Tanda paling jelas dari manajemen gudang yang buruk bisa dilihat dari penataan barang yang berantakan.
Barang sering kali diletakkan tanpa dasar yang jelas, tanpa label, tanpa pencatatan inventaris, bahkan tanpa perencanaan posisi penyimpanan yang benar. T
anpa semua itu, risiko kerusakan barang meningkat karena tumpukan yang tidak stabil atau area penyimpanan yang terlalu padat.
Lebih parah lagi, proses pencarian barang bisa memakan waktu lama hanya untuk menemukan satu item. Situasi ini seperti inilah yang menghambat produktivitas staf gudang dan berpotensi menyebabkan keterlambatan pengiriman ke pelanggan.
Dalam konteks bisnis, manajemen gudang yang buruk akan berdampak pada operasional dan keuangan finansial perusahaan.
Oleh karena itu, Anda harus tahu apa saja dampak manajemen gudang yang buruk yang bisa memberikan kerugian bagi bisnis.
1. Selisih Stok (Stock Discrepancy)
Salah satu masalah paling umum yang dialami akibat manajemen gudang yang buruk adalah selisih stok di mana ada perbedaan antara jumlah barang yang tercatat di sistem dengan jumlah fisik sebenarnya.
Dampaknya bisa cukup besar terhadap biaya operasional. Bayangkan jika selisih stok terjadi berulang, perusahaan bisa salah dalam membuat keputusan pembelian, overstock di satu sisi, dan kehabisan stok di sisi lain.
Penyebab umum selisih stok biasanya berasal dari beberapa faktor seperti minimnya proses stock opname rutin, pencatatan masih manual, hingga kehilangan barang di gudang.
Untuk mencegah hal ini, perusahaan perlu menerapkan otomatisasi sistem manajemen stok yang bisa dipantau secara real-time dan sistem manajemen gudang (Warehouse Management System/WMS) yang mampu mencatat pergerakan barang di gudang.
2. Kendala Manajemen Arus Barang (Inbound & Outbound)
Tanda lain manajemen gudang yang kurang optimal adalah ketidakteraturan dalam proses keluar masuknya barang. Sering kali, hal ini disebabkan oleh pencatatan yang terlambat atau bahkan tidak dilakukan sama sekali saat barang datang atau dikirim.
Tanpa pencatatan yang benar, perusahaan tidak tahu berapa barang yang masih tersedia, mana yang sudah keluar atau mana yang belum diterima dari supplier.
Hal ini dapat mengakibatkan tim lain bisa saja melakukan reorder untuk barang yang sebenarnya masih ada, sementara barang yang sudah hampir habis justru tidak dilakukan reorder. Hal ini tentu akan berdampak langsung pada efisiensi biaya dan arus kas perusahaan.
Masalah seperti ini bisa diminimalkan jika perusahaan menerapkan sistem pemantauan pergerakan barang yang terintegrasi dan real-time.
Dengan sistem seperti Aplikasi Warehouse Management System (WMS), setiap aktivitas mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman bisa tercatat otomatis.
Otomatisasi ini juga membantu tim operasional bekerja lebih cepat, meminimalkan human error dan memastikan setiap transaksi dapat tercatat di dalam sistem.
3. Proses Manajemen Barang yang Masih Manual
Masih banyak bisnis yang mengelola gudangnya secara manual dengan menggunakan buku catatan maupun spreadsheet. Sistem manual justru masih terdapat banyak celah yang bisa merugikan bisnis.
Ketergantungan pada pencatatan manual sangat rentan terhadap human error, entah karena lupa mencatat barang yang keluar, salah input jumlah stok, atau keliru menuliskan kode produk.
Kesalahan kecil seperti ini jika dibiarkan bisa menumpuk menjadi selisih stok yang besar yang pada akhirnya berdampak pada operasional dan laporan keuangan perusahaan.
Selain itu, metode manual juga membuat proses kerja jauh lebih lambat. Misalnya, saat tim harus mencari dokumen lama ketika ingin melacak pergerakan produk tertentu atau menghitung stok satu per satu untuk memastikan ketersediaan barang, apalagi kalau mereka tidak menggunakan cara menghitung stok barang yang baik dan benar.
