5 Fungsi Software HRIS yang Wajib Dipahami Bisnis

Mengelola sumber daya manusia bukan lagi sekadar urusan mencatat data karyawan di spreadsheet atau menghitung gaji secara manual setiap akhir bulan.

Seiring berkembangnya bisnis, kebutuhan pengelolaan SDM menjadi semakin kompleks, mulai dari administrasi kepegawaian, penggajian, absensi, hingga rekrutmen karyawan baru.

Di sinilah peran software HRIS (Human Resource Information System) menjadi krusial.

Artikel ini membahas lima fungsi utama software HRIS yang wajib dipahami bisnis, sekaligus merekomendasikan salah satu software HRIS lokal yang cukup populer di Indonesia.

Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

5 Fungsi Utama Software HRIS

HRIS adalah sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai proses terkait sumber daya manusia dalam satu platform terintegrasi.

Alih-alih mengandalkan banyak dokumen dan aplikasi terpisah, HRIS memungkinkan tim HR mengelola data karyawan, payroll, absensi, hingga rekrutmen secara lebih efisien, akurat, dan mudah diakses kapan saja.

1. Manajemen Data Karyawan Terpusat

Fungsi paling dasar dari HRIS adalah menyimpan seluruh data karyawan, mulai dari data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat jabatan, hingga dokumen kepegawaian dalam satu database yang terpusat dan aman.

Dengan sistem ini, tim HR tidak perlu lagi mencari-cari file di folder yang berantakan atau mengandalkan banyak spreadsheet berbeda untuk setiap divisi.

Data yang terpusat juga memudahkan proses audit, pelaporan, dan pengambilan keputusan terkait SDM secara lebih cepat.

2. Otomatisasi Payroll dan Penggajian

HRIS modern umumnya dilengkapi fitur payroll yang dapat menghitung gaji karyawan secara otomatis, termasuk komponen gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan, BPJS, hingga pajak penghasilan (PPh 21).

Otomatisasi ini membantu mengurangi risiko human error yang sering terjadi pada perhitungan manual, sekaligus mempercepat proses penggajian setiap bulannya, terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup besar.

3. Manajemen Absensi dan Cuti

Fungsi ini memungkinkan perusahaan memantau kehadiran karyawan secara real-time, baik melalui absensi online, GPS, maupun integrasi dengan mesin fingerprint.

Selain itu, HRIS juga memfasilitasi pengajuan dan persetujuan cuti/izin secara digital, sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat dan transparan, baik bagi karyawan maupun atasan yang perlu menyetujui pengajuan tersebut.

4. Rekrutmen dan Onboarding Karyawan

Selain mengelola karyawan yang sudah ada, HRIS juga berperan penting dalam proses mendapatkan karyawan baru.

Fitur rekrutmen dalam HRIS membantu tim HR mengelola data pelamar secara terpusat, menyaring kandidat berdasarkan kriteria tertentu, memantau tahapan seleksi, hingga mempercepat proses onboarding karyawan baru begitu mereka dinyatakan lolos seleksi.

5. Analisis Data dan Pelaporan SDM

HRIS memungkinkan perusahaan menghasilkan laporan dan analisis data SDM secara otomatis, seperti tingkat turnover, produktivitas, distribusi kompetensi karyawan, hingga efektivitas program pelatihan.

Data ini menjadi dasar penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan strategis terkait pengelolaan tenaga kerja ke depannya, alih-alih hanya mengandalkan asumsi atau data yang tidak terstruktur.

Rekomendasi Software HRIS: GajiHub

Setelah memahami lima fungsi utama HRIS di atas, salah satu software HRIS yang bisa Anda pertimbangkan adalah GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis, mulai dari UMKM hingga perusahaan menengah mengelola seluruh kebutuhan SDM dalam satu platform, mulai dari proses onboarding hingga offboarding karyawan.

