpuk, serta kapan waktu yang tepat untuk melakukan restock.
Di sinilah inventory report berperan penting. Bisnis dapat melihat kondisi persediaan secara lebih jelas, mengevaluasi pergerakan barang, serta mengambil keputusan operasional berdasarkan data.
Pengertian Apa itu Inventory Report?
Inventory report pada stok barang adalah laporan yang berisi ringkasan data persediaan barang dalam periode tertentu.
Laporan ini digunakan untuk melihat jumlah stok yang tersedia, stok masuk, stok keluar, stok terjual, stok rusak, stok hilang, hingga nilai persediaan yang dimiliki bisnis.
Dengan adanya inventory report ini, nantinya kamu bisa melihat barang apa saja yang masih ada, produk apa yang stoknya tipis, stok yang masuk & keluar ada berapa, apakah ada stok yang selisih secara fisik & sistem, value persediaan barangnya berapa dan lain sebagainya.
Dalam pengelolaan stok, inventory report sangat penting karena data persediaan berhubungan dengan gudang, yang akan berdampak pada penjualan, pembelian, operasional, hingga keuangan bisnis.
Contohnya, sebuah bisnis memiliki stok awal produk A sebanyak 100 pcs. Selama bulan berjalan, ada tambahan pembelian 50 pcs dan penjualan 80 pcs.
Maka stok akhir produk A adalah 70 pcs. Data seperti ini akan tercatat dalam inventory report agar bisnis bisa memantau pergerakan stok dengan lebih jelas.
Agar lebih praktis, inventory report biasanya dibuat menggunakan software seperti aplikasi stok Jubelio.
Dengan sistem yang terintegrasi, setiap transaksi penjualan, pembelian, retur, dan perpindahan stok dapat tercatat otomatis, sehingga laporan persediaan bisa dipantau secara real-time tanpa perlu rekap manual dari banyak file atau marketplace.
Fungsi Inventory Report pada Pengelolaan Stok
Berikut beberapa fungsi utama inventory report pada stok barang:
1. Mengetahui Jumlah Stok
Inventory report membantu bisnis mengetahui berapa jumlah stok yang tersedia saat ini, baik di gudang, toko, maupun cabang tertentu.
Dengan laporan ini, bisnis dapat melihat stok awal, stok masuk, stok keluar, dan stok akhir dalam periode tertentu. Hal ini penting agar tim tidak hanya mengandalkan perkiraan manual saat mengecek ketersediaan barang.
Contohnya, jika sistem menunjukkan stok produk A tersisa 20 pcs, tim penjualan bisa memastikan apakah produk tersebut masih aman untuk dijual atau sudah harus segera direstock.
2. Membantu Menghindari Kehabisan Stok
Salah satu fungsi penting inventory report adalah membantu bisnis mencegah stockout atau kehabisan stok.
Melalui laporan stok, bisnis dapat mengetahui produk mana yang jumlahnya mulai menipis. Dengan begitu, tim purchasing atau procurement bisa segera melakukan pemesanan ulang sebelum barang benar-benar habis.
Hal ini sangat penting untuk produk fast moving atau produk yang memiliki permintaan tinggi. Jika stok habis, bisnis bisa kehilangan peluang penjualan dan pelanggan berisiko beralih ke kompetitor.
3. Mencegah Stok Menumpuk Berlebihan
Selain mencegah kehabisan stok, inventory report juga berfungsi untuk menghindari stok berlebih atau overstock.
Dengan melihat laporan persediaan, bisnis bisa mengetahui produk mana yang terlalu banyak tersimpan di gudang dan pergerakan penjualannya lambat.
Stok yang terlalu menumpuk dapat menyebabkan modal tertahan, biaya penyimpanan meningkat, hingga risiko barang rusak atau kedaluwarsa.
Melalui inventory report, bisnis bisa mengambil langkah seperti membuat promo, diskon, bundling produk, atau menunda pembelian barang sejenis.
4. Memantau Pergerakan Stok Masuk dan Keluar
Inventory report membantu bisnis melacak setiap pergerakan barang mulai dari pembelian, penjualan, retur, transfer gudang, hingga penyesuaian stok.
