Pergudangan adalah salah satu aktivitas dalam operasional bisnis yang penting untuk diperhatikan, sebab berhubungan dengan persediaan stok barang.
Tanpa pengelolaan yang efektif dan efisien tentunya dapat meminimalisir terjadinya masalah-masalah di dalam gudang.
Lalu, apa itu pergudangan dan apa saja jenis-jenis gudang berdasarkan karakteristiknya? Yuk! baca artikel ini sampai selesai ya.
Apa yang Dimaksud Pergudangan?
Pergudangan adalah sebuah kegiatan menyimpan dalam gudang yang mencakup beberapa proses dalam penangan barang, mulai dari, penerimaan barang dan pencatatan, penyimpanan, pemilihan, pelabelan, sampai dengan proses pengiriman
barang.
Bisa dikatakan, manajemen pergudangan adalah sebuah metode pengaturan aktivitas penyimpanan sampai pengeluaran stok di dalam gudang agar pengelolaan barang bisa dilakukan secara efektif.
Dengan manajemen pergudangan, kamu dapat memperpendek jarak transportasi dalam pendistribusian barang maupun pengiriman ke pelanggan.
Adapun fungsi dari gudang dalam logistik, diantaranya:
- Tempat penyimpanan dan pemeliharaan barang sebelum didistribusikan ke tujuan akhir. Gudang memberikan ruang yang aman dan terkontrol untuk menjaga barang tetap dalam kondisi yang baik selama penyimpanan.
- Tempat pengemasan barang sebelum dikirim ke pelanggan atau tujuan akhir. Pada tahap ini, gudang menyediakan fasilitas dan peralatan untuk melakukan pengemasan yang sesuai.
- Tempat pengelompokan barang, agar memudhakan manajemen inventory, pengeluaran barang, dan sebagai fasilitas supaya pengiriman lebih efisien dengan mengelompokkan barang berdasarkan jenis, tujuan, atau pesanan tertentu.
- Tempat pemenuhan pesanan (Order Fulfillment), ketika ada pesanan masuk maka gudang bertanggung jawab untuk memilih barang yang sesuai.
- Titik pengiriman barang, setelah pesanan diproses dan barang dikemas, gudang mengatur dan melaksanakan pengiriman barang ke lokasi tujuan akhir. Gudang bekerja sama dengan penyedia jasa logistik dan transportasi untuk mengatur proses pengiriman.
Baca juga: 7 Aplikasi Gudang Terbaik di Indonesia Tahun 2023
Tahapan Proses Dalam Manajemen Pergudangan
Kamu tahu nggak kalau ternyata proses gudang itu nggak cuma berhubungan sama proses keluar masuknya barang aja loh. Tapi berkaitan sama cara kamu dalam memproses pesanan ke pelanggan. Contohnya aja nih pas proses pengambilan, pengemasan, sampai pengiriman barang.
Masih belum paham gimana tahapan proses pergudangan? Tenang aja, aku bakalan kasih tahu kamu nih apa aja proses yang terjadi di dalam gudang meliputi receiving dan puataway, quality control, sampai shippment.
Untuk mengelola gudang, tentunya kamu memerlukan pencatatn yang jelas, baik ketika barang masuk maupun barang keluar.
Berikut ini rangkaian proses manajemen gudang yang wajib kamu ketahui.
1. Penerimaan Barang
Salah satu proses manajemen gudang yang penting yaitu pada saat penerimaan barang, dimana dilakukan ketika barang datang ke gudang. Tapi sebelum barang yang masuk kamu tempatkan di gudang, ada yang perlu kamu lakukan dulu nih dengan memasukkannya ke sistem WMS.
Kenapa sih harus dimasukkan ke sistem manajemen gudang dulu?
Tujuannya supaya nanti karyawan kamu bisa mengupdate database stok barang di gudang penyimpanan, jadi meminimalisir kesalahan jumlah stok barang. Lalu, masuk ke proses penginputan purchase order (PO) untuk semua barang yang masuk, kamu bisa melakukannya secara manual atau pun otomatis.
2. Quality Control
Setelah kamu menerima barang, kamu harus melakukan pengecekan kualitas barang terlebih dahulu nih untuk menghindari produk yang rusak sebelum masuk gudang. Mekanisme pergudangan satu ini, sebenarnya quality control sendiri bersifat opsional sih untuk diterapkan di dalam gudang.
Tapi supaya kamu lebih maksimal dalam proses pergudangan, ada baiknya kamu lakukan quality control agar nggak terjadi masalah di gudang.
3. Penempatan Barang (Racking)
Baru deh kamu bisa menempatkan barang sesuai dengan rak barang yang ditentukan di gudang. Biasanya sih penempatan barang dilakukan berdasarkan SKU produk dan jenis barangnya, supaya nggak terjadi kesalahan pengambilan barang nantinya.
