Untuk bisa mengelola stok barang secara efisien, bisnis perlu menerapkan manajemen stok yang terencana dan terukur. Manajemen stok barang sendiri adalah proses untuk mengatur, memantau, dan mengendalikan seluruh persediaan mulai dari barang masuk, keluar, hingga kondisi stok yang tersedia di gudang.
Dengan sistem manajemen stok yang baik, Anda bisa melacak setiap pergerakan barang secara real-time, apakah barang baru dibeli dari pemasok, sedang dijual, atau bahkan mengalami penyusutan. Semua data tersebut dapat dipantau dengan mudah menggunakan sistem inventory management.
Sebelum membahas lebih jauh mengenai cara kelola stok barang di gudang, Anda harus tahu manfaat apa saja yang akan Anda dapatkan.
Tujuan dan Manfaat Mengelola Stok Barang di Gudang
Manajemen stok yang efektif memberikan dampak langsung pada efisiensi dan profitabilitas bisnis. Berikut beberapa manfaat penting yang bisa dirasakan ketika stok dikelola dengan baik:
1. Stok lebih teratur
Setiap barang memiliki tempat dan pencatatan yang jelas, sehingga tim operasional bisa bekerja lebih cepat tanpa kebingungan mencari stok.
2. Pencatatan dan administrasi jadi rapi
Data keluar-masuk barang, pembelian, hingga penjualan tercatat rapi, membantu memudahkan proses audit dan pelaporan keuangan.
3. Stok mudah dipantau
Dengan sistem yang terstruktur, Anda bisa tahu secara real-time berapa jumlah stok yang tersedia, mana yang harus segera dipesan ulang, atau mana yang sudah mendekati masa kadaluarsa.
4. Meningkatkan efisiensi distribusi dan pelayanan pelanggan
Barang bisa dikirim lebih cepat dan tepat karena sistem stok yang tertata membantu mempercepat proses picking dan pengiriman.
5. Menjaga kualitas dan kuantitas stok barang
Manajemen stok yang baik memastikan produk tersimpan dalam kondisi optimal dan mencegah kerusakan akibat penumpukan atau penyimpanan yang tidak sesuai.
Tips dan Cara Kelola Stok Barang di Gudang
1. Memiliki Gudang / Ruang Penyimpanan
Salah satu langkah paling dasar namun sering diabaikan dalam mengelola stok barang adalah menyediakan ruang penyimpanan yang tertata dan memadai.
Gudang tidak selalu berarti ruangan besar dengan sistem rak tinggi yang penting adalah area tersebut dirancang untuk mendukung efisiensi penyimpanan dan kemudahan akses barang.
Bagi Anda yang masih menjalankan bisnis berskala kecil, memiliki ruang khusus untuk menyimpan barang sangat membantu menjaga kerapian dan kontrol stok.
Anda bisa mulai dengan solusi sederhana seperti rak bertingkat, etalase tertutup, atau bahkan memanfaatkan kardus dan wadah bekas untuk menata barang sesuai kategori / jenisnya.
Namun, apabila Anda sudah memiliki rak gudang yang layak, pastikan Anda menempatkan barang yang sesuai dengan jenis rak gudang agar menyesuaikan dengan beban barangnya.
2. Forecast dan Perkiraan Persedian Stok Barang
Forecasting atau perkiraan stok merupakan proses terukur yang mempertimbangkan data historis penjualan, tren musiman, hingga perubahan perilaku konsumen.
Langkah pertama yang bisa dilakukan adalah menghitung rata-rata kebutuhan stok untuk setiap periode, baik mingguan, bulanan, maupun kuartalan.
Setelah itu, buatlah jadwal pembelian yang terencana agar Anda tahu kapan waktu ideal untuk restock tanpa harus menunggu stok benar-benar menipis.
Dengan memiliki sistem forecast yang baik, Anda bisa mengatur anggaran persediaan dengan lebih efisien. Tidak ada lagi modal yang tertahan dalam bentuk stok berlebih dan di sisi lain pelanggan juga tidak akan kecewa karena kehabisan produk.
Bagi bisnis yang sudah berkembang pesat, menggunakan sistem inventory yang dilengkapi fitur forecasting akan sangat membantu untuk membaca pola penjualan, memberikan rekomendasi pembelian, hingga memprediksi tren permintaan di periode berikutnya
3. Pencatatan Data Persediaan Produk
Salah satu hal yang sering disepelekan dalam pengelolaan stok adalah pencatatan data yang rapi dan konsisten. Dari data inilah Anda bisa tahu dengan pasti berapa barang yang masih tersedia, mana yang sudah laku, dan mana yang perlu segera direstock.
Di tahap awal, pencatatan bisa dilakukan secara manual, misalnya dengan buku catatan atau spreadsheet.