Dengan adanya laporan ini, bisnis bisa mengetahui dari mana stok bertambah dan ke mana stok berkurang. Hal ini membuat proses pengawasan barang menjadi lebih transparan.
Misalnya, stok berkurang karena penjualan, barang rusak, retur ke supplier, sample produk, atau kesalahan input. Semua pergerakan ini perlu tercatat agar data stok tetap akurat.
5. Menjadi Dasar Pengambilan Keputusan Pembelian
Inventory report sangat membantu dalam menentukan kapan bisnis harus membeli barang kembali dan berapa jumlah yang perlu dibeli.
Dengan inventory report, keputusan pembelian dapat dibuat berdasarkan data seperti tren penjualan, stok tersisa, dan kecepatan perputaran barang.
6. Membantu Mengidentifikasi Produk Fast Moving dan Slow Moving
Melalui inventory report, bisnis dapat melihat produk mana yang cepat terjual dan produk mana yang pergerakannya lambat.
Produk fast moving adalah produk yang cepat keluar dari stok karena permintaannya tinggi. Produk ini perlu diprioritaskan dalam perencanaan restock.
Sementara itu, produk slow moving adalah produk yang lama tersimpan di gudang dan jarang terjual. Produk seperti ini perlu dianalisis lebih lanjut, apakah perlu diberi promo, dikurangi pembeliannya, atau dihentikan penjualannya.
7. Mengurangi Risiko Selisih Stok
Selisih stok sering terjadi ketika jumlah stok di sistem berbeda dengan jumlah barang fisik di gudang. Penyebabnya bisa bermacam-macam seperti kesalahan input, barang rusak, kehilangan barang, retur yang belum tercatat, atau transaksi yang belum tersinkronisasi.
Dengan inventory report, bisnis dapat lebih mudah mendeteksi adanya ketidaksesuaian stok. Jika ditemukan selisih, tim bisa segera melakukan pengecekan dan penyesuaian sebelum masalahnya semakin besar.
8. Membantu Proses Stock Opname
Inventory report juga berfungsi sebagai acuan saat bisnis melakukan stock opname.
Saat stock opname dilakukan, tim dapat membandingkan data stok di laporan dengan jumlah barang fisik yang ada di gudang. Jika ada perbedaan, bisnis bisa melakukan investigasi untuk mengetahui penyebabnya.
9. Membantu Menghitung Nilai Persediaan
Inventory report juga berperan dalam menghitung nilai persediaan barang yang dimiliki bisnis.
Nilai persediaan ini penting untuk kebutuhan laporan keuangan, perhitungan modal, evaluasi aset, hingga analisis profitabilitas bisnis.
Dengan data inventory, bisnis dapat mengetahui berapa nilai barang yang masih tersimpan dan bagaimana pengaruhnya terhadap kondisi keuangan perusahaan.
10. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan inventory report, tim gudang, purchasing, sales, finance, dan manajemen dapat bekerja menggunakan data yang sama.
Hal ini membantu mengurangi miskomunikasi antar tim. Tim sales bisa mengetahui stok yang tersedia, tim gudang bisa memantau pergerakan barang, tim purchasing bisa merencanakan pembelian, dan tim finance bisa menghitung nilai persediaan dengan lebih mudah.
11. Menjadi Bahan Evaluasi Performa Inventory
Inventory report membantu bisnis mengevaluasi apakah pengelolaan stok sudah berjalan dengan baik atau masih perlu diperbaiki.
Dengan evaluasi tersebut, bisnis dapat menyusun strategi inventory yang lebih baik untuk periode berikutnya.
Jenis-Jenis Inventory Report
Berikut adalah beberapa jenis inventory report yang umum digunakan dalam pengelolaan stok barang:
1. Stock On Hand Report
Stock on hand report adalah laporan yang menunjukkan jumlah stok barang yang tersedia saat ini di gudang, toko, atau lokasi penyimpanan tertentu.
Laporan ini biasanya menampilkan data seperti nama produk, SKU, jumlah stok tersedia, lokasi stok, dan status ketersediaan barang.
