Purchasing adalah salah satu fungsi penting dalam manajemen rantai pasok yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan.
Proses ini tidak hanya sekedar membeli barang, tetapi juga melibatkan perencanaan, pemilihan, dan negosiasi dengan pemasok untuk memastikan perusahaan mendapatkan nilai terbaik.
Di artikel ini akan membahas secara mendalam tentang apa itu purchasing, prosesnya, dan mengapa ini penting dalam bisnis.
Apa itu Purchasing?
Purchasing adalah proses yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk memperoleh barang atau jasa yang diperlukan untuk operasional mereka.
Purchasing, atau dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai pembelian merupakan suatu proses mendapatkan barang / jasa yang diperlukan oleh bisnis.
Proses purchasing mencakup berbagai aktivitas, seperti identifikasi kebutuhan, pemilihan supplier, negosiasi harga, pembuatan pesanan, hingga penerimaan dan pembayaran barang atau jasa yang dibeli.
Hampir di setiap bisnis, khususnya perusahaan manufaktur memiliki tim purchasing yang berperan membantu operasional setiap tim di sebuah perusahaan.
Purchasing bertugas mencakup berbagai aktivitas yang bertujuan untuk memperoleh barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan cara yang paling efisien, efektif, dan ekonomis.
Baca juga: Arti Purchase Order (PO), Fungsi, dan Contohnya
Tujuan Purchasing
Tujuan utama purchasing adalah mencakup berbagai aspek penting untuk mendukung operasional, efisiensi, dan keberlanjutan bisnis.
Tidak cuma itu, tapi masih ada beberapa tujuan purchasing, diantaranya:
1. Mendukung Operasional
Tujuan purchase adalah untuk memastikan ketersediaan bahan baku, barang, atau jasa yang diperlukan untuk mendukung operasional bisnis secara berkelanjutan.
2. Pengendalian Biaya
Manfaat purchasing yang kedua, membantu mengelola biaya pembelian dengan efektif melalui negosiasi harga dan pemilihan supplier yang menawarkan harga kompetitif.
3. Kualitas Produk
Selanjutnya, purchasing berfungsi untuk memastikan barang atau jasa yang dibeli memenuhi standar kualitas yang ditentukan oleh perusahaan.
4. Manajemen Hubungan dengan Supplier
Terakhir, tujuan purchasing adalah membangun dan menjaga hubungan baik dengan supplier untuk memastikan kelancaran pasokan barang atau jasa terhadap bisnis.
Tugas dan Peran Purchasing Staff
Berikut penjabaran peran dan tanggung jawab utama tim purchasing staff:
- Menyusun rencana pengadaan barang dan jasa
- Mengklasifikasikan jenis pembelian
- Meminta persetujuan ke manajemen
- Melakukan analisis Total Cost of Ownership (TCO)
- Menyusun daftar supplier potensial
- Meminta dan menganalisis penawaran harga (Quotation)
- Melakukan negosiasi dan pemilihan supplier terbaik
- Membuat dan mengelola Purchase Order (PO)
- Melacak pengiriman dan memastikan kualitas barang
- Menyimpan dan mengelola dokumen pengadaan
- Berkoordinasi dengan tim gudang dan finance
- Melakukan evaluasi dan continuous improvement
Baca juga: 7 Tips Mencari Supplier Tangan Pertama Terpercaya
Pentingnya Purchasing Dalam Bisnis
Peran purchasing dalam perusahaan adalah membantu mengelola biaya dan kualitas barang atau jasa yang digunakan oleh perusahaan.
Fungsi ini juga penting dalam menjaga kelancaran operasional, karena ketersediaan bahan baku atau barang tepat waktu dan berkualitas dapat berpengaruh terhadap produktivitas dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Di sisi lain, alasan pentingnya purchasing dalam bisnis ialah mampu mendukung strategi bisnis, apalagi purchasing menjadi bagian strategi jangka panjang dengan memilih supplier terbaik yang bisa memberikan keuntungan, misalnya teknologi baru, inovasi produk.
