Dalam setiap bisnis yang menjadi faktor paling penting adalah manajemen keuangan perusahaan kita. Mungkin ada satu hal yang dilupakan pebisnis yaitu petty cash fund atau kas kecil, yang sebenarnya sangat dibutuhkan oleh setiap usaha.
Alasan mengapa manajemen keuangan itu merupakan hal yang penting karena di setiap perusahaan dapat melihat perkembangan usahanya dari pemasukan maupun pengeluaran usaha mereka.
Apabila pengeluaran yang dilakukan lebih besar daripada pemasukkan maka bisa menyebabkan kemungkinan usaha kamu bangkrut.
Maka dari itu, seorang karyawan harus membuat sistem yang tepat untuk mengelola keuangan perusahaan. Untuk mengelola keuangan tersebut dapat dilakukan dengan penggunaan invoice untuk keperluan bisnis.
Selain invoice, kamu bisa juga menggunakan kas kecil sebagai model pengelolaan keuangan lainnya yang dapat kamu gunakan.
Lalu, apa yang dimaksud petty cash dalam akuntansi?
Untuk lebih lengkapnya penjelasan mengenai pengertian petty cash atau kas kecil, fungsi, beserta contohnya bisa kamu simak di bawah ini ya!
Apa Itu Petty Cash?
Tanpa disadari, bahwasanya perusahaan itu sering mengeluarkan biaya dengan nominal yang kecil.
Walaupun biaya yang dikeluarkan itu kecil tapi tetap perusahaan itu membutuhkan pembukuan keuangan khusus untuk pengeluaran ini.
Dari pembukuan yang mencatat jumlah pengeluaran perusahaan disebut juga sebagai petty cash atau kas kecil. Tapi apa itu petty cash?
Petty cash adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan maupun kebutuhan yang berkaitan dengan aktivitas dari perusahaan.
Contoh dari kas kecil atau petty cash merupakan dana yang dibentuk secara khusus untuk pengeluaran yang relatif kecil dan rutin.
Umumnya, petty cash digunakan untuk bisnis yang membutuhkan dana untuk transaksi secara mendadak.
Dengan adanya petty cash, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pengeluaran, sekecil apa pun nilainya, tetap tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Inilah yang membuat petty cash menjadi bagian penting dalam sistem akuntansi dan pengelolaan keuangan perusahaan.
Baca Juga: Software Akuntansi Terintegrasi untuk Kembangkan Bisnis!
Fungsi Kas Kecil Pada Bisnis
Kalau sebelumnya kita udah tahu apa itu petty cash, ada beberapa fungsi petty cash yang membuat keberadaannya sangat penting pada bisnis.
1. Sebagai Dana Darurat Perusahaan
Kas kecil tentu saja berguna apabila perusahaan membutuhkan dana yang tidak terduga sebelumnya. Misalnya pada divisi A memerlukan dana untuk suatu kebutuhan perusahaan, nah biaya tersebut bisa diambil darikas kecil.
Karena tidak dapat dipungkiri kalau setiap divisi terkadang membutuhkan dana yang tidak terduga dengan nominal yang cukup besar dan harus dipersiapkan dengan cepat sehingga petty cash sangat berguna untuk perusahaan.
2. Dapat Membantu Akuntan
Kegunaan selain sebagai dana darurat perusahaan, kas kecil dapat membantu akuntan dalam membuat laporan keuangan perusahaan. Karena proses pencatatan keuangan bisa dilakukan akuntan dengan mudah.
Tugas akuntan tentu tidak hanya membuat laporan keuangan melainkan melakukan analisis dari data yang didapat.
Dari situ, dapat terlihat bahwa petty cash juga berguna untuk mempermudah sistem analisis dengan cara menyatukan data-data pada setiap bidang yang ada di perusahaan.
3. Untuk Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran
Kegunaan terakhir dari kas kecil sebagai langkah untuk mencegah terjadinya alokasi pembayaran yang terjadi di perusahaan.
Kenapa? karena perusahaan tidak mungkin melakukan pembayaran dengan nominal yang besar pada biaya transaksi kecil. Semuanya dicatat dalam pembukuan yang berbeda.
Jadi, kalau kamu melakukan pembayaran dengan transaksi kecil datanya tentu saja ada di pembukuan kas kecil begitupun sebaliknya jika kamu melakukan transaksi dengan jumlah yang besar maka dicatat pada pembukuan yang berbeda.