Maka dari itu, proses putaway penting banget dan krusial di gudang, karena bisa memberi informasi yang akurat terkait letak barangditerima di gudang. Selain itu, pada tahap inilah kamu menentukan sistem ambil barang seperti FIFO dan FEFO.
4. Penyimpanan
Pembelian barang baku akan melalui proses penyimpanan yang perlu disertai dengan pencatatan atau inventarisasi. Produk jadi yang akan dimasukkan ke dalam stok juga perlu dilakukan pencatatan.
Kegiatan memasukkan, menyimpan, menata, memilih untuk dikeluarkan, perlu diatur oleh SOP yang jelas dan terukur. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan barang.
5. Pengeluaran
Proses pengeluaran juga termasuk aktivitas manajemen pergudangan, seperti pengeluaran bahan baku untuk produksi, bahan setengah jadi yang akan diproduksi kembali, dan stok untuk dijual ke pelanggan.
Untuk metode pengeluaran stok, kamu bisa mengikuti prinsip, misalnya metode FIFO (First In First Out), LIFO (Last In First Out), ataupun metode Average, agar meminimalisir selisih stok maupun kerusakan barang.
Baca juga: 5 Rahasia Menerapkan Sistem Manajemen Gudang Lebih Optimal
6. Pengemasan Barang (Packing)
Sesudah picker mengambil barang, langkah proses pergudangan berikutnya yaitu masuk ke tahap pengemasan barang atau disebut juga packing.
Dalam proses pesanan, sebelum staff gudang melakukan pengiriman barang (Shippment) pastinya mereka harus mengemas barangnya dulu nih. Mereka bakalan dipandu untuk mengetahui informasi barang yang akan dikirimkan ke pelanggan, baru terakhir masuk ke dalam daftar pengiriman barang.
7. Pengiriman Barang (Shippment)
Proses dalam gudang yang terakhir adalah pengiriman barang, nah di tahapan ini kamu harus melakukan validasi order dulu sebelum barang diserahkan ke kurir.
Lalu kamu juga bisa nih, mengelompokkan paket berdasarkan kurir sampai tracking order dari nomor resi. Agar kamu dapat mengawasi setiap orderan pada saat barang dikirim ke konsumen.
8. Pengembalian Barang atau Retur
Terkadang, ketika produk sudah dikirimkan ke pelanggan terjadi yang namanya pengembalian barang, baik dikarenakan produk yang diterima tidak sesuai ataupun barang rusak. Nah, pastinya kegiatan ini juga perlu dilakukan pencatatan agar tidak terjadi kesalahan pada stok.
Bahkan ada pula pebisnis yang mempunyai tempat tersendiri di dalam gudang, khusus untuk barang yang di retur agar tidak tercampur dengan produk lainnya.
Jenis-Jenis Gudang
Adapun jenis-jenis warehouse berdasarkan karakteristik yang dimiliki, diantaranya:
1. Gudang umum (Public Warehouse)
Jenis gudang yang satu ini, umumnya dimiliki dan dioperasikan oleh perusahaan logistik atau jasa ekspediai yang bertujuan untuk menyediakan layanan penyimpanan dan distribusi kepada pelanggan.
2. Gudang swasta (Private Warehouse)
Berikutnya, ada gudang swasta yang dimiliki dan dioperasikan oleh perusahaan tertentu (private) untuk tempat penyimpanan persediaan mereka sendiri dan umumny mengikuti persyaratan dari perusahaan tersebut.
3. Gudang terpusat (Centralized Warehouse)
Centralized warehouse atau gudang terpusat adalah jenis gudang yang semua persediaan barang dimiliki oleh suatu perusahaan disimpan dalam satu lokasi pusat sehingga mudah dalam mengendalikan stok secara efisien.
4. Gudang terdesentralisasi (Decentralized Warehouse)
Gudang terdesentralisasi melibatkan penggunaan beberapa gudang yang tersebar di berbagai lokasi geografis yang strategis. Pendekatan ini digunakan ketika perusahaan memiliki kebutuhan untuk mendekatkan persediaan mereka ke pelanggan atau pasar yang berbeda.
5. Gudang terdistribusi (Distributed Warehouse)
Terakhir, gudang terdistribusi adalah sebuah gudang yang melibatkan penggunaan gudang yang lebih kecil dan biasanya terletak di berbagai lokasi strategis untuk memudahkan distribusi barang. Setiap gudang berfungsi sebagai pusat distribusi regional atau lokal.
5 Tips Memaksimalkan Pengelolaan Proses Pergudangan
Sekarang kamu tahu dong tahapan dalam manajemen gudang, lalu yang menjadi pertanyaan adalah gimana cara memaksimalkan aktivitas pergudangan yang efisien.