Dari situ,mendukung fleksibilitas dan responsivitas terhadap perubahan pasar serta kebutuhan pelanggan.
Oleh karena itu, purchasing sangat penting bagi berlangsungnya sebuah bisnis.
Baca juga: Cara Membuat Purchase Order
Jenis-Jenis Purchasing yang Wajib Diketahui
Ada 4 jenis purchasing berdasarkan informasi dari Controlhub, yaitu personal purchasing, mercantile purchasing, industrial purchasing, dan institutional purchasing.
Untuk lebih lengkapnya mengenai tipe purchasing, kita simak berikut ini.
1. Personal Purchasing
Personal purchasing adalah pembelian yang melibatkan konsumen perorangan yang membeli barang dan jasa untuk digunakan sendiri.
Singkatnya, personal purchasing merupakan penerimaan barang dan jasa untuk kepentingan pribadi.
Ini adalah bentuk pembelian yang paling umum, meliputi barang dan jasa sehari-hari.
2. Mercantile Purchasing
Jenis purchasing satu ini merujuk pada transaksi yang dilakukan oleh pengecer atau pedagang grosir yang membeli produk untuk dijual kembali.
Fokus dari mercantile purchasing adalah pada perolehan barang yang akan menarik pelanggan dan menghasilkan laba.
Baca juga: Ketahui Jenis Gudang, Fungsi, dan Contohnya
3. Industrial Purchasing
Industrial purchasing adalah aktivitas pembelian barang dengan mengubah barang mentah menjadi produk baru.
Umumnya, untuk pembelian barang baku melibatkan pihak perantara sebagai penyedia barang baku dengan jumlah yang besar, sesuai keperluan industri
Dan biaya pembeliannya juga dibuat secara terjadwal.
Dengan begitu, pengerjaan ini harus ada bukti pembayaran atau faktur yang penting sebagai bukti pembayaran.
4. Institutional Purchasing
Jenis pembelian ini berkaitan dengan pembelian pemerintahan.
Institutional atau Goverment Purchasing adalah sebuah kegiatan pembelian barang yang berfokus pada proses pembelian barang atau jasa untuk kepentingan umum.
Proses pembelian pada jenis ini juga memakan waktu jauh lebih lama dibandingkan jenis lainnya karena melibatkan banyak orang didalamnya.
Alur Proses Purchasing
Lalu, apa saja yang harus dilakukan purchasing?
Ada beberapa tahap dalam purchasing yang wajib kamu ketahui.
Dikutip dari Indeed, berikut ini adalah langkah-langkah proses purchasing yang umum dilakukan:
1. Identifikasi kebutuhan
Dalam purchasing, proses pertama yang perlu kamu lakukan terlebih dahulu ialah mengidentifikasi kebutuhan.
Sebab, dalam proses purchasing dimulai saat bisnis menyadari bahwa mereka membutuhkan produk, alat, atau layanan yang akan meningkatkan operasi mereka.
Dari situ, tim purchasing dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan, setelah itu nantinya mereka dapat memulai proses pembelian.
2. Tentukan persyaratan
Tahap berikutnya, akan ada tim yang menyelidiki kebutuhan lebih lanjut dan membuat rencana terkait apa yang mereka butuhkan.
Misalnya, kekurangan kertas printer yang sering terjadi berubah menjadi kebutuhan untuk pengiriman mingguan sebanyak 500 lembar kertas printer inkjet untuk memastikan pasokan yang berkelanjutan.
3. Temukan Supplier yang Tepat
Langkah selanjutnya, kamu bisa temukan pemasok atau supplier yang potensial dan dapat menyediakan produk atau layanan tertentu yang akan kamu beli.
Kamu dapat melakukan riset sendiri secara online atau menghubungi orang-orang dalam jaringan profesional kamu untuk meminta rekomendasi. Jika biaya pengiriman menjadi faktor dalam pembelian, kamu bisa mencari supplier disekitarmu terlebih dulu.
