Dalam pengelolaan inventory, akurasi data stok menjadi hal yang sangat penting. Stok yang tercatat di sistem harus sesuai dengan kondisi fisik di gudang agar bisnis dapat menjalankan operasional dengan lebih lancar.
Masalahnya, tidak sedikit bisnis yang masih mengalami selisih stok antara data di sistem dan jumlah barang yang sebenarnya tersedia. Hal ini mengakibatkan bisnis bisa menghadapi risiko seperti overselling, pesanan tertunda, stok menumpuk, hingga pelanggan kecewa karena barang yang dibeli ternyata tidak tersedia.
Karena itu, bisnis perlu memahami konsep stock reliability sebagai salah satu cara untuk menilai seberapa akurat dan dapat dipercayanya data stok dalam sistem inventory.
Apa itu Stock Reliability?
Stock reliability pada inventory adalah tingkat keakuratan dan kepercayaan data stok di sistem dibandingkan dengan kondisi stok fisik yang sebenarnya di gudang, toko, atau lokasi penyimpanan.
Stock reliability menjawab pertanyaan “Apakah jumlah stok yang tercatat di sistem benar-benar sama dengan stok yang tersedia secara fisik?”
Contohnya, di sistem tercatat stok produk A ada 100 pcs, setelah dicek di gudang ternyata hanya ada 92 pcs. Berarti, data stok belum reliabel karena ada selisih antara sistem dan kondisi nyata.
Alasan Kenapa Stock Reliability Penting
Stock reliability sangat penting karena data stok menjadi dasar banyak keputusan operasional bisnis, seperti penjualan, pembelian barang, produksi, pengiriman, dan pengelolaan gudang.
Jika data stok tidak akurat, bisnis bisa mengalami masalah seperti:
- Menjual barang yang sebenarnya sudah habis
- Terjadi overselling di marketplace
- Pesanan terlambat diproses karena stok fisik tidak tersedia
- Pembelian barang menjadi tidak tepat
- Stok menumpuk karena sistem tidak mencatat persediaan dengan benar
- Tim gudang dan tim sales bekerja dengan data yang berbeda
Fungsi Stock Reliability
Berikut beberapa fungsi stock reliability dalam inventory:
1. Menjaga Akurasi Data Stok
Fungsi utama stock reliability adalah memastikan jumlah stok yang tercatat di sistem sesuai dengan stok fisik yang ada di gudang, toko, atau lokasi penyimpanan.
Dengan data stok yang akurat, bisnis bisa mengetahui barang mana yang masih tersedia, hampir habis, atau sudah kosong.
2. Mencegah Overselling
Stock reliability membantu bisnis menghindari penjualan barang yang sebenarnya sudah habis atau overselling.
Contohnya, jika stok di sistem masih tercatat 10 pcs padahal fisiknya kosong, seller tetap bisa menerima pesanan. Akibatnya, pesanan harus dibatalkan dan pelanggan bisa kecewa.
3. Mempermudah Proses Pemesanan Barang
Data stok yang reliabel membantu bisnis menentukan kapan harus melakukan pembelian ulang atau restock.
Jika stok tercatat dengan benar, tim purchasing bisa lebih mudah mengetahui produk mana yang perlu segera dibeli dan produk mana yang stoknya masih aman.
4. Mengurangi Risiko Stok Menumpuk
Stock reliability juga berfungsi untuk mencegah overstock atau penumpukan barang.
Ketika data stok tidak akurat, bisnis bisa saja membeli barang tambahan padahal stok fisiknya masih banyak. Akibatnya, modal tertahan di barang yang belum tentu cepat terjual.
5. Mempercepat Proses Operasional Gudang
Dengan stock reliability yang baik, tim gudang bisa lebih mudah melakukan picking, packing, pengecekan barang, dan pengiriman pesanan.
Tim tidak perlu terlalu sering melakukan pengecekan manual karena data di sistem sudah bisa dipercaya.
6. Mengurangi Selisih Stok
Stock reliability membantu bisnis mendeteksi dan mengurangi selisih antara stok sistem dan stok fisik.
Selisih stok bisa terjadi karena human error, barang rusak, retur, kehilangan barang, salah input, atau kesalahan saat proses keluar-masuk barang.
7. Mendukung Stock Opname
Stock reliability membuat proses stock opname menjadi lebih mudah karena data awal di sistem sudah lebih rapi dan akurat.
Jika data stok sering diperbarui dengan benar, proses pengecekan fisik tidak perlu memakan waktu terlalu lama.
8. Mendukung Integrasi Penjualan Omnichannel
Untuk bisnis yang berjualan di banyak channel seperti toko offline, marketplace, website, dan social commerce, stock reliability sangat penting.
Dengan stok yang akurat dan tersinkron, setiap channel penjualan bisa menampilkan jumlah stok yang sesuai sehingga risiko overselling dan selisih stok bisa dikurangi.
Rumus Menghitung Stock Reliability
Rumus menghitung stock reliability bisa menggunakan beberapa cara tergantung tujuan pengukurannya. Namun secara umum, stock reliability dihitung dengan membandingkan stok di sistem dan stok fisik.