Fungsinya untuk membantu bisnis mengetahui produk mana yang masih tersedia, produk mana yang hampir habis, dan produk mana yang sudah kosong.
Contoh informasi dalam laporan ini:
Produk A tersedia 100 pcs di gudang pusat
Produk B tersedia 15 pcs di toko cabang
Produk C stok kosong
2. Inventory Movement Report
Inventory movement report adalah laporan yang mencatat semua pergerakan stok, baik stok masuk maupun stok keluar dalam periode tertentu.
Laporan ini membantu bisnis memahami dari mana stok bertambah dan ke mana stok berkurang. Pergerakan stok bisa berasal dari pembelian, penjualan, retur, transfer gudang, barang rusak, atau penyesuaian stok.
Contohnya, stok produk A bertambah 50 pcs karena pembelian dari supplier, lalu berkurang 30 pcs karena penjualan.
3. Stock In Report
Stock in report adalah laporan yang secara khusus mencatat barang yang masuk ke dalam inventory.
Barang masuk bisa berasal dari pembelian ke supplier, retur pelanggan, hasil produksi, transfer dari gudang lain, atau penambahan stok manual.
Laporan ini berguna untuk memantau penerimaan barang dan memastikan jumlah barang yang diterima sesuai dengan dokumen pembelian atau purchase order.
4. Stock Out Report
Stock out report adalah laporan yang mencatat barang yang keluar dari inventory.
Barang keluar biasanya terjadi karena penjualan, pengiriman pesanan, retur ke supplier, barang rusak, penggunaan internal, atau transfer keluar ke gudang lain.
Laporan ini penting untuk mengetahui produk apa saja yang paling sering keluar dan seberapa cepat stok berkurang dalam periode tertentu.
5. Low Stock Report
Low stock report adalah laporan yang menunjukkan daftar produk dengan jumlah stok yang sudah mendekati batas minimum.
Laporan ini membantu bisnis mengetahui produk mana yang perlu segera direstock sebelum benar-benar habis.
Misalnya, bisnis menetapkan batas minimum stok produk A sebanyak 20 pcs. Jika stok saat ini tinggal 15 pcs, maka produk tersebut akan masuk ke dalam low stock report.
6. Out of Stock Report
Out of stock report adalah laporan yang menampilkan daftar produk yang stoknya sudah habis atau nol.
Laporan ini penting untuk mencegah bisnis terus menjual barang yang sebenarnya sudah tidak tersedia. Jika tidak segera ditangani, kondisi ini bisa menyebabkan pesanan tertunda, pembatalan transaksi, hingga pelanggan kecewa.
Dengan laporan ini, bisnis bisa segera melakukan restock atau menonaktifkan produk sementara dari channel penjualan.
7. Overstock Report
Overstock report adalah laporan yang menunjukkan produk dengan jumlah stok terlalu banyak dibandingkan tingkat penjualannya.
Laporan ini berguna untuk mengidentifikasi barang yang menumpuk di gudang. Stok yang terlalu banyak dapat membuat modal tertahan, meningkatkan biaya penyimpanan, dan memperbesar risiko barang rusak atau kadaluwarsa.
8. Fast Moving dan Slow Moving Inventory Report
Laporan ini digunakan untuk melihat produk mana yang cepat terjual dan produk mana yang pergerakannya lambat.
Fast moving inventory report menunjukkan produk yang memiliki tingkat penjualan tinggi dan cepat keluar dari stok. Produk ini biasanya perlu diprioritaskan untuk restock.
Sementara itu, slow moving inventory report menunjukkan produk yang jarang terjual atau lama tersimpan di gudang. Produk seperti ini perlu dievaluasi agar tidak terus membebani biaya penyimpanan.
9. Dead Stock Report
Dead stock report adalah laporan yang menunjukkan produk yang sudah lama tidak bergerak atau tidak terjual dalam periode tertentu.
Misalnya, ada produk yang tidak mengalami penjualan selama 6 bulan. Produk tersebut bisa dikategorikan sebagai dead stock.
Laporan ini membantu bisnis mengambil keputusan, apakah produk tersebut perlu didiskon besar-besaran, dijual dalam bentuk bundling, dikembalikan ke supplier, atau dihentikan pengadaannya.