Solusinya adalah beralih ke sistem manajemen gudang berbasis digital seperti Warehouse Management System (WMS). Dengan sistem ini, pencatatan stok dilakukan secara otomatis dan real-time, mengurangi risiko kesalahan sekaligus mempercepat proses kerja.
4. Masalah pada Lokasi dan Tata Letak Gudang
Salah satu kesalahan yang sering disepelekan dalam manajemen gudang adalah penataan dan pemilihan lokasi yang tidak tepat.
Gudang dengan tata letak yang berantakan dan tidak mengikuti standar operasional atau SOP gudang bisa menimbulkan banyak masalah seperti barang yang rusak karena tertimpa, hilang akibat dicuri, hingga kesulitan dalam pelacakan stok.
Selain itu, ada juga kesalahan dalam pemilihan lokasi gudang yang kurang ideal seperti terlalu jauh dari jalur distribusi utama atau berada di area yang rawan banjir dan hama juga dapat memperlambat operasional serta meningkatkan risiko kerusakan barang.
Pastikan Anda memilih kriteria lokasi gudang yang baik untuk menghindari hal-hal buruk tersebut.
Dalam beberapa kasus, gudang yang tidak dirawat dengan baik bahkan bisa menjadi tempat berkembang biaknya tikus dan serangga yang dapat merusak produk dan juga membuat kesehatan pekerja gudang kurang baik karena minimnya kebersihan.
Oleh karena itu, tata letak gudang harus dirancang dengan matang alur pergerakan barang di dalamnya.
Gunakan rak vertikal untuk memaksimalkan ruang dengan menata tumpukkan barang, pisahkan area barang masuk dan keluar, serta pastikan jalur pergerakan pekerja dan forklift tidak saling mengganggu.
Penandaan (labeling) pada setiap area juga penting untuk mempercepat proses pencarian dan meminimalisir kesalahan pengambilan barang.
Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi, Anda bisa menerapakan sistem manajemen gudang modern. Sistem seperti Jubelio WMS membantu Anda memetakan lokasi penyimpanan secara digital, melacak posisi barang secara real-time, hingga memantau kapasitas ruang agar tidak terjadi penumpukan berlebih.
Dengan manajemen gudang yang tertata dan didukung teknologi yang tepat, bisnis Anda akan bekerja secara efisien.
5. Ketidakteraturan dan Tercampurnya Barang
Tercampurnya stok lama dan baru bisa memberikan dampak sangat serius terutama bila produk yang disimpan memiliki masa kadaluwarsa seperti makanan, kosmetik, atau obat-obatan.
Ketika barang lama tidak teridentifikasi dengan jelas dan ikut terkirim ke pelanggan, otomatis akan membuat pelanggan komplain yang pada akhirnya akan berdampak pada reputasi bisnis.
Masalah ini umumnya terjadi karena tidak adanya sistem rotasi stok yang konsisten atau karena pencatatan barang masih dilakukan secara manual.
Staf gudang jadi kesulitan membedakan mana stok lama yang harus segera dikeluarkan dan mana stok baru yang masih bisa disimpan.
Apabila jika tidak segera diatasi, hal ini bisa memicu penumpukan barang tak terjual, pemborosan ruang, hingga meningkatnya biaya penyimpanan.
Solusinya, perusahaan perlu menerapkan metode manajemen stok seperti FIFO (First In, First Out) di mana barang yang pertama kali masuk ke gudang harus menjadi yang pertama keluar. Cara ini membantu menjaga sirkulasi stok tetap sehat dan mencegah produk kadaluwarsa tertinggal di gudang.
Selain itu, pemisahan fisik antara stok lama dan baru juga perlu diperhatikan. Gunakan rak atau zona penyimpanan berbeda untuk masing-masing kategori barang dan pastikan setiap produk diberi label kode SKU (Stock Keeping Unit) yang jelas agar mudah dilacak.
Untuk meningkatkan efisiensi, perusahaan dapat beralih ke sistem digital seperti menggunakan Jubelio Warehouse Management System (WMS) yang mampu memantau umur stok, pergerakan barang, dan status inventaris barang secara real-time.
Dengan sistem ini, staf gudang tidak lagi harus menebak-nebak posisi atau usia barang karena semua informasi sudah tersimpan.
