PO atau Purchase Order adalah sebuah dokumen penting yang berkaitan dengan permintaan pasokan barang.
Pada dokumen Purchase Order berisi informasi nama dan detail barang/jasa yang dibeli, jumlah barang yang dibeli, harga satuan, dan harga total barang dan jasa yang dibeli.
Umumnya, purchase order dikeluarkan oleh tim Purchasing saat awal proses pembelian barang ke pihak pemasok. Untuk lebih jelasnya mengenai apa itu Purchase Order (PO), kita simak di artikel ini yuk!
Arti Apa itu Purchase Order (PO)?
Purchase Order atau PO adalah sebuah dokumen atau surat yang berisi permintaan pembelian stok barang dan dikirimkan dari pihak pembeli kepada pemasok.
Bisa dibilang surat PO menjadi kontrak yang mengikat secara hukum antara kedua belah pihak untuk menghindari terjadinya penipuan.
Maka dari itu, pembeli mesti mengkomunikasikan permintaan pembelian tersebut secara jelas kepada penjual agar terhindar dari kesalahan saat PO diterima.
Fungsi Purchase Order
Setelah kamu mengetahui pengertian PO (Purchase Order), mungkin yang menjadi pertanyaan kamu berikutnya ialah seberapa pentingnya purchasing order bagi bisnis ?
Berikut ini manfaat dan fungsi Purchasing Order untuk keberlangsungan sebuah bisnis.
1. Meminimalisir Terjadinya Pesanan Ganda
Ketika perusahaan mendapatkan barang PO dari pelanggan berarti bisnis mendapatkan pesanan sehingga mendapatkan keuntungan.
Purchase Order juga membantu pelacakan pesanan dan dari siapa.
Fungsi surat purchase sebagai dokumen untuk mengecek faktur yang harus dibayarkan oleh pembeli.
2. Membantu Pelacakan Pesanan
Adanya Purchasing Order membantu pelaku usaha untuk melacak setiap pesanan yang masuk.
Sebab, Purchase memiliki sistem pesanan pembelian yang terorganisir sehingga memudahkan kamu melakukan proses inventory persediaan barang.
Baca juga : Kwitansi Pembayaran : Pengertian dan Cara Membuat Otomatis
3. Fungsi Purchasing Order Memberikan Rasa Aman
Surat PO (Purchase Order) adalah dokumen yang memiliki kekuatan hukum sehingga memberikan jaminan keamanan kepada pembeli.
Supaya terhindar dari penipuan yang dilakukan oleh pemasok, misalnya mengurangi jumlah barang yang dikirim sampai kenaikan harga secara tiba-tiba.
4. Sebagai Perjanjian Penjual & Pembeli
PO dipakai sebagai kontrak awal yang mengikat secara hukum antara kedua pihak. Di dalamnya tercantum detail harga, kuantitas, spesifikasi barang, hingga syarat pembayaran dan pengiriman.
Jika suatu saat muncul selisih pendapat atau sengketa, PO dapat menjadi bukti resmi yang memperjelas komitmen kedua belah pihak. Ini memberikan perlindungan yang lebih kuat bagi bisnis yang mengelola banyak transaksi setiap bulan.
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Masih ada beberapa orang yang bingung, sebenarnya apa perbedaan antara Purchasing Order dan Invoice?
Perbedaan keduanya terletak pada pihak yang membuatnya, kalau PO dibuat oleh pembeli kepada pihak penjual.
Sementara invoice dibuat oleh penjual ketika PO telah disepakati dan berikutnya dikirimkan ke pembeli, tujuannya agar mereka bisa segera membayar pembelian.
Antara Invoice dan PO pastinya memiliki peran penting pada sebuah bisnis.
Baca juga : 5 Kelebihan Menggunakan Aplikasi Inventori Barang Otomatis
Apa Saja yang Tertulis Dalam Purchasing Order?
Sama seperti Invoice, bentuk Purchase Order akan berisi rincian mengenai barang yang akan dibeli oleh pembeli.
