Warehouse Management System (WMS) adalah sebuah solusi bagi para pebisnis terutama mereka yang kesulitan mengelola gudangnya. Semakin besar sebuah gudang, maka akan semakin rumit pula penataannya.
Sebagai contoh, besarnya sebuah gudang pastinya akan membuat staff kesulitan mencari sebuah barang. Selain karena tempatnya yang besar, gudang tersebut juga berisikan banyak rak-rak yang serupa namun tersusun secara rapih. Sehingga, pencarian akan membutuhkan waktu yang lebih lama.
Contoh lainnya adalah penataan barang berdasarkan masa kadaluarsanya. Berjualan barang seperti kosmetik tentunya berbeda dengan fashion ritel. Sebab, kosmetik perlu disusun berdasarkan tanggal kadaluarsanya, itu berarti penyusunan harus dilakukan secara benar.
Sebab jika tidak, barang bisa rusak, basi ataupun tak terpakai yang akhirnya mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
Itu adalah sebagian kecil dari masalah-masalah yang terjadi ketika tidak menggunakan Warehouse Management System.
Apa itu WMS dan bagaimana hal tersebut bisa menjadi solusi bagi para pebisnis?
Apa Itu Warehouse Management System?
WMS adalah sebuah solusi yang bisa digunakan oleh para pebisnis agar mendapatkan visibilitas penuh ke dalam persediaan gudang mereka. Dengan kata lain, pebisnis dapat memonitor semua aktivitas gudangnya melalui platform di dalam gadget.
Semua proses mulai dari inbound (barang masuk) hingga outbound (barang keluar) terekap ke dalam satu platform. Dengan demikian, tidak ada satupun langkah yang tidak tercatat di dalam sistem WMS.
Karena tugas utamanya memantau pergerakan barang di gudang, WMS juga didukung dengan pemindaian menggunakan barcode, batch number ataupun serial number.
Hal tersebut sangat penting untuk membedakan jenis barang apa yang dijual.
Jika sudah menggunakan sistem ini, tidak akan ada masalah lagi ketika pelanggan memesan barang.
Pencatatan sudah sempurna dan overselling pastinya bukan lagi problem utama.
Baca Juga: Fulfilment, Gudang Bersama Untuk Pebisnis yang Males Kelola Stok
Manfaat Utama WMS
Fungsi Warehouse Management System (WMS) banyak menawarkan kemudahan dalam mengelola inventaris dan proses pergudangan.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari WMS:
1. Peningkatan Efisiensi Operasional
Fungsi WMS adalah membantu mengotomatiskan proses pergudangan seperti penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman.
Ini mengurangi waktu dan tenaga yang diperlukan untuk tugas-tugas ini, meningkatkan efisiensi keseluruhan.
2. Pengelolaan Inventaris yang Lebih Baik
Dengan WMS, bisnis dapat melacak inventaris secara real-time, mengurangi risiko kehabisan stok atau kelebihan stok.
Sistem WMS memastikan bahwa produk tersedia saat dibutuhkan dan meminimalkan biaya penyimpanan.
3. Akurasi Pesanan yang Lebih Tinggi
WMS meminimalkan kesalahan manusia dalam pengambilan dan pengepakan pesanan, sehingga meningkatkan akurasi pesanan dan mengurangi pengembalian produk yang disebabkan oleh kesalahan.
4. Penghematan Biaya
Dengan mengoptimalkan ruang gudang dan mengurangi kesalahan operasional, WMS dapat mengurangi biaya operasional secara keseluruhan.
Selain itu, WMS juga membantu dalam merencanakan dan memprediksi kebutuhan inventaris dengan lebih baik.
5. Visibilitas dan Pelaporan Real-Time
WMS menyediakan data real-time tentang stok, pergerakan barang, dan kinerja gudang.
Ini memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan berdasarkan data.
6. Peningkatan Layanan Pelanggan
Dengan proses yang lebih cepat dan akurat, WMS membantu dalam memenuhi pesanan pelanggan dengan lebih cepat dan tepat waktu, meningkatkan kepuasan pelanggan.
7. Skalabilitas
WMS dapat diadaptasi sesuai dengan pertumbuhan bisnis. Ketika volume pesanan meningkat atau ketika bisnis memperluas gudang, WMS dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan yang lebih besar.
8. Peningkatan Keamanan Data
Manfaat WMS berikutnya, sudah dilengkapi dengan keamanan data yang kuat untuk melindungi data inventaris dan operasi gudang, sehingga mengurangi risiko kehilangan data atau akses yang tidak sah.
Dengan mengimplementasikan WMS, bisnis dapat mengoptimalkan operasional gudang, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan, yang semuanya berkontribusi pada peningkatan keuntungan dan efisiensi keseluruhan.
Tipe-tipe Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola operasi gudang secara efisien.