6. Risiko Kecelakaan di Area Kerja Gudang
Manajemen gudang yang buruk juga bisa berdampak langsung pada keselamatan kerja karyawan. Ketika barang disusun tanpa perhitungan atau area penyimpanan terlalu padat, risiko seperti barang terjatuh, rak roboh, hingga insiden terpeleset atau tertimpa menjadi semakin tinggi.
Hal seperti ini jangan sampai terjadi, kondisi ini dapat merugikan dari sisi produktivitas, tambahan biaya akibat klaim asuransi, kompensasi karyawan, kerusakan aset perusahaan, dan mengancam nyawa pekerja.
Kecelakaan kerja di gudang umumnya berawal dari hal-hal kecil yang sering diabaikan seperti jalur pejalan kaki yang tertutup barang, penerangan yang kurang, atau tumpukan stok yang melebihi kapasitas rak.
Selain itu, kurangnya pelatihan keselamatan dan pengawasan rutin juga memperbesar potensi terjadinya insiden kecelakaan kerja gudang.
Apalagi jika gudang menyimpan bahan kimia, cairan mudah terbakar, atau barang berisiko tinggi lainnya tanpa prosedur keselamatan yang sesuai standar.
Oleh karena itu, setiap perusahaan perlu memiliki SOP gudang yang jelas mengenai keamanan gudang, mulai dari cara penyimpanan, batas maksimal beban per rak, hingga tata letak jalur evakuasi.
Perusahaan juga bisa memanfaatkan sistem digital seperti aplikasi Jubelio WMS untuk membantu pemetaan lokasi barang dan mengontrol kapasitas penyimpanan agar tidak berlebihan. Sistem ini membantu memastikan setiap area gudang dikelola sesuai standar keselamatan dan efisiensi ruang.
7. Kerugian Finansial Perusahaan
Penurunan keuntungan sering kali bukan karena turunnya penjuala, melainkan akibat sistem pergudangan yang tidak terkelola dengan baik.
Banyak bisnis tidak menyadari bahwa gudang yang seharusnya menjadi jantung operasional justru bisa menjadi sumber kebocoran profit jika tidak diawasi.
Masalah umum yang sering terjadi di gudang seperti stok tidak akurat, barang hilang atau selisih pencatatan mungkin tampak sepele di awal. Namun, ketika dibiarkan terus-menerus dampaknya bisa signifikan terhadap margin keuntungan.
Bayangkan, jika selisih stok hanya 2-3% per bulan, dalam setahun angkanya bisa berlipat menjadi potensi kerugian jutaan hingga miliaran rupiah tergantung skala bisnis.
Dampak lain yang sering terlupakan adalah gangguan pada arus kas (cash flow). Stok yang tidak terkontrol bisa menyebabkan overstocking (kelebihan barang) yang mengikat modal di gudang, sementara keterlambatan pengiriman bisa menunda penerimaan pembayaran.
Untuk mencegah hal-hal ini, perusahaan perlu memastikan tugas admin gudang dijalankan secara optimal dengan sistem yang mendukung transparansi dan akurasi data.
Penggunaan Jubelio Warehouse Management System (WMS) dapat menjadi solusi strategis, sistem ini membantu memantau pergerakan stok secara real-time, mengurangi human error, dan meningkatkan efisiensi operasional.
8. Proses Picking dan Pengiriman yang Lambat
Keterlambatan pengiriman sering kali menjadi hal yang langsung dirasakan pelanggan dan sayangnya, penyebab utamanya sering berasal dari dalam gudang bisnis itu sendiri.
Proses pengambilan barang (picking) yang lambat, tidak teratur, atau bahkan salah ambil produk, bisa menunda seluruh alur distribusi.
Masalah ini biasanya muncul karena penataan & penempatan barang yang tidak strategis, pencatatan stok yang tidak akurat atau tidak adanya sistem pelacakan yang jelas.
Hal tersebut membuat tim gudang membutuhkan waktu lebih lama hanya untuk mencari barang yang seharusnya bisa ditemukan dalam hitungan menit.
Jika hal ini sering terjadi, efek dominonya bisa merambat ke hal-hal lain seperti dari jadwal pengiriman yang kacau, penumpukan order, hingga meningkatnya biaya logistik.
Untuk menghindari hal ini, perusahaan perlu menerapkan sistem manajemen gudang yang terstruktur dan berbasis data.