10. Inventory Valuation Report
Inventory valuation report adalah laporan yang menunjukkan nilai persediaan barang yang dimiliki bisnis.
Laporan ini melihat jumlah stok dan menghitung nilai barang berdasarkan harga modal atau metode perhitungan tertentu.
Contohnya, jika produk A tersedia 100 pcs dengan harga modal Rp50.000 per pcs, maka nilai persediaannya adalah Rp5.000.000.
Laporan ini penting untuk kebutuhan laporan keuangan, perhitungan aset, analisis modal, dan evaluasi profitabilitas bisnis.
11. Stock Adjustment Report
Stock adjustment report adalah laporan yang mencatat perubahan stok akibat penyesuaian manual.
Penyesuaian stok biasanya dilakukan ketika ada selisih antara stok di sistem dan stok fisik di gudang. Penyebabnya bisa karena barang rusak, hilang, salah input, salah hitung saat stock opname, atau transaksi yang belum tercatat.
Dengan laporan ini, bisnis dapat mengetahui kapan stok disesuaikan, siapa yang melakukan penyesuaian, berapa jumlah perubahan stok, dan apa alasannya.
12. Stock Opname Report
Stock opname report adalah laporan hasil pemeriksaan stok fisik di gudang atau toko.
Laporan ini membandingkan jumlah stok yang tercatat di sistem dengan jumlah stok fisik yang sebenarnya. Jika ada perbedaan, maka selisih tersebut akan dicatat dan dianalisis.
Stock opname report penting untuk menjaga akurasi data inventory dan membantu bisnis mengetahui penyebab selisih stok.
13. Inventory Transfer Report
Inventory transfer report adalah laporan yang mencatat perpindahan stok antar lokasi seperti dari gudang pusat ke toko, dari toko ke cabang lain, atau antar gudang.
Laporan ini membantu bisnis memantau barang yang sedang dipindahkan, jumlah barang yang dikirim, jumlah barang yang diterima, serta status transfernya.
Jenis laporan ini sangat penting untuk bisnis yang memiliki lebih dari satu gudang, toko, atau cabang.
14. Reorder Report
Reorder report adalah laporan yang membantu bisnis menentukan produk mana yang perlu dipesan ulang.
Laporan ini biasanya dibuat berdasarkan stok minimum, rata-rata penjualan, lead time supplier, dan jumlah stok yang tersedia.
Dengan reorder report, bisnis bisa melakukan pembelian secara lebih terencana, sehingga tidak terlalu cepat membeli stok baru dan tidak terlambat melakukan restock.
15. Batch, Lot, atau Expiry Report
Jenis laporan ini biasanya digunakan oleh bisnis yang menjual produk dengan masa kadaluwarsa seperti makanan, minuman, kosmetik, obat, atau bahan baku tertentu.
Batch atau lot report mencatat stok berdasarkan nomor produksi atau batch tertentu. Sementara expiry report mencatat tanggal kedaluwarsa produk.
Laporan ini membantu bisnis memastikan produk yang lebih dulu kedaluwarsa bisa dijual atau digunakan lebih dulu, sehingga risiko barang expired dapat dikurangi.
Cara Implementasi Inventory Report yang Benar
1. Tentukan Tujuan Inventory Report Terlebih Dahulu
Sebelum membuat inventory report, bisnis perlu menentukan dulu laporan tersebut akan digunakan untuk apa.
Tujuannya bisa berbeda-beda, misalnya untuk memantau stok harian, mengetahui produk yang perlu di-restock, mengecek selisih stok, menghitung nilai persediaan, atau menganalisis produk fast moving dan slow moving.
Dengan tujuan yang jelas, data yang dikumpulkan juga akan lebih relevan. Misalnya, jika tujuannya untuk menghindari kehabisan stok, maka laporan perlu menampilkan stok tersedia, minimum stock, reorder point, dan rata-rata penjualan produk.
2. Gunakan Data Produk yang Rapi dan Konsisten
Inventory report yang akurat sangat bergantung pada kerapian data produk. Setiap produk sebaiknya memiliki data yang jelas seperti nama produk, SKU, barcode, kategori, satuan barang, harga modal, harga jual, lokasi penyimpanan, dan varian produk.