Pada tahap ini, ada baiknya untuk mempertimbangkan beberapa pemasok dan membandingkannya satu sama lain.
Bila perlu, hubungi pemasok dan mintalah penawaran atau proposal dari mereka.
Saat kamu mempertimbangkan pemasok, pertimbangkan faktor-faktor seperti biaya, kekamulan, dan waktu pengiriman.
4. Negosiasikan Biaya
Dalam banyak situasi, negosiasi biaya dengan pemasok sangat diperlukan, terutama saat mengajukan pesanan dengan harga tinggi atau pesanan yang kamu harapkan akan berulang secara berkala.
Hubungi pemasok yang kamu pertimbangkan dan tanyakan apakah mereka bersedia menegosiasikan harga.
Biasanya, suppliet ingin bernegosiasi ketika mereka memperoleh kontrak besar atau jangka panjang untuk bisnis mereka.
5. Dapatkan Persetujuan Pesanan
Sebelum bisnis kamu dapat memulai transaksi, kamu mungkin perlu mendapatkan persetujuan untuk pesanan tersebut.
Ini dapat mencakup bekerja sama dengan manajemen atas dan departemen akuntansi untuk memastikan ada cukup dana yang tersedia dalam anggaran untuk pembelian.
6. Pembuatan Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Proses purchasing selanjutnya, kamu dapat mengajukan pesanan secara resmi ketika kedua pihak telah menyepakati transaksi.
Nantinya, perusahaan mengeluarkan dokumen resmi yang mencantumkan detail pesanan seperti jenis, jumlah, dan harga barang atau jasa yang dibeli
Jangan lupa, untuk mendapatkan semuanya secara tertulis dan simpan salinan perjanjian ini dalam arsip kamu untuk referensi di masa mendatang.
7. Penerimaan Pesanan dari Supplier
Saat pesanan tiba, periksa apakah ada masalah dengan produk atau apa pun yang gagal diberikan pemasok.
Ketepatan waktu adalah kunci karena jika ada masalah, pemasok harus mengatasinya sebelum kamu melepaskan sisa pembayaran.
8. Tinjau Kinerja Pemasok
Baik kamu bekerja sama dengan pemasok untuk transaksi satu kali atau mengatur transaksi berulang, jadikanlah praktik rutin untuk meninjau pengiriman pemasok kamu dari segi kualitas dan ketepatan waktu.
Catatan tinjauan ini dapat membantu kamu mengidentifikasi dan melacak masalah apa pun yang mungkin timbul di kemudian hari dalam kontrak kamu.
Terus jalin hubungan dengan pemasok yang terus memenuhi kebutuhan bisnis kamu.
Skill dan Keahlian yang Harus Dimiliki Staff Purchasing
1. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Staf purchasing berinteraksi dengan berbagai pihak seperti supplier, vendor, tim gudang, hingga manajemen. Karena itu, kemampuan menyampaikan pesan dengan jelas dan membangun hubungan dengan client menjadi basic utama yang harus dimiliki.
Komunikasi yang efektif juga mencakup kemampuan mendengarkan secara aktif supaya juga memahami kebutuhan, keterbatasan, dan solusi yang ditawarkan pihak lain.
2. Negosiasi
Bagi seorang staf purchasing, kemampuan negosiasi menjadi hal penting dalam memastikan efisiensi biaya dan keberlanjutan kerja sama dengan vendor.
Negosiasi yang baik harus mampu membangun kesepakatan yang saling menguntungkan antara perusahaan dan pemasok. Staf purchasing perlu cermat menyeimbangkan kepentingan perusahaan tanpa mengorbankan hubungan jangka panjang dengan vendor.
Dalam praktiknya, negosiasi mencakup lebih dari sekadar soal harga. Seorang purchasing profesional juga mempertimbangkan faktor lain seperti kualitas produk, waktu pengiriman, syarat pembayaran, hingga fleksibilitas kontrak.