Namun, begitu jumlah produk semakin banyak dan transaksi makin kompleks, cara manual biasanya mulai tidak efisien. Kesalahan kecil seperti salah input atau lupa update bisa menimbulkan dampak negatif mulai dari stok tidak sinkron hingga kerugian.
Di sinilah pentingnya menggunakan software manajemen stok. Dengan sistem digital, seluruh proses pencatatan keluar-masuk barang bisa berlangsung otomatis dan real-time.
Anda tidak perlu lagi menebak jumlah atau menghitung stok barang di gudang karena semua data sudah tercatat dan terpantau secara akurat.
Dari data tersebut, Anda bisa menganalisis produk mana yang paling cepat terjual, mana yang kurang diminati, hingga menentukan strategi pembelian.
4. Menerapkan Metode FIFO dan LIFO untuk Mengatur Perputaran Stok
Salah satu kunci utama dalam menjaga kelancaran arus barang di gudang adalah mengelola stok berdasarkan urutan masuk dan keluar yang tepat.
Bisnis bisa menerapkan dua metode dalam manajemen persediaan, yaitu FIFO (First In, First Out) dan LIFO (Last In, First Out).
FIFO (First In, First Out) cocok untuk produk yang memiliki masa simpan atau tanggal kadaluwarsa, seperti makanan, minuman, obat, atau kosmetik. Prinsipnya, barang yang lebih dulu masuk harus lebih dulu keluar. Dengan begitu, Anda bisa menjaga kualitas produk dan mengurangi kerugian barang kadaluwarsa.
LIFO (Last In, First Out) lebih relevan untuk produk yang tidak ada kadaluawarsanya seperti bahan bangunan atau komoditas. Dalam metode ini, barang yang paling baru masuk justru dikeluarkan lebih dulu karena strategi ini bisa membantu menjaga margin keuntungan di tengah perubahan harga pasar.
Dengan menerapkan salah satu dari dua metode ini, pengelolaan stok akan jauh lebih teratur dan terukur.
5. Lakukan Pengecekan Barang
Sebelum barang masuk ke rak penyimpanan, tahap pengecekan atau quality control wajib dilakukan. Langkah ini untuk memastikan setiap produk yang Anda jual memiliki kualitas terbaik dan siap diterima pelanggan.
Mulailah proses pengecekan dengan memastikan jumlah dan kondisi barang sesuai dengan data penerimaan dari pemasok.
Pastikan tidak ada perbedaan antara catatan pembelian dan barang fisik yang datang. Dari sini, Anda bisa mendeteksi lebih awal jika ada stok yang tidak sesuai atau rusak sebelum menumpuk di gudang.
Untuk menjaga kualitas, pisahkan barang yang tidak layak jual misalnya yang cacat, rusak dalam pengiriman, atau tidak memenuhi standar mutu perusahaan. Catat detail kerusakan dan dokumentasikan setiap item tersebut agar proses retur ke pemasok bisa dilakukan dengan cepat dan jelas.
Barang-barang cacat sebaiknya dikumpulkan dalam area tersendiri dengan label atau catatan khusus, agar tidak tercampur dengan stok yang siap dijual.
Selain itu, melakukan pengecekan rutin juga membantu menekan potensi kerugian akibat retur pelanggan, serta mempercepat proses inventaris saat audit gudang.
6. Gunakan Label dan Kode SKU di Setiap Barang
Salah satu langkah paling efektif dalam mengelola stok barang adalah dengan memberikan label dan kode unik (SKU) pada setiap produk. Sistem penandaan ini memiliki peran besar dalam menjaga kerapian data inventaris dan efisiensi kerja di gudang.
Melalui SKU (Stock Keeping Unit), Anda bisa membedakan setiap produk berdasarkan kategori, warna, ukuran, atau varian lainnya.
Misalnya, kaos hitam ukuran M memiliki kode berbeda dengan kaos hitam ukuran L. Dengan begitu, proses pencatatan, pengecekan stok, maupun pengiriman bisa dilakukan dengan jauh lebih cepat dan akurat.
Bagi bisnis yang memiliki banyak varian produk seperti ritel fashion, elektronik, atau FMCG kode SKU membantu tim gudang untuk menemukan barang tanpa perlu mengandalkan ingatan atau pencarian manual.
7. Lakukan Stock Opname Secara Berkala
Dengan melakukan stock opname secara berkala, Anda bisa mengetahui apakah ada selisih antara jumlah stok di catatan dengan yang benar-benar tersedia.
Selisih ini bisa disebabkan oleh banyak hal mulai dari kesalahan pencatatan, kehilangan barang, kerusakan, hingga retur yang belum terupdate di sistem.