Ada beberapa jenis WMS yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik berbagai jenis bisnis dan ukuran gudang.
Berikut adalah beberapa tipe WMS yang umum digunakan:
1. Standalone WMS
Standalone WMS adalah sistem yang berfungsi secara independen dan tidak memerlukan integrasi dengan sistem lain.
Ini sering digunakan oleh bisnis kecil hingga menengah yang membutuhkan solusi khusus untuk manajemen gudang tanpa mengintegrasikan sistem lain seperti ERP (Enterprise Resource Planning).
2. Cloud-based WMS
Cloud-based WMS adalah sistem yang di-host di cloud, memungkinkan akses dari mana saja dengan koneksi internet.
Sistem ini cocok untuk bisnis yang membutuhkan fleksibilitas dan skalabilitas tinggi.
3. ERP-integrated WMS
ERP-integrated WMS adalah sistem yang terintegrasi dengan perangkat lunak ERP perusahaan.
Tipe WMS Ini memungkinkan aliran data yang mulus antara manajemen gudang dan fungsi bisnis lainnya seperti keuangan, penjualan, dan pembelian.
4. Supply Chain Modules WMS
Supply Chain Modules WMS adalah bagian dari solusi supply chain management (SCM) yang lebih besar.
Ini memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih besar atas seluruh rantai pasokan, termasuk manajemen transportasi, perencanaan permintaan, dan manajemen inventaris.
5. Open Source WMS
Open Source WMS adalah sistem yang tersedia secara bebas dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Ini cocok untuk bisnis yang memiliki tim IT internal yang kuat dan ingin menghemat biaya lisensi.
6. On-premise WMS
On-premise WMS adalah sistem yang diinstal dan dijalankan di server lokal perusahaan.
Tipe On-premise WMS memberikan kontrol penuh atas data dan sistem, tetapi memerlukan investasi besar dalam infrastruktur IT.
Pentingnya Konsep FEFO dalam WMS
Sistem WMS sangat bagus untuk memperkecil peluang barang kadaluarsa tidak terjual. Dengan kata lain, sistem ini bisa memastikan jika barang-barang dengan masa kadaluarsa tertentu dapat dijual terlebih dahulu.
Dalam bisnis, konsep penjualan ini bisa disebut sebagai FEFO (First Expired, First Out).
Untuk menentukan barang mana yang akan dijual lebih dahulu, biasanya sistem WMS akan mendeteksinya berdasarkan batch number yang ditempel di setiap barangnya.
Sebagai contoh, menjual bedak khusus anak-anak.
Nantinya, ketika ada pesanan dari pelanggan, sistem WMS akan mengarahkan staff gudang untuk mengambil bedak tersebut sesuai dengan batch number yang masa kadaluarsanya itu cepat.
Dengan begitu, tidak akan ada barang kadaluarsa karena terjual sesuai dengan waktu yang diberikan.
Keuntungan Menggunakan WMS
Apa saja sih keuntungan yang bisa didapatkan jika menggunakan warehouse management system ini?
Pertama, akses penuh ke dalam barang di dalam gudang bahkan hingga ke level rak. Pebisnis bisa memantau berapa banyak stok yang tersisa sehingga mereka bisa membeli sebelum barangnya benar-benar habis.
Kedua, orang gudang tidak akan kebingungan mencari barang yang akan mereka ambil. Sebab, biasanya sistem WMS sudah terintegrasi dengan aplikasi di dalam gadget yang bisa memandu mencari barang tertentu.
Ketiga, sistem ini akan memastikan jika barang yang akan dikirim sudah sesuai dengan pesanan. Dengan begitu, tidak akan ada komplain dari pelanggan mengenai kesalahan pengiriman ataupun barang yang cacat.
Yang terpenting, biasanya WMS terintegrasi dengan channel penjualan seperti di marketplace. Sehingga, stok akan secara otomatis terupdate di masing-masing toko. Penjualan akan semakin lancar sebab masalah stok bisa diatasi dengan mudah.
Baca Juga: 5 Manfaat Menggunakan Aplikasi Gudang Untuk Bisnismu
Gunakan WMS Jubelio
Untuk mendapatkan sistem WMS yang sudah terintegrasi dengan channel penjualan seperti marketplace, kamu bisa menggunakan Jubelio. Sebab, platform omnichannel tersebut paling bisa diandalkan untuk urus semua bisnismu.
Selain marketplace, kamu juga bisa mengintegrasikan WMS tersebut ke Social Commerce (FB & IG Shopping), Point Of Sales (POS) hingga webstore (Jubelio Store).
Jubelio berkomitmen untuk mempermudah semua kegiatan operasional bisnis kamu sehingga bisa diselesaikan lebih cepat dan mudah.
Kamu bisa mencoba menggunakan Jubelio secara GRATIS dengan cara klik tombol yang ada di bawah ini.