1. Rumus Stock Reliability Berdasarkan Akurasi SKU
Rumus ini digunakan untuk melihat berapa banyak produk atau SKU yang jumlah stoknya sesuai antara sistem dan fisik.
Rumus:
Contoh:
Stock Reliability = 85%
2. Rumus Stock Reliability Berdasarkan Selisih Kuantitas
Rumus ini digunakan untuk menghitung akurasi stok berdasarkan jumlah barang.
Rumus:
Atau:
Keterangan:
Selisih Stok = |Stok Sistem – Stok Fisik|Tanda | | berarti nilai absolut, jadi hasil selisih tetap dihitung positif.
Contoh Perhitungan
Misalnya:
Stok fisik = 95 pcs
Selisih stok = 5 pcs
Maka:
Stock Reliability = 95%
Cara Implementasi Stock Reliability pada Bisnis
Implementasi stock reliability dilakukan dengan cara membangun proses agar data stok di sistem selalu sesuai dengan stok fisik di gudang, toko, marketplace, maupun channel penjualan lainnya.
1. Tetapkan Standar Data Stok
Langkah pertama adalah menentukan standar data inventory yang akan digunakan. Pastikan setiap produk memiliki identitas yang jelas agar tidak terjadi kesalahan pencatatan.
Data yang perlu dirapikan antara lain yaitu nama produk, sku, varian, lokasi penyimpanan, dan stok.
2. Catat Semua Pergerakan Stok
Setiap perubahan stok harus tercatat di sistem. Catat barang yang terjual dan juga semua aktivitas yang memengaruhi jumlah stok.
Pergerakan stok yang perlu dicatat meliputi barang masuk, barang keluar, transfer stok, barang retur, barang rusak, barang hilang dan penyesuaian stok setelah stock opname.
3. Terapkan Stock Opname Berkala
Stock opname adalah proses pengecekan stok fisik dan membandingkannya dengan data di sistem.
Untuk menjaga stock reliability, stock opname sebaiknya dilakukan secara rutin. Frekuensinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
4. Hitung Persentase Stock Reliability
Setelah melakukan pengecekan stok, hitung tingkat stock reliability untuk mengetahui seberapa akurat data inventory bisnis.
5. Tentukan Target Stock Reliability
Bisnis perlu menentukan target akurasi stok yang ingin dicapai. Target ini bisa menjadi acuan untuk mengevaluasi performa inventory.
Idealnya, bisnis memiliki stock reliability di atas 95%, terutama jika produk dijual di banyak channel seperti marketplace, website, dan toko offline.
6. Analisis Penyebab Selisih Stok
Jika ditemukan selisih antara stok sistem dan stok fisik, jangan hanya langsung menyesuaikan angka stok. Bisnis perlu mencari penyebabnya terlebih dahulu.
7. Gunakan Barcode atau QR Code
Barcode atau QR code dapat membantu meningkatkan stock reliability karena proses pencatatan barang menjadi lebih cepat dan minim kesalahan.
Dengan scan barcode, tim gudang tidak perlu mengetik SKU secara manual sehingga risiko salah input bisa dikurangi.
8. Buat SOP Inventory yang Jelas
Stock reliability tidak hanya bergantung pada sistem, tetapi juga pada kebiasaan kerja tim. Karena itu, bisnis perlu memiliki SOP inventory yang jelas.
9. Batasi Akses Perubahan Stok
Agar data stok tetap aman, tidak semua orang boleh mengubah jumlah stok di sistem.
Akses perubahan stok sebaiknya hanya diberikan kepada tim tertentu, misalnya admin inventory, kepala gudang, atau supervisor operasional.
10. Sinkronkan Stok ke Semua Channel Penjualan
Untuk bisnis yang berjualan di marketplace, website, POS, dan toko offline, stok harus tersinkron otomatis ke semua channel.
Contohnya, jika ada barang terjual di marketplace, stok di sistem pusat dan channel lain harus ikut berkurang. Jika tidak, bisnis bisa mengalami overselling.
Untuk menyinkronkan stok seperti ini kamu bisa coba aplikasi Jubelio Omnichannel Marketplace karena fiturnya lengkap dan stok dari berbagai channel bisa sinkron satu sama lain.
11. Evaluasi Secara Rutin
Stock reliability harus dipantau secara berkala. Bisnis bisa membuat laporan mingguan atau bulanan untuk melihat apakah akurasi stok membaik atau menurun.
Permudah Kelola Stok Barang pada Bisnis dengan Menggunakan Aplikasi Stok Barang dari Jubelio
Untuk menjaga stock reliability, bisnis tidak cukup hanya mengandalkan pencatatan manual atau pengecekan stok sesekali.
Dibutuhkan sistem inventory yang mampu mencatat setiap pergerakan stok secara akurat, mulai dari barang masuk, barang keluar, retur, transfer gudang, hingga penyesuaian stok setelah stock opname.
Di sinilah Aplikasi Jubelio dapat membantu bisnis mengelola stok dengan lebih rapi dan terintegrasi.
Melalui satu sistem, bisnis bisa memantau stok dari berbagai channel penjualan, mengurangi risiko selisih stok, dan memastikan data inventory tetap sesuai dengan kondisi stok fisik di lapangan.
Kamu bisa coba Aplikasi Stok Barang Jubelio secara GRATIS sekarang juga!