Jika data produk tidak konsisten, laporan stok bisa menjadi sulit dibaca. Contohnya, produk yang sama tercatat dengan nama berbeda di beberapa channel penjualan. Hal tersebut mengakibatkan stok terlihat terpisah, padahal barangnya sama.
Karena itu, bisnis perlu membuat standar penamaan produk dan SKU agar laporan inventory lebih mudah dianalisis.
3. Catat Semua Pergerakan Stok
Inventory report harus mencatat seluruh aktivitas yang memengaruhi jumlah stok. Tidak hanya penjualan dan pembelian, tetapi juga retur, barang rusak, barang hilang, transfer antar gudang, stock adjustment, sample produk, hingga stok yang digunakan untuk kebutuhan internal.
Jika ada pergerakan barang yang tidak tercatat, data stok di laporan bisa berbeda dengan kondisi fisik di gudang. Hal seperti inilah yang sering menyebabkan selisih stok.
4. Tentukan Periode Laporan Secara Teratur
Inventory report perlu dibuat dalam periode yang konsisten. Misalnya harian, mingguan, bulanan, atau per kuartal, tergantung kebutuhan bisnis.
Untuk bisnis dengan transaksi tinggi, laporan stok harian atau real-time lebih dibutuhkan agar risiko overselling dan stockout bisa dikurangi.
Sementara untuk evaluasi strategis, laporan bulanan bisa digunakan untuk melihat tren penjualan, nilai persediaan, dan performa stok.
Dengan periode yang teratur, bisnis bisa membandingkan kondisi inventory dari waktu ke waktu.
5. Tetapkan Minimum Stock dan Reorder Point
Agar inventory report lebih berguna, bisnis perlu menetapkan batas minimum stok untuk setiap produk. Batas ini membantu bisnis mengetahui kapan suatu produk harus segera dipesan ulang.
Selain minimum stock, bisnis juga bisa menggunakan reorder point yaitu titik di mana stok harus segera direstock berdasarkan rata-rata penjualan dan waktu tunggu supplier.
Contohnya, jika produk A rata-rata terjual 10 pcs per hari dan supplier membutuhkan waktu 5 hari untuk mengirim barang, maka bisnis perlu melakukan restock sebelum stok benar-benar habis.
6. Pisahkan Laporan Berdasarkan Lokasi Stok
Jika bisnis memiliki lebih dari satu gudang, toko, atau cabang, inventory report sebaiknya dibuat per lokasi. Hal ini penting agar bisnis tahu stok tersedia di mana dan tidak salah mengambil keputusan.
Misalnya, stok produk A habis di toko cabang, namun masih tersedia banyak di gudang pusat. Dengan laporan per lokasi, bisnis bisa melakukan transfer stok daripada langsung membeli barang baru.
Cara ini membantu mengurangi stok berlebih di satu lokasi dan kekurangan stok di lokasi lain.
7. Lakukan Stock Opname Secara Berkala
Inventory report perlu divalidasi dengan stok fisik melalui proses stock opname. Tujuannya untuk memastikan data di laporan sesuai dengan kondisi barang yang sebenarnya.
Stock opname bisa dilakukan secara bulanan, mingguan, atau menggunakan metode cycle count yaitu menghitung sebagian produk secara berkala berdasarkan prioritas.
Produk fast moving, produk bernilai tinggi, atau produk yang sering mengalami selisih stok sebaiknya dicek lebih sering. Untuk mempercepat proses stock opname, kamu juga menggunakan aplikasi stock opname agar prosesnya bisa dilakukan secara otomatis.
8. Buat Kategori Produk Berdasarkan Pergerakannya
Agar laporan lebih mudah dianalisis, produk bisa dikelompokkan berdasarkan pergerakannya. Misalnya seperti produk fast moving, slow moving, dead stock, overstock, dan low stock.
Dengan kategori ini, bisnis bisa menentukan strategi yang berbeda untuk setiap jenis produk. Produk fast moving bisa diprioritaskan untuk restock, sementara produk slow moving bisa didorong melalui promo atau bundling.