Kali ini aku bakalan kasih tahu cara mengatur operasional pergudangan yang efisien.
1. Pengecekan Barang Masuk dan Keluar
Pertama yang harus banget kamu lakukan adalah mengecek setiap barang yang masuk dan keluar.
Tujuan dilakukan pengecekan barang agar nggak ada nih barang yang hilang dan saat mengirimkan barang juga harus dicek kondisinya. Agar saat barang sampai di gudang maupun pelanggan tidak terjadi retur pembelian dan penjualan.
Selain mengecek kondisi barang, kamu mesti ada pencatatan stok yang akurat supaya nantinya nggak mempengaruhi stok barang di gudang.
2. Penyimpanan Barang
Penyimpanan barang juga berpengaruh terhadap maksimalnya proses dalam gudang nih, sebab berkaitan sama penempatan dan kemudahan pengambilan barang. Tanpa penyimpanan barang yang tepat pastinya akan mempengaruhi kondisi dari produk kamu.
Coba bayangin kalo kamu menyimpannya bertumpuk, nanti yang ada produk kamu jadi rusak dan akhirnya nggak bisa dijual ke konsumen. Maka itu, kamu harus memperhatikan tata letak di dalam gudang sehingga nanti barang tidak menumpuk dan kualitas barang tetap terjaga.
3. Lakukan Stock Opname Secara Rutin
Supaya aktivitas manajemen gudang lebih efisien, berikutnya kamu harus melakukan stock opname secara rutin. Dengan melaksanakan stok opname, kamu dapat mengetahui keakuratan persediaan barang sehingga nggak terjadi selisih stok barang.
Dari dilakukannya stock opname tentunya kamu bisa tahu kondisi dari kualitas barang di gudang. Jadi kalo misalnya ada barang yang kualitasnya berkurang dan tidak layak untuk dijual lagi, bisa kamu sisihkan dari gudang.
Baca juga: 7 Rahasia Cara Penyimpanan Barang di Gudang yang Efisien!
4. Maksimalkan Quality Control
Seperti yang sebelumnya aku bilang nih, kalau quality control bisa kamu lakukan di gudang, karena sifatnya yang opsional. Tapi supaya proses pergudangan dilaksanakan secara maksimal, efisien, dan kamu ingin meminimalisir terjadinya kesalahan saat masuk dan keluarnya barang.
Ada baiknya memang menerapkan quality control ini, jadi saat kamu menerima barang dari vendor, kamu bisa cek kondisi barang tersebut. Apakah kualitasnya baik atau nggak, kalau tidak kamu bisa melakukan retur ke pihak supplier.
5. Penggunaan Sistem WMS di Gudang
Terakhir, aku punya cara yang paling mudah nih yaitu dengan menggunakan sistem manajemen gudang atau disebut juga WMS (warehouse management system).
Dengan pemakaian WMS ini pastinya akan memudahkan kamu dalam mengurus pergudangan, mulai dari barang masuk, penempatan, pengambilan, sampai pengiriman barang ke pelanggan. Terlebih lagi, kamu dapat melakukannya secara otomatis, karena bisa dilakukan melalui satu dashboard aja dan paling penting saat orderan masuk, staff gudang bisa langsung memprosesnya.
Cari Sistem Manajemen Pergudangan? Ini Pilihannya!
Mengelola warehouse bukanlah hal yang mudah, terlebih lagi jika kamu mempunyai jumlah stok barang yang lumayan banyak sehingga harus ekstra untuk mengawasi dan mengontrol setiap pergerakan barang.
Sebenarnya ada cara mudahnya kok kalau kamu ingin lebih efisien dalam mengurus operasional gudang. Caranya dengan menerapkan warehouse management system, salah satunya adalah Jubelio WMS.
Dengan sistem WMS Jubelio, kamu udah bisa mengelola manajemen gudang secara optimal, karena kamu mendapatkan visibilitas dan kontrol penuh hanya dari aplikasi WMS.
Apalagi kalau biasanya kamu mengalami kesulitan saat mencari lokasi barang dalam gudang, mengalami kerugian akibat doubel kirim pesanan, sampai susah mengetahui performa dari staff gudang. Nah, Jubelio WMS sudah bisa melacak segala proses pergudangan, kamu dapat mencari lokasi barang secara mudah dengan scan barcode hingga mengetahui performa karyawan gudang dengan laporan otomatis.
Terlebih lagi sistem gudang WMS ini masuk ke layanan Jubelio Omnichannel, selain gudang kamu udah bisa kelola pesanan, laporan keuangan, maupun persediaan barang hanya dari satu sistem.
Makin penasaran dengan sistem gudang dari Jubelio? Kamu bisa klik tombol di bawah ini ya untuk coba Jubelio WMS sekarang!
