fbpx
Stock Opname

Stock Opname: Pengertian, Fungsi dan Waktu Pelaksanaannya

Dalam operasional bisnis, salah satu kegiatan rutin yang wajib dilakukan ialah stock opname. Aktifitas ini membutuhkan effort yang besar dari pebisnis apalagi jika masih mengerjakan pencatatan stok secara manual. Untuk itu, pahami pengertian, fungsi dan strateginya agar kegiatan bisnis bisa berjalan dengan lancar.

Apa itu Stock Opname?

Mungkin sebagian dari kamu belum tahu apa yang dimaksud stock opname.

Jadi, Stock opname atau inventory checking atau rekaman stok merupakan aktifitas melakukan verifikasi fisik dengan menghitung jumlah persediaan yang ada digudang. Kegiatan ini merupakan langkah pengendalian dari internal perusahaan untuk meminimalisir risiko terjadinya selisih antara stok fisik dengan pencatatan stok yang dilakukan.

Apa Fungsi dari Stock Opname?

Beberapa fungsi atau kegunaan dari melakukan rekaman stok bagi pebisnis yakni :

  1. Mengetahui kondisi stok secara faktual

Dengan selalu mengetahui jumlah stok dari waktu ke waktu, pebisnis bisa menganalisa performa penjualan dari barang yang dimiliki. Selain itu bisa juga untuk memprediksi atau forecasting kapan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian stok barang kembali.

Baca juga: Kelola Stok Barang Secara Otomatis di Marketplace, Emang Bisa?

  1. Menindaklanjuti selisih pencatatan dan perhitungan stok

Dari verifikasi fisik, terdapat kemungkinan terjadi selisih antara pencatatan dengan perhitungan fisik yang pebisnis lakukan. Risiko terjadi selisih ini semakin besar jika pebisnis masih melakukan pencatatat inbound dan outbound secara manual di berbagai channel penjualan.

Jika masih pencatatan secara manual, pebisnis sulit untuk menganalisa penyebab terjadinya selisih. Setelah mengetahui selisih terebut, pebisnis bisa memutuskan tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk persediaan barangnya.

  1. Mitigasi terjadinya kesalahan atau fraud dalam perusahaan.

Fungsi lain dari stock opname adalah menyusun mitigasi risiko yang mungkin muncul akibat adanya selisih dari perhitungan stok. Bisa saja terjadi kesalahan prosedur dalam perhitungan dalam proses inbound hingga outbound. 

Atau mungkin adanya dugaan kecurangan atau fraud dari pihak tertentu yang terkait proses operasi bisnis. Dari analisa tersebut, perlu dilakukan langkah penguatan kebijakan atau prosedur agar risiko kesalahan atau kecurangan tidak terjadi kembali.

Baca juga : Cara Membuat Beserta Contoh Laporan Stock Opname Barang

Stock Opname
Foto oleh Artem Podrez dari Pexels

Kapan Stock Opname dilaksanakan?

Sekurang-kurangnya aktifitas verifikasi fisik jumlah dan kualitas dari stok dilakukan sekali dalam setahun. Hal ini dimaksudkan agar pebisnis memiliki kegiatan pengendalian internal agar manajemen operasional bisnis dapat berjalan rapih dan sesuai rencana. Adapun waktu yang optimal bagi pebisnis untuk melakukan inventory checking adalah sebagai berikut:

  1. Berdasarkan Harian

Waktu pelaksanaan stock opname pada dasarnya tergantung kebutuhan dari pebisnis. Biasanya pebisnis yang melakukan inventory checking secara harian memiliki jenis produk yang fast moving dan memiliki cycle life yang rendah seperti makanan dan minuman.

  1. Berdasarkan Periodik

Waktu pelaksanaan stock opname juga bisa dilakukan secara periodik. Biasanya waktu yang dilakukan ialah per kwartal atau 3 Bulan, per semester atau 6 bulan atau bahkan per tahun. Pebisnis bisa menentukan periode melakukan stock opname sesuai dengan tingkat urgency dan kemampuan dalam melakukannya.

Baca juga : Cara Stock Opname Gudang yang Tepat dan Efisien Pada Bisnis

  1. Berdasarkan event atau peristiwa.

Pebisnis tentunya bisa saja melakukan rekaman stok di waktu-waktu tertentu sesuai kebutuhan. Misalnya ada force majeure yang menyebabkan harus verifikasi stok. Bisa juga ada event khusus yang menyebabkan trafik keluar masuk stok yang tinggi seperti HARBOLNAS, Promo Hari Raya dan sebagainya.

Langkah Stock Opname yang Tepat

Ada 2 tahapan yang harus kamu lakukan ketika melakukan stock opname, diantaranya:

1. Tahap Awal
  • Instruksikan kepada bagian gudang untuk menyiapkan stiker atau tag sebagai penanda terhadap barang yang telah dihitung.
  • Selain itu, berikan arahan untuk merapikan stok barang dengan menyesuaikannya sesuai kode dan jenis barang agar tidak terjadi kerancuan ketika melakukan stok opname.
  • Berikutnya instruksikan untuk melengkapi stok gudang menggunakan program barcode agar memudahkan orang gudang menghitung saat stok opname.
  • Berikan stiker khusus apabila ada barang yang tidak ingin dihitung seperti barang yang masuk selama proses stok opname atau barang rusak yang tidak bisa di retur.
2. Tahap Persiapan

Ini adalah tahapan ketika waktu stock opname mendekati hari H.

Biasanya dilakukan tahap persiapan pada hari sebelumnya dan hal yang perlu dipersiapkan adalah:

  • Melakukan briefing sebelum melakukan stock opname bersama tim dan menjelaskan tugas masing-masing orang yang terlibat.
  • Memberikan arahan pihak gudang untuk melengkapi data yang berhubungan dengan mutasi barang.
  • Ketika waktu operasional berakhir, kamu instruksikan untuk menghentikan proses mutasi barang tersebut sampai proses stock opname selesai.

Baca Juga: 5 Tips Meningkatkan Penjualan Saat HARBOLNAS

Semakin kuat pengendalian internal perusahaan dalam melakukan pemantauan, semakin baiknya juga pelaksanaan operasional bisnisnys. Tentunya dari aktifitas tersebut pebisnis bisa melakukan evaluasi, analisis serta prediksi kebutuhan stok di masa mendatang.

Jika  masih kesulitan mengelola stok di gudang atau sinkronisasi stok di banyak channel, tandanya pebisnis butuh bantuan dari JUBELIO. Dengan JUBELIO , pebisnis bisa sinkronisasi stok di berbagai marketplace dan webstore. Selain itu proses pemenuhan pesanan, modul akuntansi hingga integrasi toko offline bisa dikerjakan dalam 1 dashboard.

Mau bisa kelola stok secara otomatis? urus seluruh operasi bisnismu dengan JUBELIO dengan cara klik disini.

Daftar JUBELIO Gratis!

 

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 4 / 5. Vote count: 4

No votes so far! Be the first to rate this post.

×