Baca Juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan 11 Tahapan yang Wajib Dipahami
Metode Petty Cash atau Kas Kecil
Dalam mengelola kas kecil tentu saja ada metode yang harus kamu ketahui dan untuk mengelolanya harus dilakukan dengan baik sehingga hasil dari pembukuannya dapat diperlihatkan lengkap serta bisa dibaca dengan jelas.
Untuk pengelolaan kas kecil terdapat 2 metode yang bisa kamu gunakan yaitu metode tetap dan metode tidak tetap.
1. Metode Tetap
Metode ini merupakan metode yang dapat digunakan pada pembukuan kas kecil yang jumlah rekeningnya selalu tetap. Apabila jumlah dana yang ditambahkan pada kas kecil nilainya sama dengan jumlah pengeluaran yang sudah dibayarkan.
Maka dari itu, dengan metode ini cukup mengumpulkan bukti transaksinya pengeluaran saja sehingga tidak perlu mencatatnya.
Contoh laporan kas kecil metode tetap:
Misalnya, pada perusahaan A membuat dana kas kecil untuk memenuhi pengeluaran rutin dari perusahaan setiap awal minggu pada bulan maret.
Tanggal 1 maret melakukan pengisian dengan jumlah Rp. 500.000 sebagai dana tetap.
Saat seseorang mengeluarkan dana dari kas kecil, pengeluaran yang dilakukan tidak dicatat dalam jurnal. Jadi, tidak merubah jumlah nominalnya tapi setiap pengeluaran harus ada bukti pengeluaran dan pencatatan di buku kas kecil.
Selama satu minggu ternyata ada pengeluaran di setiap harinya. Misalnya
Tanggal 2 maret rekening listrik 250.000
3 maret beban gaji 500.000
4 maret perlengkapan 80.000
5 maret beban bahan baku 150.000
6 maret rekening telepon 200.000
Total transaksi selama satu minggu sebesar Rp. 1.180.000
Pencatatan di buku kas kecil sebagai berikut :
Lalu, pada tanggal 8 maret perusahaan A kembali melakukan pengisian nominal, seperti yang ditetapkan di awal yaitu sebesar Rp. 2.500.000. Jika dibuat ke dalam buku kas kecil sebagai berikut.
(Db) Kas Kecil Rp2.500.000
(Cr) Kas/Bank Rp 2.500.000
2. Metode Fluktuasi (Tidak Tetap)
Metode fluktuasi adalah metode dimana jumlah nilai kas kecil selalu berubah sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Pada metode ini selalu melakukan pencatatan setiap ada pengeluaran dan langsung tercatat di pembukuan kas kecil yang disebut jurnal formal.
Jurnal tersebut digunakan sebagai dasar pencatatan buku besar untuk transaksi perusahaan.
Berbeda dengan metode tetap, pada metode tidak tetap jumlah pengisian kembali nilai kas tidak harus sama dengan jumlah dana diawal bisa kurang atau lebih. Maka, jumlah saldo kas kecil selalu akan mengalami pembaharuan, jadi kamu bisa mengetahui sisa saldonya secara langsung.
Berikut contoh laporan petty cash:
(Db) Kas Kecil Rp2.500.000
(Cr) Kas/Bank Rp2.500.000
Setelah itu ternyata pada tanggal 07 Maret Perusahaan Cemerlang melakukan pengisian ulang dana sebesar Rp2.500.000 dan dicatat jurnal yaitu:
(Db) Kas Kecil Rp1.500.000
(Cr) Kas/Bank Rp1.500.000
Pentingnya Petty Cash bagi Keuangan Perusahaan
Petty cash memiliki peran yang sering kali dianggap sepele, tetapi dampaknya sangat besar terhadap kesehatan keuangan perusahaan. Tanpa pengelolaan kas kecil yang baik, pengeluaran kecil bisa menjadi sumber kebocoran keuangan yang sulit dilacak.
Dengan menerapkan sistem petty cash yang tertata, perusahaan dapat menjaga transparansi, meningkatkan efisiensi operasional, serta mempermudah proses pencatatan dan pelaporan keuangan. Oleh karena itu, memiliki dan mengelola petty cash dengan benar bukan hanya kebutuhan administratif, tetapi juga bagian dari strategi keuangan yang sehat untuk keberlangsungan bisnis.
Nah itu dia pengertian dan contoh dari metode petty cash yang harus kamu tahu. Pemasukkan untuk kas kecil harus kamu perhatikan juga bahwa sangat penting untuk mempunya petty cash di perusahaan.