9. Gunakan Dashboard atau Sistem yang Real-Time
Jika laporan inventory masih dibuat manual menggunakan spreadsheet, risiko kesalahan input dan keterlambatan update data akan lebih besar.
Apalagi jika bisnis berjualan di banyak channel seperti toko offline, marketplace, website, dan social commerce.
Agar lebih efisien, bisnis sebaiknya menggunakan software inventory seperti sistem stok barang Jubelio yang bisa memperbarui stok secara otomatis dan real-time.
Dengan begitu, setiap penjualan, pembelian, retur, atau transfer stok langsung tercatat ke dalam laporan.
Tips Optimasi Inventory Report
1. Analisis Produk yang Paling Cepat dan Lambat Bergerak
Inventory report sebaiknya melihat dari jumlah stok dan kecepatan perputaran barang. Produk yang cepat terjual perlu dipastikan selalu tersedia, sedangkan produk yang lambat terjual perlu dievaluasi agar tidak terus menahan modal.
2. Evaluasi Selisih Stok Secara Rutin
Jika inventory report menunjukkan adanya selisih antara stok sistem dan stok fisik, bisnis perlu mencari penyebabnya.
Selisih stok bisa terjadi karena salah input, barang rusak, kehilangan barang, retur belum tercatat, atau proses picking dan packing yang tidak sesuai.
3. Gunakan Data Historis untuk Prediksi Restock
Data inventory dari periode sebelumnya dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan stok di masa depan. Misalnya, bisnis bisa melihat pola penjualan saat promo, tanggal gajian, Ramadan, Harbolnas, atau akhir tahun.
4. Hubungkan Inventory Report dengan Penjualan
Inventory report akan lebih optimal jika dikaitkan dengan data penjualan. Dengan begitu, bisnis dapat melihat hubungan antara jumlah stok, permintaan pasar, dan performa produk.
Contohnya, jika produk sering habis saat permintaan sedang tinggi, berarti bisnis kehilangan peluang penjualan. Sebaliknya, jika produk banyak tersedia tetapi jarang terjual, berarti perlu strategi promosi atau evaluasi pembelian.
Pastikan kamu menggunakan rekomendasi aplikasi stok barang yang baik dan yang bisa diintegrasikan dengan keseluruhan ekosistem supaya operasional dari hulu sampai hilir dapat dikerjakan secara otomatis.
5. Pantau Nilai Persediaan
Selain jumlah barang, bisnis juga perlu memantau nilai persediaan. Produk yang stoknya banyak belum tentu baik jika nilainya terlalu besar dan perputarannya lambat.
Dengan memantau nilai inventory, bisnis bisa mengetahui berapa banyak modal yang tertahan dalam bentuk stok.
6. Gunakan Alert untuk Stok Menipis dan Stok Berlebih
Agar lebih responsif, inventory report sebaiknya dilengkapi dengan notifikasi atau alert. Misalnya, sistem memberikan peringatan ketika stok sudah berada di bawah batas minimum atau ketika ada produk yang terlalu lama tidak bergerak.
7. Review Format Laporan Secara Berkala
Format inventory report perlu dievaluasi secara rutin. Jika ada data yang tidak pernah digunakan, laporan bisa disederhanakan. Sebaliknya, jika ada data penting yang belum tersedia, bisnis bisa menambahkannya.
Permudah Pencatatan Inventory Report dengan Software Inventory dari Jubelio
Untuk mempermudah dan mempercepat pengelolaan inventory pada bisnis secara otomatis, kamu harus menggunakan aplikasi stok dari Jubelio, karena dengan Jubelio kamu bisa mencatat setiap transaksi penjualan, pembelian, retur, dan pergerakan stok dengan otomatis.
Dengan sistem yang terintegrasi, bisnis bisa memantau stok masuk, stok keluar, stok tersedia, hingga laporan persediaan dari berbagai channel penjualan dalam satu dashboard.
Penasaran gimana sistem inventory Jubelio bekerja? Kamu bisa coba aplikasi stok barang Jubelio secara GRATIS sekarang juga!