Fitur-Fitur GajiHub

GajiHub menawarkan berbagai fitur yang mencakup kelima fungsi HRIS yang telah dibahas sebelumnya, di antaranya:

• Payroll otomatis, mencakup perhitungan gaji pokok, tunjangan, lembur, bonus, potongan, BPJS, hingga PPh 21 secara otomatis dan sesuai regulasi yang berlaku di Indonesia.
• Absensi online, yang bisa diintegrasikan dengan GPS maupun mesin fingerprint, sehingga data kehadiran karyawan langsung tersinkronisasi dengan proses payroll.
• Manajemen cuti dan izin, yang memungkinkan karyawan mengajukan cuti secara online dan atasan menyetujuinya langsung melalui sistem.
• Employee Self-Service (ESS), di mana karyawan bisa mengakses slip gaji, riwayat absensi, dan mengajukan cuti melalui aplikasi mobile kapan saja.
• Reimbursement dan kasbon, yang memudahkan karyawan mengajukan penggantian biaya maupun pinjaman/uang muka gaji langsung melalui sistem, terintegrasi dengan payroll dan akuntansi.
• Integrasi akuntansi, yang menghubungkan data payroll dengan pencatatan keuangan perusahaan.
• Analisis data karyawan, yang membantu HR memantau data kompensasi, demografi, hingga produktivitas karyawan secara real-time.
• Fitur rekrutmen, yang akan dibahas lebih detail pada bagian berikutnya.

Dari sisi harga, GajiHub tersedia mulai dari versi gratis dengan fitur dasar, hingga paket berbayar dengan kisaran harga mulai dari sekitar Rp11.900 per karyawan per bulan untuk fitur yang lebih lengkap.

Karena harga software SaaS berpotensi berubah dari waktu ke waktu, sebaiknya Anda mengecek kembali skema harga terbaru langsung melalui situs resmi GajiHub sebelum memutuskan berlangganan.

Fitur Rekrutmen GajiHub: Memudahkan Seleksi Berkas Lamaran Kandidat

Salah satu keunggulan GajiHub yang cukup relevan bagi tim HR adalah fitur rekrutmennya, yang dirancang untuk menyederhanakan proses seleksi kandidat mulai dari awal hingga penawaran kerja.

Alih-alih harus memeriksa berkas lamaran satu per satu secara manual dari email atau folder yang tercecer, fitur ini memungkinkan HR untuk:

• Mengelola data kandidat secara terpusat — seluruh berkas lamaran, mulai dari CV, surat lamaran, hingga dokumen pendukung lainnya, tersimpan rapi dalam satu sistem yang mudah diakses.
• Menyaring kandidat berdasarkan kriteria tertentu, sehingga HR dapat lebih cepat mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan kualifikasi posisi yang dibuka, tanpa harus membuka satu per satu berkas lamaran secara manual.
• Memantau tahapan seleksi secara bertahap, mulai dari lamaran masuk, seleksi administrasi, wawancara, tes, hingga penawaran kerja, sehingga seluruh proses lebih terstruktur dan mudah dipantau progresnya.

Yang menarik, fitur ini juga tetap relevan bagi perusahaan yang masih menerima contoh surat lamaran kerja tulis tangan, sesuatu yang masih cukup umum ditemui, terutama pada rekrutmen di sektor retail, manufaktur skala lokal, atau perusahaan yang sengaja mempertahankan metode ini untuk menilai kepribadian dan keseriusan calon karyawan.

Dengan fitur manajemen kandidat terpusat pada GajiHub, HR dapat mengunggah hasil pindai (scan) atau foto surat lamaran tulisan tangan tersebut ke dalam sistem, lalu menyatukannya dengan data kandidat lain yang melamar secara digital.

Dengan begitu, proses screening dan pemantauan tahapan seleksi tetap berjalan dalam satu alur yang sama dan lebih rapi, tanpa perlu memisahkan berkas fisik dari data pelamar online, sekaligus tetap mempertahankan nilai personal yang ditawarkan oleh surat lamaran tulisan tangan itu sendiri.

Kesimpulan

Software HRIS memiliki peran yang jauh lebih luas dari sekadar alat administrasi kepegawaian.

Lima fungsi utamanya, manajemen data karyawan, otomatisasi payroll, manajemen absensi dan cuti, rekrutmen dan onboarding, hingga analisis data SDM menjadikan HRIS sebagai fondasi penting bagi bisnis yang ingin mengelola SDM secara lebih efisien dan terukur.

Bagi Anda yang sedang mencari software HRIS dengan fitur lengkap namun tetap terjangkau, GajiHub bisa menjadi salah satu pilihan yang layak dipertimbangkan.

Selain mencakup fungsi payroll, absensi, dan cuti, fitur rekrutmennya juga membantu tim HR mengelola proses seleksi kandidat secara lebih rapi dan efisien, termasuk bagi perusahaan yang masih menerima surat lamaran kerja dalam bentuk tulisan tangan sekalipun.

Meski begitu, seperti software HRIS lainnya, ada baiknya Anda tetap mengecek langsung fitur dan skema harga terbaru GajiHub melalui situs resminya, agar sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda saat ini.