Idealnya, kegiatan ini dilakukan setiap akhir bulan atau di setiap periode akuntansi agar laporan keuangan jelas dan valid. Selain itu, stock opname juga membantu Anda menemukan tren tertentu, misalnya produk yang sering mengalami selisih atau area gudang yang rawan salah pencatatan.
Jika volume stok Anda sudah cukup besar, proses ini bisa menjadi tantangan tersendiri. Di sinilah peran sistem manajemen gudang (WMS) atau software inventory sangat terasa.
Sistem ini memungkinkan Anda mencatat hasil stock opname secara digital, mempercepat proses verifikasi dan mengurangi risiko human error.
8. Atur dan Catat Setiap Barang yang Terjual
Setiap produk yang keluar dari gudang perlu dicatat dengan detail mulai dari waktu penjualan, jumlah, hingga channel penjualan yang digunakan (baik toko offline, marketplace, atau website).
Dengan pencatatan yang rapi, Anda bisa memantau pergerakan stok secara real-time dan mengetahui produk mana yang paling cepat laku di pasaran. Informasi ini sangat berharga untuk membantu perencanaan restock, promosi, hingga strategi pembelian barang ke supplier.
Selain itu, pencatatan yang akurat juga dapat mencegah selisih stok dan kesalahan laporan keuangan terutama jika bisnis Anda sudah melibatkan banyak channel penjualan.
Agar prosesnya lebih efisien, gunakan sistem manajemen stok atau WMS (Warehouse Management System) yang terintegrasi. Dengan sistem ini, setiap kali transaksi terjadi, stok akan otomatis berkurang di sistem tanpa harus diinput manual.
9. Tetapkan Batas Minimum Stok
Dengan adanya batas minimal, Anda dapat mendeteksi lebih awal kapan stok mulai menipis dan segera melakukan restock barang sebelum benar-benar kehabisan barang.
Pendekatan ini membantu mencegah keterlambatan pengiriman, kehilangan peluang penjualan dan juga membantu menjaga arus kas. Anda tidak perlu menyimpan terlalu banyak stok yang justru membebani biaya penyimpanan atau berisiko menumpuk tanpa terjual.
Jumlah minimum ini ditentukan berdasarkan data historis penjualan, waktu pengiriman supplier, dan tingkat permintaan pasar. Misalnya, jika Anda tahu bahwa supplier membutuhkan waktu dua minggu untuk mengirim barang, maka stok minimum sebaiknya cukup untuk menutupi penjualan selama periode tersebut.
10. Menentukan Safety Stock (Stok Cadangan) untuk Antisipasi Risiko Operasional
Safety stock berperan untuk melindungi operasional bisnis dari ketidakpastian, baik itu lonjakan permintaan mendadak, keterlambatan pengiriman dari supplier, maupun kendala logistik lainnya.
Dengan memiliki stok cadangan, Anda bisa menjaga kelancaran produksi dan penjualan tanpa harus panik mencari pasokan tambahan di saat genting. Hal ini sangat penting terutama bagi bisnis ritel dan manufaktur yang bergantung pada rantai pasok yang kompleks.
Penentuan jumlah safety stock sebaiknya tidak asal tebak, melainkan didasarkan pada analisis historis penjualan, waktu tunggu pengiriman (lead time), serta tingkat variabilitas permintaan pelanggan.
Contohnya, jika tren pembelian pelanggan sering berfluktuasi setiap minggu, stok cadangan perlu disesuaikan agar tetap bisa menutup kebutuhan selama masa transisi tersebut.
Supaya pengelolaan gudang sesuai dan lancar, pastikan Anda sudah menerapkan SOP gudang supaya alurnya jelas dari awal hingga akhir.
11. Menggunakan Sistem Inventory Barang dan Sistem Manajemen Gudang dari Jubelio
Mengelola stok barang kini tidak lagi harus rumit dan memakan waktu lama. Dengan sistem inventory dan manajemen gudang dari Jubelio, Anda bisa menjalankan seluruh proses pengelolaan stok dengan lebih cepat, akurat, dan saling terintegrasi.
Melalui aplikasi Jubelio, setiap aktivitas stok dapat dipantau secara otomatis mulai dari pelacakan jumlah barang, pemesanan ulang, hingga perhitungan safety stock.
Tidak hanya itu, sistem ini juga terhubung langsung dengan transaksi penjualan, pembelian, serta keuangan.
Dengan penerapan Jubelio Warehouse Management System (WMS), tim gudang pun bekerja lebih efisien. Sistemnya membantu memetakan lokasi penyimpanan barang, mempermudah proses pencatatan barang masuk dan keluar, serta meminimalkan human error dalam proses pengambilan pesanan.
Tertarik untuk menggunakan sistem Jubelio untuk mengelola stok barang dan gudang Anda?
Klik tombol di bawah ini untuk coba secara GRATIS!