3. Kemampuan Problem Solving
Staf purchasing yang memiliki kemampuan problem solving yang baik harus mampu bereaksi terhadap masalah, berpikir kritis dan mencari solusi.
Misalnya, saat pengiriman tertunda, mereka dapat segera mencari alternatif pemasok sementara dengan menyesuaikan jadwal produksi atau melakukan negosiasi ulang agar proses tetap berjalan.
Kemampuan problem solving juga berarti mencegah masalah sebelum terjadi dengan memahami pola risiko, menjaga komunikasi aktif dengan vendor dan memastikan adanya rencana cadangan (contingency plan) di setiap proses pembelian.
4. Ketelitian Membaca Dokumen Kontrak
Setiap transaksi pembelian melibatkan berbagai klausul penting mulai dari syarat pembayaran, jadwal pengiriman, ketentuan garansi, penalti keterlambatan, hingga tanggung jawab hukum jika terjadi pelanggaran.
Kesalahan kecil dalam menafsirkan satu pasal saja bisa berujung pada kerugian besar, baik dalam bentuk biaya tambahan, keterlambatan proyek, maupun sengketa hukum.
Oleh karena itu, staf purchasing perlu memiliki ketelitian dan pemahaman menyeluruh terhadap setiap isi kontrak. Mereka harus mampu membaca antara baris, memahami risiko tersembunyi, kewajiban yang mungkin timbul, serta memastikan setiap ketentuan selaras dengan kepentingan perusahaan.
Selain itu, kemampuan untuk berkoordinasi dengan tim legal atau manajemen juga penting agar setiap kontrak yang ditandatangani benar-benar memberikan perlindungan hukum yang kuat dan tidak menimbulkan ambiguitas.
5. Mengelola Dokumen
Bekerja di divisi Purchasing berarti siap berhadapan dengan banyak dokumen quotation, purchase order, kontrak kerja sama, hingga bukti penerimaan barang.
Seorang staf purchasing yang terorganisir akan selalu tahu di mana menemukan dokumen penting ketika dibutuhkan entah untuk audit, verifikasi pembayaran, atau evaluasi supplier.
Sebaliknya, kelalaian kecil seperti salah menyimpan atau kehilangan dokumen bisa berakibat besar mulai dari keterlambatan proses pembayaran hingga munculnya masalah hukum.
6. Memahami Konsep Perpajakan
Seorang staf purchasing perlu memahami bagaimana sistem pajak bekerja terutama terkait PPN, PPh, dan mekanisme pemotongan pajak atas transaksi dengan vendor.
Pemahaman ini membantu memastikan setiap transaksi sesuai aturan dan menghindari kesalahan administratif yang bisa berdampak pada keuangan perusahaan.
Bagi yang baru mulai di bidang ini, tidak perlu langsung menguasai semuanya. Pelajari dasar-dasarnya terlebih dahulu seperti bagaimana cara menghitung pajak pembelian atau membaca faktur pajak. Seiring waktu, pengalaman dan bimbingan dari tim finance akan membantu memperdalam pemahaman tersebut.
7. Mampu Mengoperasikan Komputer & Microsoft Office
Penguasaan aplikasi officde seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint juga menjadi keterampilan wajib. Tim purchasing setiap hari berurusan dengan dokumen penawaran, laporan pembelian, dan data vendor.
Excel, misalnya bisa digunakan untuk menganalisis harga, menghitung total biaya, hingga memantau histori pembelian. Sementara Word dan PowerPoint membantu dalam penyusunan dokumen formal dan presentasi laporan ke manajemen.
Nah, itu dia penjelasan mengenai apa yang dimaksud purchasing, tugas purchasing, sampai jenis purchasing.
Jika disimpulkan, purchasing merupakan salah satu aspek penting dalam operasional bisnis yang memerlukan perencanaan dan strategi yang matang.
Dengan memahami proses purchasing, perusahaan dapat mengelola biaya, memastikan kualitas, dan menjaga hubungan baik dengan pemasok.
Penggunaan teknologi dalam purchasing juga semakin penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses ini.