Di dalam purchasing order terdapat beberapa komponen, diantaranya :
- Nama Pemesan
- Nama Perusahaan
- Alamat Pengiriman dan Penagihan
- Tanggal Pengiriman
- Nomor Telepon dan Email perusahaan
- Nama Produk
- Jumlah Barang
- Harga Barang
- Metode Pembayaran
- Cara Pengiriman
- Nomor Pesanan
- Syarat dan Ketentuan Transaksi
Proses Langkah Pembuatan Purchase Order (PO)
1. Identifikasi Kebutuhan Pembelian
Proses pembuatan PO dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan pembelian di dalam perusahaan. Pada tahap ini, bagian terkait menentukan barang atau jasa apa yang diperlukan, jumlah yang dibutuhkan, dan waktu ketersediaannya.
Jika perusahaan menggunakan dokumen Purchase Request (PR), maka PR tersebut menjadi dasar awal penyusunan PO. Tujuannya adalah memastikan bahwa pembelian benar-benar diperlukan dan sesuai rencana operasional.
2. Pemilihan Supplier
Langkah berikutnya adalah memilih supplier yang paling sesuai. Pemilihan ini mempertimbangkan faktor harga, kualitas barang, ketersediaan stok, serta kecepatan pengiriman.
3. Verifikasi Stok dan Kebutuhan
Sebelum membuat PO, perusahaan biasanya melakukan pengecekan tambahan terhadap stok atau kebutuhan aktual, terutama bila pembelian berkaitan dengan pengisian ulang (replenishment).
Verifikasi ini memastikan bahwa jumlah yang akan dibeli memang diperlukan dan tidak terjadi pembelian berlebih atau pemborosan.
4. Pembuatan Draft Purchase Order
Setelah semua informasi terkumpul, langkah selanjutnya adalah membuat draft PO. Di tahap ini, perusahaan mengisi data supplier, daftar barang yang akan dibeli, jumlah pesanan, harga satuan, syarat pembayaran, dan estimasi pengiriman.
Jika menggunakan sistem ERP atau platform pembelian, proses ini dilakukan dengan menambahkan item dan mengisi informasi sesuai kebutuhan. Draft PO ini menjadi dokumen awal yang siap untuk diperiksa sebelum disahkan.
5. Proses Persetujuan Internal
Draft PO kemudian melalui proses persetujuan internal sesuai kebijakan perusahaan. Proses ini biasanya melibatkan atasan langsung, supervisor, manager, atau bagian purchasing / finance.
Hal ini memastikan seluruh detail pembelian mulai dari jumlah hingga nilai biaya sudah sesuai dengan anggaran dan kebutuhan bisnis. Setelah disetujui, PO berubah status menjadi dokumen resmi.
6. Pengiriman Purchase Order ke Supplier
Tahap terakhir adalah mengirim PO yang telah disetujui ke pihak supplier. Pengiriman dapat dilakukan melalui email, pesan singkat, atau fitur otomatis pada sistem ERP.
Setelah menerima PO, supplier akan memberikan konfirmasi terkait ketersediaan barang, harga final, dan estimasi waktu pengiriman.
Untuk lebih lengkapnya, kamu bisa lihat cara membuat purchase order barang dan alur penggunaannya supaya kamu bisa membuat sesuai kebutuhan bisnis.
Contoh Dokumen Purchase Order
Gambar di atas merupakan contoh dari PO atau Purchase Order.
Untuk kamu yang ingin membuat Purchase Order secara otomatis, kamu bisa pakai aplikasi Jubelio.
Selain membuat purchase order, kamu juga bisa mengurus pembukuan keuangan, laporan penjualan, kelola sistem manajemen gudang, sampai sinkronisasi stok barang di semua toko online dan offline
Plus, semuanya bisa kamu kelola hanya dari satu sistem dashboard aja.
Sebab, Jubelio telah terintegrasi ke semua channel penjualan kamu, mulai dari marketplace, social commerce, webstore hingga toko fisik secara bersamaan.
Satu lagi yang terpenting, kamu bisa gunakan Jubelio Omnichannel GRATIS!