Dengan menggunakan Jubelio WMS, setiap produk bisa dilacak secara real-time, lokasi barang di gudang bisa dioptimalkan sesuai dengan frekuensinya dan proses picking dapat dilakukan secara lebih cepat dan tepat.
Selain itu, pelatihan rutin bagi staf gudang juga penting agar mereka memahami SOP pengambilan dan pengepakan barang dengan efisien.
Kombinasi antara sistem digital dan disiplin secara operasional akan membantu perusahaan meningkatkan kecepatan pengiriman dan kualitas layanan.
9. Menurunnya Kepuasan Pelanggan
Pelanggan yang kecewa karena pesanannya datang terlambat atau tidak sesuai ekspektasi cenderung akan membuat pelanggan kehilangan kepercayaan terhadap bisnis Anda.
Di era digital seperti sekarang, satu pengalaman buruk saja bisa menyebar cepat lewat ulasan negatif, media sosial atau dari mulut ke mulut.
Masalahnya sering kali bermula dari pencatatan stok yang tidak akurat, proses picking yang berantakan atau komunikasi yang kurang lancar antara tim gudang dan tim penjualan.
Untuk menjaga kepuasan pelanggan tetap tinggi, perusahaan perlu membangun fondasi operasional yang kuat melalui pengelolaan gudang berbasis teknologi.
Dengan menggunakan sistem Warehouse Management System (WMS) seperti Jubelio WMS, setiap proses mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman bisa dikontrol secara real-time dan otomatis.
Selain teknologi, pelatihan karyawan dan komunikasi antar tim juga sangat penting. Tim gudang, penjualan, dan customer service harus memiliki pemahaman yang sama mengenai alur pesanan dan status stok agar tidak terjadi miskomunikasi yang berdampak ke pelanggan.
Hindari Manajemen Gudang yang Buruk dengan Menggunakan Sistem Jubelio WMS
Di tengah persaingan bisnis yang bergerak secepat sekarang, mengandalkan cara manual untuk mengatur stok dan alur barang sudah tidak lagi bijak.
Pencatatan di kertas, pengecekan stok secara fisik, hingga pelabelan satu per satu memiliki banyak risiko seperti data tidak akurat, stok hilang, pesanan salah kirim, hingga baung-buang waktu kerja.
Kini, saatnya beralih ke sistem yang otomatis. Jubelio Warehouse Management System (WMS) hadir sebagai solusi modern untuk Anda yang ingin mengelola gudang dengan cara yang lebih efisien, terintegrasi, dan bisa dipantau secara real-time.
Dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis masa kini, sistem ini membantu meminimalkan kesalahan, mempercepat operasional, dan memberikan kontrol penuh atas pergerakan stok di berbagai channel penjualan.
Fitur Unggulan Jubelio WMS:
1. Manajemen Stok Real-Time
Dengan Jubelio WMS, Anda bisa memantau stok secara langsung untuk cari tahu barang mana yang mulai menipis, mana yang sering terjual, hingga kapan waktu terbaik untuk restock.
Semua informasi disajikan real-time, membantu Anda menjaga keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan barang.
2. Otomatisasi Proses Picking
Proses pengambilan barang yang biasanya makan waktu kini bisa dilakukan lebih cepat. Sistem akan memandu staf gudang ke lokasi dan urutan pengambilan yang benar, sehingga menurunkan risiko salah ambil barang dan pesanan pelanggan bisa dikirim tepat waktu.
3. Notifikasi Stok Rendah Otomatis
Jubelio WMS akan memberi peringatan otomatis ketika stok mulai menipis. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir kehilangan peluang penjualan hanya karena stok kosong karena sudah diperingatkan melalui notifikasi.
4. Integrasi Omnichannel
Kelola stok dari berbagai channel marketplace, website toko online, hingga toko offline, cukup pakai satu dashboard saja.
Jubelio WMS sudah terhubung langsung dengan marketplace besar seperti Tokopedia, Shopee, Lazada, dan lainnya. Data stok akan otomatis tersinkron di semua platform tanpa perlu input manual.
Dengan seluruh fitur ini, Jubelio WMS membantu bisnis Anda menangani semua dampak manajemen gudang buruk. Setiap aktivitas di gudang dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman dapat dipantau dan dikendalikan secara otomatis.
Coba Jubelio WMS sekarang secara GRATIS dengan klik tombol di bawah!
